Processo de tomada de decisões: sete etapas, modelos e armadilhas

Nós tomamos decisões todos os dias, desde pequenas escolhas, como o que comer no café da manhã, até decisões de negócios complexas que afetam equipes inteiras. Embora as escolhas simples ocorram de forma natural, as decisões difíceis exigem uma abordagem estruturada.

É por isso que entender o processo de tomada de decisões é importante. Neste artigo, explicaremos as sete etapas de uma tomada de decisões eficaz, abordaremos armadilhas comuns a evitar e apresentaremos diferentes modelos que você pode usar dependendo da situação.

O que é o processo de tomada de decisões?

O processo de tomada de decisões é um método estruturado usado para reunir informações, avaliar alternativas e fazer uma escolha final visando o melhor resultado possível. Ele se aplica tanto a escolhas simples do dia a dia quanto a decisões empresariais complexas que afetam várias partes envolvidas.

Por que a tomada de decisões é importante?

Tomar decisões acertadas é uma habilidade essencial de liderança. Seja ao escolher um novo fornecedor, reestruturar uma equipe ou definir prioridades trimestrais, a qualidade das suas decisões determina o sucesso da sua equipe.

Um processo de tomada de decisão estruturado ajuda você a passar da incerteza à clareza. Veja por que isso é importante:

• Alinhamento estratégico: cada escolha se conecta às suas Metas mais amplas

• Empoderamento da equipe: um caminho claro a seguir dá à sua equipe confiança para agir.

• Redução do risco: levar em conta diversas perspectivas antes de se comprometer minimiza erros dispendiosos.

• Execução mais rápida: quando as equipes seguem um processo consistente, passam menos tempo questionando as decisões e mais tempo trabalhando em prol de resultados.

As sete etapas do processo de tomada de decisões

Etapa 1: identifique a decisão que precisa ser tomada

Quando você estiver identificando a decisão, pergunte-se:

• Qual é o problema a ser resolvido?

• Qual é a Meta que planejo alcançar implementando esta decisão?

• Como farei para mensurar o sucesso?

Essas perguntas são técnicas comuns de estabelecimento de metas que, em última instância, ajudam a identificar as melhores soluções possíveis. Quando o problema é definido de maneira clara, temos mais informações para tomar a melhor decisão para resolvê-lo.

Etapa 2: reúna as informações relevantes

Reunir informações sobre a decisão a ser tomada é uma etapa importante para que essa decisão seja bem fundamentada. A sua equipe tem dados históricos relacionados a esse problema? Alguém já tentou resolver esse problema antes?

Também é importante procurar informações fora da sua equipe ou empresa. Uma tomada de decisão eficaz exige informações de muitas fontes diferentes. Encontre fontes externas fazendo pesquisa de mercado, trabalhando com um consultor ou conversando com colegas de uma empresa diferente que tenham experiências relevantes.

Etapa 3: identifique soluções alternativas

Essa etapa exige que você procure muitas soluções diferentes para o problema em questão. Encontrar mais de uma alternativa é importante na tomada de decisões de negócios, porque as diferentes partes interessadas podem ter diferentes necessidades dependendo da função delas.

Por exemplo: se uma empresa estiver procurando ferramentas de gestão do trabalho, a equipe de design pode ter necessidades diferentes das necessidades da equipe de desenvolvimento. Escolher apenas uma solução logo de princípio pode não ser a escolha certa.

Etapa 4: pondere as evidências

É aqui que você pega todas as soluções diferentes que reuniu e analisa a forma como elas resolveriam o seu problema inicial. A sua equipe começa identificando os prós e os contras de cada opção e eliminando as alternativas.

Há algumas maneiras comuns pelas quais a sua equipe pode analisar e ponderar as evidências das opções:

• Lista de prós e contras

• Análise FOFA

• Matriz de decisão

• Análise em árvore de decisão

Etapa 5: escolha dentre as alternativas

O próximo passo é tomar a decisão final. Considere todas as informações que você coletou e como essa decisão pode afetar cada parte interessada.

Às vezes, a decisão certa não é uma das alternativas, mas sim uma combinação de algumas alternativas diferentes. A tomada de decisão eficaz envolve a solução criativa de problemas e o pensamento não convencional, então não se limite (nem limite a sua equipe) a opções rígidas.

Na Asana, acreditamos em ir direto ao ponto. Problemas complexos exigem um raciocínio claro, portanto, foque no que mais importa e siga em frente com clareza e confiança.

