Déléguer des tâches sans perdre le contrôle

En tant que manager, vous portez la responsabilité du résultat, mais pas celle de tout exécuter vous-même. Pourtant, beaucoup de dirigeants continuent d'absorber des tâches qu'ils pourraient confier, par manque de temps ou de méthode. Selon l'Anatomie du travail 2023 d'Asana, 62 % du temps de travail est perdu à cause de tâches répétitives du quotidien, la donnée la plus récente disponible sur le sujet. Autant d'activités qui pourraient, souvent, être déléguées. Dans cet article, vous verrez quand déléguer, quelles tâches confier et comment le faire efficacement, à travers 10 conseils concrets.

Qu'est-ce que la délégation de tâches ?

Déléguer des tâches consiste à réattribuer à d'autres membres de l'équipe des activités ou des initiatives, soit pour répartir les responsabilités, soit parce qu'elles correspondent mieux aux priorités, aux compétences ou aux intérêts d'une autre personne. C'est une décision d'allocation, pas un simple transfert de charge.

Bien utilisée, la délégation vous laisse du temps pour le travail à haute valeur ajoutée et offre à vos collaborateurs l'occasion de s'impliquer dans des projets stimulants. Elle fait monter l'équipe en compétences et permet à chacun de développer de nouvelles forces. Elle constitue aussi un rempart concret contre le burnout et le surmenage : en tant que manager, votre rôle est de confier les bonnes tâches aux bonnes personnes, en identifiant les résultats attendus pour attribuer le travail selon les compétences de chacun.

L'enjeu est loin d'être anecdotique : toujours selon l'Anatomie du travail 2023 d'Asana, les équipes perdent en moyenne 3 heures par semaine en réunions superflues, un temps que des responsabilités mieux réparties permettent souvent de récupérer. Savoir quand déléguer les responsabilités, c'est aussi ouvrir à votre équipe des perspectives de développement et vous rapprocher de vos propres objectifs d'évolution.

Les freins qui empêchent de déléguer

Il n'est pas toujours évident de savoir quand déléguer, surtout lorsqu'on est manager débutant. Plusieurs freins reviennent régulièrement :

• La crainte de passer plus de temps à expliquer comment faire plutôt qu'à faire le travail soi-même

• Le manque de visibilité sur le degré de priorité du travail

• L'envie de participer activement à un projet intéressant

• Le sentiment de culpabilité concernant l'attribution de travail supplémentaire aux autres

• Le doute quant à la présence d'une autre personne sachant effectuer le travail

• La volonté de se sentir important pour son équipe

Quand et quelles tâches déléguer ?

Aucune situation type ne dicte à coup sûr quand déléguer. La bonne approche consiste à vous poser les bonnes questions pour évaluer l'intérêt de confier un travail donné à un collègue.

Quelques questions à se poser avant de déléguer une tâche :

• Cette tâche est-elle plus en phase avec les priorités d'un autre membre de l'équipe ?

• Quelqu'un d'autre connaît-il le contexte et les informations nécessaires pour réaliser ce travail ?

• Cette tâche donnerait-elle à un collègue l'opportunité de monter en compétences ?

• Cette tâche sera-t-elle récurrente à l'avenir ?

• Ai-je le temps de déléguer efficacement cette tâche, y compris de former l'autre personne, de répondre à ses questions et de vérifier son travail ?

• Devrais-je personnellement prendre en charge ce travail (forte valeur ajoutée, essentiel à l'entreprise, etc.) ?

• Son échec nuirait-il à la réussite du projet ?

• A-t-on le temps de refaire le travail si nécessaire ?

Vous n'avez pas à répondre à toutes ces questions par l'affirmative pour déléguer le travail. Toutefois, le fait de vous les poser en amont vous aidera à identifier les tâches qu'il est préférable de confier à d'autres.

10 conseils pour déléguer efficacement

Apprenez à déléguer différentes activités pour devenir un meilleur manager et permettre à vos collaborateurs de participer à des projets intéressants. Pour mieux appréhender le processus de délégation, suivez les 10 conseils ci-après.

1. Identifiez le travail à déléguer

Tout ne peut pas être délégué. Le travail stratégique ou essentiel à vos activités requiert en effet toute votre attention. Avant d'attribuer une telle tâche à un collègue, évaluez bien son importance et ce qu'implique pareille délégation.

Cela ne signifie pas pour autant que vous ne pouvez déléguer les tâches importantes. Si un autre membre de l'équipe a bonne connaissance du contexte, qu'il a l'expérience ou les compétences nécessaires pour effectuer le travail efficacement, ce peut être une bonne solution. En revanche, n'oubliez pas que la responsabilité du résultat final vous revient.

