Event proposal template: Free download and step-by-step guide

Niezależnie od tego, czy organizujesz seminarium branżowe, czy szukasz sponsorów na nadchodzące targi, skuteczna propozycja wydarzenia powinna pokazać interesariuszom, dlaczego Twoje wydarzenie będzie sukcesem. 

Jednak przygotowanie skutecznej propozycji wymaga czegoś więcej niż tylko dobrych umiejętności zarządzania wydarzeniami. Aby naprawdę zaimponować potencjalnemu klientowi lub interesariuszowi, propozycja wydarzenia powinna zawierać odpowiednią ilość opisów, elementów wizualnych i szczegółowych informacji dotyczących logistyki. Wyróżnij się z tłumu dzięki tym siedmiu krokom i najlepszej praktyce, które pomogą Ci uwzględnić te elementy w swojej propozycji. 

Czym jest propozycja wydarzenia?

Propozycja wydarzenia to kompleksowy dokument, który przedstawia każdy element organizacji nowego wydarzenia. Zazwyczaj tworzy się je w odpowiedzi na zapytanie ofertowe (RFP), które wymaga menedżera wydarzenia, ale można je również wykorzystać do przedstawienia funkcji firmy kluczowym interesariuszom lub przyciągnięcia sponsorów na nadchodzące wydarzenie.

 Propozycja wydarzenia obejmuje: 

• Cel wydarzenia

• Osoby lub dostawcy, którzy są zaangażowani

• Logistykę wydarzenia

Podobnie jak życiorys, propozycja wydarzenia prezentuje Twoje unikalne umiejętności i możliwości organizacyjne, które potencjalni klienci i interesariusze mogą wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o tym, kto będzie prowadził wydarzenie. Dajesz im szansę zapoznania się z elementami, które uwzględnisz, aby ich wydarzenie zakończyło się sukcesem. 

Skuteczne propozycje wydarzeń przedstawiają jasną, zwięzłą i kompleksową wizję wydarzenia – potraktuj to jak prezentacja. Zaimponuj interesariuszom, wykonując poniższe siedem kroków, aby stworzyć atrakcyjną propozycję.

8 kluczowych elementów szablonu propozycji wydarzenia

Korzystanie z szablonu propozycji wydarzenia pozwoli Ci uniknąć zaczynania od zera za każdym razem, gdy planujesz wydarzenie. Wyobraź sobie, że masz za zadanie zorganizować duże wydarzenie firmowe, ale masz trudności z zebraniem wszystkich szczegółów.

Właśnie w takiej sytuacji szablon propozycji wydarzenia staje się nieoceniony. Wyobraź sobie, że jest to mapa drogowa, która pomoże Ci zaplanować wszystko, od celów po budżet i finanse. Szablon z możliwością dostosowywania pozwala uniknąć zgadywania. Możesz skupić się na tym, co najważniejsze, i upewnić się, że uwzględniasz wszystkie istotne aspekty.

Przyjrzyjmy się ośmiu kluczowym elementom, które powinna zawierać każda propozycja wydarzenia, aby móc z pewnością siebie zająć się procesem planowania.

1. Przegląd wydarzenia i cele

Rozpocznij swoją propozycję wydarzenia od szczegółów wydarzenia, w tym jego celu, założeń i mierzalnych celów. Powinno to jasno wyrażać wizję wydarzenia i stanowić podstawę całej propozycji. Uwzględnij konkretne wskaźniki, które chcesz osiągnąć, takie jak liczba uczestników lub cele związane ze zbiórką pieniędzy.

2. Odbiorcy docelowi

Ta sekcja powinna zawierać szczegółowe dane demograficzne grupy docelowej, w tym wiek, płeć, doświadczenie zawodowe i zainteresowania. Dostosowanie wydarzenia do preferencji odbiorców zwiększa szanse na sukces. Na przykład wydarzenie firmowe może być skierowane do kadry kierowniczej lub specjalistów, podczas gdy wydarzenie muzyczne będzie ukierunkowane na inne grupy demograficzne.

