Work breakdown structure (WBS) per la gestione dei progetti: cos'è e come si usa

Una work breakdown structure (WBS) è la scomposizione grafica di un progetto. A partire dall'ambito di lavoro, la WBS consente di visualizzare i deliverable e in che modo sono collegati al progetto generale.

Dato che si tratta di una visualizzazione grafica, la work breakdown structure può essere realizzata combinando un software di gestione dei flussi di lavoro con degli strumenti per la gestione dei progetti, quali ad esempio cronologie, bacheche Kanban e calendari. 

Ti guideremo lungo tutto il percorso per la creazione di una work breakdown structure e ti spiegheremo cosa includere, con tanto di esempi per riuscire ad applicarla al tuo caso specifico.

A cosa serve la work breakdown structure nella gestione di un progetto?

La work breakdown structure è uno strumento che ti aiuta a organizzare il tuo progetto in maniera gerarchica. Con una WBS, i deliverable vengono suddivisi in sotto-deliverable, al fine di visualizzare i progetti e delineare le dipendenze principali. Tutte le work breakdown structure sono costituite dai seguenti elementi: 

• base di riferimento del progetto o dichiarazione dell'ambito del progetto, che include piano di progetto, descrizione e nome 

• stakeholder del progetto

• programma del progetto ben organizzato

• deliverable del progetto e sottoattività di supporto

I project manager usano la work breakdown structure per aiutare i team a suddividere ambiti di progetto complessi, visualizzare i progetti e le dipendenze relative ai deliverable e fornire ai membri del team una panoramica grafica del progetto anziché un mero elenco di cose da fare. 

Dopodiché, la struttura verrà organizzata su tre livelli di sotto-deliverable. Il tuo progetto potrebbe anche includere delle fasi in base alle attività necessarie e alla cronologia generale del progetto.  

I due tipi di WBS

1. Work breakdown structure basata sui deliverable: una scomposizione gerarchica del lavoro orientata ai deliverable. Sembra un parolone, ma non preoccuparti! In fin dei conti significa solo prendere in considerazione il progetto generale e suddividere il lavoro nei relativi deliverable. Questo approccio è ideale per progetti più brevi, con risultati chiaramente definiti. Per esempio, preparare la tua relazione annuale sul fatturato.

2. Struttura di scomposizione del lavoro basata sulle fasi: in questo caso, le fasi del progetto vengono utilizzate per creare dei pacchetti che includono gruppi di attività. Questi gruppi di attività vengono poi completati per fasi. Una WBS basata sulle fasi può essere usata per progetti più lunghi, con risultati meno definiti. Per esempio, se desideri aumentare la fidelizzazione dei clienti del 20% nei prossimi tre anni.

Quali sono i tre livelli della work breakdown structure?

I livelli della struttura di scomposizione del lavoro aiutano a suddividere le attività in base alle dipendenze. Poiché nessun progetto è uguale all'altro, anche i livelli della tua WBS saranno diversi. Sebbene la maggior parte dei progetti abbia delle dipendenze, potresti imbatterti in progetti che non richiedono sotto-dipendenze. 

Esistono tre livelli principali di dipendenze, ma la tua struttura potrebbe richiederne di più o di meno. Ogni livello è collegato a un'attività principale e il lavoro da svolgere per portare a termine la suddetta attività è organizzato in dipendenze.  

Diamo un'occhiata ai tre livelli più alti delle dipendenze in una work breakdown structure. 

Livello 1: attività principale

Il primo livello di una struttura di scomposizione del lavoro è la forma più semplificata del progetto, in quanto include l'attività principale. In generale, corrisponde all'obiettivo del progetto. 

Supponiamo, per esempio, che il tuo team di progetto stia rinnovando il design del sito web. Ecco come apparirà il primo livello della tua struttura di scomposizione del lavoro:

• Lanciare la nuova versione del sito web

Come puoi vedere, è semplice e diretto. Il livello 1 è l'obiettivo di base ed è la prima delle varie fasi del project management. Il lavoro necessario al raggiungimento di questo obiettivo verrà descritto in seguito, nei livelli 2 e 3. 

