프로젝트 통제 5가지와 이를 수행하는 경우

시간과 돈은 대부분의 사람들이 더 많은 것을 원한다고 인정하는 두 가지 요소이지만, 우리가 가진 것을 절약하는 것이 항상 쉬운 것은 아닙니다. 그러나 비즈니스는 절감을 우선시해야 합니다. 절감은 종종 비즈니스를 유지하는 데 도움이 되기 때문입니다. 회사가 시간과 비용을 절약할 수 있도록 돕는 가장 쉬운 방법은 프로젝트 관리를 통해 프로젝트를 통제하는 것입니다. 

이 글에서는 프로젝트 제어가 무엇인지, 이를 사용하여 프로젝트에 소요되는 시간과 비용을 예측하고 이해하는 방법을 설명합니다.

프로젝트 관리에서 프로젝트 통제란?

프로젝트 제어는 프로젝트에 소요되는 시간이나 비용을 이해하고 영향을 미치는 데 사용되는 일련의 프로세스입니다. 각 프로젝트 제어는 일정, 리소스 또는 잠재적 위험과 같은 프로젝트 계획의 개별 부분에 초점을 맞춥니다.

프로젝트 통제 사용의 목표는 프로젝트 범위 내에서 가능한 한 프로젝트 예산을 최소화하고 프로젝트 일정을 준수하는 것입니다.

프로젝트 통제 vs. 프로젝트 관리

프로젝트 통제와 프로젝트 관리는 기능이 겹칩니다. 두 프로세스는 모두 프로젝트를 계획대로 진행하고 범위 내에서 진행하는 데 도움이 됩니다. 그러나 프로젝트 관리의 목적은 프로젝트 관리만큼 광범위하지 않습니다. 

프로젝트 관리는 인력, 프로세스, 결과물을 포함하여 전체 프로젝트를 계획대로 진행하는 데 중점을 두는 반면, 프로젝트 관리는 시간과 비용을 절약하기 위해 품질 관리에 중점을 둡니다. 

프로젝트 통제가 중요한 이유

프로젝트 제어는 프로젝트 매니저가 프로젝트 위험을 방지하기 위해 정보에 입각하여 적시에 결정을 내릴 수 있도록 정보를 제공합니다. 프로젝트 매니저의 역할은 프로젝트 시작부터 완료까지 업무를 계획대로 진행하고 범위 내에서 유지하는 것입니다. 

프로젝트 통제 프로세스가 없으면 프로젝트에 대한 중요한 질문에 답하기가 어려우며, 이는 프로젝트의 성공에 영향을 미치거나 프로젝트를 복잡하게 만들 수 있습니다. 프로젝트 통제가 없으면 프로젝트가 계획에서 벗어날 수 있는 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.

• 사람: 프로젝트 통제가 없으면 프로젝트를 수행할 수 있는 사람, 역할과 책임을 담당하는 사람, 프로젝트 개발 중에 특정 작업에 대한 소유권을 가져야 하는 사람에 대한 질문이 발생할 수 있습니다.

• 품질: 프로젝트 통제 프로세스는 기대치가 충족되고 모든 프로젝트 단계의 항목이 완료된 상태에서 모든 것이 원활하게 진행되도록 합니다.

• 비용: 프로젝트 비용을 통제하지 않으면 이해관계자의 변경이나 프로젝트 계획 중의 잘못된 계산으로 인해 예기치 않은 비용이 발생할 수 있습니다. 

• 시간: 프로젝트 시간을 모니터링하면 일정 지연, 우선순위 변경, 리소스 충돌과 같은 문제가 발생하지 않아 프로젝트 결과가 만족스럽지 않게 될 수 있습니다.

통제 프로세스를 통해 일이 계획대로 진행되지 않을 때 이를 파악하고 신속하게 수정하여 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있습니다. 

5가지 프로젝트 관리 통제

프로젝트 계획에 대한 더 나은 정보를 얻기 위해 구현할 수 있는 5가지 프로젝트 관리는 다음과 같습니다.

1. 일정

프로젝트 일정에 대한 가시성을 높이면 프로젝트 타임라인에 따라 진행하고 있는지 파악하는 데 도움이 됩니다. 이를 위해서는 프로젝트 관리 툴과 같이 모든 프로젝트 업무를 한 곳에서 추적해야 합니다. 이렇게 하면 작업, 마감일, 종속성에 대한 인사이트를 한눈에 파악할 수 있습니다. 또한, 진행 상태를 측정하기 위해 프로젝트 마일스톤을 체크 포인트로 설정할 수 있습니다.

