Formule voor kostenverschillen: projecten binnen budget houden

De kostenvariantieformule is een tool voor projectkostenbeheer die je helpt projecten binnen budget te houden. 'Kostenafwijking' is het verschil tussen de verwachte kosten van het project (of het gebudgetteerde bedrag) en de werkelijke kosten van het project (of het uitgegeven bedrag). Wanneer deze waarde positief is, geeft dit aan dat een project onder het budget ligt, terwijl een negatieve variantie aangeeft dat een project meer kost dan wat je hebt begroot.

Wanneer je een project beheert, bereken dan periodiek de kostenvariatie om te bepalen of je project binnen of onder het budget blijft. Je kunt zelfs individuele afwijkingen berekenen voor verschillende budgetcategorieën, zoals arbeid of benodigdheden, om gebieden te vinden die het meest waarschijnlijk een project over budget zullen duwen.

In dit bericht leggen we uit wat kostenafwijking is en hoe je de formule voor kostenafwijking kunt toepassen. We zullen ook kijken naar verschillende individuele formules voor kostenafwijkingen en hoe je ze kunt berekenen.

Wat is kostenafwijking?

Kostenafwijking is het verschil tussen de geplande kosten van een project en de werkelijke kosten na verrekening van eventuele extra uitgaven of onverwachte besparingen. De formule voor het berekenen van kostenvariantie is:

• Geprojecteerde kosten – werkelijke kosten = kostenafwijking

Een positieve kostenafwijking geeft aan dat een project onder het budget komt, terwijl een negatieve kostenafwijking betekent dat het project het budget overschrijdt. Als de kostenafwijking nul is, betekent dit dat de werkelijke kosten van het project gelijk zijn aan de verwachte kosten van het project. 

Positieve versus negatieve kostenvariantie

In een ideale wereld zou de kostenvariantie voor een project nul zijn, wat betekent dat de gebudgetteerde kosten en het werkelijke bedrag exact overeenkomen. In werkelijkheid is het uiterst zeldzaam dat de werkelijke kosten van een project perfect overeenkomen met het oorspronkelijke budget. 

Streef in het algemeen naar een positieve of gunstige variantie, omdat dit aangeeft dat het project op schema ligt en binnen het budget valt. Een negatieve of ongunstige variantie betekent echter niet noodzakelijkerwijs dat je project in de problemen zit. Het kan gewoon betekenen dat het oorspronkelijke budget te optimistisch was en dat je actie moet ondernemen om ervoor te zorgen dat alle kosten onder controle blijven. Je team kan een kostenvergelijkingssjabloon gebruiken om uitgaven naast elkaar te leggen en snel te zien waar aanpassingen nodig zijn.

Eenvoudig voorbeeld van kostenafwijking

Het is gemakkelijker om een volledig inzicht te krijgen in kostenvariantie wanneer je het in de praktijk kunt zien. Stel dat je een klein bedrijf hebt en onlangs een grafisch ontwerper hebt aangenomen. De ontwerper is verantwoordelijk voor het maken van marketingmateriaal, website-ontwerp en andere visuele middelen tegen een tarief van $ 50/uur. Als je verwacht dat het hele project binnen twee maanden klaar is - of 1200 werkuren - moet je $ 60.000 budgetteren voor dit project. 

Het project duurt ongeveer 10 weken langer dan je oorspronkelijk had verwacht en de grafisch ontwerper heeft in totaal 1600 uur gewerkt. Al met al kostte het project € 80.000 aan grafische ontwerptijd.

Om de kostenvariatie voor het grafische ontwerpbudget van het bedrijf te berekenen, zou je de werkelijke kosten ($ 80.000) aftrekken van de gebudgetteerde (of geprojecteerde) kosten ($ 60.000) voor een kostenvariatie van -$ 20.000. Wanneer de kostenafwijking negatief is, betekent dit dat het project het budget met dat bedrag heeft overschreden.

In ons bovenstaande voorbeeld heb jij (de bedrijfseigenaar) de kostenvariatie pas aan het einde van het project berekend. Kostenvariantie is nuttiger wanneer het trends in het budget kan identificeren terwijl ze plaatsvinden, zodat je de kans hebt om de koers te corrigeren en het project financieel weer op het goede spoor te krijgen. Om dit te doen, moet je rekening houden met de verdiende waarde.

Wat is earned value management?

Verdiende waarde, soms ook wel geplande waarde genoemd, vertegenwoordigt de gebudgetteerde kosten van het werk dat op een bepaald punt in een project wordt uitgevoerd. Met earned value management kun je de voortgang periodiek controleren en ervoor zorgen dat je project op schema ligt en binnen budget blijft. 

Laten we teruggaan naar het bovenstaande voorbeeld en zeggen dat je het grafische ontwerpproject hebt gecontroleerd toen 25% van het werk was voltooid. Bij de voltooiing van 25% zouden je geprojecteerde kosten - het bedrag dat je op dit moment had verwacht te hebben uitgegeven - $ 15.000 moeten zijn, of 25% van je totale budget. 