Livello 2: dipendenze e attività

Da qui, la tua breakdown structure si farà un po' più complessa a seconda dell'ambito del progetto. Il secondo livello includerà le sottoattività, o dipendenze, dell'attività principale. 

Per esempio, ecco quali potrebbero essere le attività necessarie per il lancio della nuova versione del sito web:

• Organizzare una sessione di brainstorming creativo

• Rinnovare le linee guida del brand

• Creare un framework di messaggistica

• Ridisegnare il logo

• Aggiungere nuove immagini 

Sebbene sia leggermente più dettagliato del livello 1, il livello 2 fornisce ancora una panoramica generale delle dipendenze necessarie per raggiungere l'obiettivo del progetto. 

Livello 3: sottoattività

Nel terzo livello della WBS suddividerai ulteriormente le dipendenze, per trasformarle in elementi più facili da gestire, chiamati sotto-dipendenze. In questa fase - il livello inferiore del ciclo di vita di un progetto - ti occuperai della definizione in dettaglio delle attività. Queste attività ti consentiranno di semplificare il percorso per completare tutti i deliverable previsti.

Continuando con l'esempio di prima, ecco le attività di questo livello che potresti utilizzare per il progetto della nuova versione del sito:

• Scegliere i colori del brand

• Creare la moodboard del brand

• Nominare i designer UX

• Realizzare un mock-up del design

• Rivedere e approvare i mock-up

• Programmare un servizio fotografico per il brand

• Ridimensionare e modificare le immagini

Come puoi vedere, ora hai un'idea più chiara di quali sono le attività necessarie per raggiungere l'obiettivo del progetto. Puoi anche scegliere di aggiungere altri livelli, a seconda di quanto dettagliata desideri che sia la tua WBS. 

Cosa include una struttura di scomposizione del lavoro?

Una struttura di scomposizione del lavoro è essenzialmente una rappresentazione sintetica del piano di progetto, organizzata in livelli gerarchici. Questo significa che contiene tutti gli elementi che costituiscono un buon project charter come obiettivi, deliverable, cronologie e stakeholder chiave. 

Per creare la tua breakdown structure, devi prima sapere cosa includervi. Per fortuna, siamo qui per aiutarti. Vediamo quali sono gli elementi fondamentali.

Dizionario della struttura di scomposizione del lavoro

Il dizionario della work breakdown structure è un ottimo strumento da cui iniziare per creare la struttura di un nuovo progetto. Dato che la struttura grafica di una WBS non lascia spazio a spiegazioni approfondite, lo scopo principale del dizionario è quello di spiegare ogni attività in modo più dettagliato. Creare un dizionario è fondamentale per aiutare i membri del team a trovare facilmente le informazioni relative alle varie attività.

Anche se sarai tu a crearlo, fatti aiutare dai membri dei team dei vari dipartimenti. Ciò farà sì che il dizionario sia il più utile possibile e che ogni elemento abbia una spiegazione chiara e corretta.

Alcuni campi che dovresti includere nel tuo dizionario sono:

• Nomi delle attività: cerca di essere chiaro e conciso, qualche parola al massimo.

• Descrizioni: entra un po' più nel dettaglio, ma una o due frasi al massimo.

• Deliverable: di nuovo, è fondamentale essere specifici. Spiega con chiarezza cosa ti aspetti esattamente dal tuo team.

• Budget: le spese previste, per esempio quanto spenderai, per cosa e quando.

• Traguardi: i momenti significativi della cronologia del progetto, quando si portano a termine dei gruppi di attività.

• Approvazioni: quali attività devono essere eventualmente approvate.

Ovviamente è possibile includere anche altri campi, ma la cosa essenziale da tenere presente è che stai creando una risorsa che deve consentire ai membri del team di progetto di trovare le informazioni sul lavoro da svolgere per portare a termine le varie attività.

Descrizione dell'attività

Le descrizioni delle attività includono sia il nome dell'attività che una breve descrizione degli obiettivi. Dato che nella WBS non ci sarà lo spazio per una descrizione completa, tutti i dettagli possono essere inclusi nel dizionario.

