Kiedy Danny Mendoza po raz pierwszy dowiedział się, że jego kuzyn mieszka w samochodzie, zaczął mobilizować zasoby, aby go wesprzeć i pomóc mu dostać się do opieki zastępczej. W trakcie tego procesu dowiedział się o warunkach, w jakich żyje większość dzieci z rodzin zastępczych: od przenoszenia swoich rzeczy z domu do domu w worku na śmieci, przez rozdzielenie z rodzeństwem, po brak ukończenia studiów. Dlatego Danny założył Together We Rise, organizację non-profit zajmującą się poprawą życia dzieci objętych opieką zastępczą.

Jako założyciel Danny koncentruje się na wizji i strategii organizacji. Jego 35-osobowy zespół, podzielony między Brea w Kalifornii i Austin w Teksasie, pomaga realizować oferowane przez organizację programy, takie jak torba podróżna, deskorolka, rower i stypendia.

W poszukiwaniu odpowiedzialności

Kiedy organizacja zaczęła się rozwijać w 2014 roku, mieli trudności z utrzymaniem odpowiedzialności. Członkowie zespołu mieli trudności z zapamiętaniem wszystkiego, co musieli zrobić, a śledzenie niekończących się e-maili i karteczek samoprzylepnych było trudne. Zespół Danny'ego odczuwał szczególną frustrację, gdy drobne zadania wymykały się spod kontroli, ponieważ małe szczegóły, takie jak urodziny czy ukończenie szkoły średniej, mają ogromne znaczenie dla dzieci z rodzin zastępczych. Bez sposobu na śledzenie wszystkich działań, zespół nie był w stanie wywierać takiego wpływu, jaki sobie wyobrażał.

Najważniejszą rzeczą, jaką robimy, jest branie odpowiedzialności za młodzież objętą opieką zastępczą, którą wspieramy. Zanim przeszliśmy na Asanę, nie mieliśmy sposobu na zarządzanie wszystkimi drobnymi szczegółami i obowiązkami.

Aby określić odpowiedzialność wewnątrz zespołu i zarządzać całą pracą w sposób, który nie wymagałby używania e-maili i karteczek samoprzylepnych, Danny i jego zespół poprosili o sugestie osoby ze swojej sieci kontaktów. Kiedy przyjaciel skontaktował się z nim i zasugerował Asanę, Danny przyjrzał się temu rozwiązaniu. Możliwość przypisywania zadań i terminów swojemu zespołowi zapewniłaby im system odpowiedzialności, więc Danny postanowił to wypróbować.

Zaczynając od niewielkiego projektu o niskim poziomie ryzyka – planowania własnego przyjęcia urodzinowego – Danny pomógł swojemu zespołowi wdrożyć Asanę w prosty i przyjemny sposób. Funkcje, takie jak „polubienia” i odhaczanie zadań, podobne do listy rzeczy do zrobienia, były znajome i intuicyjne, co ułatwiło zespołowi rozpoczęcie korzystania z Asany. Aby pomóc we włączeniu Asany do ich procesów, Danny zachęcił cały zespół do codziennego sprawdzania Asany. Na koniec udostępnił zespołowi kilka filmów szkoleniowych Asany, wspierając go w dodawaniu kolejnych przepływów pracy do narzędzia.

Wyznaczanie, realizowanie i osiąganie większych celów

Od czasu przejścia zespołu na Asanę Danny i organizacja zauważyli większą odpowiedzialność, widoczność i skalowalność, a ostatecznie lepsze wyniki. Oto jak to się stało:

Odpowiedzialność oznacza, że nigdy nie umyka żaden szczegół: korzystanie z Asany do zarządzania wydarzeniami i agendami spotkań sprawia, że wszyscy ponoszą odpowiedzialność na każdym etapie procesu, co zmniejsza liczbę szczegółów, które umykają uwadze. Zapobiega to również zapominaniu o wykonywaniu zadań, co jest szczególnie ważne w dniach poprzedzających wydarzenia.

Dzięki Asanie jesteśmy w stanie zrobić więcej. Asana pomaga nam śledzić status prac i eliminuje potrzebę ciągłych kontroli, a każdy członek zespołu ma poczucie odpowiedzialności.

Przejrzystość napędza skuteczniejsze przywództwo: dzięki Asanie Danny i kierownictwo mogą uzyskać ogólny przegląd wszystkich działań wykonywanych w organizacji i w razie potrzeby zagłębić się w poszczególne zadania. W przypadku prac o bardziej poufnym charakterze może on komunikować się z pracownikami w sposób poufny za pośrednictwem zadań prywatnych.

Od założyciela oczekuje się, że będzie wiedział z pamięci wszystko, co się dzieje, a to jest niemożliwe. Możliwość korzystania z narzędzia takiego jak Asana, aby zobaczyć, nad czym pracują wszyscy, miała kluczowe znaczenie.

Uzgodnienie działań pozwala zespołowi osiągnąć więcej: przed wprowadzeniem Asany Danny nie miał możliwości wspólnego dzielenia się strategią i celami z zespołem, co ograniczało wpływ organizacji z powodu niejasności co do priorytetów. Teraz wyznaczają swoje cele w Asanie, aby każdy wiedział, na jakiej pracy się skupić, np. na uruchomieniu nowego programu stypendialnego. A dzięki wykorzystaniu Zapiera do zintegrowania Asany z Hubspot i Arkuszem Google, Danny i jego zespół zautomatyzowali etapy procesu zarządzania darczyńcami, dzięki czemu mogą skupić się na budowaniu relacji, a nie na dalszych działaniach. Dzięki Asanie cała organizacja wyznacza lepsze cele i uruchamia więcej programów, pomagając ponad 90 000 dzieci rocznie – to 9-krotny wzrost!

Wykorzystanie technologii w biurze i w opiece zastępczej

Dzięki osiągnięciu odpowiedzialności, widoczności i sukcesu z Asaną, Together We Rise było w stanie czerpać inspirację z używanego oprogramowania i zastosować ją do usług, które świadczy dzieciom objętym opieką zastępczą. Dzięki technologii w biurze są w stanie zrobić więcej, aby poprawić jakość życia dzieci w rodzinach zastępczych.

Zanim zaczęliśmy korzystać z Asany, mogliśmy pomagać tylko około 10 000 młodych ludzi w rodzinach zastępczych rocznie. Asana pomogła nam zwiększyć tę liczbę do ponad 90 000 dzieci rocznie!

Korzystanie z Asany nie jest jedynym sposobem, w jaki Danny i jego zespół wykorzystują technologię. Planują uruchomić narzędzie, które umożliwi dzieciom z rodzin zastępczych, ich rodzinom i pracownikom socjalnym przesyłanie zdjęć i wspomnień do aplikacji, dzięki czemu będą mogli przechowywać swoje wspomnienia w jednym miejscu – bez względu na to, gdzie mieszkają.