Quelques exemples de tâches à déléguer :

• Les tâches récurrentes à l'avenir : il est souvent utile de confier les tâches récurrentes à des collègues ayant davantage de temps et d'énergie à leur consacrer pour produire un travail de qualité.

• Les activités pour lesquelles un membre de l'équipe a manifesté son intérêt : si un collaborateur a indiqué souhaiter perfectionner une compétence existante ou en développer une nouvelle, voyez si vous pouvez lui déléguer des tâches qui l'aident à monter en compétences.

• Les tâches qui participent aux objectifs à atteindre par vos collègues : pour une délégation efficace, nous vous conseillons aussi d'attribuer à vos coéquipiers des tâches en rapport avec leurs objectifs professionnels.

2. Pratiquez le lâcher-prise

En tant que manager ou dirigeant débutant, vous hésiterez peut-être à confier une tâche importante à quelqu'un d'autre, tant vous vous sentez impliqué dans votre travail et responsable de sa bonne exécution.

Si vous devez absolument apprendre à déléguer, vous ne devez pas non plus ressentir de gêne à chaque réattribution. Commencez plutôt par confier de petits travaux avant de passer à des projets de plus en plus importants. Soyez patient, que ce soit envers vous-même comme envers les membres de votre équipe, et vous verrez que votre capacité à déléguer progressera avec le temps. N'oubliez pas non plus que vos collègues pourraient mettre plus de temps que vous à effectuer le travail, mais qu'en le leur attribuant, vous vous libérez du temps et leur offrez l'opportunité de développer leurs compétences par la même occasion.

3. Clarifiez les priorités

Vous déléguerez plus facilement en connaissant le degré de priorité et de difficulté des tâches concernées. Quand le degré de priorité est élevé, vous (ou un collègue) devez effectuer la tâche rapidement. Selon le type de travail, vous pouvez alors décider de le faire vous-même ou de le confier à un collaborateur.

La meilleure façon de clarifier les priorités est d'associer les activités aux objectifs de l'équipe et de l'entreprise. Une fois que votre équipe connaît l'importance de son travail, il lui est plus facile de gérer ses priorités et ainsi d'accomplir les tâches à haute valeur ajoutée. Si ce n'est déjà fait, constituez-vous une source unique de référence, par exemple grâce à un outil de gestion de projet. Pour les tâches récurrentes, les Règles d'Asana permettent d'automatiser leur attribution dès qu'un déclencheur est rempli (nouvelle demande, changement de statut), ce qui vous évite de réattribuer manuellement les mêmes actions chaque semaine.

4. Déterminez les forces de chacun de vos collègues

Une partie du processus de délégation consiste à vous assurer que la personne à qui vous confiez le travail a les éléments nécessaires pour réussir. Une délégation efficace repose sur deux éléments : les membres de l'équipe à qui vous confiez le travail doivent avoir les compétences requises dans le domaine concerné et cette délégation doit leur offrir l'opportunité de monter en compétences.

Afin d'y parvenir, vous devez discerner clairement les forces de chacun des membres, mais aussi leurs centres d'intérêt. Lors de vos prochains entretiens individuels, prenez le temps de leur demander quelles compétences ils souhaitent améliorer, ainsi que celles qu'ils souhaitent acquérir.

5. Expliquez le contexte et faites office de guide

Au moment de confier le travail à un collègue, assurez-vous que celui-ci a tous les éléments pour réussir, notamment :

• Le mode d'emploi pour réaliser le travail

• L'échéance de la tâche déléguée

• Le contexte, les documents et les détails concernant le travail

• Les outils nécessaires pour le réaliser

• La priorité, les objectifs et les attentes pour cette tâche

• Les résultats attendus

• Les activités connexes

Gardez aussi à l'esprit qu'une tâche qui peut vous sembler facile pourra être une véritable découverte pour la personne à qui vous la confiez. Prenez le temps de la guider et de répondre à toutes ses questions en amont, afin de lui donner les clés pour réussir.

6. Investissez dans la formation

Dans certains cas, vous serez peut-être la seule personne de votre équipe à savoir comment réaliser un travail donné. Dans ce genre de situation, certains managers considèrent la délégation impossible. Pourtant, selon vos priorités, il est souvent préférable de former les membres de l'équipe afin qu'ils soient en mesure de réaliser ce type de travail à l'avenir.

La formation prenant du temps, nous aurions tendance à vouloir faire le travail nous-mêmes. Mais voyez plutôt cette formation comme un investissement pour votre équipe et votre propre charge de travail. Ce temps de formation sera rentabilisé plus tard, une fois la personne formée apte à effectuer le travail. Déléguez les tâches chronophages pour améliorer vos compétences en gestion du temps, tout en offrant de nouvelles opportunités aux membres de l'équipe.

