15 wskazówek, jak tworzyć skuteczne listy zadań

Lista zadań to nic innego jak lista zawierająca wszystko, co masz do zrobienia. Oznacza to, że może znaleźć się na niej praktycznie wszystko – jednak sam fakt, że zadania zostały spisane, nie oznacza, że lista ta jest rzeczywiście pomocna. Skuteczne śledzenie terminów wykonania zadań pomoże Ci wyznaczać priorytety i osiągać lepsze rezultaty. Zbyt często jednak zdarza się, że listy rzeczy do zrobienia są chaotyczne i w żaden sposób nie połączone z faktycznie wykonywaną przez Ciebie pracą, co prowadzi do mniejszej przejrzystości i zwiększenia liczby czynności okołozadaniowych.

Dobra wiadomość jest taka, że tworzenie list zadań wcale nie musi być bezskuteczne. Przejmij kontrolę nad swoją pracą, korzystając z tych 15 wskazówek, które podpowiedzą Ci, jak opracować efektywną listę zadań.

Pożegnaj pisemne listy zadań

Jeśli jeszcze tego nie robisz, to pierwszym krokiem na drodze do stworzenia skutecznej listy zadań jest skorzystanie z dedykowanej aplikacji. Pisemne listy zadań zapewniają co prawda przyjemne uczucie satysfakcji za każdym razem, kiedy wykreśla się z nich wykonane zadanie, ale niestety jest to najgorszy możliwy sposób śledzenia zadań. Tak naprawdę, pisemne listy rzeczy do zrobienia bywają chaotyczne i nieskuteczne oraz łatwo popełnić w nich błąd czy je zgubić.

Aby tego uniknąć, skorzystaj z aplikacji do tworzenia list zadań. W przeciwieństwie do list w formie papierowej, wśród zalet aplikacji do zarządzania zadaniami można wymienić:

• Możliwość sortowania zadań i określania ich priorytetu: chcąc zmienić kolejność pozycji na pisemnej liście, musisz w całości ją przepisać. Korzystając z aplikacji, możesz łatwo przeciągać i upuszczać wybrane elementy. A to nie wszystko – większość aplikacji do tworzenia list zadań oferuje także możliwość śledzenia priorytetu za pomocą tagów.

• Nie da się ich zgubić: w przeciwieństwie do listy w formie fizycznej, wirtualnej listy rzeczy do zrobienia nie sposób jest zgubić. Zawsze będziesz mieć do niej dostęp, więc w każdej chwili możesz dodać nowe pozycje.

• Możliwość dodawania kontekstu do zadań: większość aplikacji do tworzenia list zadań umożliwia dodawanie w opisie dodatkowych informacji. Tradycyjna lista zawiera tylko kilka słów kluczowych, które opisują to, co trzeba zrobić. Dzięki aplikacji natomiast, każda pozycja do wykonania zawiera rozwijane pole opisu, gdzie można dodać wszystkie szczegóły zadania, dokumenty i inne ważne informacje.

• Możliwość tworzenia różnych list w tym samym miejscu: zanim wybierzesz aplikację do tworzenia list zadań, upewnij się, że umożliwia ona utworzenie wielu list na raz. Dzięki temu, możesz utworzyć jedną listę z zadaniami osobistymi, drugą z zadaniami dla zespołu, a trzecią, na przykład, dotyczącą rozwoju osobistego. Aplikacja z opcją tworzenia wielu list umożliwi Ci przechowywanie wszystkich tych zadań w jednym miejscu.

• Możliwość ustawiania terminów wykonania, przypomnień i powiadomień: pozycje na liście zadań nic nie znaczą, jeśli nie wykona się ich na czas. Dzięki dedykowanej aplikacji możesz śledzić daty wykonania poszczególnych zadań oraz ustawiać dla nich przypomnienia lub powiadomienia, aby mieć pewność, że każde z nich zostanie zrealizowane w terminie.

• Możliwość współpracy: mając zorganizowaną listę zadań z jasno określonymi priorytetami, możesz w większym stopniu przyczyniać się do realizacji projektów i inicjatyw zespołowych. Innymi słowy, im lepiej zorganizujesz swoją pracę, tym łatwiej będzie Ci współpracować z pozostałymi członkami zespołu.

Jeśli szukasz aplikacji do tworzenia list zadań, wypróbuj Asanę. Asana to narzędzie do zarządzania pracą stworzone, aby pomagać Ci organizować zadania w taki sposób, aby było jasne co dokładnie trzeba zrobić, dlaczego jest to ważne i w jaki sposób należy to wykonać. Z pomocą Asany możesz śledzić pracę, połączyć ją z większymi projektami, na bieżąco informować członków zespołu o postępach i mieć pewność, że nic nie zostanie pominięte.

