5 kroków do stworzenia planu zaangażowania interesariuszy (z szablonem)

Interesariusze często angażują się w projekty z powodów finansowych lub strategicznych. W zależności od ich motywacji, poziom ich zainteresowania i wpływu na projekt będzie różny. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, jak dostosować swój styl komunikacji do potrzeb interesariuszy, aby nadać priorytet tym, którzy mają największy wpływ.

Szablon planu zaangażowania interesariuszy pomoże Ci określić, kim są interesariusze, jaki mają wpływ i poziom zainteresowania oraz jaką strategię komunikacji należy zastosować. Twój zespół może skorzystać z tego szablonu, aby zaspokoić potrzeby interesariuszy i zapobiec zakłóceniom w przepływie pracy w projekcie spowodowanym barierami komunikacyjnymi. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, w jaki sposób plan zaangażowania interesariuszy może pomóc Ci zarządzać relacjami z klientami, inwestorami i członkami kadry kierowniczej.

Czym jest plan zaangażowania interesariuszy?

Plan zaangażowania interesariuszy (SEP) dokumentuje, jak zaangażowani i wpływowi są interesariusze projektu. Określa również plan komunikacji z interesariuszami, w tym to, kiedy skontaktujesz się z każdym z nich, z jakiej platformy będziesz korzystać i ile informacji przekażesz.

Interesariuszami mogą być osoby z Twojego zespołu lub podmioty zewnętrzne, na które ma wpływ Twoja praca.

• Wewnętrznymi interesariuszami mogą być kierownicy projektów, zespoły operacyjne, kierownicy działów i członkowie zarządu.

• Zewnętrznymi interesariuszami mogą być klienci, inwestorzy, dostawcy, partnerzy firmy lub akcjonariusze.

Ponieważ komunikacja z interesariuszami rozpoczyna się na samym początku projektu, plan zaangażowania należy utworzyć w fazie planowania projektu. Gdy masz już pomysł na projekt, określ, kim są Twoi interesariusze i w jakim stopniu muszą (lub chcą) być zaangażowani. W miarę postępu projektu możesz dostosować plan zaangażowania interesariuszy do ich potrzeb.

Jak korzystać z planu zaangażowania interesariuszy

Plan zaangażowania interesariuszy nie powinien nakłaniać zespołu do słuchania niektórych interesariuszy, a ignorowania innych. Powinien on poprowadzić Cię przez proces planowania projektu i pomóc w komunikacji z tymi, którzy najbardziej tego potrzebują. 

W przypadku niektórych interesariuszy kluczowe znaczenie ma akceptacja i edukacja. Inni wolą mieć dostęp do materiałów w dogodnym dla siebie czasie. Podczas tworzenia planu SEP podziel interesariuszy na kategorie, aby móc komunikować się z nimi w sposób, który będzie najbardziej korzystny w zależności od ich wpływu i poziomu zainteresowania. 

Jedną z zalet planu SEP jest jego charakter oparty na współpracy. Po zintegrowaniu planu SEP z oprogramowaniem do zarządzania pracą, Twój zespół może w razie potrzeby aktualizować dokument i przypisywać odpowiedzialność za poszczególne sekcje. Dzięki temu możesz również udostępniać plan różnym projektom i osobom.

Co powinien zawierać plan zaangażowania interesariuszy

Plany zaangażowania interesariuszy różnią się w zależności od priorytetów zespołu i interesariuszy.

Kluczowe elementy planu zaangażowania interesariuszy obejmują:

• Nazwę interesariusza: określ, kim jest interesariusz.

• Poziom zainteresowania: przypisz interesariuszom etykiety w zależności od poziomu zainteresowania projektem lub zaangażowania w niego. Poniżej przedstawiono pięć poziomów zaangażowania interesariuszy.

• Poziom wpływu: nadaj interesariuszom etykiety od bardzo wysokiego do bardzo niskiego poziomu w zależności od tego, jaki wpływ mają na projekt. 

• Częstotliwość komunikacji: określ, jak często będziesz komunikować się z tym interesariuszem.

• Kanał komunikacji: określ, jakiego narzędzia komunikacji będziesz używać do komunikacji z tym interesariuszem.

• Rodzaj informacji: określ rodzaj informacji, które przekażesz temu interesariuszowi podczas komunikacji.

Celem stworzenia planu zaangażowania interesariuszy jest określenie celów lub motywów interesariuszy, a także metod komunikacji, które będą z nimi stosowane.

5 kroków do stworzenia planu zaangażowania interesariuszy

Aby stworzyć plan zaangażowania interesariuszy, który pomoże Ci współpracować z nimi w sposób, który docenią, musisz najpierw zrozumieć, jakie są ich potrzeby i jak wpływają one na Twój projekt. Aby rozpocząć, wykonaj poniższe kroki.

