Struktura podziału pracy (WBS) w zarządzaniu projektami: czym jest i jak z niej korzystać

Struktura podziału pracy to wizualny podział projektu. Począwszy od zakresu prac, struktura podziału pracy pokazuje produkty końcowe i sposób, w jaki łączą się one z nadrzędnym projektem.

Ponieważ struktura podziału pracy jest przedstawiana wizualnie, można ją utworzyć za pomocą połączenia oprogramowania do zarządzania przepływami pracy i struktur zarządzania projektami. Niektóre z tych metod obejmują osie czasu, tablice Kanban i kalendarze. 

W tym artykule wyjaśnimy, jak utworzyć strukturę podziału pracy i co należy w niej uwzględnić. Pokażemy również przykłady, które pomogą Ci zastosować tę strukturę w praktyce.

Czym jest struktura podziału pracy w zarządzaniu projektami?

Struktura podziału pracy to narzędzie, które pomaga uporządkować projekt według hierarchii. Dzięki strukturze podziału pracy dzielisz produkty końcowe na produkty cząstkowe, aby zwizualizować projekty i nakreślić kluczowe zależności. Każda struktura podziału pracy składa się z kilku części: 

• Podstawowe założenia projektu lub określenie zakresu, które obejmują plan projektu, opis i nazwę 

• Interesariusze projektu

• Uporządkowany harmonogram projektu

• Produkty końcowe projektu i podzadania

Kierownicy projektów wykorzystują struktury podziału pracy, aby pomóc zespołom w podziale złożonych zakresów projektów, wizualizacji projektów i produktów końcowych związanych z zależnościami oraz zapewnieniu członkom zespołu wizualnego przeglądu projektu, a nie listy zadań do wykonania. 

Następnie należy uporządkować strukturę na podstawie hierarchicznych poziomów produktów cząstkowych. Projekt może również obejmować fazy oparte na wymaganej pracy i ogólnej osi czasu projektu.  

Dwa rodzaje struktury podziału pracy

1. Struktura podziału pracy oparta na produktach końcowych: jest to hierarchiczny podział pracy zorientowany na produkty końcowe. Nie przejmuj się, jeśli to brzmi skomplikowanie. Zasadniczo oznacza to, że przyjrzysz się ogólnemu zakresowi projektu i podzielisz pracę na produkty końcowe, które go wspierają. To podejście najlepiej sprawdza się w przypadku krótszych projektów z naprawdę jasnym rezultatem. Na przykład przygotowanie rocznego raportu o przychodach.

2. Struktura podziału pracy oparta na fazach: w tym przypadku fazy projektu służą do tworzenia pakietów roboczych, które zawierają grupy zadań. Te grupy zadań są następnie ukończone etapami. Struktura podziału pracy oparta na fazach jest odpowiednia w przypadku dłuższych projektów o mniej zdefiniowanych wynikach. Na przykład, gdy chcesz zwiększyć retencję o 20% w ciągu następnych trzech lat.

Jakie są 3 poziomy struktury podziału pracy?

Poziomy struktury podziału pracy pomagają rozdzielić zadania według zależności. Ponieważ projekty mogą się znacznie różnić, poziomy struktury podziału pracy również będą się różnić. Chociaż większość projektów ma jakąś formę zależności, możesz natrafić na projekty, które nie wymagają zależności podrzędnych. 

Istnieją trzy główne poziomy zależności, ale Twoja struktura może wymagać ich większej lub mniejszej liczby. Każdy poziom jest połączony z zadaniem nadrzędnym, a praca potrzebna do jego ukończenia jest zorganizowana w zależności.  

Przyjrzyjmy się trzem najwyższym poziomom zależności w strukturze podziału pracy. 

Poziom 1: zadanie nadrzędne

Pierwszy poziom struktury podziału pracy to najbardziej uproszczona forma projektu, ponieważ zawiera zadanie nadrzędne. Zwykle jest to cel projektu. 

Załóżmy, że Twój zespół projektowy pracuje nad zmianą wyglądu Twojej witryny. Pierwszy poziom struktury podziału pracy może wyglądać mniej więcej tak:

• Wdrożyć nowy projekt strony internetowej

Jak widać, jest to proste i nieskomplikowane. Poziom pierwszy to podstawowy cel i pierwszy krok w wielu fazach zarządzania projektem. Prace potrzebne do ukończone tego celu pojawią się później na poziomach drugim i trzecim. 

Poziom 2: zależności i zadania

Na tym poziomie struktura podziału pracy stanie się nieco bardziej skomplikowana w zależności od zakresu projektu. Poziom drugi WBS będzie obejmował podzadania, czyli zależności zadania nadrzędnego. 