La descrizione dell'attività consente ai membri del team di capire immediatamente di cosa si tratta. Quindi, per il momento, non aggiungere troppi dettagli.

Titolare dell'attività

È importante designare e includere il titolare dell'attività sia per chiarire le responsabilità che per favorire la comunicazione. Più è facile trovare le risposte, più velocemente verranno portate a termine le attività. Benché i project manager siano spesso i titolari delle attività, anche i responsabili di reparto e i manager possono esserlo, a seconda del tipo di attività. 

Non c'è niente di peggio che perdere tempo a cercare informazioni sui progetti. Designare i titolari delle attività può migliorare la produttività del team, poiché gli stakeholder del progetto potranno rivolgere rapidamente le loro domande alla persona adeguata.   

Budget dell'attività

Anche se non è sempre necessario, i progetti che richiedono budget elevati dovrebbero essere monitorati accuratamente. È utile assegnare dei limiti ben precisi al budget di ogni attività, in modo da verificare facilmente quando sta per essere superati. 

Non monitorare questo dato potrebbe portarti a spendere più del previsto, e questo inciderebbe sul tuo margine di profitto. Quindi assicurati di tenere sotto controllo non solo il budget totale, ma anche i costi di ogni singola attività. 

Data di completamento 

Non dovrebbe sorprenderti sapere che monitorare la data di completamento è un dettaglio fondamentale. Tuttavia, è importante essere preparati in caso sia necessario modificare la data di completamento. 

Anche se può essere difficile gestire più progetti oltre la durata prestabilita, a volte è inevitabile. Per monitorarne correttamente l'avanzamento, analizza ogni attività usando una cronologia o un altro strumento di gestione dei progetti. In questo modo, potrai individuare i ritardi in tempo reale e intervenire per evitare che i problemi si accumulino impedendoti di rispettare scadenza prevista. 

Stato dell'attività

Oltre a monitorare la cronologia, è importante anche documentare lo stato delle attività per verificarne rapidamente l'avanzamento. Puoi farlo in diversi modi, ma molti team usano termini come "aperta", "in corso" e "completata". 

Questo non solo ti aiuterà a monitorare i progressi, ma offrirà anche una panoramica dettagliata della produttività del team. Per esempio, se alcuni team spesso non riescono a completare delle attività, potrebbe esserci un problema di fondo. In questo modo, puoi intervenire per risolvere i problemi legati al carico di lavoro o alla comunicazione prima che diventino più seri.

Come creare una struttura di scomposizione del lavoro

Ora viene la parte divertente. Poiché la work breakdown structure fornisce una rappresentazione gerarchica, puoi crearla in vari modi, scegliendo il metodo che meglio si adatta a te e al tuo team.

Le soluzioni grafiche più comuni sono le cronologie, le bacheche Kanban e i calendari. A seconda del software che hai scelto, alcune funzionalità potranno essere leggermente diverse. Analizziamo questi tre metodi per comprendere nel dettaglio come creare una struttura di scomposizione del lavoro. 

Cronologie (o diagrammi di Gantt)

Le cronologie non sono solo ottimi strumenti per visualizzare il lavoro in modo divertente e colorato, ma sono anche perfette per creare una WBS. Ecco che cosa puoi fare con questo strumento, chiamato anche diagramma di flusso o diagramma di Gantt:

• importare i tradizionali fogli di calcolo

• monitorare lo stato di avanzamento

• modificare le attività

• collegare le attività in base alle dipendenze

• modificare le scadenze

• designare i titolari delle attività

• archiviare attività non pianificate

• impostare il colore per il monitoraggio

• creare sezioni per livello

• filtrare e ordinare le attività

Puoi creare la tua WBS in diversi modi, per esempio importando un foglio di calcolo esistente o usando un software di cronologia. Le cronologie si differenziano dalle bacheche Kanban e dai calendari sia a livello grafico sia perché offrono funzionalità configurabili. Sta a te scegliere la vista più adatta per il tuo team. 

