W ciągle zmieniającym się środowisku medialnym We Are Era jest na bieżąco z aktualnymi trendami, identyfikując je i oferując rozwiązania w zakresie treści, które pasują do bieżącego ducha czasu i aktywnie go kształtują. W jaki sposób więc potrafi reagować na prośby klientów szybciej niż inne agencje i realizować je w kreatywny sposób? We Are Era korzysta z technologii współpracy, takiej jak Asana, do standaryzacji procesów, automatyzacji pracy i zarządzania informacjami, dzięki czemu można je znaleźć w dowolnym momencie. W rezultacie firma zwiększyła wydajność i skróciła czas realizacji projektów.

Dzięki standaryzacji i automatyzacji procesów w Asanie nasze zespoły mają wszystko pod kontrolą, oszczędzają czas i mogą skupić się na tym, co naprawdę ważne: przekonujących treściach.

Christian Röhrich, lider zespołu ds. prezentacji i zarządzania projektami

Zespół ds. prezentacji i zarządzania projektami opracował skuteczną koncepcję zarządzania projektami, którą We Are Era obecnie realizuje. Zespół kierowany przez Christiana Röhricha jest odpowiedzialny za pozycjonowanie, opracowywanie koncepcji kreatywnych i prezentację firmy, pozyskiwanie influencerów, zakupy mediów i planowanie dystrybucji. Stanowi on interfejs między interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi i jest odpowiedzialny za prowadzenie nowych projektów dla marek i organizacji publicznych, a także zarządzanie międzyfunkcyjnymi przepływami pracy za pomocą Asany.

Asana staje się centralną platformą do zarządzania projektami w We Are Era

W przeszłości zespół korzystał z różnych rozwiązań do komunikacji i współpracy. Było to uciążliwe i ostatecznie prowadziło do dodatkowej pracy dla zespołu zarządzającego projektami.

Początkowo We Are Era korzystała z wersji freemium Asany jako narzędzia do zleceń roboczych w różnych lokalizacjach, w tym zleceń dotyczących podróży, wsparcia IT i projektowania. Christian od razu zdał sobie sprawę, że Asana oferuje znacznie większy potencjał, i zaczął rozszerzać jej wykorzystanie w swoim zespole, czyniąc Asanę centralną platformą do zarządzania projektami i codziennej współpracy.

W projekty w firmie zazwyczaj zaangażowanych jest wiele działów – takich jak dział strategii, kreatywny i produkcyjny – dlatego trzeba koordynować wiele spraw, w tym liczne briefingi i rundy przekazywania informacji zwrotnych. Christian i jego zespół opracowali standardowy proces dla swojego przepływu pracy projektowej w Asanie, a teraz wszyscy mogą współpracować w przejrzyście zorganizowanym miejscu, które umożliwia wydajną pracę. W przypadku powtarzalnych czynności administracyjnych i organizacyjnych Christian stworzył reguły automatyzacji, które są aktywowane przez określone wyzwalacze, takie jak daty wykonania, aby oszczędzać czas i minimalizować obciążenie pracą.

Dla Christiana to raporty o statusie i przejrzystość umożliwiają najlepszy w swojej klasie przepływ pracy: każda osoba zaangażowana w projekt wie, jak się sprawy mają i na jakim etapie znajdują się prace, dzięki automatycznym raportom o statusie lub samodzielnemu przeglądaniu projektu w Asanie. Ponadto komunikacja odbywa się bezpośrednio w Asanie na różnych poziomach hierarchicznych w ramach poszczególnych projektów, dzięki czemu jest śledzona, klasyfikowana, sortowana i łatwo dostępna dla wszystkich.

Można odczuć wkład Asany jako naszego „jednego źródła wiedzy”. Możemy zwiększyć liczbę naszych projektów bez zwiększania presji, ponieważ nie musimy już mieć wszystkiego w głowie.