Maar in dit geval had je ontwerper 400 uur nodig om 25% van het project af te krijgen. De werkelijke kosten van het werk dat werd uitgevoerd bij de voortgangsmarkering van 25% bedroegen € 20.000 (of 400 uur werk tegen € 50/uur).

Als je de kostenvariantie had berekend op het 25% voortgangspunt - de werkelijke kosten ($ 20.000) aftrekkend van de geprojecteerde kosten of verdiende waarde ($ 15.000) voor een kostenvariantie van -$ 5.000 - dan had je al vroeg geleerd dat je project het budget overschreed en dienovereenkomstig aangepast.

Dit proces van het uitvoeren van een waardeanalyse op regelmatige intervallen gedurende een project om ervoor te zorgen dat de verdiende waarde overeenkomt met of hoger is dan de werkelijke kosten van een project, wordt verdiendewaardemanagement genoemd. Het gebruik van een budgetsjabloon maakt het gemakkelijker om deze cijfers consistent bij te houden en de geprojecteerde kosten te vergelijken met de werkelijke uitgaven.

3 manieren om kostenvariantie te berekenen

Er zijn drie verschillende methoden om de variantie in je kostprijsberekening te berekenen: 

• Cumulatieve kostenafwijkingsmethode

• Kostenafwijkingsmethode per periode

• Variantie bij voltooiing-methode 

Alle drie de methoden gebruiken dezelfde formule, maar ze passen de berekening anders toe om verschillende dingen te bepalen.

Cumulatieve kostenafwijkingsmethode

Cumulatieve kostenafwijking wordt berekend door het verschil te nemen tussen de werkelijke cumulatieve kosten van het project en de verwachte cumulatieve kosten van het project. Deze methode kan worden gebruikt om een overzicht te krijgen van hoeveel een project is afgeweken van het oorspronkelijke budget.

In ons bovenstaande voorbeeld hebben we de cumulatieve kostenafwijkingsmethode gebruikt om te bepalen hoeveel de kosten van het hele project tot dat moment van het budget waren afgeweken.

Methode voor kostenvariantie per periode

Je kunt de periode-op-periode kostenafwijking berekenen door het verschil te nemen tussen de werkelijke kosten van het project en de verwachte kosten van het project op een specifiek tijdstip of over een specifieke projectfase. 

Stel dat je halverwege de voortgang van je grafische ontwerpproject opnieuw controleert. Om de kostenafwijking per periode te berekenen, bereken je de kostenafwijking van het eerste kwartaal en het tweede kwartaal van het project afzonderlijk. 

Het voordeel van kostenafwijking per periode is dat je een beter beeld krijgt van waar budgetfluctuaties optreden in het projectschema. Als een project halverwege op schema ligt, maar na driekwart van de tijd niet meer op schema ligt, weet je niet alleen dat er iets mis is gegaan, maar ook wanneer het mis is gegaan. Met een kleiner tijdsbestek kun je problemen gemakkelijker vinden en oplossen. 

Variantie bij voltooiing-methode

Je kunt de variantie bij voltooiing-methode op elk moment tijdens het project gebruiken om te voorspellen hoe ver boven of onder het budget het project zal zijn wanneer het is voltooid, op basis van hoeveel vooruitgang er tot nu toe is geboekt. Je kunt de variantie bij voltooiing berekenen door af te trekken wat je momenteel denkt dat het totale project zal kosten (of de voorspelde kosten) van wat je oorspronkelijk dacht dat het project zou kosten (de verwachte kosten). 

Wanneer je je grafische ontwerpproject evalueert op het 25% voltooiingspunt en ontdekt dat je al € 20.000 hebt uitgegeven, zouden je voorspelde kosten van het project op dit moment € 80.000 zijn. Door de voorspelde kosten af te trekken van je oorspronkelijke verwachte kosten van € 60.000, kun je bepalen dat de variantie bij voltooiing, als het project in dit tempo doorgaat, -€ 20.000 zal zijn.

Met de variantie bij voltooiing-methode kun je de huidige voortgangsinformatie gebruiken om te voorspellen hoe ver het project bij voltooiing van het budget zal zijn afgeweken.

5 soorten kostenafwijkingen

De drie bovenstaande categorieën beschrijven drie verschillende manieren om kostenvariantie te berekenen. Hier bespreken we de vijf soorten kostenvariantie die je kunt berekenen.

Elk van deze formules berekent de kostenvariatie voor een andere budgetcategorie, waardoor projectmanagers in staat zijn om in te zoomen en te identificeren waar de kosten onder of boven het budget liggen, en dienovereenkomstig aanpassingen te maken.

Materiële kostenvariantie

Projecten die directe materialen vereisen, hebben een materiaalkostenafwijking, die het verschil berekent tussen het bedrag dat is begroot voor materialen en het bedrag dat daadwerkelijk is uitgegeven. 

Materiaalkosten kun je vinden door de hoeveelheid materialen te vermenigvuldigen met de materiaalprijs. De werkelijke materiaalkosten kunnen afwijken van de gebudgetteerde kosten als de hoeveelheid of de prijs van de materialen verandert.

Als je de kostenvariantie halverwege het project berekent en merkt dat de materiaalkostenvariantie hoger is dan verwacht, moet je je projectbereik aanpassen of elders extra geld vinden om de extra materiaalkosten te dekken.

