Scentralizuj zlecenia, aby ustalać priorytety, przydzielać zasoby i rozpoczynać pracę nad odpowiednimi zadaniami

Szablon przepływu pracy do przyjmowania zleceń w Asanie zapewnia zespołom prosty sposób na przyjmowanie, przeglądanie i kierowanie przychodzących zadań bez konieczności ręcznego sortowania zgłoszeń. Każde zlecenie przechodzi przez ten sam przepływ pracy, więc zespoły widzą, co wymaga uwagi, kto jest właścicielem każdego kroku i jak postępuje praca. Dzięki wbudowanej automatyzacji i wsparciu sztucznej inteligencji poświęcasz mniej czasu na zbieranie informacji, a więcej na wykonywanie pracy, która ma znaczenie.

• Zbierz wszystkie przychodzące zadania w jednym, spójnym przepływie pracy.

  Szablon przechwytuje kluczowe szczegóły za pomocą wbudowanego formularza i przypisuje każdemu zleceniu identyfikator, umożliwiając zespołom łatwe śledzenie elementów pracy. Zespoły mogą inicjować dalsze działania za pośrednictwem poczty e-mail i zostawiać komentarze tylko dla zespołu, aby współpracować przed rozpoczęciem pracy.

• Szybko przeglądaj i kwalifikuj zlecenia za pomocą AI.

  Sztuczna inteligencja nadaje nazwy nowym zgłoszeniom, prosi osoby zgłaszające o podanie brakujących informacji i przygotowuje odpowiedzi, aby ograniczyć konieczność wymiany wiadomości na wczesnym etapie procesu przyjmowania zgłoszeń.

• Organizuj zlecenia, korzystając z niestandardowych etapów statusu.

  Szablon do przyjmowania zleceń sortuje zlecenia robocze według niestandardowych typów statusu, aby pokazać, które z nich są nowe, w toku, zablokowane lub ukończone.

• Automatycznie ustawiaj daty wykonania.

  Reguły ustalają terminy na podstawie rodzaju zlecenia, co pomaga zespołom planować pracę bez konieczności ręcznego planowania.

• Przeglądaj i raportuj wydajność z jednego pulpitu nawigacyjnego.

  Pulpity nawigacyjne pokazują liczbę zleceń, szybkość ich przetwarzania i opóźnienia na różnych etapach. Szablon do przyjmowania zleceń zapewnia zespołom wskaźniki, statystyki, wykresy i grafy w czasie rzeczywistym, aby usprawnić przepływ pracy i uniknąć opóźnień.

Kiedy należy korzystać z szablonu przepływu pracy do przyjmowania zleceń

Szablony do przyjmowania zleceń są najbardziej przydatne, gdy zespół potrzebuje niezawodnego sposobu na obsługę zleceń przychodzących z wielu źródeł. Dzięki nim osoby przesyłające zgłoszenia mogą określić swoje potrzeby, podać kluczowe szczegóły i śledzić postępy w jednym miejscu, bez konieczności dodatkowych sprawdzeń. Szablon przepływu pracy pomaga osobom sprawdzającym zlecenia uzyskać informacje potrzebne do podjęcia decyzji o kolejnych krokach i popychać pracę do przodu z mniejszą liczbą opóźnień.

Skorzystaj z szablonów formularzy do przyjmowania zleceń w Asanie, gdy Twój zespół chce:

• Organizować przychodzące zlecenia w miarę ich napływu w ciągu dnia.

• Zastąpić rozproszone wiadomości e-mail, czaty lub arkusze kalkulacyjne jednym przepływem przyjmowania zleceń.

• Planować obciążenie pracą, przypisując i planując zlecenia w jednym systemie.

• Obsługiwać cykliczne potrzeby serwisowe, takie jak naprawy obiektów, pomoc IT lub zadania związane z wdrażaniem.

• Zapewnić osobom przesyłającym zlecenia wgląd w status ich zgłoszeń.

Szablon przepływu pracy dla zleceń roboczych sprawdzi się w każdym zespole, który zarządza cyklicznymi zleceniami i potrzebuje niezawodnego procesu ich przyjmowania, aby wszyscy byli na bieżąco.

Jak korzystać z szablonu do przyjmowania zleceń

Szablon przepływu pracy do przyjmowania zleceń w Asanie zapewnia zespołowi jedno miejsce do zbierania, przeglądania i zarządzania przychodzącymi zleceniami. Każdy etap przepływu pracy jest realizowany w spójnej kolejności, dzięki czemu zawsze wiadomo, jak postępują nowe zlecenia.