Lorsque l'on forme un collègue sur une tâche, il s'agit également de le laisser résoudre ses problèmes et non lui fournir immédiatement une solution. Si le membre de l'équipe concerné rencontre un obstacle, demandez-lui comment il pense le surmonter. Plutôt que de régler le problème à sa place, essayez plutôt de le pousser à suggérer des solutions et de le guider vers la bonne réponse de façon à l'aider à améliorer ses compétences en prise de décision.

7. Donnez la priorité à la communication et au feedback

Déléguer le travail est une bonne occasion de pratiquer une communication bidirectionnelle. Veillez à ce que la personne à qui vous avez confié une ou plusieurs tâches ait le moyen de vous poser des questions et organisez un suivi régulier, par exemple des entretiens individuels au cours desquels vous pourrez revenir sur certains points.

Faites-lui des retours sur son travail pour toutes les tâches à venir que vous lui confierez. Recueillez également son propre feedback : avait-elle les informations suffisantes pour réussir ? D'autres éléments auraient-ils permis de réaliser le travail plus facilement ? Rappelez-vous là aussi que notre capacité à déléguer s'acquiert à long terme, et que le fait de solliciter du feedback nous aide à la développer.

8. Concentrez-vous sur les résultats

Quand vous déléguez des tâches, le but n'est pas de faire réaliser le travail à l'identique par un tiers. Votre collègue peut en effet faire appel à d'autres méthodes, pourvu qu'il obtienne les résultats escomptés.

Au cours du processus, au moment de conseiller les membres de votre équipe, évitez de passer trop de temps à leur expliquer comment faire. Concentrez-vous plutôt sur l'objectif final, en leur laissant le libre choix du processus à employer pour réaliser le travail. Cela leur permet d'approfondir leurs compétences et leur démontre, par la même occasion, que vous avez confiance en eux concernant la réalisation du travail.

9. Faites confiance, mais vérifiez

Une fois les tâches déléguées, essayez de prendre du recul et de laisser à vos collègues le champ libre pour travailler. Faites le point régulièrement et assurez-vous qu'ils n'ont pas besoin d'assistance supplémentaire, tout en leur laissant assez de liberté pour leur faire comprendre que vous avez toute confiance en votre équipe.

L'erreur la plus fréquente à ce stade est la micro-gestion : contrôler chaque détail annule les bénéfices de la délégation, démotive le collaborateur et vous fait perdre le temps que vous cherchiez à gagner. Le correctif est de vous accorder sur des points de contrôle et des résultats attendus dès le départ, plutôt que de surveiller la méthode. N'oubliez pas que la réussite du travail vous incombe : si vous déléguez pour la première fois, mettez en place un cycle de révision pour vérifier le travail terminé et ajuster le tir, le cas échéant.

10. Soulignez le mérite de chacun une fois le travail terminé

Déléguées efficacement, ces tâches seront autant d'opportunités pour les membres de votre équipe de développer de nouvelles compétences ou de participer à des projets importants. Une fois le travail terminé, veillez à ce que le membre de l'équipe concerné en soit félicité.

Des membres d'équipes interfonctionnelles pourraient vous attribuer tout le mérite, surtout si vous avez déjà réalisé un travail semblable précédemment. Faites donc bien attention à ce qu'on ne vous attribue pas le travail d'un autre, et prenez le temps de préciser à quel point vous êtes satisfait du travail de votre collaborateur.

FAQ - Tout savoir sur la délégation de tâches

Voici les réponses aux questions les plus fréquentes que se posent les managers sur la délégation de tâches.

L'essentiel à retenir sur la délégation de tâches

Déléguer efficacement n'a rien d'un abandon de responsabilité : c'est une compétence de management qui se travaille et qui conditionne autant votre productivité que l'épanouissement de votre équipe. La démarche tient en quelques principes solides. Identifiez d'abord les tâches à confier, en gardant pour vous le travail stratégique. Choisissez le bon collaborateur en fonction de ses forces et de ses ambitions, puis donnez-lui le contexte, les objectifs et les moyens de réussir.

Accompagnez sans micro-gérer, en vous concentrant sur les résultats plutôt que sur la méthode, et reconnaissez le travail accompli. Pour tenir ces engagements dans la durée, appuyez-vous sur une source unique de référence qui donne à chacun de la visibilité sur les priorités et les échéances. C'est à cette condition que la délégation devient un véritable moteur de performance collective.

Donnez à votre équipe la visibilité et la structure nécessaires pour que chaque tâche déléguée avance sans friction.