15 wskazówek, jak tworzyć skuteczne listy zadań

Chcesz już zacząć tworzyć skuteczniejsze listy zadań? Skorzystaj z tych 15 wskazówek, które pomogą Ci zwiększyć ich przejrzystość i wydajność. Większość z tych wskazówek zakłada, że używasz już aplikacji do tworzenia list zadań do organizowania swojej pracy i poprawy produktywności.

1. Zapisuj wszystko

Lepiej dodać pozycję i szybko oznaczyć ją jako ukończoną, niż zapomnieć o czymś, co trzeba było zrobić. Najlepsze pomysły często pojawiają się w momencie, kiedy nie mamy możliwości ich zapisać – inspiracja nie czeka na odpowiedni moment. Jeśli przyjdzie Ci do głowy sposób na ulepszenie projektu lub nowy pomysł, po prostu dodaj go do swojej listy zadań.

Z tego właśnie powodu ważne jest, aby wybrana przez Ciebie aplikacja oferowała również funkcjonalną i użyteczną aplikację mobilną. To pozwoli Ci dodawać nowe pozycje do listy z dowolnego miejsca – nie musisz czekać aż ponownie znajdziesz się przy biurku.

Życie staje się łatwiejsze, kiedy nie trzeba polegać wyłącznie na własnej pamięci. Asana umożliwia zmniejszenie mentalnego obciążenia, zapewniając jasność i przejrzystość.”

2. Twórz różne listy do różnych celów

Częstym problemem list zadań jest to, że mogą szybko stać się przytłaczające. Być może w pracy zajmujesz się wieloma projektami na raz, a na Twojej liście zadań przypomnienie dotyczące przeglądu briefu dla nadchodzącej kampanii znajduje się tuż obok notatki na temat poszukiwania dostawców na wydarzenie. Nic więc dziwnego, że nie możesz się we wszystkim połapać.

Aby przejąć kontrolę nad swoją listą zadań i zwiększyć efektywność, warto utworzyć więcej niż jedną listę zadań. Możesz na przykład utworzyć po jednej liście zadań na każdą ważną inicjatywę lub projekt. Możesz też utworzyć jedną listę zadań z działaniami, które możesz wykonać od razu, drugą listę do zapisywania pomysłów na przyszłe projekty i trzecią dla Twoich osobistych przypomnień. Następnie możesz otwierać odpowiednią listę zadań do tego, nad czym akurat pracujesz, by lepiej skupić się na swojej pracy.

3. Zorganizuj listę zadań według przepływu pracy, priorytetu lub daty wykonania

Ciągłe reorganizowanie listy zadań to strata czasu nawet, jeśli czasem jest to przyjemne. Oprzyj się pokusie, tworząc funkcjonalną strukturę dla swoich list zadań. Jeśli jest to możliwe w aplikacji, której używasz, utwórz osobne sekcje dla różnych rodzajów zadań. W ten sposób, możesz sortować zadania ze względu na projekt lub priorytet, w zależności od Twoich preferencji.

4. Przekształcaj notatki w wykonalne działania

Lista zadań nie jest miejscem odpowiednim do zapisywania przemyśleń czy celów. Informacje te owszem są istotne, ale umieszczanie wszystkiego na jednej liście może spowodować, że te naprawdę ważne zadania umkną Twojej uwadze. Zamiast dodawać wszystko do jednej listy, zapisz te elementy w narzędziu do zarządzania projektami lub systemie do zarządzania celami. Dzięki temu, Twoje pomysły i cele będą nadal łatwo dostępne, ale nie będą zabierać niepotrzebnie miejsca na Twojej liście zadań.

Pomimo tego, że osobne przechowywanie przemyśleń i celów jest ważne, przełączanie się pomiędzy różnymi narzędziami może szybko stać się uciążliwe. Zamiast tego, spróbuj znaleźć sposób, aby gromadzić wszystkie informacje w jednym miejscu, na przykład z pomocą narzędzia takiego, jak Asana.

5. Rozpoczynaj nazwy zadań od czasownika

Oprócz upewnienia się, że każde zadanie jest wykonalne, warto również rozpocząć nazwę każdego elementu od czasownika. Nie jest to co prawda konieczne, ale taki format pozwoli szybko rozeznać się, co trzeba zrobić w ramach danego zadania.

Na przykład tytuł „Trzy obrazy do reklamy na Facebooka” nie mówi za wiele o tym, co trzeba zrobić. Jeśli dodasz do niego czasownik „zaprojektować”, ten sam punkt staje się przejrzysty i wykonalny: „Zaprojektować trzy obrazy do reklamy na Facebooka”. Jasne określenie działania do wykonania w tytule zadania pozwala szybko zorientować się, co jest do zrobienia.

