Организационная схема: как создать, виды и бесплатные шаблоны

Вы ужинаете в кругу семьи, и вдруг ваша бабушка достаёт альбом с генеалогическим древом. Она отворачивает лист, её палец скользит по именам и останавливается на одном из них. «Смотри! Вот он — рядом с твоим двоюродным братом!» — говорит она, указывая на фамилию вашего троюродного брата, тёзки знаменитого поэта.

Как и семейное древо, организационная схема помогает наглядно представить рабочие связи между вами и коллегами. Каждая ветвь древа отображает подотчётность, каждый узел — конкретного сотрудника и его роль в компании. Стоит взглянуть на схему, и становится понятно, кто принимает решения, кто кому подотчётен и как устроены отношения между подразделениями.

Независимо от размера вашей организации, продуманная организационная схема упрощает адаптацию новых сотрудников, улучшает обмен информацией между группами и помогает руководителям принимать обоснованные кадровые решения. В данном руководстве мы покажем, как создать организационную схему, расскажем о шести типах организационных структур и предоставим бесплатные шаблоны, которые помогут вам быстро приступить к работе.

Что такое организационная схема

Организационная схема (её также называют органиграммой) — это диаграмма, которая визуально отображает внутреннее устройство компании. На ней представлены должности сотрудников, роли в группе, линии подотчётности и взаимосвязи между подразделениями.

По сути, организационная схема отвечает на три ключевых вопроса: кто работает в компании, какую должность занимает каждый сотрудник и кому он подотчётен. Но польза от схемы выходит далеко за рамки простого перечисления имён и должностей. Она решает сразу несколько стратегических задач:

• Прозрачность. Каждый сотрудник видит, как устроена компания и к кому обратиться по конкретному вопросу.

• Адаптация. Новые коллеги быстрее знакомятся с командой и понимают свою роль в общей структуре.

• Планирование. Руководители выявляют пробелы в кадровом составе и принимают решения о реорганизации на основе фактических данных.

• Координация. Группы понимают зоны ответственности друг друга, что сокращает дублирование работы и ускоряет согласование между подразделениями.

В крупных компаниях организационная схема становится незаменимым инструментом масштабирования. Когда в штате десятки или сотни сотрудников, невозможно помнить, кто кому подчиняется, без формализованной схемы. Но даже в небольших организациях со штатом в 15–20 человек визуальное представление структуры помогает избежать путаницы в зонах ответственности.

Организационная схема не заменяет живого общения внутри компании, но служит надёжной отправной точкой для понимания того, как ваша организация функционирует на практике. Далее мы подробно рассмотрим, как создать такую схему шаг за шагом, какие типы организационных структур существуют и как выбрать оптимальный вариант для вашей компании.

Как создать схему организационной структуры

Создание организационной схемы — это полноценный проект, который можно разделить на четыре последовательных шага. Правильный подход к каждому из них позволит вам получить актуальную и полезную схему, которой будет пользоваться вся компания. Для начала соберите информацию о коллегах и определитесь со способом построения.

Если рассматривать отношения подотчётности в организации, то схему можно строить сверху вниз.

1. Определите область применения

Организационную схему можно воспринимать как любой очередной проект, над которым идёт работа. Определение области применения органиграммы поможет вам чётко отобразить структуру группы и будет в целом определять предназначение составляемой схемы.

Для начала попробуйте ответить на следующие вопросы:

• Будет ли ваша организационная схема выступать в качестве ресурса, из которого сотрудники могут узнать, кто есть кто в компании?

• Будете ли вы предоставлять организационную схему внешним заинтересованным лицам или партнёрам?

• Потребуются ли несколько схем для разных уровней компании?

Ответы на эти вопросы определят глубину детализации и объём информации, которую необходимо собрать. Например, если схема предназначена только для внутреннего пользования, вы можете включить в неё контактные данные и неформальные роли. Если же она рассчитана на внешнюю аудиторию, сосредоточьтесь на ключевых должностях и подразделениях.

2. Соберите информацию

Сбор информации — это самый важный этап создания организационной схемы, потому что без достоверных сведений процесс закончится, даже не начавшись. Собрать данные можно несколькими способами: опросив отдельных сотрудников по электронной почте, обратившись в отдел кадров или запросив выгрузку из системы управления персоналом. Если в компании уже используется платформа управления работой, часть данных о составе групп и подотчётности можно получить из неё.

Для организационной схемы требуется актуальная информация о сотрудниках компании, включая роли и обязанности каждого:

• имя и фамилию каждого сотрудника;

• текущую должность и подразделение;

• кто чьим начальником или подчинённым является.

