Everything you need to know about creating a RAID log

Manajemen proyek itu mudah ketika semuanya berjalan lancar. Tetapi, tidak selalu demikian. Ketika situasi menjadi sulit, Anda harus mendokumentasikan perubahan yang terjadi dalam proyek. Ini dapat membantu tim Anda melacak perubahan, belajar dari tantangan ini, dan menerapkan informasi tersebut ke proyek berikutnya.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu log RAID dan alasan log ini merupakan alat yang sangat berguna untuk digunakan dalam manajemen proyek.

Apa itu log RAID?

Log RAID adalah alat manajemen proyek yang digunakan untuk mendokumentasikan setiap isu atau masalah yang terjadi selama proyek berlangsung. Alat ini dibuat selama fase perencanaan proyek dan digunakan secara konsisten di sepanjang proyek untuk mendokumentasikan risiko, tindakan, asumsi, masalah, keputusan, dan dependensi seiring progres proyek. Selain melacak perubahan dan meningkatkan visibilitas, Anda dapat menggunakan log ini selama rapat post-mortem untuk mencari tahu cara mencegah masalah dan tantangan serupa dalam proyek mendatang.

Akronim RAID adalah singkatan dari:

Risiko

Risiko adalah potensi masalah yang dapat berdampak buruk pada proyek. Sangat penting untuk secara proaktif mengidentifikasi risiko proyek sebelum proyek dimulai. Dengan begitu, Anda dapat mengidentifikasi solusi untuk risiko tersebut sebelum terjadi, dan memberi tim alat yang dibutuhkan untuk memahami hal yang harus dilakukan jika mereka menghadapi risiko proyek di sepanjang prosesnya. Menerapkan manajemen risiko proyek secara proaktif dapat mencegah masalah besar berkembang di proyek nantinya. 

Bagian dari log RAID ini mirip dengan daftar risiko, yang bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan menyelesaikan risiko secara preventif. Jika tim Anda secara aktif menggunakan daftar risiko, Anda dapat menerapkannya di bagian R dari log RAID. Selain manajemen risiko proaktif, Anda juga dapat menggunakan bagian risiko dalam log RAID untuk mendokumentasikan risiko tak terduga saat itu terjadi. Ketika tim mengidentifikasi risiko, mereka harus menetapkan pemilik yang jelas untuk mengelola masalah tersebut jika muncul di proyek nantinya.

Tindakan atau Asumsi

Tergantung pada cara tim Anda menyiapkan log RAID, A dalam RAID dapat menjadi action (tindakan) atau assumption (asumsi). Anda dapat menggunakan kedua opsi ini dalam log RAID, atau Anda dapat memilih satu secara individual. Jika Anda ingin tahu jenis mana yang paling cocok untuk tim, pilih:

• Tindakan jika proyek Anda memiliki banyak bagian yang bergerak.

• Asumsi jika ini adalah proyek jangka panjang yang membutuhkan banyak perencanaan.

Tindakan—atau item tindakan —adalah semua hal yang perlu dilakukan selama durasi proyek. Item tindakan harus selalu memiliki pemilik yang jelas sehingga semua orang tahu siapa yang bertanggung jawab untuk setiap item tertentu. Jika ada beberapa pemilik item tindakan, identifikasi dengan jelas siapa yang bertanggung jawab atas hasil akhir yang mana. Manajer proyek harus secara teratur memeriksa tugas proyek atau item tindakan yang terbuka untuk memastikan proyek terus berjalan. 

Asumsi adalah hal-hal yang diperkirakan oleh tim Anda akan berjalan dengan cara tertentu selama proses perencanaan. Dalam hal manajemen proyek, asumsi adalah faktor yang sudah dipastikan oleh tim. Ini bisa karena pengalaman atau keahlian. Contoh asumsi yang baik dalam manajemen proyek adalah mengasumsikan bagian penting dari mesin tiba dengan aman dan tepat waktu.

Karena Anda tidak dapat merencanakan semuanya, anggota tim harus membuat asumsi sepanjang prosesnya. Anda harus mendokumentasikan asumsi yang dibuat di lokasi terpusat. Dengan begitu, jika hambatan tak terduga atau risiko proyek yang tidak terduga terjadi, Anda dapat dengan cepat merujuk ke daftar asumsi. Jika Anda membuat asumsi yang menyebabkan risiko atau hambatan, tim dapat dengan cepat mengidentifikasi akar penyebab masalah dengan secara proaktif menemukan apakah asumsi itu benar atau tidak.

