초창기 Hudl은 이메일 캠페인, 이벤트 자료, 새로운 랜딩 페이지와 같은 마케팅 및 웹 개발 프로젝트를 분류하고 인력을 배정하는 데 전담 프로젝트 매니저 팀을 활용했습니다. 팀은 스프레드시트, 기존 프로젝트 관리 툴, 회사 인트라넷을 분산적으로 혼용하여 이 업무를 관리했습니다. 이 프로세스로 인해 리소스 계획 수립에 많은 시간이 소요되었고 팀원들은 자신의 업무량과 우선순위를 거의 파악할 수 없었습니다.

팀의 프로젝트 수가 증가함에 따라 커뮤니케이션 오류와 기대치 관리 미비가 더 빈번해졌습니다. 모든 업무를 쉽게 조율하고 추적할 수 있는 방법이 없었고, 부서 전체에서 진행되는 프로젝트에 대한 명확한 개요도 없었습니다. 이에 따라 팀은 모든 구성원에게 본인 업무에 대한 더 큰 가시성, 제어, 책임감을 제공할 수 있는 업무 관리 툴을 찾기 시작했습니다.

적합한 솔루션 찾기

과거에 프로젝트 관리 소프트웨어에 실망했던 팀은 세 가지 주요 기준을 중심으로 검색을 집중했습니다.

• 원스톱: 마케터가 프로젝트 및 스포츠 시장에서 모든 우선순위와 작업을 볼 수 있는 단일 정보 소스를 제공하는 솔루션이 필요했습니다.

• 팀 리소스에 대한 실시간 가시성: 또한, 프로젝트 매니저가 팀의 실행 가능한 업무량을 실시간으로 쉽게 시각화하여 더 스마트한 인력 배치 결정을 내릴 수 있도록 해주는 솔루션이 필요했습니다.

• 진행 상태 보고: 마지막으로, 관리자가 특정 스프린트 기간 동안 전달된 사항과 팀이 막혔거나 마감일을 지키지 못한 부분을 측정할 수 있는 솔루션이 필요했습니다.

팀은 강력하고 사용이 편리한 Asana 플랫폼을 접했을 때 좋은 것을 찾은 것을 알았습니다.

Asana는 사용자 지정이 매우 쉬웠기 때문에 리소스 및 프로젝트 관리를 위한 강력한 단일 정보 소스의 즉각적인 이점을 확인하기 위해 프로세스를 크게 변경할 필요가 없었습니다.

에릭 브루일렛, 브랜드 디자인 선임 매니저

워크로드 및 작업 종속성 과 같은 기능은 협업 참여자가 워크플로를 더 잘 파악하는 데 적합했으며, 승인 생성 및 여러 프로젝트의 작업 추적 과 같은 기능은 적절한 시기에 적절한 담당자에게 업무를 원활하게 전달할 수 있게 해줬습니다. Asana를 통해 Hudl은 더 나은 업무 방식을 엿볼 수 있었습니다. 변화하는 비즈니스 요구 사항과 우선순위에 대응하는 것은 작업을 새로운 보드나 협업 참여자에게 끌어다 놓는 것만큼이나 쉬웠습니다.

성공을 위한 플레이북 작성

결정을 내린 Hudl은 Asana 고객 성공 팀과 협력하여 프로세스의 각 단계에 대한 상위 목표를 포함하여 부서 전체에 Asana를 도입하기 위한 30일, 60일, 90일 실행 계획을 수립했습니다. 이러한 목표 중 일부에는 Asana로의 전환을 최대한 원활하게 진행하기 위해 새로운 프로젝트 관리 규칙에 맞춰 조정하는 것이 포함되었습니다. Asana의 고객 성공 매니저는 Hudl의 마케팅팀이 이 프로세스를 진행할 수 있도록 도와주어 나머지 팀을 위한 변경 사항을 자신 있게 관리할 수 있도록 했습니다.