Spójrzmy na przykład, jakie zadania mogą być potrzebne do uruchomienia nowego projektu strony internetowej. 

• Przeprowadzić kreatywną burzę mózgów

• Zaktualizować wytyczne dotyczące marki

• Opracować strukturę komunikacji

• Zaprojektować nowe logo

• Dodanie nowych zdjęć 

Chociaż poziom drugi jest nieco bardziej szczegółowy niż poziom pierwszy, nadal stanowi ogólny przegląd zależności potrzebnych do ukończenia celu projektu. 

Poziom 3: podzadania

Na trzecim poziomie struktury podziału pracy (SPP) dzielisz te zależności na jeszcze mniejsze, łatwiejsze do wykonania elementy, które nazywamy zależnościami podrzędnymi. Na tym etapie, będącym najniższym poziomem cyklu życia projektu, definiujesz najbardziej szczegółowe zadania. Te wykonalne zadania uproszczą ścieżkę do ukończenia wszystkich wymaganych produktów końcowych.

Kontynuując powyższy przykład, oto zadania trzeciego poziomu, które możesz wykorzystać przy projektowaniu nowej witryny: 

• Wybrać kolory marki

• Stworzenie tablicy nastrojów marki

• Przypisać projektantów UX

• Stworzyć projekt makiety

• Przejrzeć i zatwierdzić makiety

• Zaplanować sesję zdjęciową marki

• Zmień rozmiar i edytuj zdjęcia

Jak widać, zakres pracy potrzebnej do ukończonego projektu staje się znacznie bardziej przejrzysty. Możesz nawet dodać dodatkowe poziomy do struktury podziału pracy, w zależności od tego, jak szczegółowy ma być Twój schemat. 

Co zawiera struktura podziału pracy?

Struktura podziału pracy to zasadniczo skrócony plan projektu uporządkowany wizualnie według hierarchii. Oznacza to, że zawiera wszystko, co powinna zawierać karta projektu, w tym elementy struktury podziału pracy, takie jak cele, produkty końcowe, osie czasu i kluczowi interesariusze. 

Aby utworzyć własną strukturę podziału, musisz najpierw wiedzieć, co w niej umieścić. Na szczęście możesz na nas liczyć. Przyjrzyjmy się niektórym kluczowym elementom, które należy uwzględnić w strukturze podziału pracy.

Słownik WBS

Słownik struktury podziału pracy to doskonały punkt wyjścia podczas tworzenia nowej struktury projektu. Ponieważ wizualny charakter dobrej struktury WBS nie pozwala na szczegółowe wyjaśnienia, słownik WBS opisuje każde zadanie bardziej szczegółowo. Stworzenie słownika jest kluczowym elementem, który pomoże członkom zespołu projektowego łatwiej znaleźć niezbędne szczegóły dotyczące zadań.

Chociaż słownik jest tworzony przez Ciebie, warto skorzystać z pomocy członków zespołu z różnych działów. Dzięki temu słownik będzie jak najbardziej przydatny, a wszystkie elementy zostaną poprawnie wyjaśnione.

Niektóre pola, które należy uwzględnić w słowniku, to:

• Nazwy zadań: powinny być jasne i proste, najwyżej kilka słów.

• Opisy: podaj więcej szczegółów, ale nie więcej niż jedno lub dwa zdania.

• Produkty końcowe projektu: tutaj również warto postawić na konkretność. Jasno określ, co dokładnie zespół ma ukończone.

• Budżet: przewidywane wydatki, w tym ile pieniędzy, na co i w jakim terminie wydasz.

• Kamienie milowe: znaczące momenty na osi czasu projektu, w których partia zadań jest ukończona.

• Zatwierdzenia: które zadania wymagają zatwierdzenia.

Chociaż istnieje wiele pól, które możesz uwzględnić, najważniejsze jest stworzenie zasobu, w którym członkowie zespołu projektowego mogą znaleźć informacje o pracy projektowej potrzebnej do ukończenia różnych zadań.  

Opisy zadań

Opisy zadań obejmują zarówno nazwę zadania, jak i krótki opis celów. Ponieważ struktura podziału pracy nie będzie miała miejsca na pełny opis, możesz dodać dodatkowe szczegóły w słowniku struktury podziału pracy.

Celem opisu zadania jest umożliwienie członkom zespołu łatwego rozpoznania, na czym polega zadanie, w możliwie najkrótszy sposób. Nie skupiaj się więc na razie na szczegółach.  

Właściciel zadania

Właściciel zadania to ważny element zarówno ze względu na odpowiedzialność, jak i komunikację. Im łatwiej będzie znaleźć odpowiedzi, tym szybciej zadania zostaną wykonane. Właścicielami zadań są często kierownicy projektów, ale w zależności od rodzaju zadania mogą nimi być również kierownicy działów i menedżerowie.

