알아야 할 7가지 유형의 프로세스 개선 방법론

비즈니스가 시간이 지남에 따라 일관되게 유지되도록 결정했다면, 그 중 많은 비즈니스가 무너질 것입니다. 혁신은 변화를 요구하며, 비즈니스가 고객의 요구를 충족시키기 위해 변화하지 않으면 큰 성장을 이루지 못할 것입니다. 

이러한 이유로 많은 조직에서 프로세스 개선 방법론의 일부 양식을 사용하여 고객 요구에 맞게 프로세스를 조정합니다.

프로세스 개선이란?

비즈니스 프로세스 개선은 팀이 현재 프로세스를 평가하고 생산성을 높이고 워크플로를 간소화하고 변화하는 비즈니스 요구에 적응하거나 수익성을 높이기 위해 프로세스를 조정하는 방법론입니다.

프로세스 개선 방법론의 7가지 유형

팀이 비효율성을 줄이는 데 사용할 수 있는 7가지 비즈니스 프로세스 개선 방법론이 있습니다. 대부분의 경우, 선택하는 방법론은 프로세스를 개선하고자 하는 이유와 개선하고자 하는 사항에 따라 달라집니다.

1. 식스 시그마 방법론

식스 시그마는 최종 제품 내의 변동을 최소화하는 것을 목표로 하는 프로세스 개선 방법론입니다. 1986년 미국 엔지니어이자 Motorola 직원인 Bill Smith가 개발한 이 프로세스는 통계 데이터를 벤치마킹으로 사용하여 비즈니스 리더가 프로세스가 얼마나 잘 작동하는지 이해하는 데 도움이 됩니다. 프로세스는 백만 주기당 3.4개 미만의 결함을 생성하는 경우 최적화된 것으로 간주됩니다. 

식스 시그마는 주로 결함과 불일치를 최소화하는 데 도움이 되기 때문에 제조업에서 자주 사용됩니다. 여기서 목표는 일관성을 최적화하여 궁극적으로 고객 만족으로 이어지는 것입니다. 

식스 시그마에는 기존 프로세스를 위한 DMAIC와 새로운 프로세스를 위한 DMADV라는 두 가지 주요 프로세스가 있습니다. 이 글은 기존 프로세스 개선에 특히 초점을 맞추고 있으므로 DMAIC 프로세스를 자세히 살펴보겠습니다. 

DMAIC 프로세스란?

DMAIC는 기존 프로세스를 최적화하는 데 사용되는 식스 시그마 프로세스입니다. DMAIC는 다음을 의미합니다.

• 개선할 수 있는 기회를 정의합니다.

• Measure(측정): 기존 프로세스의 성과를 측정합니다.

• Analyze(분석): 프로세스를 분석하여 결함과 근본 원인을 찾습니다.

• 근본 원인을 해결하여 프로세스를 개선합니다.

• 개선된 프로세스를 통제하고 향후 프로세스 성과를 평가하여 편차를 수정합니다.

DMAIC 프로세스 개선의 대부분은 분석 단계에서 이루어집니다. DMAIC의 분석 단계에서 팀은 피시본 다이어그램 또는 이시카와 다이어그램을 사용하여 제품 결함의 가능한 원인을 시각화합니다. 피시본 다이어그램의 머리 부분에는 초기 문제가 명시되어 있습니다. 그런 다음 물고기의 등뼈를 따라가면서 각 갈비뼈에는 초기 문제로 이어질 수 있는 다양한 범주의 문제가 나열됩니다. 이러한 유형의 시각적 분석은 하나의 근본 원인이 생성할 수 있는 다양한 문제를 식별하는 좋은 방법입니다.

2. 총체적 품질 관리(TQM)

총품질관리(TQM)는 시간이 지남에 따라 지속적인 개선을 강조하는 고객 중심 접근 방식입니다. 이 기법은 공급망 관리 및 고객 만족도 이니셔티브에서 자주 사용됩니다. 

TQM은 데이터 기반 의사 결정과 성과 지표에 크게 의존합니다. 문제 해결 프로세스에서는 성공 지표를 사용하여 프로세스를 개선할 수 있는 방법을 결정합니다. 

TQM의 몇 가지 주요 기능은 다음과 같습니다.

• 고객 중심: TQM의 최종 목표는 항상 최종 고객에게 이익을 제공하는 것입니다. 팀이 품질 개선에 집중하고 있다면 프로세스 변경이 최종 소비자가 제품을 경험하는 방식에 어떤 영향을 미칠 수 있는지 자문해 보세요.