3. Data, miejsce i harmonogram wydarzenia

Określ datę, szczegół lokalizacji oraz ogólny harmonogram lub agendę wydarzenia. Ta sekcja zawiera informacje o tym, kiedy i gdzie odbędzie się wydarzenie, a także krótki przegląd planowanych działań.

4. Budżet i finanse

Przedstaw ogólny budżet wraz z prognozami przychodów i zestawieniami kosztów. Ten kompleksowy przegląd finansowy powinien obejmować strategie cenowe, oczekiwane przychody ze sprzedaży biletów lub sponsoringu oraz szczegółowe kategorie wydatków. Przygotuj się na dostosowywanie tych danych w czasie rzeczywistym w miarę postępu planowania.

5. Marketing, promocja i partnerstwa

Przedstaw plan marketingowy wydarzenia i podaj szczegółowe informacje na temat partnerstw, sponsorów i dostawców. Opisz strategię marketingową wydarzenia, w tym kampanie w mediach społecznościowych i e-mail oraz tradycyjne metody promocji. Wyróżnij wszelkie szablony ofert sponsorskich lub propozycje sponsoringu wydarzenia, które planujesz wykorzystać do nawiązania współpracy.

6. Logistyka i operacje

Ta sekcja powinna obejmować wymagania logistyczne i operacyjne wydarzenia, takie jak konfiguracja, technologia, transport i plany awaryjne. Uwzględnij informacje na temat wszelkich integracji z narzędziami do zarządzania projektami lub systemami przepływu pracy, których będziesz używać, aby wszystko przebiegało sprawnie.

7. Role i obowiązki członków zespołu

Określ kluczowych członków zespołu i ich role w organizacji oraz realizacji wydarzenia. Jasno określ, kto będzie odpowiedzialny za różne aspekty wydarzenia, od kierownictwa kreatywnego po zarządzanie na miejscu. Pomoże to wszystkim zrozumieć, jaką rolę odgrywają w realizacji wydarzenia.

8. Zarządzanie ryzykiem i działania następcze

Każde wydarzenie wiąże się z ryzykiem, dlatego format propozycji wydarzenia powinien zawierać sekcję poświęconą strategiom zarządzania ryzykiem. Obejmuje to identyfikację potencjalnych zagrożeń, od zakłóceń pogodowych po awarie technologiczne, oraz nakreślenie kroków mających na celu złagodzenie tych problemów.

Po zakończeniu wydarzenia przeanalizuj ankiety uczestników, dane finansowe oraz inne kluczowe wskaźniki i kamienie milowe, aby zmierzyć sukces i ulepszyć przyszłe wydarzenia. Jest to szczególnie przydatne przy tworzeniu przykładów planowania przyszłych wydarzeń i studium przypadku.

Szablon propozycji wydarzenia

Wykorzystaj ten szablon propozycji wydarzenia z możliwością dostosowywania jako ogólny przewodnik do pisania propozycji. Każde wydarzenie jest jednak wyjątkowe i może wymagać podania innych informacji. Dostosuj ten szablon do potrzeb klienta.

Spersonalizowanie szablonu oferty wydarzenia pomoże Ci również wyróżnić się na tle konkurencji. Jeśli to możliwe, w całym dokumencie umieść logo klienta i kolory marki.

Jak napisać propozycję wydarzenia

Masz już gotowy szablon propozycji wydarzenia, ale wypełnianie pustych sekcji może wydawać się zniechęcające. Rozumiemy to – wiedza, co należy uwzględnić, to tylko połowa sukcesu. Prawdziwym wyzwaniem jest stworzenie przekonującej treści, która sprzeda Twoją wizję i udowodni, że jesteś właściwą osobą do tej pracy.

Poniżej znajdziesz siedem prostych kroków, które pomogą Ci przygotować propozycję wydarzenia.