Arbeidsafwijking

Arbeidskostenverschil is het verschil tussen gebudgetteerde en werkelijke kosten voor directe arbeid. Arbeidskosten kunnen afwijken van het budget als het project meer uren vereist dan verwacht of als de uurloon stijgt. Ons bovenstaande voorbeeld van grafisch ontwerp is een voorbeeld van een afwijking in arbeidskosten.

Als je bedrijf een grote positieve afwijking in arbeidskosten heeft - wat betekent dat er meer voor arbeid is begroot dan nodig blijkt te zijn - pas dan het arbeidsbudget aan en leid extra middelen om naar andere budgetcategorieën met negatieve kostenverschillen. Als de afwijking van de arbeidskosten negatief is, geeft dit aan dat je team onderproduceert of dat het projectbereik groter is dan verwacht. Extra training of betere kwaliteitscontrolemaatregelen kunnen je helpen de arbeidskosten te verlagen.

Verkoopafwijking

Verkoopafwijking verschilt van alle andere soorten kostenverschillen doordat het te maken heeft met inkomende kosten (inkomsten) in plaats van uitgaande kosten (uitgaven). Verkoopafwijking komt alleen in het spel bij projecten met een verkoopcomponent - ons grafische ontwerpvoorbeeld zou bijvoorbeeld geen verkoopafwijking hebben, omdat er niets in dat project wordt verkocht. 

De berekening voor verkoopafwijking is het verschil tussen gebudgetteerde verkoop en werkelijke verkoop. Dit is het enige type variantie op de lijst dat goed is als het negatief is. Als je gebudgetteerde (of verwachte) verkooptotaal € 1.000 was en je werkelijke verkooptotaal € 2.000, dan is je verkoopafwijking -€ 1.000. Wanneer de werkelijke verkoop de gebudgetteerde verkoop overschrijdt, zal je variantie negatief zijn, maar je winst zal positief zijn.

Variabele overheadvariantie

Overheadkosten zijn uitgaven die verband houden met het runnen van een bedrijf. Variabele overheadkosten zijn kosten die worden gemaakt tijdens de bedrijfsvoering en die stijgen of dalen afhankelijk van hoe productief je bedrijf is. Verzendkosten, energiekosten van het magazijn en machineonderhoud zijn allemaal voorbeelden van variabele overheadkosten.

Om de kostenvariantie voor variabele overhead te berekenen, moet je eerst het 'standaard variabele overheadtarief per uur' vinden. Dit is de som van de variabele kosten die in een uur productie worden gemaakt. Als je bijvoorbeeld $ 2 per verzonden eenheid betaalt en 10 eenheden per uur produceert, is je standaard verzendtarief per uur $ 20.

Variabele overheadkostenvariatie is het verschil tussen de standaard variabele overhead gedurende een bepaalde periode en wat de werkelijke variabele overhead blijkt te zijn nadat eventuele prijswijzigingen of wijzigingen in gewerkte uren zijn meegerekend.

Afwijking vaste overheadkosten

Vaste overheadkosten blijven hetzelfde, ongeacht hoeveel werk er wordt gedaan. Huur, onroerende voorheffing en abonnementen zijn allemaal voorbeelden van vaste overheadkosten. Het 'vast' in vaste overhead verwijst specifiek naar het type en de hoeveelheid overheadkosten. Je hoeft bijvoorbeeld niet meer huur te betalen naarmate je je kantoorruimte meer gebruikt, maar dat betekent niet dat je verhuurder je huur niet kan verhogen.

De formule voor vaste overheadvariatie is standaard (of gebudgetteerde) overheadkosten minus werkelijke overheadkosten. Beide cijfers zijn totale overheadkosten, dus ze omvatten de totale kosten van al je overheadkosten voor een bepaalde periode.

Stel dat uw bedrijf slechts twee vaste overheadkosten heeft: huur (€ 10.000/maand) en bedrijfsverzekering (€ 500). Je standaard overheadkosten voor een project van zes maanden zouden € 10.500/maand zijn, of € 63.000. Als je verhuurder halverwege het project je huur verhoogt tot € 15.000 per maand, zullen je werkelijke vaste overheadkosten hoger zijn: € 10.500 voor de eerste drie maanden plus € 15.500 voor de resterende drie maanden, of € 78.000 in totaal.

Om de vaste overheadvariatie te berekenen, trek je je werkelijke vaste overhead af van je standaard vaste overhead voor een uiteindelijke variantie van -$ 15.000.

Gebruik kostenvariatie om projectbudgetten op schema te houden

De eerste sleutel om de kosten van een project onder controle te houden, is ervoor te zorgen dat de initiële kostenramingen redelijk nauwkeurig zijn. Om dit te doen, moet je ervoor zorgen dat je nauw samenwerkt met het projectteam om de noodzakelijke uitgaven voor een project te bepalen. Werk vervolgens samen met andere interne belanghebbenden in de financiële en boekhoudkundige afdelingen om de toekomstige kosten en prijzen voor die uitgaven nauwkeurig te projecteren.