Coupa scales to support customers with Asana

Важные события

Задача

• До внедрения Asana в компании Value Services не было централизованного рабочего пространства для отслеживания инициатив и управления ими. 

• Разные команды использовали различные инструменты и электронные таблицы, что приводило к разрозненности работы и мешало руководителям видеть ход выполнения на высоком уровне.

• Отделу управления проектами требовался формализованный процесс приема заявок, который помог бы организовывать и определять приоритетность запросов согласованным и объективным образом.

Решение

• Руководство создало PMO для разработки решений и выбрало Asana в качестве надежного фундамента для роста.

• Они выбрали эту платформу, чтобы обеспечить эффективный способ отчетности о статусе проектов во всех командах, добиться ясности в отношении того, кто что и когда делает, и не упускать ничего важного.

• PMO стал чемпионом по использованию платформы и постепенно подключал к Asana другие команды. 

• Asana предоставила единый канал для управления запросами, общее представление о текущей работе, а также возможность выявлять и объединять дублирующиеся задачи.

Результаты

•  Экономия времени более чем на 658% за 3 года: в 2020 году компания Coupa создала PMO с помощью Asana. К 2023 году они сэкономили 135 рабочих дней в год, устранив разобщенность и объединив работу разных команд.

• Повышение прозрачности для руководства: с помощью Asana PMO компании Coupa создал организационную дорожную карту для предстоящих проектов и объединил текущие проекты в портфель, чтобы легко демонстрировать ход достижения поставленных целей.

• Объективная расстановка приоритетов для проектов: внедрение системы числового ранжирования с помощью формы для приема заявок в Asana помогло PMO-отделу компании расставлять приоритеты для новых проектов и принимать правильные решения для бизнеса.

Asana позволяет высшему руководству в одном месте получать представление о дорожной карте и результатах работы нашей организации.”

Как Asana помогает Coupa работать эффективнее

Демонстрация организации возможностей, которые открывают PMO и Asana

Сегодня предстоящие и текущие инициативы Value Services отслеживаются в Asana, что помогает клиентам достигать своих бизнес-целей — от внедрения Coupa до начала использования платформы и далее. Эти проекты включают внедрение новых инструментов, таких как система управления контентом (CMS), система управления обучением и платформа для общения с клиентами для менеджеров по работе с клиентами.           

Теперь команды отдела Value Services могут запрашивать у PMO поддержку в управлении проектами и программами с помощью комплексной системы в Asana, которая сопровождает проекты от заявки до дорожной карты и сдачи.

Стандартизированные заявки для более эффективного определения приоритетов

Оптимизированный процесс поступления работы помогает командам работать быстрее

До внедрения Asana в компании Value Services не было стандартизированного процесса отслеживания инициатив и управления ими. Организации требовался формализованный процесс приема заявок, который помог бы систематизировать запросы и определять их приоритет согласованным и объективным образом.

Теперь, чтобы PMO рассмотрел запрос о поддержке, команда Value Services должна подать свою инициативу через форму Asana, после чего проект проходит через систему оценки приоритетов. Эта система позволила быстрее и более объективно принимать решения о распределении ресурсов. Формы Asana также помогают команде PMO заранее собирать важную информацию о проекте, чтобы быстрее приступить к работе. 

Беспрепятственное определение приоритетов проектов

• Команда собирает всю информацию, необходимую для начала работы по заявкам, с помощью формы Asana для приема заявок, в которой запрашиваются такие детали, как бизнес-сценарий, спонсоры из числа высшего руководства, задействованные команды, сроки и необходимость технической поддержки. 

• В форме также содержится просьба к отправителям соотнести инициативу хотя бы с одной из трех целей организации, чтобы гарантировать, что новая работа соответствует приоритетам бизнеса.

• Команда PMO использует ответы из форм, чтобы определить общий номер приоритета, который помогает оценить важность инициативы по сравнению с другими.

• После отправки формы создается соответствующая задача, которая попадает на доску «Прием заявок по проекту» в Asana, где команда PMO рассматривает запрос и его приоритет.

Мы существенно изменили порядок обработки запросов, поступающих в PMO. Мы включили оценку приоритетности в нашу форму Asana для подачи заявок на работы. Мы устранили субъективность из процесса определения приоритетов и включили работу, оказывающую наибольшее влияние на результат, в нашу организационную дорожную карту.”