Рассмотрите также возможность добавить фотографии сотрудников и контактные данные — это сделает схему более полезной в повседневной работе. Если ваша компания насчитывает более 50 человек, рекомендуем привлечь к сбору информации руководителей подразделений — они лучше всех знают актуальный состав своих групп.

3. Определитесь со способом создания схемы

Решение о том, как строить организационную схему, очень важно, потому что эту задачу могут облегчить различные инструменты. Рисовать схему вручную долго, а результатом будет трудно поделиться, поэтому примите во внимание возможность использования специального инструмента.

Вот несколько вариантов, которые стоит рассмотреть:

• Редактируемый файл PDF позволит вам сэкономить массу времени, потому что в шаблоне уже будут присутствовать стандартные элементы. Завершив работу, можно будет поделиться этим файлом с остальными сотрудниками компании.

• Инструменты управления работой позволяют визуализировать структуру группы, хранить всю информацию в одном месте и автоматически обновлять схему при изменениях в составе группы.

• Специализированные приложения для построения диаграмм дают более гибкие возможности оформления, но требуют ручного обновления.

Выбирайте инструмент, который будет удобно поддерживать в актуальном состоянии. Даже самая красивая схема теряет ценность, если она устаревает через месяц после создания.

4. Запланируйте обновления

Создав организационную схему, запланируйте регулярные обновления этого документа с помощью календаря группы, ведь вполне вероятно, что структура компании и состав группы будут часто меняться.

Люди переходят с одних должностей на другие, да и подотчётность также может меняться. При наличии цифровой схемы организационной структуры вы сможете легко обновлять её и заново распространять среди сотрудников.

Рекомендуем проводить ревизию схемы не реже одного раза в квартал, а также после каждой крупной кадровой перестановки. Установите конкретную дату в календаре группы и назначьте ответственного за актуализацию данных. Это позволит избежать ситуации, когда схема становится неточной, а сотрудники перестают ей доверять.

Шаблоны организационной схемы

Создание организационной схемы можно значительно упростить с помощью готового шаблона. Схемы большинства компаний схожи по своей базовой структуре, будь то матричная, функциональная вертикальная или линейная модель, поэтому шаблон послужит надёжной отправной точкой.

Приведённые ниже шаблоны организационных структур можно скачать бесплатно. Выберите тот, который лучше всего соответствует вашей организации, а затем заполните поля с учётом особенностей вашего коллектива. При настройке шаблона обратите внимание на следующее:

• Укажите полные названия должностей и подразделений, чтобы избежать путаницы.

• Добавьте фотографии сотрудников — это поможет новым коллегам быстрее ориентироваться.

• Отразите пунктирными линиями неформальные отношения подотчётности, если они существуют.

Помните, что шаблон — это отправная точка, а не окончательный продукт. Адаптируйте его под особенности вашей компании: количество уровней иерархии, число подразделений, наличие проектных групп. Когда схема готова, поделитесь ею с коллегами и назначьте ответственного за регулярное обновление.

Типы организационных структур

Существует несколько распространённых типов организационных структур, каждый из которых может подойти для вашей компании. Организационная схема — это визуальное представление внутреннего устройства компании, поэтому тип используемой вами схемы должен отражать реальную подотчётность в организации, а также процедуры принятия решений. Ниже приведены шесть основных типов с примерами их применения, преимуществами и ограничениями.

1. Линейная структура

Линейная структура — это простейший тип организационной схемы. Каждый сотрудник подчиняется одному непосредственному руководителю, а вся цепочка подотчётности выстраивается строго сверху вниз. Решения принимаются на верхнем уровне и последовательно передаются по вертикали.

Такая структура характерна для небольших компаний и предприятий с простыми бизнес-процессами. Она хорошо работает, когда задачи понятны и не требуют сложной координации между подразделениями.

Преимущества:

• Чёткие линии подотчётности — каждый сотрудник знает своего руководителя.

• Быстрое принятие решений на уровне отдельных подразделений.

• Простота внедрения и администрирования.

Ограничения:

• Низкая гибкость при масштабировании — по мере роста компании линейная структура может потребовать перехода к более сложной модели.

• Руководители могут быть перегружены, если число подчинённых растёт без добавления промежуточных уровней управления.

• Ограниченное горизонтальное взаимодействие между подразделениями, что может замедлять кросс-функциональные проекты.

