Stroomlijn je intakeproces

Stel voor de afhandeling van urgente aanvragen een duidelijk proces op voor het escaleren ervan in je intakeproces. Bepaal wat als urgent wordt beschouwd, wie wijzigingen in de prioriteit kan goedkeuren en hoe het huidige werk mogelijk moet worden aangepast. Zo blijven urgente projecten zichtbaar en wordt voorkomen dat gepland werk zonder de juiste beoordeling wordt verstoord.

Houd statistieken bij, zoals het aantal aanvragen, het aantal goedgekeurde aanvragen, de beoordelingstijd en de tijd die nodig is om projecten af te ronden. Houd ook de werkbelasting en de omvang van de Backlog in de gaten om Knelpunten te ontdekken. Deze cijfers helpen je om je proces te verbeteren en het werk soepel te laten verlopen.

Een effectief projectintakeproces gaat niet alleen over het bijhouden van aanvragen, het vereist ook opvolging. Asana brengt je hele Workflow samen op één platform door je aanvragen in één hub bij te houden en vervolgens op dezelfde plaats prioriteiten te stellen en Actiepunten toe te wijzen. Dat betekent dat er niets over het hoofd wordt gezien en dat Teams van begin tot eind volledig inzicht hebben in het aanvraagproces.

Zoek naar software waarmee je Werkaanvragen op één plek kunt verzamelen, prioriteren en opvolgen. Een goede projectintaketool omvat Automatisering om handmatig werk te verminderen. Het moet leiders en Teams ook volledig inzicht geven in de werkstatus en -voortgang, zodat ze de middelen indien nodig kunnen aanpassen.  De beste manier om te weten of een projectintaketool geschikt voor je is, is door het te proberen. Zo kan iedereen Asana gratis proberen. Probeer Asana vandaag.

Projectaanvragen kunnen worden gestandaardiseerd door formulieren te gebruiken (inclusief door AI gegenereerde labels) om gestructureerde informatie te verzamelen, reacties toe te wijzen aan aangepaste velden en automatiseringen te activeren.

Ja, de intake kan voor alle teams worden gestandaardiseerd door intake-bundels/-sjablonen te maken om formulieren, aangepaste velden en regels organisatiebreed toe te passen.

Ja, aanvragen kunnen naar verschillende teams worden doorgestuurd door Regels te gebruiken die worden geactiveerd door aangepaste veldwaarden om taken/projecten toe te wijzen of te verplaatsen op basis van formulierinvoer.

De intake-backlog kan worden beheerd met behulp van de bordweergave met aangepaste velden, secties voor status en regels om aanvragen automatisch toe te wijzen, te labelen en te verplaatsen.

Ja, intaken kunnen automatisch worden geprioriteerd door aangepaste vervolgkeuzevelden te gebruiken, in combinatie met regels of formulevelden, om inkomende aanvragen op basis van formulierantwoorden te scoren en te rangschikken.

Ja, subtaken of taken kunnen bij ontvangst worden geactiveerd door regels te gebruiken om subtaken toe te voegen aan via formulieren ingediende taken, die worden omgezet in eigen taken wanneer ze aan meerdere projecten worden toegevoegd.

Ja, formulierantwoorden kunnen aangepaste velden invullen, omdat formuliervragen kunnen worden gekoppeld aan aangepaste velden en vervolgens automatiseringsregels op basis van die waarden kunnen activeren.

Ja, intakecijfers kunnen worden geëxporteerd, aangezien dashboards automatisch formulierreacties, het aantal inzendingen en backlogtrends in kaart brengen.

Ja, indelingen voor intake kunnen als sjablonen worden hergebruikt door flows (formulieren + velden + regels) samen te stellen en deze te groeperen in bundels/sjablonen voor hergebruik.