Masalah

Masalah adalah kendala yang terjadi selama proyek yang tidak Anda duga. Masalah berbeda dari risiko karena Anda tidak menduganya terjadi. Risiko adalah potensi masalah yang Anda antisipasi, sementara masalah muncul secara tidak terduga. Penting untuk melacak isu saat terjadi sehingga tim Anda dapat merujuk kembali ke cara isu tersebut diselesaikan. Jika masalah di masa depan muncul karena masalah awal ini, dokumentasi dapat membantu tim Anda mengidentifikasi akar penyebabnya. 

Keputusan atau dependensi

Mirip dengan "A" dalam RAID, "D" dapat berarti keputusan atau dependensi. Jika proyek Anda lebih bebas, tim mungkin ingin menyoroti keputusan yang dibuat untuk mencapai solusi. Jika proyek memiliki banyak tugas rumit yang saling bergantung, dependensi akan menjadi pilihan yang lebih relevan.

Keputusan adalah semua pilihan konkret yang dibuat di sepanjang proses. Ini semua adalah pemikiran dan ide akhir yang mendorong proyek menjadi kenyataan. Penting untuk mendokumentasikan keputusan yang dibuat, siapa yang membuatnya, dan alasan keputusan itu dipilih. Jika tim Anda menggunakan proses iteratif seperti kaizen, dokumentasi ini dapat membantu melakukan perbaikan untuk proyek mendatang. 

Dalam manajemen proyek, dependensi adalah tugas yang bergantung pada penyelesaian tugas lain. Jika ada dependensi besar dalam proyek yang dapat mencegah proyek bergerak maju, dokumentasikan dalam bagan RAID. Memvisualisasikan dependensi dapat membantu anggota tim memahami tugas yang perlu diselesaikan terlebih dahulu, sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya. Anda sering dapat menemukan dependensi yang ditata dalam Bagan Gantt.

Kapan menggunakan log RAID

Log RAID adalah alat yang tepat untuk digunakan saat Anda mulai merencanakan proyek. Selain itu, alat ini paling baik digunakan secara konsisten seiring kemajuan proyek sehingga Anda dapat mendokumentasikan item tindakan penting yang perlu diperiksa, keputusan yang dibuat, atau masalah besar yang muncul. 

Log RAID berguna untuk item baris cepat, tetapi alat ini tidak boleh menjadi satu-satunya bentuk manajemen proyek. Anggap log RAID sebagai log insiden untuk manajemen proyek—jika ada peristiwa besar dalam proyek, dokumentasikan di log RAID. Pastikan Anda menggabungkan log RAID dengan sistem manajemen proyek yang lebih kuat yang menjaga semua pekerjaan, tugas, dan rencana tim Anda tetap sesuai rencana. 

Kelebihan menggunakan log RAID

Log RAID adalah alat yang berguna untuk dimiliki dalam kotak alat manajemen proyek Anda. Berikut beberapa alasannya.

Pengatalogan cepat

Salah satu manfaat utama menggunakan log RAID adalah kemampuan untuk membuat katalog informasi penting dengan cepat di satu tempat terpusat. Segera setelah masalah terjadi atau keputusan dibuat, manajer proyek dapat dengan cepat mencatat tindakan tersebut di bagian yang sesuai dari log RAID. 

Dokumentasi untuk perubahan mendatang

Tim Anda harus mendokumentasikan proses dan keputusan yang dibuat seiring kemajuan proyek. Dengan begitu, perubahan yang Anda buat selama proyek saat ini dapat membantu menginformasikan keputusan pada proyek mendatang. Dengan begitu, log RAID dapat membantu Anda belajar dan memanfaatkan pengalaman Anda untuk tantangan mendatang.

Buat templat dari log RAID Anda

Membuat templat log RAID yang sesuai dengan kebutuhan tim Anda itu mudah. Jika ada manajer proyek baru atau Anda melatih seseorang tentang proses penting tim, konsep umum log RAID itu sederhana. Log RAID dirancang untuk digunakan berulang kali. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan membuat templat yang paling sesuai dengan kebutuhan tim Anda dan menggunakan templat yang sama untuk setiap proyek.

Dokumentasikan semua keputusan di satu tempat

Log RAID memberi tim Anda tempat terpusat untuk menemukan informasi yang berkaitan dengan proyek. Jika anggota tim perlu mendiskusikan masalah dengan pemangku kepentingan yang tepat, log RAID dapat mengarahkan mereka ke orang yang tepat. 

