Per garantire che tutti questi eventi abbiano successo e siano coerenti con il marchio dell’azienda, Dawn Jensen, Global Senior Program Marketing Manager, e Sydney Leopold, Global Events Manager, collaborano per creare tutto, dalle pagine di registrazione agli eventi ai design degli stand fieristici, ai gadget per i partecipanti e tutto il resto.

Il team di Marketing aziendale gestisce oltre 1.000 eventi ogni anno, dalle principali fiere ai webinar di demand generation. Con Asana, abbiamo ridotto del 70% il nostro SLA di consegna per le richieste di eventi.

Dawn Jensen, Global Senior Program Marketing Manager

Creare tutte le risorse di marketing e design per supportare questi eventi non è un'impresa da poco: il team di Marketing aziendale soddisfa oltre 22.000 richieste all'anno. E cercare di monitorare tutte queste richieste di eventi via email non funzionava. Nessuno poteva vedere come stava procedendo il lavoro, le nuove richieste venivano trascurate ed era difficile garantire la coerenza del marchio e la qualità in tutti gli eventi e in tutte le regioni, una delle responsabilità chiave del team.

Trovare lo strumento giusto per adattare e ottimizzare il lavoro

Quando Dawn è entrata in Sophos, il team di Marketing aziendale stava già valutando soluzioni di gestione del lavoro. Cercavano una soluzione intuitiva, facile da usare e flessibile, in modo da poter gestire tutto, dagli aggiornamenti delle brochure ai flussi di lavoro complessi per i summit di vendita e le conferenze dei partner.

Sophos ha scelto Asana perché era la soluzione migliore per le esigenze e i flussi di lavoro del team. È flessibile e facile da personalizzare man mano che il team cresce, i colleghi del team possono visualizzare il lavoro in più viste per diversi contesti e il team è stato attratto dalla sua interfaccia utente intuitiva e potente.

Evasione di oltre 1.600 richieste a trimestre

Lavorando con il team per il Successo dei clienti di Asana, Dawn ha sviluppato delle convenzioni in modo che tutti seguissero lo stesso processo per l'invio, la classificazione e l'esecuzione delle richieste. Ciò ha consentito al team di Marketing aziendale di standardizzare i propri flussi di lavoro, in modo da non tralasciare i passaggi critici.

Con Asana, siamo riusciti a completare 6.400 richieste di eventi di design e relativi al web nel 2018, con un aumento della capacità del 50% e un incremento dell'organico solo del 5%.

Dawn Jensen, Global Senior Program Marketing Manager

Una volta che il Marketing aziendale ha iniziato a gestire il proprio lavoro su Asana, è stato in grado di fornire aggiornamenti in tempo reale ai colleghi del team di Marketing sul campo. “Mostravo al responsabile degli eventi la sua richiesta su Asana, e lui poteva vedere tutti i commenti, la cronologia di ciò che era successo e quando, chi l'aveva progettata, chi l'aveva revisionata: tutto”, ha detto Dawn. “E la sua reazione di solito era: 'Oh mio Dio, questa è la cosa migliore. Come faccio ad accedervi?'” Questo ha fatto risparmiare al team di Dawn centinaia di ore che normalmente avrebbe impiegato per estrarre report, gestire telefonate, rispondere alle email e partecipare a riunioni di aggiornamento sullo stato.

Processo migliore, allineamento migliore, eventi migliori

Dawn e il suo team ora hanno un progetto “Posta in arrivo delle richieste” che viene gestito 16 ore al giorno, sei giorni alla settimana (da colleghi del team distribuiti in tre fusi orari), in modo che nessuna richiesta di eventi venga trascurata. Con tutto il lavoro centralizzato su Asana, tutti possono vedere a cosa sta lavorando il team, lo stato di ogni singola richiesta e quando verrà completata.

Ora che il team di Marketing aziendale e i suoi partner interfunzionali gestiscono il lavoro relativo agli eventi su Asana, sono in grado di supportare più eventi, garantire la coerenza con il brand e offrire un'esperienza coinvolgente a partner e clienti nei 119 paesi in cui operano.