Cara membuat bagan organisasi (dengan templat gratis)

Anda sedang makan malam bersama keluarga saat nenek Anda mengeluarkan silsilah keluarga. Dia merapikan kertas, menelusuri namanya di garis sampai menemukan nama yang dikenalnya. "Lihat! Tepat di sebelah sepupumu Charles—itu sepupu ketigamu, penyair terkenal!"

Sama seperti pohon keluarga, bagan organisasi membantu memvisualisasikan posisi Anda dan anggota tim dalam struktur organisasi. Juga dikenal sebagai organogram, bagan organisasi menguraikan struktur tim Anda dan menggambarkan hubungan pelaporan antar-peran.

Dalam panduan ini, kami akan membahas cara membuat bagan organisasi, berbagai jenis bagan organisasi, dan memberikan templat bagan organisasi gratis untuk membantu Anda membuatnya sendiri.

Cara membuat bagan organisasi

Bagan organisasi adalah cara memvisualisasikan struktur perusahaan Anda. Untuk membuat bagan organisasi, Anda harus mengumpulkan informasi anggota tim dan memutuskan cara Anda ingin membuat bagan. 

Saat mempertimbangkan hubungan pelaporan di organisasi, Anda dapat merencanakan bagan dari atas ke bawah.

1. Tentukan ruang lingkup

Anda dapat memperlakukan bagan organisasi seperti proyek baru lainnya yang sedang dikerjakan. Menentukan ruang lingkup bagan organisasi dapat membantu memastikan bagan tersebut mewakili struktur tim Anda dengan jelas. Ruang lingkup akan menentukan tujuan keseluruhan bagan organisasi Anda.

Untuk memulai, pertimbangkan pertanyaan berikut:

• Apakah bagan organisasi Anda akan berfungsi sebagai sumber daya bagi anggota tim untuk mengetahui siapa saja yang ada di perusahaan? 

• Apakah Anda akan membagikan bagan organisasi kepada pemangku kepentingan atau mitra eksternal? 

• Apakah Anda memerlukan beberapa bagan untuk berbagai tingkat perusahaan? 

Mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini sejak awal dapat membantu Anda mengumpulkan informasi yang tepat dan memetakan bagan Anda.

2. Kumpulkan informasi

Mengumpulkan informasi adalah langkah terpenting dalam membuat bagan organisasi karena tanpa informasi yang tepat, Anda tidak akan dapat melanjutkan.  Anda dapat mengumpulkan informasi dengan menanyakan setiap anggota tim melalui email atau bekerja sama dengan Bagian SDM. 

Anda memerlukan informasi terbaru tentang orang-orang di perusahaan, termasuk nama pegawai dan jabatan terbaru mereka. Anda juga perlu memahami hubungan pelaporan di seluruh perusahaan, seperti hierarki antara manajer dan bawahan langsung. Pertimbangkan untuk mengumpulkan foto wajah tim Anda untuk personalisasi tambahan.

3. Tentukan cara membuat bagan

Memutuskan cara membuat bagan organisasi sangat penting karena alat yang berbeda dapat mempermudah proses. Menggambar bagan organisasi Anda dengan tangan tidak efisien waktu dan akan membuat hasil Anda sulit dibagikan, jadi pertimbangkan untuk memanfaatkan kekuatan alat untuk proses ini. 

Menggunakan PDF yang dapat diedit dapat menghemat waktu karena templat dibuat sebelumnya dengan placeholder. Anda kemudian dapat dengan mudah membagikan PDF kepada seluruh perusahaan. 

4. Rencanakan pembaruan

Setelah membuat bagan organisasi, gunakan kalender tim untuk merencanakan pembaruan rutin. Bagaimanapun, struktur perusahaan dan dinamika tim Anda kemungkinan akan sering berubah. 

Orang-orang berpindah posisi, pegawai baru dipekerjakan, dan hubungan pelaporan berubah. Dengan bagan organisasi digital, memperbarui struktur dan mendistribusikannya kembali kepada anggota tim menjadi mudah.