Bacheche Kanban 

Le bacheche Kanban sono simili alle cronologie, ma si differenziano per il modo in cui sono organizzate a livello visivo. Invece di riportare le attività su una linea temporale orizzontale, sono in forma di tabella. Un software Kanban ti aiuta a rispettare la tabella di marcia e ti consente di:

• monitorare lo stato di avanzamento

• modificare le attività

• collegare le attività in base alle dipendenze

• modificare le scadenze

• pianificare i flussi di lavoro

• comunicare in uno spazio centralizzato

• pianificare le roadmap del prodotto

Una bacheca Kanban è un'altra ottima soluzione per creare una struttura di scomposizione del lavoro, ed è uno degli strumenti usati più di frequente nella gestione quotidiana delle risorse. Uno dei vantaggi di questo strumento è che puoi visualizzare direttamente i dettagli delle attività, il che si rivela particolarmente utile se non puoi creare un dizionario WBS.

Il modo migliore per iniziare a familiarizzare con questo metodo è creando una gerarchia nella tua bacheca Kanban. 

Calendari

La terza opzione per creare una WBS è un software di calendario per i team. Anche se non è usato così spesso come le opzioni precedenti, un calendario è un ottimo strumento per visualizzare i progetti. Inoltre, è particolarmente utile per le iniziative che si protraggono nel tempo perché consente di alternare la vista giornaliera, settimanale e mensile.

I calendari sono ottimi strumenti per creare una WBS e ti offrono una rappresentazione grafica diversa dalle opzioni precedenti. Per iniziare a creare la tua struttura con un calendario, puoi importare un foglio di calcolo esistente o creare un nuovo progetto all'interno del software dedicato. 

Esempio di struttura di scomposizione del lavoro

Ora che sai cosa deve includere una WBS e come crearla usando diversi tipi di software, analizziamo un esempio concreto di WBS. Il tuo modello sarà leggermente diverso a seconda del metodo che sceglierai, ma la tua WBS dovrà includere gerarchie e livelli simili a quelli illustrati. 

Ecco un esempio di struttura di scomposizione del lavoro che potrai utilizzare per creare la tua.

Ecco un esempio di struttura di scomposizione del lavoro basata sulle informazioni presentate sopra che potrai utilizzare per creare la tua.

Nome della WBS: progettazione del sito web

Descrizione: rinnovare la grafica del nostro sito web basandoci sul nuovo branding. 

Data di completamento: 15/09/2021

Budget: 50.000 $

Livello 1: 

1. Rinnovare la grafica del sito web 

Livello 2:

1. Aggiornare le linee guida del brand (completata)

2. Creare un framework di messaggistica (completata)

3. Riprogettare il logo (in corso)

4. Aggiungere una nuova immagine (aperta)

Livello 3:

1. Aggiornare le linee guida del brand 

• Colori del brand – Kat Mooney

• Moodboard del brand – Kat Mooney

• Progettazione UX – Ray Brooks

2. Creare un framework di messaggistica

• Titolo – Daniela Vargas

• Mission aziendale – Daniela Vargas

• Linee guida linguistiche – Daniela Vargas

3. Ridisegnare il logo

• Bozza – Kabir Madan

• Mock-up – Kat Mooney

• Design finale – Kat Mooney

4. Aggiungere nuove immagini

• Servizio fotografico – Kabir Madan

• Modifiche alle foto – Kat Mooney

• Selezione finale – Kabir Madan

Ricorda che l'aspetto della tua WBS varierà in base alle dimensioni del progetto, alla sua complessità e durata, e al software che hai scelto. Ognuno di questi parametri influirà sulle dipendenze e sul modo in cui vengono rappresentate le gerarchie. 

Come rendere la tua work breakdown structure adatta alle tue esigenze

In pratica, creare una work breakdown structure non è difficile. Infatti, una volta che hai preso l'abitudine, il tuo team ti ringrazierà per aver introdotto un sistema di rappresentazione grafica delle gerarchie o delle attività del progetto. Indipendentemente dal fatto che il tuo stile di apprendimento sia verbale o visivo, c'è sicuramente uno strumento di gestione del lavoro che fa al caso tuo. 

Con Asana, puoi passare da una vista all'altra in un istante, alternando tra liste, cronologie, bacheche e calendari. Meno tempo per le attività superflue? Sì, grazie.