Nie ma nic gorszego niż marnowanie czasu na szukanie informacji o projekcie. Wyznaczenie właścicieli zadań może poprawić produktywność zespołu, ponieważ interesariusze projektu będą mogli szybko kierować pytania do właściwej osoby.   

Budżet zadania

Nie zawsze jest to konieczne, ale projekty, które wymagają dużych budżetów, należy dokładnie monitorować. Warto przypisać limity budżetowe do poszczególnych zadań, aby łatwo sprawdzić, jak daleko jesteś od wyczerpania budżetu. 

Brak śledzenia budżetu może spowodować, że wydasz więcej niż przewidywano, co może wpłynąć na marżę zysku. Dlatego pamiętaj, aby śledzić nie tylko całkowity budżet, ale także koszty poszczególnych zadań. 

Data ukończenia 

Nie powinno być zaskoczeniem, że śledzenie docelowej daty ukończenia jest dość ważnym szczegółem. Należy jednak być przygotowanym na ewentualne zmiany w dacie ukończenia. 

Zarządzanie wieloma projektami, które przekraczają wyznaczony harmonogram, może być trudne, ale czasami jest to nieuniknione. Aby właściwie śledzić postępy, należy rozbić każde zadanie na osi czasu lub w innym narzędziu do zarządzania projektami. Dzięki temu możesz na bieżąco wykrywać opóźnienia i zapobiegać kumulowaniu się problemów z terminami, które mogą spowodować przekroczenie pierwotnej daty ukończenia. 

Status zadania

Oprócz śledzenia osi czasu, dokumentowanie statusu zadania jest ważne dla szybkiego sprawdzania postępów. Można to rejestrować na kilka różnych sposobów, ale wiele zespołów używa takich terminów jak „otwarte”, „w toku” i „ukończone”. 

Pomoże to nie tylko śledzić postępy, ale także uzyskać ogólny przegląd produktywności zespołu. Na przykład, jeśli istnieje schemat, w którym wybrane zespoły nie są w stanie ukończyć zadań, może to oznaczać, że istnieje jakiś problem. Dzięki temu możesz pracować nad rozwiązaniem problemów związanych z obciążeniem zespołu pracą lub komunikacją, zanim staną się one poważne.  

Jak utworzyć strukturę podziału pracy

Teraz zaczyna się zabawa. Ponieważ struktura podziału pracy jest przedstawiona w formie wizualnej hierarchii, istnieje kilka sposobów na jej utworzenie. Najlepsze jest to, że możesz wybrać metodę, która jest odpowiednia dla Ciebie i Twojego zespołu. Aby zaoszczędzić czas, zacznij od szablonu struktury podziału pracy, który jest już sformatowany pod kątem osi czasu, tablic lub kalendarzy.

Typowe metody wizualne, z których korzystają zespoły, obejmują osie czasu, tablice Kanban i kalendarze. W zależności od używanego oprogramowania niektóre funkcje mogą wyglądać nieco inaczej. Przyjrzyjmy się tym trzem metodom, aby lepiej zrozumieć, jak można utworzyć strukturę podziału pracy w każdej z nich. 

Osie czasu (lub wykresy Gantta)

Osie czasu to świetne narzędzia do wizualizacji pracy w zabawny i kolorowy sposób. Zapewniają również niezbędną funkcjonalność dla struktury podziału pracy. Oto niektóre z funkcji, które otrzymujesz, korzystając z osi czasu, znanej również jako schemat blokowy lub wykres Gantta:

• Importowanie tradycyjnych arkuszy kalkulacyjnych

• Śledzenie postępów

• Dostosowywanie zadań

• Łączenie zadań według zależności

• Dostosowywanie zmian terminów

• Przypisuj właścicieli zadań

• Przechowuj niezaplanowane zadania

• Dostosuj śledzenie kolorów

• Podział na sekcje według poziomów

• Filtrowanie i sortowanie zadań

Możesz rozpocząć tworzenie struktury podziału pracy na wiele sposobów, w tym poprzez zaimportowanie istniejącego arkusza kalkulacyjnego lub utworzenie go bezpośrednio w oprogramowaniu do tworzenia osi czasu. Osie czasu różnią się od tablic Kanban i kalendarzy układem wizualnym i regulowaną funkcjonalnością. To od Ciebie zależy, która forma wizualizacji będzie odpowiednia dla Twojego zespołu. 

