L'educazione pubblica, i servizi sanitari e la sensibilizzazione a livello locale sono solo alcuni dei modi in cui la San Francisco AIDS Foundation (SFAF) raggiunge oltre 25.000 persone ogni anno. Roxane Chicoine, Direttrice creativa, supervisiona tutta la creazione di risorse di marketing per le campagne, gli eventi e altro ancora, influenzando direttamente le esperienze che il vasto pubblico ha con l'organizzazione. E il team di sei persone di SFAF supporta le esigenze di marketing e creative di oltre duecento colleghi del team, il che significa che Roxane supervisiona un volume elevato di richieste di risorse e decine di campagne contemporaneamente.

Con un piccolo team di marketing e creativo a supporto dell'intera organizzazione, Roxane ha riscontrato difficoltà nel consegnare il lavoro in tempo a causa di:

• I lunghi fogli di calcolo per la pianificazione dei progetti utilizzati per la produzione di eventi rendevano quasi impossibile sapere cosa dovevano creare e per quando

• Le decisioni si basavano su esperienze precedenti, non su processi misurati, lasciando il team senza strumenti e senza un flusso di lavoro affidabile da seguire

• Il feedback veniva raccolto in più thread di email e conversazioni, aggiungendo lavoro extra e confusione a un processo già complesso

• Il team perdeva tempo in lavoro improduttivo invece di progettare o lavorare effettivamente sulla strategia

• Si commettevano errori perché mancavano dettagli chiave o erano difficili da trovare

Prima di iniziare a usare Asana, passavo molto tempo a organizzare il lavoro, ad esempio gestendo le richieste, raccogliendo gli aggiornamenti di stato o monitorando i piccoli dettagli, invece che creare strategie o progettare. Ora risparmio tempo e sono diminuite le revisioni, perché ho tutte le informazioni che mi servono in anticipo e in un unico posto.

Alla ricerca di struttura e chiarezza

Roxane ha deciso che ciò di cui aveva bisogno era una struttura e una gerarchia chiare per organizzare il lavoro, nonché un modo per centralizzare la comunicazione. I periodi di grande mole di lavoro, come il periodo che precede i grandi eventi di raccolta fondi come Dining Out For Life o la Santa Skivvies Run, hanno amplificato queste esigenze. In questi periodi, poteva avere più di 20 richieste per una divisione dell'organizzazione, il che significava centinaia di richieste di creatività in corso contemporaneamente.

Il team di Roxane ha iniziato a cercare uno strumento valutandone due che l'organizzazione stava già utilizzando: Asana e un altro strumento di gestione del lavoro. Alla fine ha deciso di usare Asana per le seguenti caratteristiche:

• Interfaccia pulita, familiare e intuitiva

• Vista multilivello del lavoro: possibilità di vedere contemporaneamente l'intero progetto, i dettagli delle attività e l'elenco delle sottoattività

• Gerarchia e struttura chiare per i flussi di lavoro

• Funzionalità di comunicazione, come commenti, conversazioni del team e aggiornamenti di stato

Rispetto agli altri strumenti che hanno provato, Asana si è distinta per i livelli di visibilità che offre. Non avevano più bisogno di setacciare le informazioni o di perdere di vista il quadro generale per accedere ai dettagli del proprio lavoro.

Onboarding del team

Per coinvolgere l'intero team, Roxane ha creato un documento interno per allineare i colleghi su come strutturare il lavoro. Poi ha sviluppato workshop e materiali aggiuntivi per formare il team, combinando il contenuto e i video della Guida di Asana con le proprie convenzioni di collaborazione. Stabilendo linee guida a livello di team, ha potuto garantire chiarezza sul modo in cui il team avrebbe lavorato e ottenere la giusta gerarchia per organizzare il lavoro. Ha inoltre sfruttato i servizi professionali di Asana per una formazione aggiuntiva in loco con un responsabile del successo dei clienti.

I servizi professionali di Asana ci hanno preparato al successo, facendo in modo che tutto il nostro team fosse allineato su come avremmo utilizzato Asana e poi collaborando con un responsabile del successo dei clienti per creare i nostri flussi di lavoro. Le nostre sessioni di formazione in loco ci hanno davvero dato il vantaggio di cui avevamo bisogno per far familiarizzare tutti con Asana.

Asana ha dimostrato il suo valore al direttore di Roxane quando gli è stato chiesto di condividere una specifica risorsa di design e Roxane era fuori ufficio. Invece di cercare tra le cartelle, il direttore ha utilizzato la funzionalità di ricerca su Asana e ha trovato rapidamente il file. Per Roxane, il momento di svolta è stato quando ha creato un piano per gestire una serie complessa di risultati finali creativi per una campagna promozionale e un grande evento utilizzando Asana. Invece di fare affidamento su un lungo foglio di calcolo e numerose conversazioni email, ha creato una retropianificazione su Asana che le ha permesso di vedere l'intero processo dall'inizio alla fine, in modo da sapere chi era responsabile di ogni risorsa creativa per l'evento.

Migliorare i processi per muoversi più velocemente

Migliorando il processo di richiesta e la collaborazione interfunzionale sui progetti con Asana, il team di marketing e creativo ha riscontrato:

• Tempi di consegna più rapidi: con Asana, il team riceve in anticipo tutte le informazioni di cui ha bisogno, limitando gli scambi di comunicazioni e gli errori dovuti a dettagli mancanti. Il risultato è un processo creativo più efficiente, una comunicazione semplificata e tempi di consegna più rapidi perché tutto è chiaro e centralizzato.

• Collaborazione interfunzionale più efficiente: monitorando i diversi programmi incentrati sui clienti su Asana, come i servizi di supporto sociale, l'accesso alle siringhe, la consulenza sull'uso di sostanze e la raccolta fondi, il team può servire meglio l'intera organizzazione. Può trovare le informazioni in anticipo e avere la certezza che nessun passaggio verrà saltato, semplificando la collaborazione interfunzionale e aumentando l'efficienza.

Ora il team di marketing ha una maggiore visibilità su ciò a cui si sta lavorando in tutta l'organizzazione e sullo stato del lavoro, e ha accesso alle informazioni di cui ha bisogno per supportare meglio i programmi di SFAF. Con progetti chiaramente definiti, tutti sanno quali sono le loro priorità e possono quindi essere sicuri di concentrarsi sul lavoro di maggior impatto per sostenere la loro comunità. Di conseguenza, hanno ridotto i tempi di produzione e le revisioni, oltre a semplificare le riunioni del team e gli aggiornamenti. E come leader, Roxane è più in grado di stabilire le priorità del lavoro perché ha visibilità su tutto ciò che sta facendo il team.

Asana ci consente di essere allineati e di comunicare le nostre priorità ad altre persone, perché tutti possono vedere tutti i progetti in corso in qualsiasi momento. Questo ci aiuta a collaborare in modo più efficace con i partner interfunzionali, perché possono vedere a che punto è il lavoro nel processo di produzione.

La San Francisco AIDS Foundation non sta solo dando l’esempio su come lavorare come organizzazione. L'anno prossimo ospiterà AIDS 2020, una conferenza internazionale, nella Bay Area, dove è iniziata l'epidemia. Supportando il lavoro del gruppo di pianificazione locale, la SFAF è responsabile della maggior parte del materiale promozionale della conferenza e utilizzerà Asana per fare tutto questo.