WRI의 글로벌 협업 혁신

WRI는 Asana를 도입하여 업무를 일원화하고, 투명성을 높이고, 협업을 간소화하여 글로벌 팀이 보다 효율적으로 업무를 수행하는 데 필요한 도구를 제공했습니다. 업무를 전략적 목표에 연결하고 실시간 가시성을 제공함으로써 Asana는 WRI의 운영 방식을 혁신하여 조직이 복잡한 이니셔티브를 대규모로 처리할 수 있도록 지원했습니다.

사람, 자연, 기후에 대한 글로벌 영향력을 달성하려는 당사의 사명을 위해서는 점점 더 복잡해지는 운영을 지원할 수 있는 확장 가능하고 상호 연결된 업무 시스템이 필요합니다. 우리는 워크플로를 통합하고, 사일로를 허물고, 매트릭스 구조 전반에 걸쳐 투명성과 책임감을 높일 수 있는 작업 수용량 때문에 Asana를 선택했습니다.

Don Spencer, CFO 대행

업무를 일원화하고, 프로세스를 표준화하고, 투명성을 높임으로써 Asana는 WRI 업무의 초석이 되었으며, 이는 조직이 공평한 접근성을 제공하고, 생태계를 복원하고, 기후 변화의 영향을 완화하는 역량을 강화하는 데 도움이 되었습니다. 이러한 Asana 사용으로 WRI는 지속적인 변화를 주도하고 더 지속 가능한 세상을 만들기 위해 혁신적인 프로세스를 사용한 점을 인정받아 Asana의 Social Impact Work Innovation Award를 수상했습니다. 

효과적으로 운영하지 못하면 약속을 이행하는 데 영향을 미칩니다. Asana는 후원자, 파트너, 우리가 서비스를 제공하는 사람들과 생태계 등 누구에게든 우리가 약속한 결과를 달성할 수 있도록 도와줍니다.

운영 부문 프로젝트 관리 리더 Kemoy Liburd-Chow

팀의 고유한 필요에 맞게 도입을 맞춤화

WRI가 2022년에 Asana와의 여정을 시작했을 때, 조직에는 800개의 라이선스가 여러 팀에 분산되어 있어 사용이 파편화되고 도입이 일관성 없이 이루어지고 있었습니다. 업무 관리에 있어 보다 통합된 접근 방식이 필요하다는 점을 인식한 그들은 Asana의 전문 서비스 팀과 협력하여 교육 작업량을 지원하고 채택을 장려했습니다. 

대량 교육에 의존하는 대신, 도입 팀은 개인, 프로젝트, 프로그램 또는 조직 차원에서 사용자가 있는 곳에서 사용자를 만나는 것을 우선시하는 맞춤형 접근 방식을 개발했습니다. 여기에는 다음이 포함되었습니다.

• 각 팀의 고유한 과제를 다루는 팀별 세션으로, 구체적인 솔루션에 중점을 두고 즉각적인 가치를 보여줍니다.

• 소규모 그룹 및 1:1 상호 작용에 중점을 둔 국가별 도입. 

• Asana의 유연성을 강조하고 플랫폼을 통해 각 팀이 워크플로를 간소화하고 더 스마트하게 일할 수 있는 방법을 보여주는 맞춤형 교육.

오늘날 60개 이상의 팀에서 2,000명 이상의 직원들이 Asana를 사용하고 있습니다. 단 2년 만에 140% 증가한 수치로, Asana는 WRI의 글로벌 협업을 위한 전략적 동력이 되었습니다.

사람들은 종종 프로젝트 관리를 엄격하다고 생각하지만, 모든 프로젝트가 고유하기 때문에 그렇지 않습니다. 따라서 개인 수준, 프로젝트별, 프로그램 수준 또는 조직 전체 등 어디에서든 팀의 구체적인 필요에 맞는 방식으로 Asana를 사용할 수 있는 방법을 팀에 보여주는 데 중점을 두었습니다.

운영 부문 프로젝트 관리 리더 Kemoy Liburd-Chow

글로벌 팀 전반에 걸쳐 조율 및 효율성 증대

WRI는 글로벌 이니셔티브의 복잡성을 해결하기 위해 Asana를 채택했습니다. 플랫폼을 활용하여 팀이 협업하는 방식을 혁신함으로써 조직은 기부자, 파트너, 커뮤니티에 대한 약속을 더 잘 이행할 수 있었습니다.