Templat bagan organisasi

Membuat bagan organisasi dapat lebih mudah saat dibuat dari templat bagan organisasi. Sebagian besar perusahaan mengikuti struktur serupa, baik itu struktur top-down atau Struktur matriks. 

Anda dapat menggunakan contoh bagan organisasi di bawah ini sebagai titik awal. Untuk membuat bagan organisasi kustom, tentukan jenis organisasi yang paling mewakili struktur perusahaan Anda. Kemudian, perbarui templat bagan organisasi gratis ini agar sesuai dengan kebutuhan tim unik Anda.

Jenis bagan organisasi

Ada empat jenis bagan organisasi yang umum. Masing-masing menggunakan desain bagan yang berbeda dan mewakili cara berbeda yang mungkin digunakan perusahaan untuk berfungsi. Karena bagan organisasi pada dasarnya adalah bagan hierarki—terjemahan visual dari struktur internal perusahaan—jenis bagan yang Anda gunakan harus mencerminkan hubungan pelaporan dan prosedur pengambilan keputusan organisasi Anda.

1. Fungsional top-down (hierarkis)

Bagan organisasi top-down fungsional adalah struktur yang paling umum, dengan perusahaan berfungsi sebagai hierarki. Di bagian atas struktur organisasi ini ada satu anggota tim, yang biasanya berjabatan presiden atau CEO. 

Percabangan dari anggota tim tersebut adalah pemimpin yang bertanggung jawab berikutnya, seperti wakil presiden perusahaan. Hierarki organisasi meluas ke bagian dan akhirnya bercabang menjadi tim. 

2. Bagan organisasi matriks

Organisasi matriks adalah struktur yang lebih kompleks daripada desain top-down tradisional. Jika perusahaan Anda menggunakan struktur pelaporan ini, anggota tim melapor kepada beberapa manajer. 

Meskipun pegawai mungkin memiliki manajer utama yang menjadi atasan mereka di bagian mereka, mereka mungkin juga melapor kepada manajer proyek. Manajer proyek sekunder ini juga memiliki manajer bagian yang menerima laporan mereka, yang membuat bagan organisasi matriks terlihat persegi panjang, bukan seperti pohon. 

3. Struktur divisi

Struktur organisasi divisi adalah versi tingkat tinggi dari struktur hierarkis tradisional. Struktur divisi cocok untuk perusahaan yang memiliki bagian yang bekerja secara independen satu sama lain. 

Misalnya, perusahaan dengan lini produk terpisah dapat bekerja dalam struktur divisi karena setiap lini produk memiliki bagian TI, pemasaran, dan penjualan terpisah.

4. Bagan organisasi datar

Bagan organisasi datar itu unik karena menunjukkan sedikit atau tanpa tingkat manajemen. Jenis struktur organisasi ini mungkin ada dalam bisnis kecil atau bisnis modern yang bereksperimen tanpa rantai komando. 

Dengan jenis struktur organisasi ini, perusahaan mendorong manajemen mandiri dan pengambilan keputusan anggota tim yang luas. 

Cara menggunakan bagan org

Menggunakan bagan organisasi memberikan visual yang jelas tentang berbagai bagian dan jabatan yang sedang berjalan, membantu anggota tim berkolaborasi secara efektif dan merasa percaya diri dalam peran dan tanggung jawab mereka.

1. Visualisasikan hubungan pelaporan

Sebagai manajer, Anda dapat menggunakan bagan organisasi untuk menunjukkan tanggung jawab kerja dan hubungan pelaporan kepada anggota tim baru. Saat melakukan onboarding pegawai baru, bagan organisasi membantu anggota tim mengenal rekan tim mereka dan pekerjaan mereka. Ini juga membantu anggota tim baru mengingat siapa saja yang ada di perusahaan. 

2. Mengelola pertumbuhan dan perubahan

Bagan organisasi juga dapat membantu tim kepemimpinan tetap tertata dan mengelola pertumbuhan atau perubahan dalam perusahaan. Misalnya, jika kepala bagian melihat bahwa satu tim telah menjadi lebih besar dari tim lain, mereka dapat mengalihkan atau merekrut anggota tim baru untuk menciptakan keseimbangan.