2. Функциональная вертикальная

Функциональная вертикальная структура является одной из наиболее распространённых. Компания функционирует как иерархия: наверху находится один лидер, который обычно занимает должность президента или генерального директора.

От него полномочия передаются руководителям более низкого звена, таким как вице-президенты компании. Далее иерархия разделяется на функциональные подразделения: маркетинг, финансы, инженерия, продажи — каждое со своей вертикалью управления. Такая модель обеспечивает высокий уровень специализации внутри каждого отдела и хорошо подходит для компаний со стабильными процессами.

Преимущества:

• Сотрудники работают со специалистами в своей области, что повышает экспертизу.

• Понятная карьерная лестница внутри каждого подразделения.

Ограничения:

• Подразделения могут работать изолированно, создавая информационные барьеры.

• Кросс-функциональное взаимодействие требует дополнительных усилий и формальных процедур согласования.

3. Линейно-функциональная структура

Линейно-функциональная структура — один из наиболее распространённых типов в российских компаниях среднего и крупного размера. Она сочетает в себе элементы линейной и функциональной моделей. Линейные руководители сохраняют прямую вертикаль подчинённости, но при этом получают поддержку от функциональных подразделений: юридического, кадрового, финансового отделов и других служб.

Функциональные специалисты выступают в роли консультантов и не имеют прямой власти над линейными подразделениями, но обеспечивают их экспертизой. Такой подход распространён в средних и крупных компаниях, где линейные менеджеры сосредоточены на операционных задачах, а функциональные подразделения обеспечивают стратегическую поддержку.

Преимущества:

• Линейные менеджеры принимают решения оперативно, опираясь на экспертизу функциональных специалистов.

• Сохраняется чёткая вертикаль ответственности.

Ограничения:

• Возможны конфликты между линейными руководителями и функциональными службами.

• Зависимость от качества координации между линейной и функциональной вертикалями.

4. Матричная организационная структура

Матричная организация — это более сложная структура по сравнению с описанными выше. Если ваша компания использует матричную схему подчинённости, участники групп подотчётны нескольким менеджерам одновременно.

У сотрудников, скорее всего, будет основной руководитель, возглавляющий их подразделение, но при этом они также могут быть подотчётны менеджеру проектов. Над такими менеджерами второго уровня могут стоять руководители подразделений, поэтому матричная структура является прямоугольной, а не древовидной. Матричная модель широко используется в ИТ-компаниях, консалтинге и инженерных организациях, где сотрудники одновременно участвуют в нескольких проектах.

Преимущества:

• Эффективное использование ресурсов — специалисты работают сразу в нескольких проектах.

• Развитое кросс-функциональное взаимодействие.

Ограничения:

• Двойная подотчётность может создавать неопределённость. Используйте матрицу RACI, чтобы прояснить роли в кросс-функциональных проектах.

• Требует зрелой культуры управления и чётких договорённостей между руководителями.

5. Дивизиональная структура

Дивизиональная организационная структура — это более развитая версия традиционной иерархии. Дивизиональные структуры подходят компаниям, подразделения которых работают независимо друг от друга.

Например, компании с отдельными производственными линиями могут работать по дивизиональной структуре, потому что у каждой такой линии будут свои отделы ИТ, маркетинга и продаж. Каждый дивизион функционирует почти как отдельная компания внутри общей организации.

Преимущества:

• Каждый дивизион адаптируется к потребностям своего рынка или продукта.

• Ответственность за результаты сосредоточена внутри дивизиона.

Ограничения:

• Дублирование функций между дивизионами увеличивает операционные расходы компании.

• Возможна конкуренция за общие ресурсы компании, что требует чёткого распределения бюджетов на уровне центрального руководства.

6. Горизонтальная организационная структура

Горизонтальная структура уникальна тем, что в ней очень мало или практически нет уровней управления. Такой тип организационной структуры может применяться в малом бизнесе или в современных компаниях, стремящихся уйти от более традиционных иерархических моделей.

Данный тип организационной структуры поощряет самоуправление групп и самостоятельное принятие решений внутри них. Сотрудники работают на равных и несут коллективную ответственность за результаты. Горизонтальная модель часто встречается в ИТ-стартапах и креативных агентствах, где скорость реакции важнее формальных процедур.

Преимущества:

• Высокая скорость принятия решений — нет длинных цепочек согласований.

• Сотрудники чувствуют большую вовлечённость и ответственность.

Ограничения:

• Сложно масштабировать при росте компании.

• Отсутствие чётких линий подотчётности может затруднить разрешение конфликтов и замедлить принятие решений, когда группа не может прийти к консенсусу.