1. Spotkaj się z potencjalnym klientem lub interesariuszami

Zanim zaczniesz tworzyć swoją propozycję, musisz dokładnie zrozumieć oczekiwania potencjalnego klienta wobec wydarzenia. Umów się na wstępne spotkanie, aby omówić jego oczekiwania wobec wydarzenia. 

Wyjaśnij takie kwestie jak:

• nazwa wydarzenia;

• Rodzaj wydarzenia

• Cel wydarzenia

• Liczba gości

• data, godzina i pożądana lokalizacja,

• motyw, ogólny wygląd, kolor lub atmosfera;

• Oczekiwania związane z wydarzeniem

Warto zauważyć, że na tym etapie projektu Twój potencjalny klient lub interesariusz może nie mieć jeszcze jasnych oczekiwań – prawdopodobnie dlatego szuka eksperta w dziedzinie planowania wydarzenia. Przygotuj się, aby zainspirować klienta swoim portfolio, które zawiera przykłady wcześniejszych projektów, próbki kolorów, tablice nastrojów itp. Zwróć uwagę na wszystkie elementy, które wzbudzają jego zainteresowanie i nie bój się przedstawiać własnych pomysłów. 

Jak w przypadku każdego spotkania biznesowego, chcesz, aby potencjalny klient miał dobre wrażenie. Podczas każdego spotkania z interesariuszami wydarzenia przestrzegaj zasad etykiety biznesowej.  

2. Sprzedaj siebie

Pierwszym krokiem w korzystaniu z szablonu propozycji wydarzenia jest przedstawienie siebie i swojego zespołu. 

Wprowadzenie powinno zawierać:

• Krótki opis Twojego doświadczenia 

• Twoje doświadczenie i kwalifikacje związane z organizacją wydarzeń 

• Zakres Twojej pracy

• nazwę Twojej firmy (jeśli dotyczy);

• Wszelkie istotne certyfikaty 

• Licencje (jeśli dotyczy)

• Referencje zawodowe

• partnerzy biznesowi;

• Federalny numer identyfikacyjny pracownika (jeśli dotyczy)

• Osiągnięcia z przeszłości, które pokazują, dlaczego jesteś odpowiednią osobą do tej pracy

Pamiętaj, że klient może przeglądać propozycje wydarzeń od różnych organizatorów. W tej sekcji skup się na tym, jakie umiejętności wyróżniają Cię na tle konkurencji i które z nich najlepiej odpowiadają potrzebom klienta związanym z tym wydarzeniem.

3. Napisz atrakcyjny opis wydarzenia

Po przedstawieniu się możesz skupić się na sednie swojej propozycji – opisie wydarzenia. Ta sekcja zawiera podsumowanie tego, w jaki sposób planujesz zorganizować wydarzenie. 

Opis powinien zawierać:

• Cele wydarzenia

• wszelkie szczegóły lub oczekiwania omówione podczas wcześniejszych spotkań z klientem;

• Ogólne ramy czasowe projektu

• Potencjalne miejsca, firmy cateringowe lub innych dostawców

• Ogólną wizję wydarzenia i sposób, w jaki zamierzasz ją zrealizować, w tym motyw, kolory, klimat itp.

Opis wydarzenia nie powinien ograniczać się do kwestii logistycznych. To Twoja szansa, aby przekonać klienta lub interesariuszy, że wydarzenie będzie sukcesem. Jeśli nie masz doświadczenia w pisaniu, rozważ zatrudnienie kogoś, kto pomoże Ci wyrazić Twoją wizję słowami i sprawić, że ta sekcja będzie jak najbardziej atrakcyjna. 

Dobrym pomysłem jest również dołączenie zdjęć referencyjnych, tablic nastrojów i palet kolorów, aby pomóc klientowi wyobrazić sobie, co masz na myśli. Pamiętaj, aby podczas tworzenia opisu wydarzenia na pierwszym miejscu postawić potrzeby klienta. 