3. Melihat posisi setiap orang

Bagan organisasi menciptakan kejelasan dengan menunjukkan posisi setiap orang dalam struktur organisasi perusahaan. Jika anggota baru bergabung dengan tim, mereka dapat melihat bagan organisasi dan memahami bahwa mereka memiliki lima anggota lain dalam tim, dua asisten di bawah mereka, dan seorang manajer proyek di atas mereka. Dia juga dapat melihat bahwa manajer proyeknya melapor kepada manajer bagian.

4. Meningkatkan komunikasi

Memiliki struktur organisasi yang mapan untuk perusahaan Anda dapat meningkatkan komunikasi karena menjelaskan hubungan pelaporan. Tanpa bagan organisasi, anggota tim mungkin tidak tahu harus bertanya kepada siapa saat mereka memiliki pertanyaan. Bagan organisasi memperjelas siapa yang memimpin apa, sehingga anggota tim dapat merasa diberdayakan untuk mengajukan pertanyaan dan berkolaborasi dengan orang lain.  

5. Membuat direktori visual

Bagan organisasi pada dasarnya adalah direktori visual organisasi Anda. Anda dapat memperbarui bagan saat anggota tim dipromosikan atau saat mereka keluar. Dengan terus memperbarui direktori visual, semua orang akan selalu tahu siapa yang bekerja di perusahaan dan apa jabatan mereka saat ini.

Kelebihan dan kekurangan menggunakan bagan organisasi

Sebelum mempelajari cara membuat organogram atau bagan organisasi, tim harus memahami pro dan kontra untuk membangun struktur yang berkembang bersama tim dan alur kerja mereka.

Kelebihan bagan organisasi:

• Meningkatkan komunikasi dan kejelasan. Membantu anggota tim memahami hubungan pelaporan dan kesesuaian peran mereka dengan struktur perusahaan.

• Menyederhanakan onboarding. Pegawai baru dapat dengan cepat memahami struktur tim dan hierarki kepemimpinan.

• Meningkatkan pengambilan keputusan. Pemimpin dapat menilai alur kerja, mengalokasikan sumber daya, dan menyederhanakan struktur organisasi dengan lebih baik.

• Mendukung upaya restrukturisasi. Memberikan gambaran yang jelas tentang bagan organisasi hierarkis atau datar perusahaan yang terus berkembang.

• Bekerja dengan alat modern. Platform seperti Lucidchart, Microsoft Excel, PowerPoint, dan Asana memungkinkan pembaruan yang mudah, kolaborasi real-time, dan integrasi dengan alat manajemen proyek.

Kekurangan bagan organisasi:

• Cepat menjadi usang. Restrukturisasi perusahaan dan perubahan peran memerlukan pembaruan rutin untuk menjaga akurasi.

• Hanya menampilkan relasi formal. Tidak mencatat pelaporan garis putus-putus, tim informal, atau alur kerja kolaboratif.

• Kurangnya wawasan gaya manajemen. Bagan organisasi menampilkan hierarki, tetapi tidak menampilkan pendekatan kepemimpinan atau dinamika tim.

• Bisa sulit untuk diperbarui. Bagan statis memerlukan revisi terus-menerus, tetapi perangkat lunak dan aplikasi bagan organisasi seperti Asana menawarkan kemampuan beradaptasi real-time.

Sederhanakan struktur Anda dengan bagan organisasi

Meskipun ada keterbatasan pada bagan organisasi, bagan ini menawarkan cara yang bermanfaat untuk memahami struktur perusahaan Anda. Ini juga dapat meningkatkan komunikasi dengan manajemen tingkat atas dengan memperjelas peran dan tanggung jawab. Untuk membuat bagan organisasi perusahaan Anda, gunakan PDF gratis kami yang dapat diedit dan sesuaikan sesuai keinginan Anda. 

Perlu bantuan menyederhanakan kerja tim? Cari tahu cara Asana membantu tim berkomunikasi secara efektif.

Pertanyaan umum tentang bagan organisasi dan organogram