1. Zidentyfikuj interesariuszy

Niektórzy interesariusze będą bardziej zaangażowani w Twój projekt od samego początku. Taki poziom zaangażowania często wynika z ich motywacji.

Na przykład wewnętrzny kierownik nadzorujący projekt może być bardziej zaangażowany, ponieważ jego praca jest od niego uzależniona. Z kolei partner zewnętrzny, który ma niewielki udział finansowy, może być mniej zaangażowany i nie chcieć znać wszystkich szczegółów. 

Pięć poziomów zaangażowania interesariuszy

• Wiodący: wiodący interesariusz jest świadomy wpływu projektu i jest aktywnie zaangażowany.

• Wspierający: wspierający interesariusz jest świadomy wpływu projektu i wspiera jego realizację.

• Neutralny: neutralny interesariusz jest świadomy wpływu projektu, ale ani nie stawia oporu, ani nie wspiera projektu.

• Opierający się: opierający się interesariusz jest świadomy wpływu projektu, ale stawia opór zmianom.

• Nieświadomy: nieświadomy interesariusz nie wie o projekcie ani jego wpływie.

Gdy poznasz poziom zaangażowania interesariuszy, określisz ich poziom wpływu na projekt. Project Management Institute definiuje wpływ jako zakres władzy, jaką interesariusz ma nad projektem. Interesariusz o dużym wpływie może kontrolować kluczowe decyzje projektowe i skłaniać innych do działania.

Skala wpływu interesariuszy

• Bardzo wysoki: interesariusz o bardzo wysokim wpływie ma znaczną kontrolę nad kluczowymi decyzjami projektowymi.

• Wysoki: interesariusz o wysokim wpływie może spowodować, że inni podejmą działania.

• Średni: interesariusz o średnim wpływie często uczestniczy w procesie decyzyjnym.

• Niski: interesariusz o niskim wpływie może przedstawiać opinie na temat decyzji i wyrażać swoje obawy, ale nie zawsze trzeba brać pod uwagę jego pomysły. 

• Bardzo niski: interesariusz o bardzo niskim wpływie może zaangażować się w projekt, kiedy tylko zechce, ale nie będzie miał kontroli nad żadnymi decyzjami.

2. Umieść interesariuszy na siatce wpływu/zainteresowania

Teraz, gdy znasz już poziom wpływu i zainteresowania interesariuszy, umieść każdego z nich na siatce wpływu/zainteresowania. Nie jest to coś, czym warto dzielić się z interesariuszami, ale może pomóc w określeniu, jaki powinien być styl i częstotliwość komunikacji dla każdej osoby.

Te cztery główne grupy interesariuszy to:

• Wysokie zainteresowanie i wysoki wpływ. Są to interesariusze z kategorii „prowadzącej” lub „wspierającej”. To kluczowi gracze i najważniejsze osoby na liście interesariuszy. Upewnij się, że regularnie się z nimi komunikujesz i dokładnie informujesz ich o projekcie. To właśnie ich obecność na tablicy jest najważniejsza.

• Wysokie zainteresowanie i niski wpływ. Te osoby również prawdopodobnie pochodzą z kategorii „prowadzących” lub „wspierających”. Chociaż nie mają oni tak dużego wpływu, nadal powinni być na bieżąco informowani o wszystkich ważnych komunikacjach i zachęcani do udziału w inny sposób, w zależności od sytuacji. Korzystając z narzędzia do zarządzania projektami, możesz na bieżąco informować interesariuszy o dużym zainteresowaniu bez dodatkowego nakładu pracy.

• Wysoki wpływ i niskie zainteresowanie. Ci interesariusze mogą należeć do kategorii „neutralni” lub „oporny”. Kluczowe znaczenie dla utrzymania ich na tablicy ma edukacja. Mogą stać się bardziej oporne, jeśli zaskoczy je zmiana w projekcie, więc upewnij się, że mają dostęp do informacji, gdy są one potrzebne, i informuj je o wszelkich pracach, które mogą mieć wpływ na ich przepływ pracy w projekcie.

• Niski wpływ i niskie zainteresowanie. Są to interesariusze z kategorii „nieświadomi”. Nie musisz często kontaktować się z tymi osobami, ale powinieneś używać swojego narzędzia do zarządzania projektami, aby wysyłać comiesięczne aktualizacje. W ten sposób możesz przekazać kluczowe szczegóły projektu, a oni będą wiedzieć, że mogą się bardziej zaangażować.

3. Stwórz plan komunikacji

Mapowanie interesariuszy oferuje wskazówki dotyczące komunikacji z interesariuszami w oparciu o ich poziom wpływu i zainteresowania. Kolejnym krokiem jest utworzenie niestandardowego planu komunikacji na podstawie tych punktów. 