프로젝트 진행 상태에 대해 이해관계자에게 계속 알리려면 프로젝트 상태 보고서를 사용하세요. 격주 또는 월간 보고서는 프로젝트가 계획대로 진행되고 있는지 여부를 평가하는 좋은 방법입니다. 프로젝트가 계획대로 진행되지 않는 경우, 원인을 빠르게 파악하고 그에 따라 문제를 해결할 수 있습니다. 그런 다음 이 정보를 이해관계자와 공유하여 모두가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있습니다.

간단한 팁: 간트 차트를 사용하여 작업과 마일스톤별로 프로젝트 일정을 확인하세요. 간트 차트는 프로젝트, 프로그램, 업무의 타임라인을 표시하는 가로 막대 차트입니다. 이러한 유형의 차트는 프로젝트에 소요되는 시간을 평가하고 작업 간 종속성을 표시하는 데 도움이 될 수 있습니다.

2. 리소스

모든 프로젝트는 시간, 비용, 프로젝트 팀원의 가용성 등 리소스에 달려 있습니다. 리소스 관리는 팀이 비용을 효과적으로 관리하고 사용 가능한 시간과 자재를 모니터링할 수 있는 기회이기 때문에 프로젝트 통제 프로세스의 중요한 부분입니다. 프로젝트 시작 단계에서 비용을 추정하고 리소스를 계획하면 예산 범위 내에서 프로젝트를 진행하는 데 도움이 됩니다. 

프로젝트가 시작될 때 어떤 리소스를 사용할 수 있는지 명확히 파악해야 할 뿐만 아니라 프로젝트가 진행됨에 따라 비용과 리소스를 추적할 수 있는 방법도 필요합니다. 프로젝트의 일부가 예산을 초과하거나 팀원이 더 이상 사용할 수 없는 경우, 사전 프로젝트 제어를 통해 대안을 빠르게 찾을 수 있습니다. 

간단한 팁: 비용 편차를 계산하여 예산 내에서 적절한 속도로 수행하고 있는지 분석해 보세요. 비용 편차를 결정하려면 획득 가치에서 실제 비용을 뺍니다. 획득 가치는 실제로 완료된 작업의 양입니다. 실제 비용은 이미 수행된 작업에 소요된 금액입니다.  비용 편차를 계산하는 공식은 CV = EV – AC입니다.

3. 리스크

프로젝트 리스크 관리는 프로젝트가 무산되는 것을 방지하기 위해 리스크를 사전에 파악하고 예방하는 중요한 프로젝트 통제입니다. 이를 위한 가장 좋은 방법은 리스크 관리 대장 을 사용하는 것입니다. 리스크 관리 대장에서는 잠재적인 리스크를 우선순위에 따라 순위를 매기고 그에 따라 관리하는 방법을 평가합니다. 

간단한 팁: 프로젝트에서 발생할 수 있는 일반적인 리스크 시나리오에는 데이터 보안, 커뮤니케이션 문제, 일정 지연, 계획에 없던 업무, 자료 도난 등이 포함될 수 있습니다. 이러한 카테고리를 사용하여 리스크 관리 대장에 대한 브레인스토밍을 시작할 수 있습니다.

4. 변경

변경 관리는 프로젝트 범위 변동을 방지하는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 범위 변동은 일정 지연, 예산 증가, 프로젝트 결함을 초래할 수 있습니다. 변경 관리 프로세스를 구현하면 프로젝트 변경에 대비할 수 있습니다. 

이는 변경 관리 프로세스를 통해 제안된 변경 사항이 중요한지 여부를 평가하고, 중요한 경우 프로젝트 타임라인을 늘리거나 프로젝트 범위에 영향을 미치지 않고도 어떤 변경 사항을 구현할 수 있는지 파악할 수 있기 때문입니다. 이 프로세스를 사용하면 팀이 정보를 얻고, 참여하고, 검증받는다고 느끼기 때문에 변화를 효과적으로 처리할 수 있습니다.

간단한 팁: 일반적으로 변경 관리 프로세스는 프로젝트별로 다릅니다. 더 큰 규모의 조직 변경의 경우, 변경 관리 프로세스를 도입하는 것이 좋습니다. 변경 관리는 조직의 변경 사항을 준비하고 관리하는 프로세스입니다.