• 전체 팀 참여: 다른 프로세스 개선 방법론과 달리 TQM에는 생산팀뿐만 아니라 팀 전체가 참여합니다. 결과적으로, 최종 소비자에게 이익이 되도록 영업 및 마케팅과 같은 비즈니스 중심 프로세스를 최적화할 수 있는 방법을 찾게 될 것입니다.

• 지속적인 개선: 비즈니스에서 지속적인 개선은 프로세스를 지속적으로 최적화한다는 목표를 가지고 작은 변화를 만드는 아이디어입니다. 비즈니스에는 많은 변동성이 있으며, 지속적인 개선은 외부 상황이 변화할 때 팀이 적응하는 데 도움이 됩니다.

• 데이터 기반 의사 결정: 지속적인 프로세스 개선을 적용하려면 프로세스 수행 방식을 분석하기 위해 지속적으로 데이터를 수집해야 합니다. 이 데이터는 비효율성이 존재할 수 있는 영역과 개선 이니셔티브에 집중해야 할 영역을 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다.

• 프로세스 중심: TQM을 구현하는 주된 목표는 프로세스를 개선하는 것입니다. TQM이 비효율성을 줄이는 데 도움이 되는 반면, Six Sigma 와 같은 다른 프로세스 개선 방법은 결함의 양을 최소화하는 데 도움이 됩니다.

3. 린 제조

이러한 프로세스 개선 양식은 여러 이름으로 불리며, 린 제조가 가장 일반적입니다. 린 생산 또는 적시 생산이라고도 합니다. James P. Womack, Daniel Jones, Daniel Roos가 저술한 "세상을 바꾸는 기계"라는 책에서 린은 저자들이 Toyota 제조업에서 경험한 5가지 주요 원칙을 강조합니다. 

린의 5가지 원칙

1. ​가치 파악

2. 가치 흐름 매핑

3. 흐름 만들기

4. 풀(pull) 수립

5. 지속적인 개선

4. 지속적인 개선(카이젠)

일본의 카이젠 철학은 지속적인 개선 모델을 안내합니다. 카이젠은 삶이 지속적으로 개선되어 더 만족스럽고 충만한 삶을 영위할 수 있어야 한다는 생각에서 탄생했습니다.

이와 같은 개념은 비즈니스에도 적용할 수 있습니다. 지속적으로 개선하면 비즈니스가 더욱 성공할 수 있기 때문입니다. 지속적인 개선의 목표는 가치를 창출하고 낭비를 제거하는 활동을 최적화하는 것입니다. 

카이젠이 제거하고자 하는 낭비에는 세 가지 유형이 있습니다. 

• Muda(낭비): 리소스를 소비하지만 가치를 더하지 않는 관행.  

• 무라(불균형): 과잉 생산으로 인해 발생하며 과잉 제품과 같은 폐기물을 남깁니다.

• 무리(overburden): 낡은 기계나 과로한 직원과 같이 리소스에 지나치게 많은 부담이 가해지는 경우.

5. PDCA(Plan Do Check Act)

PDCA 사이클은 상호작용적인 문제 해결 양식입니다. 프로세스를 개선하고 변화를 구현하는 데 사용됩니다. PDCA는 Walter Shewhart가 경제적 품질 관리에 과학적 방법을 적용할 때 만들어졌습니다. 이후 W. Edwards Deming이 Shewhart의 개념을 확장하고 품질 관리 외에도 개선 프로세스에 과학적 방법을 적용하여 이 아이디어를 더욱 발전시켰습니다. 

PDCA 사이클에는 네 가지 주요 단계가 있습니다.

• 계획: 해결하려는 문제를 결정하고 해결 계획을 수립합니다.

• 실행: 계획을 소규모로 테스트하고 실행합니다.

• 확인: 실행 단계에서 수행한 작업이 어떻게 수행되었는지 검토합니다.

• 조치: 테스트 결과를 검토한 후 변경 사항을 더 큰 규모로 구현할지 여부를 결정합니다.

PDCA는 개선 주기입니다. 즉, 팀이 원하는 결과에 도달할 때까지 이러한 단계를 반복할 수 있습니다.

