Компания Quadient осуществила грандиозную трансформацию с помощью Asana

Руководствуясь своими корпоративными ценностями EPIC (расширение возможностей, преданность делу, вдохновение и сплочённость), компания Quadient проложила путь, который позволяет её клиентам повышать качество обслуживания своих клиентов, поскольку связи имеют большое значение. Сегодня компания может гордиться богатой историей руководства мирового уровня, которое она планирует сохранить благодаря своей стратегии «Назад к росту». 

Со временем рост может привести к раздуванию организации и использованию устаревших технологий, что замедляет сроки выполнения работ, создает трудности в работе и приводит к нестабильному качеству результатов. Вместо того чтобы рисковать стать жертвой собственного успеха, компания Quadient решила создать стабильную рабочую среду и провести трансформацию, чтобы сохранить свою гибкость. 

Джаяти Шах-Тиль отвечала за переход маркетингового отдела Quadient на методологию Agile и внедрение инструментов, необходимых для этой трансформации. «У Quadient сложная структура, — объясняет Джаяти. — «Это матричная организация, в которой есть группы по разработке решений, а также глобальные и региональные команды. Иногда это вызывало трения, потому что мы работали по-разному и отчитывались в рамках разрозненной структуры».  Согласно каталогу «Anatomy of Work», когда люди работают в таких сложных структурах, они могут тратить 58% своего времени на «работу по организации работы».

Комментируя проект трансформации, Джаяти сказала: «Мы хотели добиться единства между регионами и внедрить решения, которые позволят нам повысить производительность и сохранить свою значимость на рынке. Нам нужно было, чтобы наши команды мирового уровня были сосредоточены на конкретных результатах и чувствовали себя комфортно, работая в соответствии с темпами бизнеса и предъявляемыми к ним требованиями.»

Технологии как инструмент трансформации

Переход Quadient на Agile потребовал совместных усилий. «Вначале мы создали проектную команду, в которую вошли люди, представлявшие различные подразделения. Мы также привлекли сотрудников, которые работают в компании достаточно давно, чтобы по-настоящему понимать наш бизнес и то, как он устроен», — рассказывает Джаяти. «Вместе нам нужно было разработать методологию внедрения Agile, которая бы наилучшим образом соответствовала нашему бизнесу.»

Трансформация началась с составления документа с требованиями, в котором были изложены функциональные и технические потребности компании. В конечном итоге команда отобрала три решения для управления работой. «Наша команда разработчиков программного обеспечения уже использует Jira, поэтому мы хотели оценить, сможет ли этот инструмент удовлетворить наши требования к гибкому бизнесу», — объяснила Джаяти. «У нас также был опыт работы с другим инструментом для управления работой, и мы хотели увидеть Asana в действии.»

«Хотя вначале Asana была для нас неизвестным инструментом, в конечном итоге ее главным отличием оказался интерфейс — он настолько прост в использовании, что любой может поработать с этим инструментом и разобраться в нем.»

«Asana и Agile идут рука об руку»

От контента до креативных материалов, от генерации спроса до порталов электронной коммерции, кампаний и многого другого — почти все маркетинговые команды Quadient по всему миру используют Asana. «Мы поставили перед собой задачу унифицировать наши методы работы, и Asana помогла нам реализовать переход на Agile», — говорит Джаяти. 

Повышение производительности и эффективности

Маркетинговая деятельность Quadient организована по принципам Lean, команды работают в формате спринтов, а результаты предоставляются часто. Согласно каталогу «Anatomy of Work», оптимизация процессов может сэкономить 257 часов в год.

«В рамках нашей Agile-методологии мы оцениваем масштаб задачи, используя размеры футболок: маленький, средний и большой. В Asana мы настроили правила, которые автоматически учитывают эту оценку при определении сложности задач», — рассказывает Джаяти. «Формы — еще одна функция, которая нравится всей команде, поскольку она позволяет собирать запросы в одном месте, чтобы их было проще просматривать. Мы даже используем iframe, чтобы дать возможность пользователям, у которых нет доступа к Asana, отправлять запросы.»

Акцент на гибкости и взаимодействии

Все маркетинговые команды имеют более полное представление о всей работе, выполняемой в данный момент. Это обеспечивает естественный поток общения в глобальном масштабе, вместо того чтобы требовать от людей отправлять отдельные обновления, что, согласно каталогу «Anatomy of Work», может отвлекать и «перегружать» треть работников.

«Интеграция Asana с Jira позволила нам привлечь к работе команду разработчиков программного обеспечения, а также тех, кто тесно с ними сотрудничает, в том числе команды, занимающиеся веб-сайтом и порталами, поскольку они могут продолжать взаимодействовать так же, как и раньше», — говорит Джаяти. «В интерфейсе Asana также есть наглядные панели задач, которые упрощают создание отчетов. Со временем мы стали предлагать командам вносить изменения в созданные нами стандартные отчеты в соответствии с их рабочим процессом.»

Больше времени на стратегию

В то время как каталог «Anatomy of Work» свидетельствует о тенденции к сокращению времени, затрачиваемого на стратегию (9% в 2022 году по сравнению с 14% в 2021 году), компания Quadient использовала Agile, чтобы сократить объём работы по организации работы. Теперь совещания проводятся только для принятия конкретных решений или достижения конкретных результатов.

«За исключением нашей ежегодной конференции пользователей, наши проекты отражают наши повседневные задачи, поэтому они организованы в виде канбан-досок. Это помогает нам управлять загрузкой и обмениваться успешными идеями по улучшению работы между командами и регионами», — говорит Джаяти. «В Agile прозрачность играет ключевую роль, и Asana помогла нам преодолеть все сомнения в компании относительно такой открытости. Без полной прозрачности наша команда не может в полной мере использовать функции инструмента, такие как множественная адресация, которая позволяет связывать задачи на нескольких досках проектов.» 

Единство. Стабильность. Эффективность.

Asana успешно обеспечила единство в маркетинговом отделе Quadient и позволила ему стать лидером во внедрении методологии Agile. Asana помогла создать стабильную рабочую среду, которая позволяет подразделению ежедневно воплощать в жизнь ценности компании EPIC. И уже сейчас связанные подразделения, такие как команды, отвечающие за веб-сайт и порталы, узнают о преимуществах, которые они могли бы получить, если бы начали использовать новые, современные методы работы.

Asana и Agile вместе преобразуют компании, помогая им достигать своих целей.