Повышение согласованности и эффективности выполнения дорожной карты

Повышенная прозрачность помогает руководителям планировать предстоящую работу

В дорожной карте Value Services фиксируется и отслеживается вся предстоящая и текущая работа, что позволяет руководству понимать, что ждет организацию впереди. На этом этапе, предшествующем запуску, команда может согласовать действия всех заинтересованных сторон, собрать требования к проекту и согласовать важные этапы.

Эффективное составление дорожных карт проектов

Руководители могут видеть каждую предстоящую инициативу, представленную в виде задачи в проекте «Дорожная карта Value Services».

• С помощью нестандартных полей можно без лишних усилий сортировать, фильтровать и составлять отчеты о работе. Эти поля автоматически заполняются на основе исходной формы и включают уровень приоритета, статус подтверждения, квартал выполнения и стратегическую цель, с которой связана задача.

• Для инициатив, требующих поддержки со стороны команды PMO технических служб, подзадача Asana автоматически назначается команде технических служб для согласования, что обеспечивает межфункциональное согласование приоритетов дорожной карты и прозрачность во всех подразделениях PMO.

• Когда работа начинается, PMO автоматически преобразует задачу Asana в проект Asana. Это обеспечивает непрерывность процесса за счет сохранения исторической информации из первоначально отправленной формы.

Самое большое изменение, связанное с использованием Asana, состоит в том, что больше мы не работаем изолированно и у нас гораздо больше прозрачности. Теперь мы не спрашиваем: «Что лучше для моей команды?» — — мы спрашиваем: "Что лучше для компании?"»”

Оптимизированное планирование проектов и отслеживание хода работ в реальном времени

Отчетность в реальном времени позволяет следить за тем, чтобы работа шла по плану

PMO компании Coupa требовался эффективный способ отчитываться о статусе проектов в разных командах, обеспечивать ясность в отношении того, кто что и к какому сроку делает, и не упускать ничего важного.

Динамичное отслеживание проектов и хода работ

• Новые проекты автоматически добавляются в портфель команды PMO «Текущие проекты» в Asana, где с одного взгляда видны все активные проекты. Легко увидеть даты сдачи, статус, какие команды Value Services задействованы и многое другое.

• Команды могут взаимодействовать друг с другом и отслеживать работу в проекте Asana, а раз в две недели публикуются подробные обновления статуса по каждому проекту.

• Команда PMO создала единый шаблон для этих обновлений, в котором указываются цель, что было достигнуто за последние две недели, препятствия, требующие внимания, и дальнейшие шаги.

• Для обеспечения единообразной отчетности по ключевым показателям эффективности организации команда создала панель задач, на которой отслеживается работа во всем портфеле текущих проектов, например количество активных проектов по командам, количество проектов по категориям статусов и процент проектов, выполненных в срок.

• Завершенные проекты перемещаются в портфель «Завершенные проекты» в Asana.

Использование Asana для приема заявок на проекты и определения их приоритетов, составления дорожной карты организации и отслеживания хода реализации проектов кардинально изменило нашу работу. Мы можем оперативно вести проекты от заявки до результата и масштабировать их в соответствии с темпами развития нашего бизнеса. ”

По оценкам, с момента создания PMO, использующего Asana в качестве своей инфраструктуры, подразделение Coupa по ценностным услугам увеличило общую экономию времени более чем на 658% в период с 2020 по 2023 год. PMO помогает своим командам масштабироваться и обеспечивает руководителям прозрачность в отношении инициатив во всей организации благодаря дорожно�� карте с расстановкой приоритетов и стандартизированным отчетам о ходе работ. Перевод процессов в Asana упростил взаимодействие между PMO и командами, с которыми он работает, что позволило сэкономить около 135 рабочих дней в год, которые раньше тратились на организацию работы, а теперь используются для достижения большего результата. 

PMO продолжит демонстрировать ценность Asana и управления проектами всем командам Coupa, помогая им добиваться большего результата, поскольку компания стремится к тому, чтобы каждый потраченный на бизнес доллар приносил больше пользы, распределялся более справедливо и использовался более экологично.