Zbieraj zlecenia robocze za pomocą formularza

Przechwytujesz nowe zgłoszenia za pomocą wbudowanego formularza i tworzysz ustandaryzowany wpis dla każdego zlecenia. Możesz dostosować formularz zlecenia pracy, aby zawierał opis pracy, dane kontaktowe lub inne szczegóły potrzebne Twojemu zespołowi. Szablon przypisuje każdemu elementowi własny identyfikator, a Twój zespół dodaje dalsze wiadomości e-mail lub komentarze tylko dla zespołu, gdy wymagana jest współpraca. Jeśli kierownik obiektu prześle zgłoszenie naprawy instalacji HVAC, formularz od razu zarejestruje wszystkie niezbędne informacje.

Przeglądaj zlecenia robocze za pomocą AI

Sztuczna inteligencja przypisuje nazwę do każdego przychodzącego zlecenia, prosi osoby zgłaszające o podanie brakujących szczegółów i przygotowuje odpowiedzi, aby zminimalizować początkową wymianę informacji. Jeśli osoba przesyłająca prośbę pominie szczegóły dotyczące lokalizacji, sztuczna inteligencja zada pytanie uzupełniające, zanim przejdzie dalej.

Porządkuj zlecenia robocze według statusu

Zespoły używają pól statusu, aby umieścić każdy element na właściwym etapie, takim jak Nowe zlecenie, Wymagane informacje, Ocena, Zatwierdzone, Odrzucone lub Wdrożone. Jeśli międzyfunkcyjny wniosek o wdrożenie znajduje się w sekcji „Wymagane są informacje”, status ten mówi recenzentom dokładnie, co mają zrobić w następnej kolejności.

Automatycznie ustawiaj daty wykonania dla zleceń

Reguły przypisują terminy na podstawie typu zlecenia, więc zespoły nie muszą ręcznie planować pracy. Automatyzacja pozwala utrzymać pracę zgodnie z harmonogramem, gdy wzrasta jej ilość. Jeśli Twój zespół zawsze rozwiązuje podstawowe zgłoszenia serwisowe w ciągu czterech dni, reguła natychmiast ustawia datę wykonania.

Śledź postępy za pomocą pulpitów nawigacyjnych

Pulpity nawigacyjne pokazują liczbę zleceń, tempo ich realizacji oraz wąskie gardła w przepływie pracy. Wykresy te pomagają zespołom rozpoznawać wzorce i w razie potrzeby modyfikować proces składania zleceń roboczych. Jeśli w danym miesiącu nastąpi skok liczby zgłoszeń dotyczących konserwacji, zostanie on wyróżniony na pulpicie nawigacyjnym, co ułatwi planowanie zasobów.

Szablon Asany do przyjmowania zleceń działa jak członek zespołu, który organizuje każde zgłoszenie, przypomina o kolejnych krokach i prowadzi elementy przez proces przeglądu i realizacji. Sztuczna inteligencja pomaga w realizacji zadań związanych z przyjmowaniem zleceń, reguły zapewniają płynność pracy, a pulpity nawigacyjne informują o postępach na każdym etapie.

Zmień sposób zarządzania zleceniami roboczymi dzięki Asana AI. Przeglądaj zlecenia za pomocą AI.

Pozwól sztucznej inteligencji zająć się bezproduktywnymi zajęciami, aby Twój zespół mógł skupić się na podejmowaniu decyzji, a nie na wprowadzaniu danych. W miarę napływania zleceń roboczych sztuczna inteligencja pomaga organizować, definiować i kończyć proces przyjmowania zleceń bez zmiany przepływu pracy.

• Sztuczna inteligencja automatycznie nadaje nazwę każdemu zleceniu. Sztuczna inteligencja odczytuje każde zgłoszenie i nadaje mu szczegółowy tytuł, dzięki czemu Twoja tablica zadań nie będzie już nigdy wypełniona tytułami „Szybkie pytanie” lub „Potrzebuję pomocy”.

• Sztuczna inteligencja wykonuje dalsze działania, aby uzyskać brakujące informacje. Jeżeli brakuje kluczowych szczegółów, takich jak zakres, czas lub właściciel, sztuczna inteligencja poprosi osobę przesyłającą zlecenie o więcej informacji. Otrzymujesz wnioski ukończone już przy pierwszym przeglądzie, dzięki czemu wymagana jest mniejsza liczba wiadomości.

• AI przygotowuje wersje robocze odpowiedzi. Sztuczna inteligencja sugeruje tekst odpowiedzi na podstawie szczegółów i statusu zlecenia, niezależnie od tego, czy zatwierdzasz, odrzucasz, czy prosisz o zmiany. Twój zespół może ją przejrzeć, spersonalizować i wysłać za pomocą kilku kliknięć.