4. Wymień wszystkie oferowane usługi

Ta lista pozwoli potencjalnemu klientowi lub interesariuszom uzyskać szczegółowy obraz tego, jakie usługi będą świadczone w ramach wydarzenia. Obejmuje ona również dostawców, z których usług zamierzasz skorzystać. Przygotowanie tej listy wymaga przeprowadzenia dokładnych badań. Od obrusów po upominki dla gości – upewnij się, że masz wszystko, czego potrzebujesz do organizacji wydarzenia.

Jeśli jest to mniejsze wydarzenie, takie jak kolacja lub baby shower, użyj punktorów lub tabeli, aby wymienić usługi, które Ty i Twój zespół będziecie świadczyć. Jeśli planujesz duże wydarzenie, takie jak ślub lub firmowe przyjęcie świąteczne, podziel listę na sekcje dla każdego aspektu wydarzenia. 

5. Zaprezentuj swoje wcześniejsze prace

Jeśli interesariusze nie są jeszcze w pełni przekonani do Twojej wizji, jest to okazja, aby udowodnić im, że organizowane przez Ciebie wydarzenia są najlepsze. Jeśli masz już doświadczenie w planowaniu podobnych wydarzeń, dołącz zdjęcia i referencje klientów, aby zaprezentować swoją pracę. 

Wizualne przedstawienie Twoich dotychczasowych prac może pomóc potencjalnym klientom poznać Twoje możliwości i jest świetnym sposobem na udowodnienie, że Twój styl odpowiada ich oczekiwaniom. Możliwość porównania wydarzenia, które planujesz zorganizować, z tymi, które już odbyły się, może również pomóc interesariuszom zrozumieć, czego oczekują od wydarzenia, które planujesz zorganizować.

6. Uwzględnij proponowany koszt

Oczywiście klient lub interesariusz będzie chciał wiedzieć, ile będzie kosztować wydarzenie. Po opisaniu wydarzenia w sposób, który interesariusz może sobie łatwo wyobrazić, utwórz szczegółowe podsumowanie kosztów każdego elementu wydarzenia i jego przeznaczenia. 

W tej sekcji również ważne jest, aby podać jak najwięcej szczegółów – nie chcesz przecież zaskoczyć klienta nieoczekiwanymi kosztami, które nie zostały uwzględnione w ofercie. Nie zapomnij wymienić nawet najbardziej nieistotnych elementów, takich jak podgrzewacze do potraw, które utrzymują je w cieple, czy opłaty za ustawienie i transport wynajętego sprzętu. Należy również uwzględnić wszelkie możliwe zniżki, które mogą otrzymać, takie jak zniżka za wczesną rezerwację.

7. Przedstaw zasady obowiązujące podczas wydarzenia

Jeśli dotyczy, na końcu oferty umieść zasady obowiązujące podczas wydarzenia, aby pomóc klientowi odpowiednio zarządzać oczekiwaniami. 

Możesz uwzględnić wymagania takie jak:

• Minimalna gwarantowana liczba uczestników

• Oferty ograniczone czasowo

• zasady anulowania;

• Zasady dotyczące wynajmu lub szkód

• daty wykonania płatności.

Na koniec podsumuj swoją propozycję, dziękując potencjalnym klientom lub interesariuszom za możliwość współpracy. Nie zapomnij podać informacji kontaktowych, aby potencjalni klienci mogli się z Tobą skontaktować, jeśli mają jakiekolwiek pytania (lub, jeszcze lepiej, chcą Cię zatrudnić).

Przykładowa propozycja wydarzenia

Korzystając z szablonu propozycji wydarzenia, warto mieć na uwadze jasną strukturę i wizję. Jednym z najlepszych sposobów, aby to osiągnąć, jest zapoznanie się z przykładem propozycji wydarzenia, aby zrozumieć, jak wszystkie elementy składają się w całość.

Oto przykładowa propozycja wydarzenia. Zawiera on kluczowe sekcje, takie jak cele, logistyka i szczegóły finansowe. Wykorzystaj go jako przewodnik, aby stworzyć własną profesjonalną i przekonującą propozycję.

