Obecnie The Trevor Project jest największą na świecie organizacją zajmującą się zapobieganiem samobójstwom i zdrowiem psychicznym młodych osób LGBTQ, która zapewnia bezpłatne i poufne doradztwo telefoniczne, na czacie i SMS-owe, a także bezpieczną sieć społecznościową o nazwie TrevorSpace. Wielokrotnie nagradzany zespół Trevor prowadzi innowacyjne programy badawcze, edukacyjne i rzecznicze, aby zaradzić kryzysowi zdrowia publicznego związanemu z samobójstwami wśród młodzieży LGBTQ. Nawiązał również współpracę z gwiazdami, takimi jak Lil Nas X i Janelle Monae, aby zwiększyć świadomość swoich usług i przekazać przesłanie miłości i wsparcia dla młodych osób LGBTQ, aby czuły się bezpieczne i silne. 

David B. (zaimki: oni/on) jest starszym kierownikiem ds. projektów specjalnych w The Trevor Project, a jego zespół zarządza strategicznymi, międzyfunkcyjnymi inicjatywami organizacji, takimi jak odświeżenie marki Trevor i międzynarodowa ekspansja usług, począwszy od Meksyku. Ponieważ projekty te są w dużej mierze międzyfunkcyjne, a przed wprowadzeniem Asany różne zespoły zarządzały swoją pracą na różne sposoby, zbieranie aktualizacji statusu i przeglądanie inicjatyw na ogólnym poziomie wymagało dodatkowego nakładu pracy.

David i jego współpracownicy chcieli uzyskać więcej statystyk i przejrzystości w całej organizacji. Było to szczególnie ważne, ponieważ The Trevor Project znacznie powiększył swój zespół w ciągu ostatnich trzech lat.

Chcieliśmy sprostać wyzwaniom związanym ze zwiększającą się liczebnością zespołów oraz z międzyfunkcyjnym charakterem współpracy między nimi. Dlatego zaczęliśmy szukać jednej platformy, na której każda osoba w organizacji mogłaby zarządzać swoją pracą, i która stworzyłaby jednolitą strukturę oraz usystematyzowany sposób rozpoczynania i realizacji projektów.

David B., starszy kierownik projektów specjalnych

Rozpoczęli poszukiwania platformy do zarządzania pracą, która zjednoczyłaby działy, stworzyła wewnętrzną infrastrukturę z myślą o przyszłym rozwoju i pomogła im świadczyć wysokiej jakości usługi większej liczbie społeczności na całym świecie. 

Platforma dla wszystkich zespołów o różnych sposobach pracy

Zespół potrzebował jednej platformy, na której cała organizacja mogłaby wspólnie pracować nad projektami, śledzić kamienie milowe i raportować postępy. David mówi: „Szukaliśmy skalowalności, współpracy, łatwości obsługi i integracji z systemami, których już używaliśmy, takimi jak Okta, Slack, Jira i Google Workspace”. 

Ocenili kilka narzędzi, zawężając wybór do Asany i innej platformy. Docenili to, że widoki osi czasu, tablicy, listy i kalendarza w Asanie będą odpowiednie dla zespołów o różnych stylach zarządzania pracą, zapewniając elastyczność, a jednocześnie ujednolicając organizację. 

Ostatecznie The Trevor Project wybrał Asanę, ponieważ najlepiej odpowiadała ona ich potrzebom. „To, co się wyróżniało, to liczba funkcji, które Asana miała w porównaniu z innymi platformami” – mówi David.

Wprowadzenie standardów zarządzania projektami, zgodnie z wytycznymi Asany

Wdrożenie Asany szło w parze z wprowadzeniem przez The Trevor Project zestawu wewnętrznych standardów zarządzania projektami. „Wykorzystaliśmy Asanę, aby pokierować stworzonym przez nas procesem zarządzania projektami” – mówi David. Aby pomóc pracownikom w przyjęciu nowego systemu, udostępniono im przewodnik ze wskazówkami, wirtualne szkolenia na żywo, aby nawiązać kontakt z każdym zespołem, oraz dwa asynchroniczne szkolenia na temat nowo ustanowionych standardów zarządzania projektami i sposobu korzystania z Asany w tej nowej strukturze. 

W miarę naszego rozwoju Asana pomaga nam utrwalać nasze procesy zarządzania projektami, dzięki czemu pracownicy mogą systematycznie przestrzegać tych standardów.

David B., starszy kierownik projektów specjalnych

Określając elastyczny, ale ujednolicony sposób pracy w całej organizacji, The Trevor Project wyprzedziła wyzwania związane z rozwojem i wprowadziła zespoły na produktywną ścieżkę. Badania przeprowadzone w ramach Indeksu anatomii pracy wykazały, że większe firmy mają bardziej złożone procesy niż mniejsze organizacje, dlatego częściej zdarza się im przeoczyć działania i aktualizacje.