지역 및 파트너 간 협업 강화

• Asana에서 업무를 일원화하면 모든 사람이 관련 포트폴리오와 프로젝트를 확인할 수 있어 팀원이 실시간으로 진행 상황을 파악할 수 있습니다.

• 팀은 동료가 온라인에 접속할 때까지 기다릴 필요 없이 플랫폼에서 바로 업데이트에 액세스하여 지역 간에 원활하게 협업합니다.

• 외부 파트너를 공유 프로젝트에 초대하여 하나의 중앙 집중식 공간에서 협업을 촉진합니다.

• Outlook, Microsoft Teams, SharePoint와 같은 툴과의 연동을 통해 팀은 이메일을 작업으로 원활하게 전환하고 실시간 파일을 프로젝트에 연결할 수 있어 모든 사람이 조율하고 버전 관리 문제를 방지할 수 있습니다.

업무를 전략적 목표에 연결하여 더 큰 영향력을 발휘

• WRI는 Asana의 목표 기능을 사용하여 조직의 목표와 우선순위에 대한 가시성을 제공함으로써 개별 업무가 더 큰 미션에 어떻게 기여하는지에 대한 조직 전체의 공통된 이해를 도모합니다.

• 목표는 모든 팀에 표시되므로 특정 업무가 목표와 어떻게 연결되고 영향력을 발휘하는지에 대한 조율과 명확성을 강화합니다.

• 이러한 가시성은 팀과 조직 수준에서 계획 수립과 우선순위 정립을 지원하며, 리더는 리소스를 효과적으로 할당하고 전략적 목표 대비 진행 상태를 추적하는 데 도움이 되는 인사이트에 액세스할 수 있습니다.

표준화 및 자동화로 시간 절약 및 효율성 향상

• 팀은 플랫폼의 AI 기능을 포함한 Asana를 활용하여 수작업을 자동화함으로써 연간 8,000시간(연간 약 1,000일의 근무 시간)을 절약하고 영향력이 큰 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 

• 스마트 상태를 사용하여 팀은 프로젝트 및 포트폴리오 요약을 빠르게 생성하여 최소한의 작업량으로 이해관계자에게 진행 상태와 우선순위에 대한 최신 정보를 제공하고 빈번한 미팅의 필요성을 줄입니다.

• 스마트 영역은 WRI의 프로젝트에 특화된 사용자 지정 필드를 자동으로 생성하여 팀이 업무를 더 빠르게 시작하고, 작업 전반에 걸쳐 일관성을 유지하고, 데이터를 효과적으로 추적하여 보고를 간소화할 수 있도록 합니다.

• Asana의 규칙은 섹션 간에 작업을 옮기기, 팀원에게 중요한 업데이트 알리기, 작업 선택에 따라 사용자 지정 필드 업데이트하기와 같은 일상적인 작업을 자동화합니다.

• 수신 양식은 요청 프로세스를 간소화하여 이메일을 수동으로 검토할 필요가 없도록 하고 일관된 워크플로를 생성합니다.

리스크, 결과물, 학습한 내용, 프로젝트 계획  (경영진용) 및 기타 중요한 업무 관리 프로세스를 관리하기 위한 템플릿은 프레젠테이션 슬라이드 및 스프레드시트와 같은 구식 툴을 대체하여 효율성을 높이고, 시간을 절약하며, 일관성을 촉진합니다.

Asana에서 목표에 조직의 우선순위를 반영함으로써 조직 전체의 투명성을 제고했습니다. 이제 많은 팀이 목표 기능을 사용하여 자신의 작업량이 팀 목표에 어떻게 기여하고 팀 목표와 어떻게 일치하는지 명확하게 파악하고 있습니다.

운영 부문 프로젝트 관리 리더 Kemoy Liburd-Chow

간소화된 프로젝트 관리로 도시 혁신 촉진

WRI Ross Center for Sustainable Cities는 불평등, 지속 가능성, 기후 변화 등 오늘날 도시 지역에서 직면하고 있는 가장 복잡한 문제 중 일부를 해결하여 모든 사람에게 더 나은 도시를 제공하는 미래를 만들어가는 데 전념하는 World Resources Institute의 프로그램입니다. 75개국 150개 이상의 도시에서 운영되는 이 프로그램의 업무는 대중교통 개선, 탄력적인 수도 시스템 개발, 전기차 도입 옹호와 같은 다양한 이니셔티브를 아우릅니다.

