Danny Mendoza는 사촌이 차에서 살고 있다는 사실을 처음 알게 되자, 사촌을 지원하고 위탁 보호에 들어갈 수 있도록 돕기 위해 자원을 동원하기 시작했습니다. 이 과정에서 그는 대부분의 위탁 아동이 직면하는 상황, 즉 쓰레기 봉투에 소지품을 넣어 한 집에서 다른 집으로 옮기는 일부터 형제자매와 떨어져 지내는 일, 대학을 졸업하지 못하는 일 등에 대해 알게 되었습니다. 그래서 Danny는 위탁 시설 아동들의 삶을 개선하는 데 전념하는 비영리 단체인 Together We Rise 를 설립했습니다.

창립자인 Danny는 조직의 비전과 전략에 집중합니다. 캘리포니아주 브레아와 텍사스주 오스틴에 나뉘어 있는 35명의 팀은 더플백, 스케이트보드, 자전거, 장학금 프로그램과 같이 조직이 제공하는 프로그램을 실행하는 데 도움을 줍니다.

책임감 또는 책임 찾기

2014년 조직이 확장되기 시작했을 때, 그들은 책임감을 유지하는 데 어려움을 겪었습니다. 팀원들은 해야 할 일을 모두 기억하는 데 어려움을 겪었고, 끝없는 이메일과 점착 메모지를 추적하기가 어려웠습니다. Danny의 팀은 생일이나 고등학교 졸업과 같은 작은 세부 정보가 위탁 아동에게 큰 의미가 있기 때문에 작은 작업이 누락될 때 특히 좌절감을 느꼈습니다. 진행 중인 모든 업무를 추적할 방법이 없으면, 그들이 기대했던 만큼의 영향력을 발휘할 수 없었습니다.

우리가 지원하는 위탁 시설의 청소년들에게 책임을 다하는 것이 우리가 하는 일 중 가장 중요한 일입니다. Asana를 사용하기 전에는 모든 세부 정보와 책임을 관리할 방법이 없었습니다.

팀의 책임을 명확히 하고 이메일과 점착 메모지를 사용하지 않는 방식으로 모든 업무를 관리하기 위해 Danny와 그의 팀은 주변 사람들에게 제안을 요청했습니다. 친구가 연락하여 Asana를 추천하자 Danny 님은 Asana에 대해 알아보았습니다. 팀에 작업과 마감일을 배정할 수 있다면 팀원들에게 책임감을 부여할 수 있는 시스템이 생기므로, Danny는 Asana를 사용해 보기로 결정했습니다.

부담이 적은 소규모 프로젝트인 자신의 생일 파티 계획부터 시작하여 Danny는 팀이 간단하고 재미있는 방식으로 Asana에 적응할 수 있도록 도왔습니다. '좋아요'와 할 일 목록과 유사한 작업 체크와 같은 기능은 익숙하고 직관적이어서 팀이 Asana를 쉽게 도입할 수 있었습니다. Asana를 프로세스에 통합하기 위해 Danny는 팀 전체가 매일 Asana를 확인하도록 독려했습니다. 마지막으로, 그는 팀이 툴에 더 많은 워크플로를 추가할 수 있도록 몇 가지 Asana 교육 동영상 을 공유하여 팀을 지원했습니다.

더 큰 목표를 설정, 실행, 달성하기

팀을 Asana로 전환한 이후 Danny와 조직은 책임감, 가시성, 확장성이 향상되었고 궁극적으로 더 나은 결과를 얻었습니다. 방식은 다음과 같습니다.

책임감은 세부 정보를 놓치지 않는 것을 의미합니다. Asana를 사용하여 이벤트 관리 및 회의 안건 관리 를 하면 프로세스의 모든 단계에서 모든 구성원이 책임을 지게 되어 세부 정보를 놓치는 경우가 줄어듭니다. 또한 사람들이 자신의 작업을 수행하는 것을 잊어버리는 것을 방지합니다. 이는 특히 이벤트 전날에 매우 중요합니다.

Asana를 사용하면 모든 팀원에게 책임감을 부여하고, 업무 상태를 추적하며, 지속적인 확인이 필요 없으므로 더 많은 업무를 처리할 수 있습니다.

가시성을 통해 더 효과적인 리더십 발휘: Asana를 사용하면 Danny와 경영진은 조직 전반에서 진행되는 모든 업무를 개략적으로 파악하고 필요한 경우 개별 작업에 대해 자세히 살펴볼 수 있습니다. 더 민감한 업무의 경우, 비공개 작업을 통해 직원들과 비공개로 소통할 수 있습니다.

창업자로서 사람들은 여러분이 진행 중인 모든 일을 머릿속에서 파악하기를 기대합니다. 하지만 이는 불가능합니다. Asana와 같은 툴을 사용하여 모든 사람이 어떤 일을 하고 있는지 확인할 수 있는 것은 매우 중요했습니다.

조율을 통해 팀이 더 많은 일을 할 수 있습니다: Asana를 사용하기 전에는 Danny가 전략과 목표를 팀과 공유할 수 있는 협업 방식이 없었기 때문에 우선순위에 대한 혼란으로 인해 조직의 영향력이 제한되었습니다. 이제 Asana에서 목표를 설정하여 모든 사람이 새로운 장학금 프로그램 출시와 같이 집중해야 할 업무를 파악할 수 있습니다. 또한 Zapier 를 사용하여 Asana를 Hubspot 및 Google 스프레드시트와 연동함으로써 Danny와 그의 팀은 기부자 관리 프로세스의 단계를 자동화하여 후속 작업 대신 관계 구축에 집중할 수 있습니다. Asana를 통해 조직 전체가 더 나은 목표를 설정하고 더 많은 프로그램을 시작하여 매년 90,000명 이상의 아이들을 돕고 있습니다. 이는 9배 증가한 수치입니다!

사무실과 위탁 시설에서 기술 활용하기

Asana를 통해 책임감, 가시성, 성공을 달성한 결과, Together We Rise는 사용하는 소프트웨어에서 영감을 얻어 위탁 시설 아동들에게 제공하는 서비스에 적용할 수 있었습니다. 사무실에서 기술을 활용함으로써 홈에서 위탁 경험을 개선하기 위해 더 많은 일을 할 수 있습니다.

Asana를 사용하기 전에는 매년 대략 10,000명의 위탁 보호 대상 청소년만 도울 수 있었습니다. Asana 덕분에 그 숫자를 매년 90,000명 이상의 아이로 늘릴 수 있었습니다!

Danny와 그의 팀이 기술을 적극적으로 활용하는 방법은 Asana를 사용하는 것뿐만이 아닙니다. 그들은 위탁 아동, 그 가족, 사회복지사가 사진과 추억을 앱에 업로드하여 어디에 살든 한곳에 추억을 보관할 수 있는 툴을 출시할 계획입니다.