Quadient, Asana로 획기적인 혁신 달성

Quadient는 EPIC(권한 부여, 열정, 영감, 커뮤니티)라는 회사 가치를 통해 고객사가 자사의 고객에게 더 나은 경험을 제공할 수 있는 길을 개척했습니다. 왜냐하면 연결은 중요하기 때문입니다. 오늘날 Quadient는 세계적 수준의 리더십을 발휘해 온 풍부한 역사를 자랑하며, ‘성장으로의 회귀’ 전략을 통해 이러한 리더십을 유지해 나가고자 합니다. 

시간이 지남에 따라 성장은 조직의 부풀어오름과 기존 기술로 이어질 수 있으며, 이로 인해 납품 시간이 지연되고 운영상의 마찰이 발생하며 결과물의 품질이 일관되지 않게 될 수 있습니다. Quadient는 성공의 희생자가 될 위험을 감수하기보다는 안정적인 업무 환경을 조성하고 혁신을 통해 민첩성을 유지하는 길을 선택했습니다. 

Jayati Shah-Thiel은 Quadient 마케팅 부문의 애자일 방법론으로의 전환을 주도하고 이러한 전환을 가능하게 하는 데 필요한 도구를 도입하는 업무를 담당했습니다. Jayati는 “Quadient는 복잡한 구조를 가지고 있습니다.”라고 설명합니다. “Quadient는 솔루션 그룹과 더불어 글로벌 팀과 지역 팀으로 구성된 매트릭스 조직입니다. 때로는 서로 다른 방식으로 업무를 수행하고 서로 다른 구조 내에서 보고를 진행하기 때문에 마찰이 발생할 수 있었습니다.”  업무 집중 탐구 인덱스에서 보여주는 바와 같이, 사람들이 이러한 복잡한 구조 내에서 일할 때 업무 시간의 58%를 ‘일을 위한 일’에 할애할 수 있습니다.

Jayati는 혁신 프로젝트에 대해 다음과 같이 언급했습니다. “우리는 시장에서의 입지를 유지할 수 있는 성과를 창출하기 위해 지역과 솔루션 전반에 걸쳐 일관성을 확보하고자 했습니다. 저희는 세계적 수준의 팀들이 특정 결과물에 집중하도록 유지해야 했습니다. 그래야 팀들이 비즈니스의 속도와 그에 따른 요구 사항에 적응할 수 있었죠.”

기술은 변혁을 가능하게 하는 요소입니다

Quadient의 애자일 전환에는 상당한 협업 작업량이 필요했습니다. “먼저 다양한 부서를 대표하는 사람들을 모아 프로젝트 팀을 구성하는 것부터 시작했습니다. 또한, 우리 비즈니스와 그 운영 방식을 진정으로 이해할 수 있을 만큼 오랫동안 함께해 온 직원들도 참여시켰습니다.”라고 Jayati는 말합니다. “우리는 함께 모여 비즈니스에 적합한 방식으로 애자일을 구현할 방법에 대한 방법론을 찾아야 했습니다.”

이러한 혁신은 비즈니스의 기능적 및 기술적 요구 사항을 명시한 요구 사항 문서로부터 시작되었습니다. 결국 팀은 세 가지 업무 관리 솔루션을 최종 후보로 선정했습니다. Jayati는 “소프트웨어 개발 팀이 이미 Jira를 사용하고 있었기 때문에 Jira가 애자일 비즈니스를 위한 요구 사항을 충족할 수 있는지 평가하고 싶었습니다.”라고 설명합니다. “Asana 외에도 다른 업무 관리 툴을 사용하고 있었으며, Asana가 실제로 작동하는 모습을 확인하고 싶었습니다.”

“처음에는 Asana에 대해 잘 몰랐지만, 결국 Asana의 가장 큰 차별화 요소는 인터페이스였습니다. 누구나 도구를 사용해 보고 쉽게 이해할 수 있을 정도로 사용하기 매우 쉽습니다.”

“Asana와 애자일은 서로 밀접하게 연관되어 있습니다.”

콘텐츠부터 크리에이티브, 수요 창출부터 전자상거래 포털, 캠페인 등에 이르기까지, 전 세계 거의 모든 Quadient 마케팅 팀이 Asana를 사용합니다. Jayati는 “우리는 업무 방식을 일치시키기 위해 노력했고, Asana는 우리의 애자일 전환을 실현시켜 주었습니다.”라고 말합니다. 