이러한 프로젝트를 전 세계적으로 관리하기 위해 프로그램에는 팀을 연결하고, 프로세스를 표준화하고, 데이터 정확도를 개선하는 더 나은 방법이 필요했습니다. Asana를 통해 협업을 위한 중앙 허브를 만들고 도시 전반의 프로세스를 간소화하여 팀이 프로젝트를 성공적으로 실행할 수 있도록 했습니다. 예를 들어 WRI Brasil은 화물 운송에서 탄소 배출 제로 차량을 장려하는 공공 정책 개발을 지원하는 프로젝트를 진행했습니다.

표준화된 관행으로 더 나은 프로젝트 결과 도출

• WRI Ross Center는 모든 프로그램 및 프로젝트 업무를 Asana에서 일원화하여 팀이 프로젝트 세부 정보를 실시간으로 확인할 수 있도록 하고 지역 간 협업을 촉진했습니다. 

• 여러 팀과 지역을 아우르는 복잡한 이니셔티브는 중앙 집중식 프로젝트에서 추적되므로 팀은 한 곳에서 모든 세부 정보를 확인하고 업데이트를 쉽게 공유할 수 있습니다.

• 책임감과 명확성을 확보하기 위해 Asana에서 프로젝트 및 작업 소유자를 배정하여 역할과 책임을 명확하게 정의합니다. 

• 보조금, 하위 계약, 리스크 및 문제, 결과물, 교훈 관리를 위한 표준화된 템플릿을 사용하면 모든 프로젝트가 일관된 워크플로를 따르고 프로그램 전반에 걸쳐 생산을 간소화할 수 있습니다. 

• Asana 내의 표준화된 명명 시스템은 국가 및 기부자별로 프로젝트를 분류하여 글로벌 이니셔티브도 쉽게 찾을 수 있도록 합니다.   

데이터 관리 개선을 통한 더 스마트한 의사 결정

• Asana API와 프로그래밍 언어를 사용하여 자동 추출, 정리, 검증을 용이하게 하기 위해 모든 프로젝트 데이터를 이전 도구에서 Asana로 이전했으며, 처리된 데이터는 대시보드에 제공됩니다. 

• 모든 프로젝트 정보가 포트폴리오에 연결되어 있으므로 팀은 실시간 인사이트에 액세스할 수 있어 효과적으로 계획을 세우고 기부자에게 영향을 정확하게 보고할 수 있습니다. 

대시보드를 사용하여 생성된 보고서는 실행 가능한 인사이트를 제공하여 프로그램 및 프로젝트 수준에서 더 많은 정보에 입각한 의사 결정을 내릴 수 있도록 합니다.

Asana는 프로젝트 관리 프로세스를 완전히 체계화 및 자동화하고, 글로벌 네트워크 전반의 투명성을 높이며, 보고서와 관련 의사 결정 정보를 쉽게 생성하려는 우리의 목표에 중요한 역할을 하고 있습니다.

Larissa Fernandes Da Silva, 글로벌 리더, WRI Ross Center PPMO(프로그램 및 프로젝트 관리 조직)

선제적 리스크 관리로 회복탄력성 강화

다양한 지역에서 운영되는 글로벌 조직인 WRI는 정치적, 제도적, 재무적 등 다양한 위험에 직면해 있습니다. 이러한 리스크를 효과적으로 관리하는 것은 회복탄력성을 유지하고 조직의 미션을 추진하는 데 필수적입니다. 

이전에는 기업 리스크 관리가 스프레드시트에서 재무 리스크를 추적하는 데만 좁게 초점을 맞추어 가시성과 계획에 격차가 있었습니다. 오늘날 WRI의 포괄적인 기업 리스크 관리(ERM) 프레임워크는 조직이 리스크를 식별, 평가 및 완화하는 방식을 재정의했습니다.

WRI는 비즈니스 리스크의 식별, 분류, 커뮤니케이션을 규칙화하고 표준화하고자 했습니다. 리스크 관리 팀과 Asana 팀이 협력하여 중앙 집중식 Asana 리스크 관리 대장을 구축했습니다... 이를 통해 파트너 심사부터 연체 채권에 이르기까지 다양한 문제를 해결할 수 있었습니다.

Don Spencer, CFO 대행

표준화된 프로세스로 리스크 보고 및 대응 개선

• Asana 템플릿에 구축된 표준화된 리스크 레지스터는 전 세계적으로 리스크를 식별, 평가, 보고하는 방식의 일관성을 보장합니다.

• 각 국가에서 자체 리스크 관리 대장을 유지하므로 관리자는 지역별로 리스크를 평가할 수 있습니다.