6. 5 Whys 분석

5 Whys 분석은 문제의 근본 원인을 식별하는 데 사용되는 프로세스 개선 기법입니다. 이론적으로는 정말 간단한 프로세스입니다. 실패에 관여한 이해관계자 그룹을 모으고 한 사람이 "왜 문제가 발생했나요?"라고 질문합니다. 문제의 근본 원인을 파악할 때까지 이 질문을 약 5번 반복합니다. 5 Whys 템플릿은 팀이 일관되게 답변을 파악할 수 있도록 이 프로세스를 구성하는 데 도움이 될 수 있습니다. 5 Whys 분석은 인적 오류가 아닌 프로세스 내의 문제를 식별하는 것을 목표로 합니다. 

다음은 예시입니다.

문제: 손상된 제품과 관련한 고객 불만이 증가했습니다.

1. "왜 이런 일이 일어났나요?" 포장이 제품을 보호하기에 충분하지 않았기 때문입니다.

2. "왜 포장이 제품을 보호하기에 충분하지 않았나요?" 포장을 테스트하는 팀이 일정 수준의 스트레스를 초과하여 테스트하지 않았기 때문입니다.

3. "왜 팀은 포장을 더 테스트하지 않았나요?" 현재 표준 프로세스에 따르면 테스트가 충분했기 때문입니다.

4. "왜 현재 표준 프로세스에서는 이 테스트가 충분하다고 표시되어 있나요?" 이 프로세스는 손상되어 반품되는 현재 제품이 아닌 이전 제품을 위해 만들어졌기 때문입니다.

5. "왜 신제품에 대한 새로운 프로세스가 없었나요?" 신제품 출시를 위한 프로젝트 템플릿에 신규 포장에 대한 스트레스 테스트가 포함되어 있지 않기 때문입니다. 

이 예에서 팀이 수정해야 하는 프로세스 오류를 식별할 때까지 '왜'라고 질문한 것을 볼 수 있습니다. 이 경우 제품 출시 템플릿에 '새로운 패키징에 대한 스트레스 테스트' 단계를 추가했습니다. 이와 같은 프로세스에서 이해관계자와 협력할 때는 생산을 개선할 수 있도록 문제를 식별하고 다음 단계를 함께 만드는 것이 중요합니다.

7. 비즈니스 프로세스 관리(BPM)

비즈니스 프로세스 관리(BPM)란 비즈니스 프로세스를 분석하고 개선하는 행위를 말합니다. 다른 유기체와 마찬가지로 비즈니스도 시간이 지남에 따라 성장하고 변화합니다. 팀이 작았을 때는 효과적이었던 프로세스를 구현했을 수 있지만, 팀이 성장함에 따라 이러한 프로세스는 팀이 최대한 효율적으로 일할 수 있는 방식으로 확장되지 못할 수 있습니다. 

대부분의 경우 BPM은 팀이 병목 현상을 식별하고, 수동 작업을 자동화하고, 비효율성을 개선하기 위한 전략을 개발하는 데 도움이 됩니다. 비즈니스 프로세스 관리에 대한 5가지 주요 단계는 다음과 같습니다.

1. 분석: 현재 프로세스를 살펴보고 처음부터 끝까지 매핑합니다. 이를 일반적으로 프로세스 매핑이라고 합니다.

2. 모델링: 프로세스가 어떻게 보여지기를 원하는지 초안을 작성합니다. 이상적으로는 첫 번째 단계에서 비효율성을 발견했을 것이며, 이 단계에서 이를 해결하고자 하는 방법을 작성할 수 있습니다.

3. 구현: 모델을 실행에 옮깁니다. 이 단계에서는 변경 사항이 성공했는지 여부를 측정하�� 위해 핵심 성공 지표를 설정하는 것이 중요합니다.

4. 모니터링: 프로젝트의 성공 여부를 결정합니다. 3단계에서 파악한 성공 지표가 개선되고 있나요? 

5. 최적화: 프로세스가 발전함에 따라 프로세스의 비효율성을 계속 찾고 진행하면서 지속적으로 최적화합니다.

프로세스 개선을 관리하여 생산성 높이기

팀 리더로서 팀에 제공할 수 있는 가장 가치 있는 것 중 하나는 더 투명한 프로세스와 더 나은 워크플로입니다. 프로세스 개선을 효과적으로 활용하면 팀의 생산성을 높이고 비효율성을 줄일 수 있습니다. 

명확성을 높이고 프로세스를 개선하려면 업무 관리를 사용해 보세요. Asana와 같은 업무 관리 툴은 프로세스를 표준화하고 워크플로를 간소화하며 팀을 동기화하여 팀의 생산성을 한 단계 끌어올리는 데 도움이 될 수 있습니다.