Duże zespoły poświęcają również więcej czasu na „czynności okołozadaniowe”, które obejmują wszystkie zadania koordynacyjne związane z pracą o znaczeniu strategicznym i wpływem. Dzięki wdrożonym systemom The Trevor Project mógł się rozwijać i nadal działać jako zwinny, spójny zespół.

Oszczędność czasu odpowiadająca ponad rocznej pracy dzięki Asanie

Obecnie The Trevor Project zarządza wieloma swoimi projektami w Asanie, oszczędzając około 348 dni roboczych rocznie, które w przeciwnym razie zostałyby poświęcone na koordynację — co odpowiada 70 tygodniom lub ponad rokowi pracy pracownika w pełnym wymiarze godzin. Te szacunkowe oszczędności czasu opierają się na badaniach przeprowadzonych przez Asanę wśród jej klientów oraz na innych badaniach zewnętrznych dotyczących czasu, jaki pracownicy poświęcają na typowe czynności, takie jak wyszukiwanie informacji, przełączanie się między kontekstami i aplikacjami, gdy nie korzystają z platformy do zarządzania pracą. A w The Trevor Project, którego głównym priorytetem jest wspieranie młodzieży LGBTQ przeżywającej kryzys, oszczędność czasu ma kluczowe znaczenie. Kiedy prowadzisz organizację zajmującą się zapobieganiem samobójstwom, liczy się każda sekunda.

Asana zapewniła przejrzystość postępów we wszystkich projektach i pokazuje, w jaki sposób są one ze sobą połączone, prowadząc do rezultatu. Wcześniej zarządzanie projektami i raportowanie przebiegało w inny sposób, a dzięki standardowi łatwiej jest przedstawić tę historię.

David B., starszy kierownik projektów specjalnych

Te oszczędności czasu wynikają z funkcji Asany, takich jak Formularze, które pomagają pracownikom rejestrować wewnętrzne i zewnętrzne zlecenia oraz szybko rozpoczynać pracę, co pozwala odzyskać 244 dni robocze rocznie. Każdego miesiąca w całej organizacji przesyłanych jest ponad 650 Formularzy. Reguły automatyzują kroki i powiadomienia: średnio 8770 zautomatyzowanych akcji miesięcznie w The Trevor Project przyczynia się do oszczędności czasu wynoszącej 36 dni roboczych rocznie.

Zespoły wysyłają również ponad 1600 komentarzy miesięcznie, co zapobiega niepotrzebnym e-mailom i przełączaniu się między kontekstami poprzez scentralizowanie komunikacji w jednym miejscu. Pozwala to zaoszczędzić 43 dni robocze i integruje członków zespołu oraz zewnętrznych dostawców, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. 

Zespół projektów specjalnych

12-osobowy zespół Davida ds. projektów specjalnych zarządza wszystkimi przedsięwzięciami w Asanie, organizując je w poziomy w oparciu o finansowanie i interesariuszy. Kiedy rozpoczynają projekt w Asanie, dołączają brief i tworzą sekcje w projekcie, aby przedstawić różne przepływy pracy z kamieniami milowymi. 

Zadania w przepływie pracy zawierają instrukcje w polu opisu, co ułatwia rozpoczęcie pracy, dzięki czemu po przypisaniu zadania do właściciela można od razu przystąpić do realizacji. Gdy zadanie zostanie ukończone, Asana powiadamia członków zespołu na kanale Slack projektu za pośrednictwem integracji z aplikacją Slack, dzięki czemu następna osoba odpowiedzialna może szybko przejąć pracę. 

David wreszcie uzyskuje przejrzystość w całej organizacji: monitoruje postępy w różnych projektach za pomocą portfolio w Asanie i ma jedno miejsce do współpracy z osobami z różnych zespołów. 

David mówi: „Podczas odświeżania naszej marki wprowadziliśmy naszego zewnętrznego dostawcę do Asany do przeglądu pracy i śledzenia badań. Możliwość współpracy w ten sposób, zarówno wewnątrz organizacji, jak i poza nią, pozwoliła nam stworzyć produkt końcowy, który będzie trafny dla młodych ludzi”.

Zespół ds. partnerów korporacyjnych

The Trevor Project współpracuje z firmami z różnych branż, aby realizować misję Trevor Project, jaką jest zapobieganie samobójstwom wśród młodzieży LGBTQ. Następnie zespół ds. partnerstw korporacyjnych współpracuje międzyfunkcyjnie w ramach organizacji, aby zapewnić realizację wyników partnerstwa, i zazwyczaj rejestruje to w Asanie jako w jednym źródle informacji. 

Realizując partnerstwa, korzystamy z szablonów, aby ułatwić sobie pracę, postępując zgodnie ze standardowym procesem od początku do końca.

