바람이 부는 사구와 대서양 해안선이 펼쳐지는 Kiawah Island Golf Resort의 The Ocean Course는 선수와 관중 모두에게 골프의 천국입니다. PGA of America 가 2021년 제103회 PGA 챔피언십 개최지로 사우스캐롤라이나의 멋진 장소를 선택한 것은 당연합니다.

일반적으로 6~8명으로 구성된 현장 팀은 마케팅, PR, 운영, 티켓 판매, 자원봉사자 운영을 감독합니다. 이들은 본사에 있는 30명의 인원으로 구성된 챔피언십 부서의 지원을 받습니다. 챔피언십 부서에는 등록 플랫폼과 같은 디지털 솔루션을 관리하고 구축하는 기술 팀이 포함되어 있습니다. Kyler Rose는 103회 챔피언십의 마케팅 서비스 매니저로, 일상적인 이벤트 계획뿐만 아니라 챔피언십 16개월 전에 시작되는 티켓 등록 및 판매에도 참여하고 있습니다.

이는 여러 팀 간의 긴밀한 협업이 필요한 까다로운 교차 기능 업무입니다. 그러나 조직은 전국에 분산되어 있으며, 챔피언십 기술 팀은 한 번에 최대 8개의 이벤트를 동시에 진행할 수 있으며, 이 모든 이벤트는 서로 다른 계획 단계에 있기 때문에 Kyler의 팀과 같은 현장 팀과 효율적으로 커뮤니케이션하고 협업하기 가 어렵습니다.

이전에는 팀이 이메일, 스프레드시트, 구식 전화 통화를 사용하여 이러한 복잡한 프로세스를 처리했지만, 이는 이상과는 거리가 멀었고 몇 가지 주요 문제를 야기했습니다.

• 커뮤니케이션의 어려움으로 인해 기술 팀과 현장 팀 사이에 단절이 발생했습니다.

• 계획 단계에서 투명성이 부족하여 협업에 방해가 되었습니다. 완전한 인사이트가 없으면 기술 팀은 때때로 장기적인 솔루션이 아닌 단기적인 해결책을 구축했습니다.

• 누군가 조직을 떠날 때 과거의 지식은 손실되었습니다. 단순히 다른 사람들이 이후에 쉽게 액세스할 수 없었기 때문입니다.

이러한 단절은 흔히 볼 수 있는 일입니다. 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면, 지식 근로자 중 자신의 업무가 조직의 목표와 미션에 어떻게 기여하는지 이해하는 사람은 46%에 불과합니다. Kyler는 커뮤니케이션을 한 곳에 통합하는 업무 관리 플랫폼 이 필요했습니다.

프로젝트의 진행 상태를 참조하고 추적할 수 있는 신뢰할 수 있는 리소스가 없었습니다... 약간 혼란스러웠습니다.

Kyler Rose, 마케팅 서비스 매니저, 103회 PGA 챔피언십, 키아와 아일랜드 골프 리조트의 오션 코스

팀을 단합할 수 있는 적절한 툴 선택하기

특히, Kyler의 팀은 기존 시스템을 단계적으로 폐기하면서 새로운 티켓팅 솔루션의 재구축을 관리하는 데 도움이 되는 툴이 필요했습니다. 하지만 협업을 개선하기 위해 더 광범위하게도 필요했습니다. 비동기식 커뮤니케이션이 개선되면 본사의 기술 팀과 더 긴밀하게 협력할 수 있고 경영진에 대한 투명성이 향상될 것입니다. 또한, 명확성이 높아지면 모든 부서에 책임감이 생길 것입니다.

다행히도 PGA of America는 디지털 전환을 진행하고 있었고, 기술 팀은 이미 Asana를 사용하여 엔지니어링 프로젝트 를 추적하기 시작했습니다. 그들이 Asana를 Kyler에게 소개하자, 그는 즉시 Asana가 사용하기 쉽다는 것을 알게 되었습니다. 그는 특히 작업을 완료로 표시하여 계속 진행할 수 있는 점이 마음에 들었고, 일부 팀원은 이전 역할에서 이미 Asana에 익숙했기 때문에 곧 Asana를 사용하기 시작했습니다.