• 팀은 지역 간 리스크를 비교하고 맞춤형 대응 전략을 개발하여 글로벌 리스크 관리를 개선할 수 있습니다. 

• 개별 리스크 관리 대장은 통합 리스크 관리 대장 포트폴리오에 반영되어 리더십에게 조직 전체의 리스크 노출에 대한 명확한 시각을 제공합니다. 

사용자 지정 필드는 위험에 대한 가시성과 이해를 개선합니다 

• 각 리스크 관리 대장 내에서 사용자 지정 필드는 리스크 유형, 기본 조건, 영향 영역, 대응 전략과 같은 중요한 세부 정보를 포착하여 리스크 관리에 대한 선제적 접근 방식을 촉진합니다.

• 또한 팀은 이러한 필드를 사용하여 리스크가 안정적인지, 개선되고 있는지, 악화되고 있는지 등 주요 리스크 지표를 추적하여 리스크 완화, 모니터링 또는 이전과 같은 대응 전략을 정의하고 모니터링하는 데 도움을 받습니다.

• 이러한 데이터를 바탕으로 팀은 포괄적인 리스크 보고서를 생성하여 리더십과 공유함으로써 리더십이 리스크의 영향을 더 잘 이해하고 대응 전략을 개발할 수 있도록 지원합니다.

자동화로 적시 이관 보장

• Asana의 규칙을 사용하면 리더십이 중요한 리스크에 주의를 기울여야 할 때 자동으로 알림을 받게 되므로 응답 시간이 단축되고 긴급한 리스크가 신속하게 해결됩니다.  

• 예를 들어, Asana 프로젝트 리스크 관리 템플릿을 사용하여 프로젝트 리스크가 '조직적'으로 표시되면 조직적 리스크 매니저에게 리스크 검토 작업이 자동으로 배정되고, 필요한 경우 상위 이관되어 적시에 조치를 취할 수 있습니다. 

보고서와 대시보드로 계획 강화 

• 대시보드는 리스크 데이터를 통합하므로 리더는 예정된 리스크와 현재 리스크를 신속하게 평가하고, 전략을 조율하고, 리소스 우선순위를 효과적으로 지정할 수 있습니다.

• 이제 분기별 검토에서는 리스크 등록부를 중앙 가이드로 사용하므로 리더는 오래된 스프레드시트나 비공식 논의가 아닌 Asana에서 실시간 데이터를 기반으로 조치를 취할 수 있습니다.

Asana 리스크 관리 대장을 사용하면 팀은 리스크를 더 잘 파악하고, 리스크가 어떻게 해결되는지, 주의가 필요한 사항이 무엇인지 더 명확하게 확인할 수 있습니다. 이는 모든 사람이 업무의 모든 측면에서 위험을 고려해야 할 자신의 책임을 이해하는 문화를 조성하려는 당사의 노력에 도움이 됩니다.

운영 부문 프로젝트 관리 리더 Kemoy Liburd-Chow

AI로 지속 가능한 미래 창조 

WRI가 운영을 계속 확장하고 글로벌 영향력을 확대함에 따라 Asana는 팀과 지역 전반에 걸쳐 조율, 효율성, 혁신을 추진하는 데 있어 중요한 도구로 계속 유지될 것입니다. 

향후 주요 이니셔티브에는 Asana의 AI 기반 자동화를 활용하여 리스크 평가 및 의사 결정을 강화하는 것을 포함하여 기업 및 프로젝트 리스크 관리 시스템의 사용을 확대하는 것이 포함됩니다. 앞으로 WRI는 채팅 기능 및 자동화된 워크플로와 같은 Asana의 AI 기능이 워크플로를 더욱 최적화하고 조치를 추진하는 데 혁신적인 역할을 할 것으로 기대합니다. Asana를 기본 플랫폼으로 활용하는 WRI는 한 번에 하나의 프로젝트를 진행하며 지속 가능한 미래를 창조한다는 사명을 달성할 수 있는 위치에 있습니다.

Asana는 우리가 전 세계적으로 운영을 확장하고, 프로세스를 자동화하여 효율성을 높이며, 업무가 WRI의 전략 및 정책에 부합하도록 보장하는 데 있어 기초가 될 것입니다. Asana의 AI 기반 도구를 활용하면 더 스마트한 관리, 분석, 의사 결정을 지원하고 관리 부담을 줄일 수 있어 전 세계 팀이 중요한 업무와 결과에 집중할 수 있습니다.

Don Spencer, CFO 대행