Ini tidak hanya mendokumentasikan siapa yang memiliki apa, tetapi juga berfungsi sebagai ikhtisar umum tentang proses proyek. Anggota tim dapat dengan mudah melihat tindakan yang sedang berlangsung atau keputusan yang dibuat baru-baru ini. Karena setiap bagian diberi label yang jelas, anggota tim dapat menemukan informasi yang paling relevan bagi mereka.

Kekurangan menggunakan log RAID

Meskipun log RAID adalah alat yang berguna untuk digunakan, ada beberapa kekurangan dalam menggunakannya.

Log RAID bersifat tambahan

Log RAID tidak boleh menjadi satu-satunya sumber kebenaran dalam hal manajemen proyek. Ini adalah alat yang berguna untuk mencatat keputusan besar, dependensi utama, dan masalah yang muncul di sepanjang proses. Namun, jika Anda mencari informasi yang lebih terperinci tentang spesifikasi proyek, menggunakan sesuatu seperti rencana proyek mungkin lebih sesuai dengan kebutuhan Anda. 

Selain log RAID, pastikan Tim juga memiliki alat terpusat tempat semua informasi pekerjaan Anda berada. Dengan begitu, setiap anggota tim—terlepas dari bagian atau fungsi—dapat mengakses informasi proyek yang mereka butuhkan. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan alat manajemen kerja. 

Log RAID harus diperbarui secara berkala

Log RAID hanya akan diperbarui saat manajer proyek memperbaruinya. Jika manajer proyek tidak secara konsisten menambahkan informasi baru secara real time, log RAID menjadi usang. Ini bisa menjadi tantangan jika manajer proyek tidak dapat memperbarui log secara konsisten. Informasi yang sudah tidak berlaku dapat menimbulkan kebingungan bagi pemangku kepentingan lainnya, jadi Anda harus memiliki pesan yang konsisten di semua formulir komunikasi.

Log RAID dapat menjadi berantakan 

Jika Anda mendokumentasikan setiap keputusan yang dibuat dalam log RAID hingga pilihan individu terkecil, log dapat dengan cepat menjadi berantakan dan menemukan informasi dapat menjadi sulit. Menyepakati tingkat detail adalah perbedaan penting bagi tim Anda untuk mempertahankan log RAID. Sebelum Anda mulai membuat log RAID, pastikan tim memiliki pemahaman yang jelas tentang keputusan dan masalah yang harus atau tidak boleh disertakan.

Untuk mencegah kekacauan, tim harus memutuskan secara spesifik informasi apa yang paling penting untuk didokumentasikan dalam log RAID. Ini hanya menyisakan informasi terpenting dalam log sehingga pemangku kepentingan proyek dapat dengan mudah menemukan informasi yang dibutuhkan sebagai referensi. 

Cara menggunakan log RAID

Log RAID bisa sesederhana selembar kertas dengan empat kuadran yang didedikasikan untuk setiap bagian dari akronim, tetapi log ini paling efektif ketika semua orang di tim dapat mengakses informasi di satu tempat. 

Untuk membuat log RAID, ikuti empat langkah berikut:

1. Identifikasi cara terbaik untuk menyajikan log RAID Anda. Seperti disebutkan di atas, log RAID bisa sesederhana selembar kertas yang dibagi menjadi empat bagian. Namun, ini mungkin bukan cara paling efisien bagi tim Anda untuk mengakses informasi ini. Putuskan bersama tim jika Anda ingin menerapkan log ini dalam dokumen, spreadsheet, atau jenis perangkat lunak yang berbeda.

2. Diskusikan risiko awal, asumsi, dan dependensi. Dengan bersikap proaktif, Anda dapat memastikan semua orang di tim mengetahui potensi masalah dan cara mencegahnya.

3. Perbarui log secara rutin. Log RAID hanya akurat jika diperbarui secara rutin. Gunakan log seiring progres proyek dan perbarui bagian yang sesuai dengan tepat.

4. Refleksikan setelah proyek berakhir. Saat tim mengadakan post-mortem proyek, gunakan log RAID untuk membantu percakapan tentang cara meningkatkan proyek berikutnya.

Menggunakan perangkat lunak untuk log RAID

Membuat log RAID dengan perangkat lunak manajemen kerja seperti Asana dapat membantu Anda mengatur semua item log secara konsisten. Dengan menentukan batas waktu, pemangku kepentingan, dan item tindakan dengan jelas, tim Anda akan dapat kembali menyelesaikan pekerjaan terbaik mereka.