Christian Röhrich, lider zespołu ds. prezentacji i zarządzania projektami

Członkowie zespołu mogli zdecydować, czy chcą korzystać z Asany. Wielu z nich szybko doceniło wartość zarządzania otwartą pracą na platformie i zaczęło pracować nad swoimi projektami i zadaniami w Asanie. Dla Christiana ważne jest, aby zwrócić uwagę zespołu na reguły automatyzacji, aby każdy wiedział, co „dzieje się w tle”, podczas gdy pracuje nad swoimi głównymi zadaniami.

Ponadto niektórzy pracownicy, którzy silnie identyfikują się z Asaną, utworzyli „grupę zadaniową Asany”, aby testować nowe funkcje w miarę ich wprowadzania i upewnić się, że procesy są odpowiednio odwzorowane w Asanie. Nie tylko wspierają swoich współpracowników, ale także aktywnie przyczyniają się do dalszego skalowania platformy w We Are Era.

Jak członkowie zespołu w pełni wykorzystują możliwości Asany

Zespół Christiana jest odpowiedzialny za ocenę próśb o prezentacje od nowych klientów i briefów lub próśb o nowe projekty od obecnych klientów. Przetwarzają oni zlecenia z różnych działów i krajów we wszystkich lokalizacjach We Are Era. Zespół pracuje na podstawie wspólnego projektu w Asanie, do którego automatycznie trafiają wszystkie nowe zapytania od zespołu sprzedaży.

Po otrzymaniu zapytania o nowy projekt w projekcie w Asanie zespół ds. prezentacji i zarządzania projektami wyjaśnia ważne kluczowe dane, takie jak docelowe ramy czasowe, planowanie budżetu, intensywność doradztwa i grupa docelowa. Jeśli podane informacje są niewystarczające, standardowo komunikacja z zespołem ds. sprzedaży odbywa się bezpośrednio za pośrednictwem formularza Asany. Inny formularz został zaprojektowany tak, aby pracownicy mogli wysyłać go bezpośrednio do klientów. Przepływ pracy dotyczący zapytań z ustalonymi formularzami zapewnia jakość i minimalizuje czas tracony na początku projektu.

Po zebraniu wszystkich niezbędnych informacji wybierani są odpowiedni kierownicy projektów i zespoły do danego projektu w zależności od pojemności, umiejętności i zainteresowań.

Kierownik projektu może przeglądać terminy i status pracy pracowników w Asanie. Dzięki temu może szybko sprawdzić, kto może podjąć się realizacji innego projektu lub udzielić wsparcia. Struktura Asany umożliwia zespołowi ds. prezentacji i zarządzania projektami znacznie wydajniejszą pracę.

Jednak nie tylko zespół ds. prezentacji i zarządzania projektami lubi pracować z Asaną; jest ona używana w całej firmie jako centralna platforma do zarządzania pracą, wraz z HubSpot, Dropbox, CreatorIQ, Tubular, Socialbakers, CrowdTangle i Frame.io, w zależności od działu i obowiązków.

Asana została zaprojektowana wizualnie, co jest bardzo ważne dla firmy, która wywodzi się z branży marketingowej. Zapraszamy również naszych klientów do współpracy z nami w Asanie.

Christian Röhrich, lider zespołu ds. prezentacji i zarządzania projektami

Jedną z głównych zalet Asany jest to, że oferuje użytkownikom różne opcje wyświetlania ich pracy. Wiele osób lubi pracować w widoku tablicy, aby móc zwizualizować cały przepływ pracy i zobaczyć materiały kreatywne – na przykład obrazy dołączone do zadań. Widok osi czasu jest również popularny i można go łatwo udostępniać klientom, dzięki czemu wszystkie zaangażowane osoby mogą zobaczyć, kiedy wykonywane są prace nad projektem i jak są one ze sobą powiązane.

Ponieważ funkcje Asany są tak intuicyjne i proste w obsłudze, nie wymaga ona długiego szkolenia. Na przykład wdrażanie nowych klientów jest zazwyczaj ukończone w zaledwie 15–20 minut przy użyciu prostej metodologii, którą opracowali. 