Tytuł wydarzenia: Doroczna Gala Networkingowa

Szczegóły wydarzenia: Doroczna Gala Corporate Networking to prestiżowe wydarzenie, które ma na celu zgromadzenie liderów branży, dyrektorów i innowatorów na wieczór nawiązywania kontaktów i współpracy. Wydarzenie obejmie przemówienie główne, interaktywne sesje w mniejszych grupach oraz uroczystą kolację, która będzie okazją do nawiązywania kontaktów i dyskusji.

Cele:

• Ułatwić nawiązywanie kontaktów ponad 200 kadrze kierowniczej.

• Zwiększenie widoczności marki sponsorów poprzez branding i marketing wydarzenia.

• Zebranie 50 000 USD na rzecz partnerskiej organizacji charytatywnej poprzez sprzedaż biletów i aukcję niepubliczną.

Grupa docelowa: dyrektorzy biznesowi, przedsiębiorcy i liderzy branży w wieku 35–60 lat, ze szczególnym uwzględnieniem specjalistów z dziedziny technologii, finansów i marketingu.

Data i miejsce wydarzenia: Data: 12 maja 2024 r. Miejsce: Wielka Sala Balowa, Centrum Kongresowe w Centrum Miasta

Budżet i finanse:

• Prognozowane przychody: 100 000 USD (ze sprzedaży biletów, sponsoringu i aukcji)

• Szacowane wydatki: 65 000 USD (miejsce, catering, AV, marketing)

• Cele dotyczące zysku netto: 35 000 USD

Strategia marketingowa: wykorzystanie ukierunkowanego planu marketingowego za pomocą kampanii w mediach społecznościowych, newsletterów e-mail i strategicznych partnerstw z publikacjami branżowymi. W wydarzeniu wezmą również udział znani sponsorzy, co zwiększy widoczność marki.

Logistyka: wydarzenie będzie wymagało zespołu 15 osób do konfiguracji, koordynacji i demontażu. Potrzeby technologiczne obejmują obsługę audiowizualną prezentacji i możliwości transmisji na żywo.

Role i obowiązki zespołów:

• Menedżer wydarzenia: nadzoruje wszystkie działania i upewnia się, że wszystko odbywa się zgodnie z założoną osią czasu.

• Koordynator ds. marketingu: zarządzanie promocjami i relacjami ze sponsorami.

• Zespół logistyczny: zajmuje się przygotowaniem miejsca, transportem i wsparciem technicznym.

Ten format propozycji wydarzenia podkreśla kluczowe elementy udanego planu wydarzenia. Korzystając z tej struktury i dodając szczegóły dotyczące wydarzenia, możesz sprawić, że Twoja propozycja będzie jasna i przekonująca.

Dodatkowe darmowe szablony propozycji dotyczących zarządzania wydarzeniami

Udało Ci się stworzyć szablon propozycji wydarzenia, ale teraz zaczyna się prawdziwa praca. Zarządzanie osią czasu, dostawcami i promocją sprawia, że trudno jest utrzymać wszystko w ryzach.

Znasz ten dźwięk? Nie martw się. Te darmowe szablony propozycji zarządzania wydarzeniami pomogą Ci utrzymać kontrolę nad każdym aspektem wydarzenia, oszczędzając czas i stres.

• Szablon planowania wydarzenia: przechowuj wszystkie szczegóły wydarzenia w jednym miejscu, od logistyki po koordynację zespołów.

• Kalendarz wydarzenia: wizualizuj kluczowe daty, kamienie milowe i terminy w jednym widoku, aby zapobiec konfliktom w harmonogramie i zrealizować wydarzenie na czas.

• Szablon harmonogramu produkcji: zaplanuj oś czasu wydarzenia, aby mieć pewność, że wszystkie zadania zostaną ukończone na czas.

• Szablon strategii marketingowej: uporządkuj plan marketingowy wydarzenia, aby przyciągnąć odpowiednich odbiorców.

• Szablon kalendarza dla mediów społecznościowych: planuj i śledź posty w mediach społecznościowych, aby uzyskać maksymalne zaangażowanie.