Как выбрать подходящую организационную структуру

Выбор организационной структуры — это стратегическое решение, которое влияет на скорость принятия решений, эффективность коммуникации и способность компании адаптироваться к изменениям. Не существует универсального решения — каждая модель лучше работает в определённых условиях. При принятии решения учитывайте следующие критерии:

• Размер компании. Линейная и горизонтальная структуры хорошо подходят для небольших организаций, в то время как дивизиональная и матричная — для крупных.

• Отрасль и характер работы. Если ваши проекты требуют кросс-функционального взаимодействия, рассмотрите матричную модель. Если подразделения работают с разными продуктами или рынками, дивизиональная структура может оказаться эффективнее.

• Стадия развития. Стартапы часто начинают с горизонтальной или линейной структуры, а по мере роста переходят к функциональной или линейно-функциональной модели.

• Культура принятия решений. Если вы стремитесь к централизованному контролю, выбирайте вертикальные модели. Если приоритетом является автономия групп, горизонтальная структура будет более уместна.

• Скорость изменений. Компании, работающие в быстро меняющихся условиях, выигрывают от гибких моделей, таких как матричная или горизонтальная.

• Географическая распределённость. Если ваши группы работают из разных регионов, дивизиональная структура может обеспечить лучшую автономию на местах, а функциональная вертикальная — единообразие процессов.

Универсального ответа не существует. Некоторые компании даже комбинируют несколько типов: например, используют функциональную вертикальную структуру на уровне всей организации и матричную — внутри проектных групп. Такой гибридный подход позволяет сочетать стабильность иерархии с гибкостью проектного управления. Главное — чтобы выбранная модель отвечала текущим задачам бизнеса и была понятна каждому сотруднику.

Помните, что организационная структура — это не статичный документ. Пересматривайте её по мере роста компании и изменения бизнес-задач.

Как пользоваться организационной структурой

Организационная схема — это не просто документ для архива. При правильном использовании она становится рабочим инструментом, который приносит реальную пользу вашей компании. Схема даёт наглядное представление о различных подразделениях и должностных обязанностях сотрудников, помогает участникам каждой группы понять, как им взаимодействовать друг с другом, уверенно чувствовать себя на своих ролях и выполнять обязанности. Рассмотрим пять основных сценариев использования организационной структуры на работе.

Визуализация подотчётности

Руководители могут использовать организационную структуру, чтобы показывать должностные обязанности и отношения подчинённости новым сотрудникам. При прохождении адаптации такая схема поможет им познакомиться с коллегами и их работой. С её помощью новые сотрудники также смогут запомнить, кто есть кто в компании.

Помимо адаптации, визуализация подотчётности полезна при проведении аттестаций и пересмотре зон ответственности. Руководители видят, какие группы перегружены, а какие располагают свободными ресурсами. Это позволяет более справедливо распределять нагрузку и принимать обоснованные решения о расширении штата.

Управление ростом и изменениями

Организационные структуры помогают руководителям оставаться организованными и управлять ростом компании, а также происходящими в ней изменениями. Например, если начальник отдела замечает, что одна группа стала значительно больше остальных, он может инициировать наём новых сотрудников для создания равновесия или перераспределить задачи между подразделениями.

Организационная схема также незаменима при планировании реорганизации. Вместо того чтобы обсуждать изменения абстрактно, руководители могут работать с наглядной диаграммой и моделировать различные варианты перестановок до того, как принять окончательное решение. Например, если компания планирует открыть новое подразделение, схема поможет определить, из каких групп привлечь сотрудников и какие новые роли потребуется создать.

Определение места каждого сотрудника

Организационная структура чётко определяет и показывает каждому сотруднику его место в устройстве компании. Если к группе присоединяется новый сотрудник, одного взгляда на организационную структуру будет достаточно, чтобы понять, что у него в коллективе пять коллег, двое помощников уровнем ниже и менеджер проектов, которому он подотчётен. При этом также будет понятно, что менеджер проектов подчиняется начальнику подразделения.

Когда каждый сотрудник чётко понимает свою позицию в структуре компании, это снижает неопределённость и помогает сосредоточиться на выполнении задач, а не на выяснении, кто за что отвечает.

Улучшение обмена информацией

Наличие проработанной организационной структуры в компании позволяет улучшить обмен информацией, потому что она ясно показывает, кто чьим подчинённым является. Без такой организационной структуры сотрудники не будут знать, к кому обращаться с вопросами. Организационная структура чётко даёт понять, кто чем управляет, поэтому участники групп получают возможность задавать вопросы и эффективно взаимодействовать с коллегами.