Leah K. (zaimki: ona/jej), menedżer ds. partnerstwa korporacyjnego

Po potwierdzeniu partnerstwa zespół używa szablonu partnerstwa korporacyjnego w Asanie, aby utworzyć nowy projekt. W sekcji przeglądu projektu umieszcza brief, w którym wymienione są wymagane rezultaty partnerstwa, aby przypisany menedżer kampanii mógł szybko rozpocząć pracę. Następnie używają projektu do porządkowania i tworzenia zadań dla czynności do wykonania oraz, w razie potrzeby, do harmonogramowania wstecz na podstawie daty rozpoczęcia.

Zadania są zorganizowane w różne sekcje projektu, takie jak „Logistyka” i „Zaangażowanie pracowników”, co umożliwia menedżerowi kampanii, menedżerowi ds. partnerstwa i innym wewnętrznym interesariuszom przekazywanie informacji zwrotnych i zasobów w ramach projektu w Asanie, dzięki czemu wszystkie prace i dokumenty są łatwo dostępne. Zespół ds. partnerstw korporacyjnych korzysta również z Formularzy do zarządzania zleceniami od wewnętrznych zespołów i partnerów.

Zespół marketingowy

Siedmioosobowy zespół marketingowy buduje świadomość i zwiększa zaangażowanie poprzez inicjatywy, które mogą obejmować do 30 interesariuszy w całej organizacji. Menedżer kampanii przypisany do nowego programu prowadzi go od początku do końca, rozpoczynając go w Asanie za pomocą szablonu — oprócz szablonu dla partnerstw istnieje również szablon dla inicjatyw należących do Trevora. 

Nowy projekt zawiera brief i wszystkie zadania wykonawcze, dzięki czemu żadne kroki nie zostaną pominięte, a także dokumenty, takie jak linki do podglądów e-maili i postów w mediach społecznościowych. Co tydzień kierownicy projektów używają aktualizacji statusu w Asanie, aby informować zespół, oszczędzając mu spotkania i kilku e-maili.

Menedżerka kampanii, Elise M. (zaimki: ona/jej), mówi: „Dzielenie się wiedzą w moim zespole było dla nas obszarem rozwoju. Dzięki Asanie mogę szybko zobaczyć, co się dzieje [w moich projektach], i oszczędzam czas ludziom, którzy nie muszą przedstawiać mi swoich indywidualnych strumieni pracy”.

Zespół marketingowy korzysta z portfolio do monitorowania statusu wszystkich trwających kampanii marketingowych, uporządkowanych według poziomu priorytetu. „Niedawno zauważyliśmy kilka opóźnień w kampanii” – mówi Elise. „Asana pomogła nam to zasygnalizować i rozpocząć wspólną konwersację, aby proaktywnie rozwiązać problem”.

Asana pozwala skupić się na większych celach, a nie na drobnych szczegółach dotyczących brakującego zasobu.

Elise M., menedżerka ds. kampanii

Zgrany zespół, który skutecznie pracuje nad rozwiązaniem globalnego kryzysu zdrowia publicznego związanego z samobójstwami młodzieży LGBTQ 

The Trevor Project z powodzeniem wdrożyło nowy standard zarządzania projektami dzięki Asanie. Ich procesy działają jak bariery ochronne, które zapewniają świadczenie wysokiej jakości usług w miarę rozwoju organizacji, a wielu nowych członków zespołu może szybciej przejąć odpowiedzialność za projekty, ponieważ kontekst historyczny w Asanie pozwala im szybko rozpocząć pracę.

Asana pozwoliła nam uniknąć rozpoczynania każdego projektu od nowa. Dzięki temu mamy znacznie więcej czasu na inspirację lub podjęcie się bardziej ambitnego projektu.

Elise M., menedżerka ds. kampanii

Ta wewnętrzna infrastruktura zmniejszyła ilość pracy administracyjnej i pomogła pracownikom skupić energię na działaniach mających największy wpływ na społeczność. Elise mówi: „Jest tu tak wielu niesamowitych, pełnych pasji ludzi, którzy są gotowi pomóc. Ale przy wielu pomysłach określenie odpowiedzialności może być trudne – i Asana robi to za nas. Wiemy, kto realizuje projekt i kim są nasi decydenci”. 

Teraz, gdy The Trevor Project stworzył solidne podstawy dla produktywności i współpracy międzyzespołowej, może świadczyć więcej usług ratujących życie młodym ludziom w USA i za granicą. Pomysł, który zaczął się od numeru telefonu na ekranie telewizora, przekształcił się w wiodącą organizację wspierającą i potężną siłę ochronną, która pomaga młodzieży LGBTQ czuć się bezpiecznie i akceptowaną taką, jaka jest, aby mogła wyobrazić sobie świetlaną przyszłość.