• Szablon zarządzania dostawcami: na bieżąco monitoruj komunikację i umowy z dostawcami oraz partnerami.

• Szablon planu alokacji zasobów: efektywnie zarządzaj zasobami i członkami zespołu, aby zapewnić płynny przebieg wydarzenia.

Te narzędzia pomogą Ci zarządzać wieloma zmiennymi elementami wydarzenia, dzięki czemu nie przeoczysz żadnego szczegółu.

6 wskazówek i najlepszych praktyk dotyczących tworzenia propozycji wydarzenia

Użycie szablonu propozycji wydarzenia to dopiero pierwszy krok. Skorzystaj z tych najlepszych praktyk, aby rozbawić, zainspirować i poinformować odbiorców. 

1. Opowiedz historię

Opowiadanie historii wzbudza emocje i ekscytację – dwie rzeczy, które mogą przechylić szalę na Twoją korzyść. Pisząc opis wydarzenia, postaw klienta w roli głównej tej historii. Opisz, co może osiągnąć z Twoją pomocą i co może stracić, jeśli zdecyduje się na współpracę z innym organizatorem wydarzeń. 

Aby ułatwić sobie stworzenie historii, spróbuj odpowiedzieć na poniższe pytania:

• Jakie korzyści emocjonalne, społeczne i praktyczne może odnieść główny bohater (Twój klient lub interesariusz), jeśli powierzy Ci zaplanowanie wydarzenia?

• Jakie przeszkody możesz napotkać? Jak będziesz pomagać klientowi przewidywać i pokonywać te wyzwania?

• Jaką nagrodę otrzyma Twój główny bohater za odniesiony sukces?

Dodanie dramatyzmu do historii to tylko jeden z przykładów na to, jak możesz ożywić wydarzenie. Zajmując miejsce w historii klienta, budujesz z nim emocjonalną więź, która utrudni mu nawiązanie współpracy z innym organizatorem imprez. 

2. Bądź kreatywny i przekaż istotne informacje

Idealna propozycja wydarzenia powinna być kompleksowa i szczegółowa. Nieuporządkowana propozycja zawierająca dużo tekstu może sprawić, że klient zyska niewłaściwe wrażenie na temat Twoich umiejętności organizacyjnych. 

Zamiast tego skup się na stworzeniu estetycznej propozycji wydarzenia, aby zaimponować interesariuszom i zaoszczędzić im czasu na analizę. Ludzie zapamiętują 80% tego, co widzą, więc włączenie kreatywnych elementów wizualnych to łatwy sposób na wyróżnienie się na tle konkurencji. Mogą to być:

• Elementy graficzne: spróbuj dodać swoim propozycjom trochę pikanterii, dodając zabawne elementy graficzne za pomocą programu Adobe Illustrator. Jeśli chcesz, możesz również zatrudnić niezależnego grafikera, aby zlecić to zadanie profesjonalistom. 

• Układ wizualny: nikt nie lubi przeglądać dużych bloków tekstu. Wykorzystanie mocnych elementów wizualnych, takich jak logo, zdjęcia z poprzednich wydarzeń, palety kolorów, wykresy i diagramy sprawi, że Twoja propozycja będzie bardziej zrozumiała. Zabawny nagłówek i obrazy pomogą również nadać odpowiedni ton Twojej propozycji.

• Grafika ruchoma: filmy, animowane pokazy slajdów i karuzele obrazów to interaktywny sposób na przyciągnięcie i utrzymanie uwagi, a jednocześnie podkreślenie kluczowych punktów. 

Pamiętaj, że celem propozycji wydarzenia jest pokazanie, jak dobrze możesz dopasować swoją wizję wydarzenia do oczekiwań i celów klienta. Zastanów się, które elementy będą dla niego najbardziej interesujące i uważaj, aby nie przytłoczyć go nadmiarem wizualizacji. 

3. Pisz dla odbiorców

Propozycja wydarzenia powinna skupiać się na tym, co Twoi klienci lub interesariusze zyskają dzięki Twojemu wydarzeniu – im bardziej to rozwiniesz, tym skuteczniejsza będzie Twoja propozycja. 