Etapa 6: aja

Depois que o tomador de decisão final aprovar, é hora de colocar a solução em ação. Reserve um tempo para criar um plano de implementação, de forma que toda a equipe esteja alinhada para dar os próximos passos. Após ter feito isso, é hora de colocar o plano em ação e monitorar o progresso para determinar se a decisão foi boa ou não.

Etapa 7: analisar a sua decisão e o efeito dela (bom e mau)

Depois de tomar uma decisão, monitore as métricas de sucesso detalhadas na etapa 1. É assim que se determina se a solução atende aos critérios de sucesso da equipe.

Algumas questões a considerar durante a análise da decisão:

• Ela resolveu o problema que a equipe identificou na etapa 1?

• Ela impactou a equipe de maneira positiva ou negativa?

• Quais partes interessadas foram impactadas positivamente? Quais partes interessadas foram impactadas negativamente?

Se essa solução não tiver sido a melhor alternativa, a sua equipe pode usar uma forma iterativa de gestão de projeto. Assim, a equipe consegue se adaptar rapidamente a mudanças e tomar as melhores decisões com os recursos disponíveis.

Armadilhas comuns da tomada de decisões a evitar

Mesmo com um processo sólido em vigor, algumas armadilhas comuns podem atrapalhar a sua tomada de decisões. Estar ciente dessas armadilhas ajuda você a evitá-las de forma eficaz.

• Paralisia de análise: pensar demais a ponto de não conseguir seguir adiante. Defina um prazo e concentre-se nas informações mais importantes.

• Viés de confirmação: buscar apenas informações que corroborem o que você já acredita. Busque ativamente evidências que questionem seus pressupostos.

• Fadiga de decisão: tomar decisões em excesso prejudica a qualidade das suas escolhas. Deixe as decisões importantes para quando tiver energia mental.

• Desvio de escopo: é permitir que uma decisão se expanda além dos seus limites originais. Mantenha o foco no problema específico que você identificou na primeira etapa.

Uma abordagem estruturada ajuda você a manter a objetividade, envolver as pessoas certas e seguir em frente com confiança.

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Modelos de tomada de decisão

Embora a maioria dos modelos de tomada de decisão girem em torno das mesmas sete etapas, estas são algumas metodologias que ajudam a fazer a escolha certa:

Modelos racionais de tomada de decisão

Este é o modelo de tomada de decisão mais comum: É lógico e sequencial. As sete etapas listadas acima são um exemplo de modelo racional.

Quando a sua decisão causa um impacto significativo na equipe e você precisa maximizar os resultados, este é o tipo de processo de tomada de decisão a ser usado. Nele, é preciso considerar diversos pontos de vista com o mínimo de viés, para encontrar a melhor decisão possível.

Modelos de tomada de decisão intuitivos

Este modelo não é orientado por informações ou dados, e sim por puro instinto. Esta forma de tomar decisões exige experiência prévia e reconhecimento de padrões para formar bons instintos.

É um modelo frequentemente usado por tomadores de decisão que têm ampla experiência com problemas semelhantes. Eles já comprovaram o sucesso da solução que pretendem implementar.

Modelo de tomada de decisão criativa

Este modelo implica em reunir informações e insights sobre um problema e gerar possíveis soluções, de forma semelhante ao modelo de tomada de decisão racional.

A diferença aqui é que, em vez de identificar os prós e os contras de cada alternativa, o tomador de decisão entra em um período no qual tenta não pensar ativamente sobre a solução. A Meta é fazer com que o subconsciente assuma e leve à decisão certa. Esta situação é melhor utilizada em um processo iterativo, ao permitir que as equipes consigam testar suas soluções e adaptá-las conforme as coisas forem mudando.

Modelo de tomada de decisão colaborativa

O modelo de tomada de decisão colaborativa envolve várias partes interessadas, o que possibilita a consideração de perspectivas diversas e a responsabilidade compartilhada. Em vez de uma única pessoa tomar a decisão, a equipe trabalha em conjunto para avaliar as opções e chegar a um consenso.

Use este modelo caso:

• A adesão da equipe é fundamental para o sucesso da implementação

• A decisão afeta vários departamentos

• É necessária experiência interdisciplinar

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Monitorar decisões cruciais pode ser difícil se o processo não for documentado corretamente. Uma ferramenta de gestão do trabalho, como a Asana, ajuda a sua equipe a monitorar decisões importantes, colaborar com os colegas de equipe e se manter a par do progresso, tudo em um só lugar.

Quando as suas decisões, ações a realizar e o progresso são visíveis para todos, a sua equipe permanece alinhada e ciente das responsabilidades. Tudo pronto para dar mais clareza à tomada de decisões da sua equipe? Comece na Asana ainda hoje.

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Perguntas frequentes sobre o processo de tomada de decisão