Asana의 가장 좋은 점 중 하나는 책임감을 부여한다는 것입니다. 관리자는 모든 팀원이 수행 중인 업무를 언제든지 파악할 수 있습니다.

Asana로 더 명확한 커뮤니케이션과 더 긴밀한 협업

이제 Kyler의 팀은 Asana에서 수많은 프로젝트를 관리하며 본사의 다른 팀과 훨씬 더 긴밀하게 협력할 수 있습니다. 예를 들어, 티켓팅 플랫폼을 재구축할 때 개발 프로세스의 각 영역을 나타내는 섹션으로 작업이 그룹화된 단일 Asana 프로젝트를 만들었습니다. 비즈니스 팀은 엔지니어링 팀에 요구 사항을 쉽게 전달할 수 있었고, 모든 것이 한 곳에 기록되어 있어 모든 사람이 프로젝트의 진행 상황을 확인할 수 있었습니다.

이제 팀들이 그 어느 때보다 긴밀하게 협력하기 때문에, 요청과 정보를 하나의 기술 팀 매니저를 통해 전달하는 대신, 현장 팀은 Asana를 통해 개별 엔지니어와 직접적인 관계를 맺고 있습니다. 실제로 모든 교차 기능 협업이 더 원활해졌습니다. 예를 들어, Kyler는 다른 부서의 동료에게 쉽게 작업을 배정하여 책임을 부여하고 프로젝트를 계속 진행할 수 있습니다.

Asana가 아니었다면 여러 부서와 이렇게 좋은 관계를 맺을 수 없었을 것입니다. 엔지니어들과 직접 소통하고 업무 관계를 구축할 수 있어서 협업이 매우 소중했습니다.

Asana의 여러 프로젝트에 작업을 추가하는 기능은 한 곳인 작업에서만 업데이트를 하면 관련된 모든 프로젝트에 자동으로 반영되기 때문에 업무 중복을 줄이는 데 도움이 됩니다. 또한, 현장 팀은 Asana for Slack 연동을 사용하여 작업에 대한 업데이트를 받습니다. Slack에 요청이 표시되면 메시지에서 바로 신규 작업을 빠르게 생성할 수 있으므로 업무가 누락되지 않습니다. Slack 연동은 현재 툴을 사용하지 않는 다른 사람들과 Asana를 공유하는 데도 도움이 됩니다.

간단히 말해, Asana는 Kyler의 팀이 작업을 계획대로 진행하고 일정에 맞춰 업무를 처리하는 데 도움이 됩니다. 이전의 업무 방식과는 대조적으로 Asana는 리더십에게 업무와 진행 상황에 대한 포괄적인 개요를 제공하여 전반적으로 신뢰와 책임감을 높여줍니다.

Asana는 모든 대규모 프로젝트를 위한 대시보드이며, 이를 통해 현재 진행 상황을 빠르게 파악할 수 있습니다. 이전에는 이메일 스레드로 돌아가서 확인해야 했습니다. 물론 이메일이 있다면요.

미래로 나아가기

Kyler와 그의 팀이 제103회 PGA 챔피언십을 계획하는 동안, PGA of America는 Asana 도입을 계속 확대하여 더 많은 프로젝트를 관리하고 팀 간 협업을 개선하고 있습니다.

PGA는 Asana를 사용하여 향후 챔피언십에서 새로운 현금 없는 결제 환경을 구현할 예정입니다. 이는 코로나19 팬데믹 기간 동안 필수적인 혁신으로, 안전하다고 판단되는 시점에 골프 팬들을 다시 세계적 수준의 이벤트에 환영할 수 있도록 하기 위한 것입니다.

모래 언덕을 가로질러 불어오는 바람과 골프 백에 든 Asana를 통해 PGA of America는 책임감 있게 선수들과 관중들을 챔피언십으로 다시 초대하고 향후 프로젝트를 페어웨이로 바로 이어갈 수 있기를 기대할 수 있습니다.

조직 내에서 더 많은 사람들이 Asana를 채택하는 것을 보는 것이 즐거웠습니다. Asana를 계속 구축하게 되어 기쁩니다. PGA 비즈니스의 모든 부분에 영향을 미칠 수 있기를 바랍니다.