Asana w We Are Era: historia sukcesu w liczbach

W We Are Era 240 pracowników we wszystkich ośmiu lokalizacjach używa Asany w swoim preferowanym języku i do marca 2022 roku zrealizowało w Asanie 2500 projektów i prawie 400 000 zadań. Christian szacuje, że coraz częstsze korzystanie z reguł, formularzy i szablonów projektów Asany pozwala zaoszczędzić średnio 90 dni roboczych rocznie.

Liczba zadań utworzonych w Asanie od miesięcy stale rośnie. Świadczy to o tym, jak silnie narzędzie zostało przyjęte, ile funkcji jest zintegrowanych i ile projektów jest zarządzanych za pośrednictwem Asany.

Christian Röhrich, lider zespołu ds. prezentacji i zarządzania projektami

W jaki sposób Asana stale optymalizuje procesy

Asana sprawiła również, że współpraca z klientami jest znacznie bardziej przejrzysta i wydajna. We Are Era zauważyła, że wielu klientów szybciej i częściej odpowiada na prośby wysyłane za pośrednictwem Asany. Przekazują więcej informacji zwrotnych, dzięki czemu bieżące projekty można dostosowywać do potrzeb klientów i ukończyć je z większym powodzeniem i mniejszym stresem. Poprawiając zaangażowanie klientów dzięki Asanie, We Are Era zwiększyła satysfakcję klientów i wzmocniła ich długoterminową lojalność.

Pracownicy zauważyli trwałą zmianę w swoim stylu pracy, ponieważ Asana umożliwia im płynną pracę niezależnie od lokalizacji. Nie tylko z biura lub z domu, ale z dowolnego miejsca, ponieważ wszystkie informacje przechowywane centralnie w Asanie są dostępne wszędzie. Natywna aplikacja mobilna również bardzo się w tym zakresie sprawdowiodła.

Dzięki Asanie nie zawsze musimy zaczynać od początku i możemy otwarcie i szczerze wymieniać informacje.

Christian Röhrich, lider zespołu ds. prezentacji i zarządzania projektami

Dzięki Asanie We Are Era stosuje przejrzysty sposób współpracy w całej firmie, a wszelka komunikacja odbywa się w sposób otwarty. Branża medialna jest dynamiczna, cyfrowa i bardzo otwarta, a pracownicy szybko dostrzegli zalety tego sposobu pracy w Asanie, który pozwala dzielić się pomysłami z innymi lub prosić o wsparcie. Często inni pracownicy realizowali już podobne projekty, badali grupę docelową lub znają odpowiedniego influencera. Pozwala to uniknąć powielania nakładu pracy, umożliwia dzielenie się doświadczeniami i szybszą realizację projektów.

Informacje od współpracowników są niezwykle pomocne przy nowych projektach, a przekazywanie wiedzy zwiększa motywację pracowników oraz poprawia jakość i wydajność pracy.

Co dalej z Asaną w We Are Era?

W przyszłości We Are Era planuje nadać priorytet Asanie w zakresie komunikacji związanej z projektami, obsługiwać funkcje biurowe w Asanie i ogólnie rozszerzyć jej wykorzystanie. Firma planuje również rozpocząć korzystanie z funkcji portfolio i raportowania.

Dzięki dalszej automatyzacji We Are Era przewiduje, że procesy staną się jeszcze bardziej dostępne i wydajne, dzięki czemu pracownicy będą mogli skupić się na tym, co naprawdę ważne: dostarczaniu najlepszych w swojej klasie treści kreatywnych.

Zgodnie z zasadą otwartej współpracy firma będzie również przechowywać OKR-y (cele i kluczowe rezultaty) pracowników wraz z celami korporacyjnymi, korzystając z funkcji „Cele” w Asanie. Łączy to strategiczne cele z codzienną pracą na poziomie operacyjnym, zapewniając przejrzystość co do celu, planu i odpowiedzialności pracowników. W ten sposób każdy może sprawdzić, jak priorytetyzować swoje konkretne projekty i zadania, aby osiągnąć OKR-y, a także uzyskać dostęp do szerszego obrazu, aby zobaczyć, w jaki sposób przyczyniają się one do realizacji rocznych celów firmy i ostatecznie do realizacji jej ogólnej misji.