Poświęć trochę czasu, aby dokładnie zbadać wydarzenie, wizję, potrzeby biznesowe i oczekiwania klienta. Wykazanie, że rozumiesz te kwestie, będzie miało kluczowe znaczenie dla stworzenia szablonu propozycji wydarzenia. Jeśli masz trudności z postawieniem się w sytuacji klienta, zastanów się, jak chcesz, aby odbiorca postrzegał Ciebie i Twoją firmę.

Wskazówka: pisząc propozycję wydarzenia, używaj terminologii klienta jako domyślnej. Na przykład, jeśli klient nazywa spotkanie biurowe „happy hour”, użyj terminu „happy hour” w swojej propozycji. 

4. Podkreśl swoje unikalne wartości

Pisząc dla klienta, skup się na wyjątkowych wartościach, które Ty i Twoje wydarzenie wnosicie do projektu. 

Podkreśl te wartości w całej propozycji, aby dać odbiorcy konkretne powody, dla których powinien zainwestować w Twoje wydarzenie. 

5. Opisz układ logistyczny

Możesz zaimponować interesariuszom swoimi kwalifikacjami i szczegółowym opisem wydarzenia, ale musisz udowodnić, że będziesz w stanie skutecznie i efektywnie przeprowadzić wydarzenie. 

W swoim szablonie propozycji wydarzenia podkreśl swoją zdolność do zarządzania logistyką, przedstawiając szczegółowy przegląd wydarzenia. Zilustruj, w jaki sposób planujesz połączyć wszystkie elementy, aby stworzyć spójne i udane wydarzenie. 

6. Przejrzyście przedstaw budżet

Większość ludzi boi się rozmawiać o pieniądzach, ale nieomówienie budżetu na samym początku może prowadzić do poważnych nieporozumień na dalszym etapie. Na szczęście istnieją sposoby na przedstawienie tej sekcji propozycji wydarzenia w sposób taktowny. 

Trzymając się motywu pozostałych najlepszych praktyk dotyczących propozycji wydarzenia, możesz przedstawić proponowany budżet, łącząc go z wartościami klienta. Koszty powinny odpowiadać potrzebom klienta, jego wizji wydarzenia i oczekiwanemu wpływowi. Na przykład, pięciodaniowa kolacja może być odpowiednia na królewski ślub, ale prawdopodobnie będzie nieco przesadzona w przypadku wydarzeń o bardziej swobodnym charakterze. 

Pamiętaj, że przejrzystość jest kluczowa podczas proponowania budżetu wydarzenia. Szczera i realistyczna ocena dostępnych opcji może pomóc w budowaniu zaufania między Tobą a potencjalnym klientem. Najlepszą praktyką jest podzielenie listy na trzy sekcje:

• elastyczne koszty z opcjami wysokiej i niskiej klasy;

• Koszty twarde

• Opłaty za usługi

Jeśli obawiasz się, że koszt będzie decydującym czynnikiem dla Twojego klienta lub interesariuszy, uwzględnij w swojej ofercie zarówno wysoki, jak i niski budżet, aby mogli zdecydować, co najlepiej odpowiada ich potrzebom. 

Zdobądź zlecenie dzięki świetnej propozycji wydarzenia

Najlepsze propozycje wydarzeń łączą w sobie szczegółowe badania i listy z opisami oraz bogatymi wizualizacjami. Pisząc propozycję, pamiętaj, aby nie tylko przedstawić swoje pomysły i wizję wydarzenia, ale także o tym, w jaki sposób wszystko to łączy się z wartościami i oczekiwaniami klienta.

Po zatrudnieniu Cię do pracy, wykorzystaj swoją propozycję, aby usprawnić proces zarządzania wydarzeniem. Szablon propozycji wydarzenia pomoże Ci być na bieżąco z komunikacją z dostawcami, śledzeniem budżetu, harmonogramami zespołów i nie tylko.