Asana 고객 성공팀은 저희의 실행 프로세스에서 빼놓을 수 없는 귀중한 존재였습니다. Asana 팀은 시간을 들여 저희 비즈니스를 파악했고 Asana를 최대로 활용할 수 있도록 실용적인 워크플로와 프로세스를 만드는 방법을 보여 주었습니다. Asana 고객 성공팀이 없었다면 해내지 못했을 것입니다.

애자일 마케팅 리드 Layne Anderson

그 때부터 Asana에서 Hudl의 새로운 워크플로를 구축하기 위해 모두가 힘을 모았습니다. 그들은 천천히 시작하여 먼저 Asana에서 업무 수신 및 웹 스프린트 프로세스를 테스트 실행하여 엔드투엔드 워크플로가 어떻게 작동하는지 파악한 다음 규칙 및 템플릿으로 이를 체계화했습니다. 이러한 '실행하며 배우는' 접근 방식은 팀의 도입에 매우 유용한 것으로 입증되었으며, 또한 새로운 기능과 업데이트를 테스트하고 도입할 수 있는 기회를 제공했습니다.

생산성 향상을 위한 홈런

현재 Hudl은 관련 웹 개발 및 스프린트 프로젝트를 포함하여 모든 마케팅 및 크리에이티브 업무를 Asana에서 수행합니다. 캠페인 계획부터 새로운 랜딩 페이지 제작까지 모든 것을 관리하는 데 Asana를 사용하고 있으며, 마케팅 팀 전체의 생산성이 크게 향상되었습니다.

Asana를 사용하기 전에는 여러 프로젝트에서 발생하는 모든 교차 기능 업무를 추적할 방법이 없었습니다. 지금은 모든 일을 세부적으로 파악할 수 있으며, 스프린트 약속도 매우 명확합니다.

Bart Johnston, 웹 개발 선임 매니저

이전에 교차 기능 협업이 혼란스러웠던 부분이 Asana 덕분에 명확하고 예측 가능해졌습니다.

• 이제 팀은 타임라인 및 종속성을 통해 업무가 어떻게 연결되어 있는지, 언제 애셋을 인계할 준비가 되었는지 확인할 수 있습니다.

• 승인을 통해 여러 이해관계자를 위한 피드백 및 검토 주기를 프로젝트 워크플로에 구축했습니다.

• 하위 작업과 작업량에 대한 사용자 지정 필드를 사용하여 프로젝트의 범위를 정하고 시간을 더 쉽게 관리할 수 있습니다. 그리고 프로젝트가 완료되어 QA를 진행할 준비가 되면 템플릿을 사용하여 확인해야 할 사항을 모두 점검합니다.

또한 팀은 포트폴리오 를 사용하여 스프린트를 더 잘 추적하고 커밋 완료에 대한 데이터를 수집할 수 있으므로 계획을 세밀하게 조정하고 향후 스프린트를 최적화할 수 있습니다. 또한, 팀원들이 시간이 촉박하다고 느끼기 시작하면 이제 누구도 번아웃에 빠지기 전에 워크로드 를 사용하여 팀의 작업 수용량을 쉽게 재평가하고 업무를 재배정할 수 있습니다.

더 자신감 있고 협력적인 미래를 위해 협력

생산성 향상 외에도 Asana를 사용함으로써 얻을 수 있는 가장 큰 장점 중 하나는 팀의 자신감과 참여도가 높아진 것입니다. 업무량이 더 균형 있게 분배되고, 팀원들은 집중해야 할 다른 우선순위가 있을 때 추가 업무 요청을 조정할 수 있다고 느끼며, 가시성이 향상되어 팀 전체의 커뮤니케이션과 공감을 위한 완전히 새로운 채널이 열렸습니다.

Hudl은 스포츠 경기력 분야에서 계속해서 두각을 나타내며, 새로이 발견한 이러한 참여를 바탕으로 계속 발전해 나갈 수 있어 기쁩니다. 개별 프로젝트와 회사 전체의 목표를 연결하기 위해 Asana를 사용하든, 개인적 개발과 개별 OKR을 추적하기 위해 Asana를 사용하든, 그들은 Asana가 그들의 올스타 팀에 적합한 툴이라는 것을 알고 있습니다.