Это особенно важно в компаниях с распределёнными группами, где сотрудники работают в разных часовых поясах и не имеют возможности быстро уточнить информацию лично. Организационная схема в этом случае выполняет роль справочника, доступного в любое время.

Создание визуального каталога

Организационная структура — это, по сути, визуальный каталог вашей организации. Она может обновляться, когда одни сотрудники уходят на повышение, а другие покидают компанию. Поддержание такого каталога в актуальном состоянии позволяет всем сотрудникам компании узнавать о том, кто в ней работает, и какие должности сейчас занимают эти люди.

Визуальный каталог особенно полезен для крупных компаний, в которых сотрудники разных подразделений редко пересекаются в повседневной работе. Регулярно обновляемая схема превращается в живой справочник, который экономит время при поиске нужного контакта и помогает выстраивать кросс-функциональные связи.

Ограничения использования организационной структуры

Организационная структура может улучшить обмен информацией между группами, однако с её применением связаны некоторые ограничения. Ни одна схема не отражает всей сложности реальных рабочих отношений. Понимание этих ограничений поможет вам находить решения возможных проблем ещё до их возникновения и использовать организационную схему более осознанно.

Может быстро устаревать

Организационная структура может быстро устареть, так как компании постоянно преобразуются, а роли в группах меняются. Сотрудники должны следить за тем, чтобы организационная структура регулярно обновлялась и пополнялась новыми должностями и именами.

Решение. Назначьте одному из сотрудников задачу регулярного обновления и опубликуйте организационную структуру так, чтобы этот ценный ресурс всегда был в актуальном состоянии. Используйте инструмент управления работой для создания повторяющейся задачи с ежеквартальным напоминанием о ревизии схемы.

Показывает только формальные отношения

Организационная структура — это поверхностный документ, который не предлагает полноценного объяснения существующих отношений подчинённости. Он полезен для наглядного представления основной структуры компании, но отображает лишь формальные отношения. Многие компании успешно используют неформальные модели подчинённости, которые не находят своего отражения в традиционных схемах.

Решение. Используйте такую схему в качестве отправной точки, однако учитывайте, что в компании могут существовать другие рабочие отношения, которые не учитываются в организационной структуре. Дополните схему пунктирными линиями для обозначения кросс-функциональных связей или неформальных каналов взаимодействия.

Не отображает стиль управления

В организационной структуре приводятся менеджеры и подотчётные им участники групп, однако в ней нет информации о том, что собой представляет каждый из менеджеров. Например, на схеме может быть указано, что у одного менеджера два подчинённых сотрудника, а у другого — пять. Можно сделать предположение о том, что менеджер с большим числом сотрудников является более сильным лидером, однако организационная структура при этом не расскажет, что у менеджера с меньшим числом подчинённых более практичный стиль управления.

Решение. Используйте организационную структуру для получения первичной информации, однако имейте в виду, что общение лицом к лицу — это лучший способ понять отношения подотчётности внутри групп. Рассмотрите возможность добавить на схему краткие описания ролей каждого менеджера, чтобы дать более полное представление о стиле руководства в разных подразделениях.

Часто задаваемые вопросы об организационных схемах

Оптимизируйте структуру компании с помощью Asana

Организационная схема — это не просто диаграмма с именами и должностями. Это инструмент стратегического управления, который помогает вашей компании работать слаженно и прозрачно. При всех своих ограничениях организационные схемы предлагают надёжный способ понять устройство компании. Они улучшают обмен информацией между подразделениями за счёт прояснения ролей и обязанностей, ускоряют адаптацию новых сотрудников и помогают руководителям принимать обоснованные кадровые решения.

Начните с малого: загрузите наши бесплатные редактируемые файлы PDF и адаптируйте их под вашу организацию. Вы можете создать схему для всей компании или для отдельного подразделения — главное, чтобы она отражала реальное положение дел и была доступна каждому сотруднику.

Чтобы пойти дальше и связать организационную структуру с повседневной работой, используйте Asana. Платформа помогает визуализировать структуру групп, назначать ответственных, отслеживать цели и координировать работу между подразделениями. Вместо статичной диаграммы вы получаете динамичную систему, в которой каждый сотрудник видит свою роль, задачи и связь с общими целями компании. Когда организационная структура становится частью рабочего процесса, а не отдельным документом, компания работает слаженнее, быстрее реагирует на изменения и эффективнее достигает своих целей.

Попробуйте Asana бесплатно