5. 성과

성과 관리는 프로젝트의 성공을 모니터링하는 광범위한 프로세스입니다. 이를 위한 가장 간단한 방법은 프로젝트 성과를 평가하기 위해 KPI(핵심 성과 지표) 를 설정하는 것입니다. 여기에는 기준 대비 비용 추적, 정시 완료, 청구된 시간, 투자 수익률이 포함될 수 있습니다.

어떤 목표를 설정하든, 정량화할 수 있고 구체적이며 측정 가능한지 확인하세요. 확실하지 않은 경우 SMART 목표 방법을 사용하세요. SMART는 Specific(구체적인), Measurable(측정 가능한), Achievable(달성 가능한), Realistic(현실적인), Time-bound(기한이 정해진)의 머리글자를 모아서 만든 두문자어입니다. 

간단한 팁: 효과적인 KPI는 팀이 적시에 영향을 미칠 수 있는 하나의 측정 가능한 값을 추적해야 합니다. 또한 전략적 목표를 달성하는 데 도움이 되어야 하며, 팀원들이 자신의 프로젝트가 회사 목표에 어떻게 기여하는지 명확하게 이해할 수 있어야 합니다. 

이러한 프로젝트 제어를 사용하면 모든 각도에서 프로젝트를 모니터링하고 있다는 확신을 가질 수 있습니다. 궁극적으로 시간과 비용을 절약하고 성공적인 프로젝트 결과물을 만드는 데 도움이 됩니다. 

프로젝트 제어를 사용하는 곳

프로젝트를 관리하는 것은 프로젝트 결과물을 만드는 것만큼이나 중요합니다. 예상치 못한 일을 방지하려면 프로젝트 라이프 사이클의 모든 단계에서 프로젝트 관리를 구현하세요.

프로젝트 계획 수립(시작)

프로젝트 계획 단계는 프로젝트의 기반에 프로젝트 제어를 구축할 수 있는 기회입니다. 계획이 상세할수록 나중에 관리해야 할 통제 업무가 줄어듭니다. 

프로젝트 계획 수립에는 다음이 포함됩니다.

• 프로젝트 타임라인 개요

• 역할 및 책임 할당

• 업무 분류 체계 (WBS) 작성

• 이해관계자 식별

• 프로젝트 목표 생성

또한 프로젝트 계획 단계에서 예산을 계획하고 향후 비용을 추정해야 합니다. 향후 상황에 대비하는 것은 통제 프로세스의 일부입니다. 프로젝트를 시작하기 전에 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있기 때문입니다.

프로젝트 실행

프로젝트가 개발되면 통제 프로세스를 시작할 수 있습니다. 팀 멤버가 제품을 디자인하고, 코딩하고, 제작할 때 프로젝트 제어는 프로젝트의 진행 상태를 모니터링하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트의 각 단계를 진행할 때 5가지 프로젝트 제어를 고려했는지 확인하세요. 실행 단계에서는 업무 진행 상황과 조정해야 할 부분을 파악할 수 있습니다. 업데이트를 더 빠르게 공유하려면 진행 상태 보고서 템플릿 을 사용해 보세요. 이를 통해 진행 중인 체크인을 팀을 위한 빠르고 일관적인 요약으로 전환할 수 있습니다.

프로젝트 종료

완료된 결과물을 모든 프로젝트 이해관계자에게 제출한 후에는 프로젝트 통제 프로세스에서 수집한 정보를 사용하여 사후 분석 미팅을 진행하세요. 

사�� 분석 미팅은 배운 내용을 평가하고 향후 프로젝트에 대한 지침을 얻을 수 있는 기회입니다. 실수로 인해 돈과 시간을 잃었거나 일을 매우 잘 처리했는지 여부에 관계없이 이 단계를 통해 이 경험에서 얻은 학습을 향후 프로젝트에 적용할 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어로 프로젝트를 관리하세요

프로젝트의 여러 부분을 한 번에 통제하면 혼란스러워질 수 있습니다. 통제 프로세스는 프로젝트가 진행되는 동안 발생하기 때문에 프로젝트 통제를 추적하는 동시에 프로젝트 팀이 영향력이 큰 업무에 참여하고 집중할 수 있도록 해야 합니다. 

프로젝트 관리 소프트웨어 를 사용하면 프로젝트 진행 상태를 추적하고 모니터링하고, 중요한 지표와 상태 변경을 파악하고, 프로젝트를 일정대로 예산 내에서 진행하는 데 필요한 전반적인 개요를 얻을 수 있습니다.