Plan komunikacji ma kluczowe znaczenie, ponieważ określa, w jaki sposób będziesz edukować i informować interesariuszy. Niezależnie od tego, w którym kwadrancie się znajdują, upewnij się, że interesariusze mają dostęp do odpowiednich informacji o projekcie. Najlepszym sposobem, aby to osiągnąć, jest przechowywanie wszystkich informacji o projekcie w jednym miejscu, na przykład w narzędziu do zarządzania projektami. Interesariusze, którzy potrzebują statystyk dotyczących statusu projektu w czasie rzeczywistym lub chcą uzyskać ogólny przegląd osi czasu projektu, mogą korzystać z tego narzędzia, aby być na bieżąco. 

Plan komunikacji można utworzyć w dwóch krokach: 

1. Określ różne kanały komunikacji. Z jakich kanałów komunikacji regularnie korzysta Twój zespół? Do czego służy każdy z nich? 

2. Określ, jakiego rodzaju komunikacja jest potrzebna każdemu kwadrantowi interesariuszy. Nie ma jednego uniwersalnego sposobu komunikacji. Zastanów się, w jaki sposób będziesz komunikować się z interesariuszami i przekazywać im informacje w trakcie cyklu życia projektu. 

Na przykład interesariusze, którzy mają duże zainteresowanie projektem i wpływ na jego przebieg, mogą wymagać cotygodniowej komunikacji. Możesz to zapewnić, udostępniając aktualizacje statusu projektu za pośrednictwem narzędzia do zarządzania pracą.

Po utworzeniu planu komunikacji udostępnij go zespołowi projektowemu. Jeśli zmienisz plan komunikacji, uaktualnij go i poinformuj innych członków o tych zmianach. W ten sposób członkowie zespołu zawsze będą mieli dostęp do najbardziej aktualnych informacji.

4. Wykorzystaj informacje zwrotne, aby w razie potrzeby zmienić plan

Interesariusze często zmieniają swoje zachowanie w trakcie realizacji projektu, więc pamiętaj, że punkty, które umieściłeś na siatce zainteresowania/wpływu, nie są niezmienne. 

Możesz nie tylko zmienić swój plan na podstawie zaobserwowanych zmian w zachowaniu, ale także udostępnić go interesariuszom i poprosić ich o opinię. Najlepszym sposobem na uzyskanie informacji zwrotnych od interesariuszy jest jasne określenie, o co prosisz. 

Na przykład udostępnij interesariuszom swój plan komunikacji i zapytaj ich: „Czy ten plan komunikacji jest dla Was odpowiedni? Czy są jakieś obszary, które chcielibyście zmienić?”

Inne wskazówki dotyczące uzyskiwania informacji zwrotnych:

• Poproś o pisemną opinię lub przeprowadź formalną ankietę ze szczegółowymi pytaniami dotyczącymi procesu zaangażowania

• Zapytaj swój zespół, co sądzi o planie zaangażowania.

• Informuj interesariuszy i członków zespołu o wszelkich zmianach wprowadzonych w planie zaangażowania.

• Poproś o opinię podczas rozmowy wideo, jeśli jest to łatwiejsze i wygodniejsze dla interesariusza. 

Szablon planu zaangażowania interesariuszy

Poniżej znajduje się wypełniony przykład szablonu zaangażowania interesariuszy, który zawiera obszar do wymienienia interesariuszy, oceny ich poziomu zainteresowania i wpływu oraz nakreślenia planu komunikacji.

Pobierz nasz darmowy szablon SEP poniżej, aby stworzyć dobrze zaplanowaną strategię zaangażowania dla swojego następnego projektu.

Jakie są korzyści z planu zaangażowania interesariuszy?

Solidny plan zaangażowania interesariuszy pomaga zespołowi informować i edukować interesariuszy. Inne korzyści z planu zaangażowania interesariuszy to m.in.:

• Zarządza oczekiwaniami: zapewnia, że interesariusze znają trajektorię projektu i wiedzą, czego się spodziewać na każdym etapie projektu.

• Zmniejsza ryzyko związane z projektem: zapobiega wprowadzaniu przez interesariuszy dużych zmian, które zagrażają powodzeniu projektu.

• Budowanie zaufania: tworzenie silniejszych relacji między członkami zespołu a interesariuszami.

• Usprawnia podejmowanie decyzji: ułatwia przewidywanie potrzeb i pragnień interesariuszy w celu określenia kolejnych kroków.

• Wspiera synergię: komunikacja między członkami zespołu umożliwia efektywniejszą współpracę i tworzenie. 

Usprawnij planowanie współpracy z interesariuszami dzięki Asana

Zaangażowanie interesariuszy ma kluczowe znaczenie dla powodzenia każdego projektu. Gdy dostosujesz komunikację do potrzeb i pragnień każdego interesariusza, wyniki będą nieocenione. 

Asana zapewnia wszechstronność w planowaniu strategii zaangażowania, udostępnianiu planu innym i wprowadzaniu go w życie wraz z projektem. Zaplanuj wszystkie swoje przedsięwzięcia w jednym miejscu, od kampanii marketingowych po projekty i relacje z klientami.