6. Wyznacz priorytety

Aby mieć pewność, że wykonujesz właściwe zadania we właściwym czasie, musisz określić, które z nich są ważniejsze od innych. Niezależnie od tego, czy najważniejsze pozycje znajdują się na szczycie listy, czy też są one oznaczone stosownymi tagami, upewnij się, że jesteś w stanie łatwo określić, które działania mają największe znaczenie, aby niczego nie pominąć.

Nie oznacza to wcale, że najważniejsze rzeczy należy wykonywać w pierwszej kolejności. Czasami, wykonanie łatwego zadania to najlepszy sposób na rozpoczęcie pracy. A może bardziej odpowiada Ci praca w myśl zasady 80/20, która zakłada, że możesz wykonać 80% pracy w 20% czasu. Nawet, jeśli nie realizujesz najważniejszych priorytetów jako pierwszych, upewnij się, że wiesz co musisz zrobić w danym dniu.

Wcześniej przychodziłam do domu, o 20:00 kładłam syna spać, a następnie siadałam przy biurku, gdzie do północy przeglądałam maile, starając się zrozumieć, co dzieje się w pracy. Teraz wystarczy szybki rzut okiem na Asanę i od razu wiem, co jest ważne.”

7. Zawsze określaj termin

W przypadku zadań, nie wystarczy wiedzieć, co jest do zrobienia – równie ważne jest to, kiedy należy to wykonać. Ukończenie ważnych zadań nie będzie wiele znaczyć jeśli wykona się je w złym terminie. Mówiąc prościej, musisz zawsze wiedzieć kto, co i na kiedy musi wykonać. Nawet jeśli termin wykonania nie jest ściśle określony, lepiej wpisać jakąkolwiek datę i później ją zmienić, niż w ogóle o niej zapomnieć.

8. Dziel większe zadania na mniejsze

Jeden z największych problemów pojawia się w przypadku złożonych zadań. Może się zdarzyć, że na liście data wykonania ustawiona jest na jutro, ale po otwarciu zadania okazuje się, że do wykonania wszystkich niezbędnych czynności potrzeba całego tygodnia.

Jeśli zdarza Ci się to często, spróbuj podzielić pracę na mniejsze części. Termin wykonania danej czynności może być ustawiony na przykład na piątek, ale zadanie jest tak złożone, że jego wykonanie zajmie wiele dni. Rozłożenie takiego zadania na kilka mniejszych, które możesz ukończyć w ciągu tygodnia, może mieć kluczowe znaczenie dla powodzenia całego Twojego projektu.

Asana pozwoliła nam zobaczyć faktyczną ilość pracy jaką wykonujemy oraz umożliwiła zmianę priorytetów i strategii dla poszczególnych typów zadań.”

9. Grupuj podobne zadania

Grupowanie rzeczy do wykonania nie tylko pomaga więcej osiągnąć, ale także zwiększa Twoją produktywność. Za każdym razem, kiedy przełączasz się pomiędzy zadaniami lub rozpoczynasz nowy projekt Twój mózg potrzebuje chwili, aby się przystosować. Badania potwierdzają, że ludzki umysł nie jest nastawiony na wielozadaniowość, dlatego im więcej rzeczy do zrobienia uda Ci się połączyć w grupy, tym łatwiej poradzi sobie z nimi Twój mózg.

Skoncentruj się przede wszystkim na codziennych zadaniach, które można połączyć w grupy i uprościć. Jeśli masz na swojej liście takie zadania, które wykonujesz każdego dnia, przypuszczalnie nawet nie zdajesz sobie sprawy, ile czasu im poświęcasz. Spróbuj zanotować, ile czasu zajmuje Ci wykonanie podobnych, codziennych zadań. Wynik może Cię zaskoczyć! Następnie zastanów się, czy możesz zwiększyć swoją produktywność, np. grupując te działania lub automatyzując je. Nie tylko sprawi to, że Twoja lista będzie bardziej przejrzysta, ale i zwiększy Twoją produktywność.

10. Celebruj postępy

Zawsze, kiedy odhaczasz zadanie z listy, oznacza to, że udało Ci się coś osiągnąć. A to ważne! Wszystkie osiągnięcia warto celebrować.

Jedną z najważniejszą wartości w Asanie jest postawa serdeczności – podejście, którym kierujemy się na co dzień. Postawa serdeczności oznacza, że w ciągu dnia pracy należy znaleźć czas na chwilę przyjemności i świętowanie ważnych momentów. Każdy, kto używał kiedyś Asany wie, że oznaczenie zadania jako ukończonego sprawia, że przez ekran przelatują różne stworzenia, jak jednorożce i yeti. Dlaczego? Właściwe pytanie powinno brzmieć – dlaczego nie?

