iCHEF повышает продуктивность и улучшает совместную работу с помощью Asana

Компания iCHEF, расположенная на Тайване, с гордостью помогает более чем 13 000 предприятий сферы гостеприимства обрабатывать заказы и осуществлять продажи без использования бумаги. С помощью iCHEF рестораны используют единую платформу для цифровой регистрации заказов, полученных онлайн или в заведении, подключения к платформам доставки, приема платежей и сбора данных о продажах. Ежегодно iCHEF реализует десятки научно-исследовательских проектов (НИОКР) и постоянно выпускает продукты и функции, помогающие владельцам ресторанов улучшать свои бизнес-процессы. Недавно компания выпустила новую систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), которая помогает ресторанам запускать программы лояльности, отслеживать заказы и предлагать клиентам индивидуальные предложения. Новая CRM-система ещё больше упростит для владельцев ресторанов удержание клиентов и продвижение товаров и услуг.

Когда в 2016 году главный директор по технологиям Мэтт Чанг присоединился к iCHEF, его бриф был четким. Реорганизовать бэкэнд iCHEF, чтобы упростить сотрудничество и интеграцию с третьими сторонами, например платформами доставки еды. В то время команда реализовывала 20 проектов в области НИОКР в год. Чтобы масштабировать инновации и провести реструктуризацию программного обеспечения, всей компании необходимо было переосмыслить подход к совместной работе.  Когда Мэтт пришел в компанию, межведомственная координация была затруднена, несмотря на использование инструмента для управления проектами. Делиться задачами между отделами было непросто, и отсутствие прозрачности замедляло работу. Мэтт решил найти платформу для управления работой, которая позволила бы повысить прозрачность и улучшить взаимодействие. 

Поиск платформы для управления работой для всей компании 

Команде iCHEF был нужен инструмент для управления работой, которым могли бы пользоваться все отделы — от инженерного до маркетингового. Чтобы быстро внедрять инновации, всей компании требовался доступ к одним и тем же задачам, а также четкое общение по вопросам обязанностей, дедлайнов и контекста проектов. 

После тщательной оценки команда iCHEF выбрала Asana, потому что эта система предлагала: 

• Функции совместной работы для улучшения координации между отделами. 

• Интуитивно понятный пользовательский интерфейс, способствующий более быстрому внедрению. 

• Мощную аналитику данных, позволяющую принимать более взвешенные решения. 

Выбранная нами платформа для управления работой должна была подходить для всех команд. В конечном итоге нашей целью была оптимизация межведомственного сотрудничества за счет создания прозрачных процессов и обмена данными. Asana обещала обеспечить слаженную совместную работу между отделами, отличное удобство использования и мощные возможности анализа данных.”

Сотрудничество с Master Concept при внедрении Asana 

При внедрении Asana команда iCHEF сотрудничала с Master Concept, Партнёром Asana по разработке системных решений. Команда Master Concept, состоящая из экспертов в области облачного программного обеспечения и управления проектами, помогла iCHEF создать рабочие процессы, которые должны были улучшить общение между подразделениями и позволить справляться со сложными крупными проектами в области исследований и разработок. 

Внедрение прошло настолько успешно, что все отделы начали использовать Asana не только для управления проектами в области НИОКР. Команда по работе с клиентами начала использовать Asana для отслеживания заявок на обслуживание, а третьим сторонам, например партнеру компании по ремонту POS-терминалов, было предложено присоединиться к платформе.

После внедрения Asana стала использоваться не только для проектов в области исследований и разработок. Отделы во всей компании используют Asana для управления своей работой, и результаты оказались просто невероятными.”

Больше завершенных проектов благодаря улучшенной совместной работе 

Теперь каждый отдел в iCHEF использует Asana. С момента внедрения платформы команда iCHEF завершает около 100 проектов в год. 

Столь высокой эффективности удалось добиться благодаря рабочим процессам Asana, которые обеспечивают прозрачность и улучшают взаимодействие. Ниже перечислены три аспекта, в которых Asana приносит пользу компании iCHEF. 

Благодаря Asana мы значительно повысили свою продуктивность. Теперь мы можем завершать больше проектов, а также оптимизировать наши операционные процессы для повышения эффективности.”

Улучшение совместной работы между отделами 

Портфолио и доски проектов объединяют работу в одном месте, помогая командам из всех отделов понимать цели, важные этапы и приоритетность задач. Улучшение совместной работы помогло компании стать более устойчивой. 

Согласно каталогу «Anatomy of Work», 79% сотрудников организаций, в которых активно развивается совместная работа, чувствуют себя хорошо подготовленными к решению проблем. Когда началась пандемия COVID-19, команда iCHEF доказала, что это действительно так, оперативно выпустив функции, которые помогли ресторанам организовать бесконтактные заказы, оплату и доставку. 

Благодаря Asana нам удалось сократить ненужное общение по проектам, и теперь нам проще вносить изменения. В экстренной ситуации участники команды могут быстро пересмотреть сроки проекта, не упуская при этом важных задач. ”

Улучшенный контроль над тысячами обращений в службу поддержки клиентов 

Каждый месяц iCHEF получает 5000 обращений в службу поддержки. Команда использует портфолио, чтобы получить ясное представление обо всех связанных проектах — от обучения перед внедрением до отслеживания аренды и ремонта планшетов. 

Руководители с первого взгляда видят ход работ по обслуживанию клиентов, а команды работают намного быстрее.  Согласно каталогу «Anatomy of Work», 71% сотрудников компаний, в которых поставлены четкие цели, отметили, что им легко работать с заинтересованными сторонами из других подразделений. Так произошло и в iCHEF, где прозрачность позволила улучшить совместную работу над запросами клиентов. 

Отслеживание запросов в службу поддержки клиентов в виде задач в Asana позволило нам ускорить их обработку и сэкономить множество часов работы. Теперь команда может сосредоточиться на работе, которая приносит больше пользы.”

Управление омниканальными маркетинговыми стратегиями 

Специалист по маркетингу Сюань Чжоу — большой поклонник Asana. Управление омниканальной маркетинговой стратегией поставило перед Сюанем задачу отслеживать общение и сообщения, поступающие по различным каналам.

Сюань и его команда используют доски проектов, задачи и подзадачи для отслеживания маркетинговых кампаний и запросов на общение. Прозрачность задач позволяет Сюану с легкостью отслеживать завершение задач и контролировать все медиа-каналы. 

Asana — просто настоящее спасение! Я могу работать намного быстрее.  Каждый раз, когда я вижу новую функцию, я сразу же проверяю, как она может еще больше оптимизировать мой рабочий процесс.”

Выход на новые рынки 

Команда iCHEF с радостью продолжает выпускать продукты и функции, которые помогают ее клиентам развивать бизнес. Компания планирует и дальше расширяться и адаптировать свои услуги к местным рынкам. iCHEF продолжит использовать Asana для организации своих рабочих процессов, и команда надеется еще больше повысить эффективность работы компании.