성과 및 효율성 향상

Quadient의 마케팅 운영은 간소화되어 있으며, 팀들은 스프린트 방식으로 일하고, 결과물을 자주 전달합니다. 업무 집중 탐구 인덱스에 따르면, 프로세스를 개선하면 연간 257시간을 절약할 수 있습니다.

“Agile 방법론의 일환으로 우리는 S, M, L과 같은 티셔츠 사이즈를 사용하여 작업의 규모를 추정합니다. Asana 내에서 규칙을 설정하여 작업의 중요도를 할당할 때 이 사이즈를 자동으로 반영하도록 했습니다.”라고 Jayati는 말합니다. “양식은 팀 전체가 좋아하는 또 다른 기능입니다. 요청을 한 곳에서 수집하여 더 쉽게 검토할 수 있기 때문이죠. 심지어 Asana에 액세스할 수 없는 사용자도 요청을 제출할 수 있도록 iframe을 사용하기도 합니다.”

유연성과 협업에 중점을 둡니다

모든 마케팅 팀은 진행 중인 모든 업무를 더 잘 파악할 수 있습니다. 이렇게 하면 각자가 개별적으로 업데이트를 보내야 하는 대신 전 세계적으로 자연스러운 커뮤니케이션 흐름이 이루어질 수 있습니다. 업무 집중 탐구 인덱스에 따르면, 개별 업데이트를 보내야 하는 방식은 근로자의 3분의 1을 산만하게 만들고 ‘압도’할 수 있습니다.

Jayati는 “Asana와 Jira의 연동을 통해 소프트웨어 개발 팀과 웹 및 포털 팀을 비롯한 소프트웨어 개발 팀과 긴밀히 협력하는 팀들을 온보딩할 수 있었습니다. 이들은 이전과 동일한 방식으로 계속 협업할 수 있기 때문입니다.”라고 말합니다. “Asana의 인터페이스에는 보고서를 쉽게 작성할 수 있는 명확한 대시보드도 포함되어 있습니다. 시간이 지남에 따라 우리는 팀들에게 우리가 만든 표준 보고서를 각 팀의 워크플로에 맞게 수정하도록 권장했습니다.”

전략 수립에 더 많은 시간을 할애

업무 집중 탐구 인덱스에 따르면 전략에 할애하는 시간이 줄어드는 추세가 나타나고 있습니다(2022년 9% vs. 2021년 14%). 2021년에는 14%였습니다. Quadient는 애자일을 활용하여 '일을 위한 일'을 줄였습니다. 이제 미팅은 구체적인 결정을 내리거나 구체적인 결과를 도출하기 위한 목적으로만 사용됩니다.

“연례 사용자 ���퍼런스를 제외하고, 저희 프로젝트는 일상적인 작업을 반영하므로 칸반 보드처럼 설정되어 있습니다. 이는 업무량을 관리하고 여러 팀과 지역 간에 성공적인 개선 아이디어를 공유하는 데 도움이 됩니다.”라고 Jayati는 말합니다. “애자일에서 가시성은 매우 중요하며, Asana 덕분에 비즈니스에서 이렇게 개방적인 접근 방식에 대한 주저를 극복할 수 있었습니다. 완전한 투명성이 없다면 팀은 여러 프로젝트 보드에 걸쳐 작업을 연결하는 멀티홈과 같은 도구 내 기능을 최대로 활용할 수 없습니다.” 

통합. 안정성. 효율.

Asana는 Quadient 마케팅 팀에 성공적으로 일관성을 부여하고 애자일 방법론 도입을 선도할 수 있도록 지원했습니다. Asana는 해당 부서가 매일 EPIC의 회사 가치를 실천할 수 있는 안정적인 업무 환경을 조성했습니다. 또한 이미 웹 팀과 포털 팀과 같은 관련 부서에서도 새롭고 현대적인 작업 방식을 채택할 때 누릴 수 있는 이점을 경험하고 있습니다.

Asana와 애자일은 함께 비즈니스를 혁신하여 비즈니스가 목표를 달성할 수 있도록 지원합니다.