Funkcje Asany, takie jak jednorożce przelatujące przez ekran po ukończeniu zadania, sprawiają, że praca staje się przyjemniejsza.”

11. Pod koniec dnia uporządkuj swoje zadania

Zamiast tracić rano czas na sprawdzanie listy zadań, uporządkuj je już dzień wcześniej wieczorem. Gdy zasiądziesz do pracy następnego dnia, będziesz mieć jasność tego, co Cię czeka. Poświęcając na tę czynność 5-10 minut poprzedniego dnia, rano od razu przystąpisz do działania.

12. Wyłącz powiadomienia

Powiadomienia zdecydowanie pomagają w wykonywaniu zadań, a każda dobra aplikacja będzie oferować ich wiele. Jednakowo ważne są jednak opcje „Wycisz powiadomienia” i „Nie przeszkadzać”. Organizujesz przecież pracę po to, aby zwiększyć swoją produktywność, a czasami wymaga to skupienia, bez rozpraszaczy w postaci powiadomień.

Rozproszenie uwagi jest dość kosztowne, więc staramy się wyeliminować jego przyczyny wszędzie, gdzie to możliwe. Dzięki Asanie, pracownicy mogą skupić się na wykonywaniu swojej pracy bez rozpraszania się, ponieważ każdy doskonale wie, jak wygląda sytuacja oraz jakie zadania ma do wykonania – bez potrzeby organizowania spotkań.”

13. Śledź rzeczy, których nie musisz zrobić

Z pewnością nie chcesz marnować czasu na wykonywanie czynności, które nie są ważne. Więc choć może kusić Cię dodawanie kolejnych rzeczy do Twojej listy, czasem lepiej się powstrzymać.

Jeśli śledzisz priorytety, już masz świadomość tego, co jest najbardziej i najmniej ważne. Nie obawiaj się również zmiany priorytetów zadań. Śledzenie rzeczy do zrobienia nie polega na codziennym wykonywaniu wszystkich czynności znajdujących się na liście. Chodzi w nim o zyskanie kontroli nad zadaniami, aby ułatwić realizację tych najważniejszych.

14. Uważaj na rzeczy, z których zrobieniem zwlekasz

Wszyscy mamy zadania, których wykonanie zaplanowaliśmy na tydzień wcześniej, ale jeszcze ich nawet nie zaczęliśmy. Jeśli zauważysz takie zadania na swojej liście, zastanów się, dlaczego nie zostały one jeszcze wykonane. Co Cię przed tym powstrzymuje? Czy musisz zmienić ich priorytet lub oddelegować je do innego członka zespołu? Czy w zadaniu jest coś, czego nie rozumiesz i dlatego zwlekasz z jego wykonaniem? Poznanie przyczyny opóźnienia zadania pomoże Ci zwiększyć produktywność i zapobiec tworzeniu się długiej listy zadań zaległych.

15. Współpracuj za pomocą jednej platformy

W świecie idealnym, śledzenie rzeczy do zrobienia powinno czemuś służyć. Organizowanie i priorytetyzacja zadań są przydatne tylko wtedy, gdy masz wgląd w pracę swojego zespołu i odwrotnie. Najbardziej produktywne zespoły to te, które mają jedno centralne źródło informacji dla całej pracy. W ten sposób, każdy doskonale wie, kto i za co jest odpowiedzialny i może skoncentrować się na osiąganiu jak najlepszych wyników.

Naturalnie uważamy, że Asana świetnie się do tego nadaje. Dzięki Asanie, Twój zespół może określić co trzeba zrobić, dlaczego jest to ważne i w jaki sposób to wykonać. W ten sposób cały zespół może skorzystać na większej przejrzystości i zredukować niepotrzebne działania.

Oznacz zadanie „Dowiedzieć się, jak tworzyć listy zadań” jako wykonane

Stworzenie listy zadań umożliwia zorganizowanie pracy i zwiększenie jej widoczności, a dzięki tym 15 wskazówkom, na pewno uda Ci się to osiągnąć. Jednak, aby z powodzeniem śledzić zadania do wykonania, musisz również znaleźć sposób na uzyskanie wglądu w pracę zespołu i odwrotnie. Poszukaj takiego narzędzia do zarządzania listami rzeczy do zrobienia, które obejmuje również dodatkowe funkcje, takie jak zarządzanie zadaniami oraz zarządzanie projektami.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj o korzyściach z zarządzania projektami w Asanie.