Tablice Kanban 

Tablice Kanban są podobne do osi czasu, ale różnią się sposobem organizacji wizualnej. Zamiast być zorganizowane w poziomej linii, są zaprojektowane tak, aby wyglądały jak tablice. Oprogramowanie Kanban może pomóc w utrzymaniu projektów na właściwych torach:

• Śledzenie postępów

• Dostosowywanie zadań

• łączenie zadań według zależności,

• Dostosowywanie zmian terminów

• Planowanie przepływów pracy

• Komunikować się w jednym miejscu

• Tworzenie map drogowych produktu

Tablica Kanban to kolejna świetna opcja do tworzenia struktury podziału pracy. Jest to jedno z najczęściej używanych narzędzi do codziennego zarządzania zasobami. Jedną z największych zalet tego narzędzia jest to, że możesz zobaczyć szczegóły zadania z wyprzedzeniem. Dzięki temu jest to świetna opcja, jeśli nie możesz utworzyć słownika WBS.

Najlepszym sposobem na rozpoczęcie pracy z tą metodą jest rozpoczęcie budowania hierarchii w ramach tablicy Kanban. 

Kalendarze

Trzecią opcją tworzenia własnego struktury podziału pracy jest użycie oprogramowania do tworzenia kalendarza zespołowego. Chociaż nie jest to tak powszechnie używane narzędzie do tworzenia struktur podziału pracy jak poprzednie opcje, świetnie sprawdza się do wizualizacji projektów. Są również szczególnie pomocne w przełączaniu się między widokiem dziennym, tygodniowym i miesięcznym w przypadku dużych projektów.

Kalendarze to świetne narzędzia do tworzenia struktury podziału pracy, które zapewniają inne wrażenia wizualne niż powyższe opcje. Aby rozpocząć tworzenie struktury za pomocą kalendarza, możesz zaimportować istniejący arkusz kalkulacyjny lub rozpocząć tworzenie nowego projektu w oprogramowaniu kalendarza. 

Przykładowa struktura podziału pracy

Teraz, gdy już wiesz, co wchodzi w skład struktury podziału pracy i jak ją zbudować przy użyciu różnych narzędzi programowych, przyjrzyjmy się konkretnemu przykładowi. Chociaż Twój szablon będzie wyglądał nieco inaczej w zależności od metody użytej do jego utworzenia, struktura podziału pracy powinna zawierać podobne hierarchie i poziomy zadań. 

Oto przykładowa struktura podziału pracy, która pomoże Ci stworzyć własną.

Oto przykładowa struktura podziału pracy, która pomoże Ci stworzyć własną.

Nazwa struktury WBS: Projektowanie strony internetowej

Opis: Odświeżenie starego projektu witryny internetowej w oparciu o nowy branding. 

Data ukończenia: 15.09.2021

Budżet: 50 000 USD

Poziom 1: 

1. Zmiana projektu witryny internetowej 

Poziom 2:

1. Zaktualizować wytyczne dotyczące marki (ukończone)

2. Opracować strukturę komunikacji (ukończone )

3. Przeprojektować logo (w toku)

4. Dodać nowe zdjęcia (otwarte)

Poziom 3:

1. Zaktualizować wytyczne dotyczące marki 

• Kolory marki – Kat Mooney

• Tablica nastrojów marki – Kat Mooney

• Projekt UX – Ray Brooks

2. Opracować strukturę komunikacji

• Nagłówek – Daniela Vargas

• Misja – Daniela Vargas

• Wytyczne językowe – Daniela Vargas

3. Przeprojektować logo

• Szkic – Kabir Madan

• Makiety – Kat Mooney

• Projekty końcowe – Kat Mooney

4. Dodanie nowych zdjęć

• Sesja zdjęciowa – Kabir Madan

• Edycja zdjęć – Kat Mooney

• Ostateczny wybór – Kabir Madan

Pamiętaj, że Twój struktura podziału pracy będzie wyglądać inaczej w zależności od wielkości projektu, jego złożoności, osi czasu i wybranego oprogramowania. Każdy z tych szczegółów będzie kształtował zależności i hierarchię wizualną projektu. 

Spraw, aby struktura podziału pracy działała na Twoją korzyść

W rzeczywistości stworzenie struktury podziału pracy nie jest takie trudne. W rzeczywistości, gdy już się do tego przyzwyczaisz, dodanie wizualnej hierarchii lub zadań w projekcie przyniesie Tobie i Twojemu zespołowi same korzyści. Niezależnie od tego, czy uczysz się lepiej wizualnie, czy werbalnie, istnieje narzędzie do zarządzania pracą dla każdego. 

Dzięki Asanie możesz łatwo przełączać się między listami, osiami czasu, tablicami i kalendarzami, nie tracąc ani chwili. Mniej czasu poświęcanego na czynności okołozadaniowe? Tak, poproszę.