Comment Asana utilise la gestion du travail pour faciliter la planification de la feuille de route numérique

L'élaboration d'une feuille de route numérique ne consiste pas seulement à créer une liste de tâches pour les projets, mais aussi à faire des choix judicieux qui permettent d'obtenir des résultats concrets. Pour établir une feuille de route claire et bien hiérarchisée, il est nécessaire de se concerter avec les parties prenantes, de définir des priorités claires et de faire des compromis difficiles. Dani Spires, directrice du numérique chez Asana, connaît parfaitement cet enjeu. 

« En tant qu'équipe numérique, nous devons répondre aux besoins changeants de l'entreprise tout en faisant progresser les initiatives techniques. La planification de la feuille de route nous aide à trouver le bon équilibre », explique-t-elle.

Pour y parvenir, l’équipe de Dani réévalue régulièrement ses priorités et prend en compte les retours de l’ensemble de l’organisation afin de maintenir sa stratégie produit en phase avec les objectifs stratégiques. Ce n’est pas facile, surtout lorsqu’on collabore avec de multiples parties prenantes. C’est à ce moment clé qu’Asana entre en jeu.

Quatre façons dont Asana simplifie la planification de feuilles de route

Lorsqu'elle est bien menée, l'élaboration numérique de feuilles de route aide les équipes à donner la priorité aux projets les plus importants, ce qui permet de poser les bases de la croissance et de maintenir la concentration de tous sur l'essentiel. Comme le souligne Dani, l’objectif principal est de « définir les priorités de l’équipe et de déterminer comment nous pouvons répartir les ressources pour générer un impact tout en restant concentrés sur d’autres initiatives ».

Pour y parvenir, les équipes ont besoin d'un espace centralisé leur permettant de visualiser les projets potentiels, de s'aligner sur la stratégie, de prendre des décisions et de suivre la progression, tout en collaborant en toute transparence.

Voici comment Asana aide l’équipe de Dani à y parvenir.

Centraliser le travail lié à la feuille de route pour gagner en visibilité

L'un des plus grands défis lors de l'élaboration d'une feuille de route numérique est de tenir les partenaires interfonctionnels informés tout au long du processus. Selon Dani, la liste des parties prenantes de l’équipe numérique est « longue et variée » : elle comprend de nombreuses personnes ayant des priorités et des responsabilités différentes, qui doivent donner leur avis pour permettre une prise de décision éclairée. Il est donc difficile de tenir tout le monde informé.

Pour résoudre ce problème, l’équipe de Dani s’appuie sur la fonctionnalité de projet d’Asana pour créer un projet de feuille de route principale qui regroupe toutes les initiatives numériques de l’exercice comptable. Au début du processus d'élaboration de la feuille de route, les parties prenantes et les équipes ajoutent leurs propositions de projets à la feuille de route principale sous forme de tâches Asana, ce qui permet à chacun d'avoir une visibilité sur le projet et de donner son avis. 

Imaginons par exemple que l’équipe SEO prévoie d’actualiser quatre pages phares sur Asana.com au cours du premier trimestre. Pour atteindre son objectif, elle aura besoin de l’assistance de l’équipe numérique pour repenser la disposition des pages, importer du nouveau contenu et mettre en ligne les mises à jour. Au cours du processus initial d'élaboration de la feuille de route, le chef de projet SEO ajoute à la feuille de route numérique une tâche correspondant au projet SEO, par exemple « Mises à jour des pages piliers au premier trimestre ». Ensuite, l'équipe chargée du numérique examine la tâche directement dans la feuille de route et se base sur les informations fournies pour décider de donner le feu vert (ou non) à la mise en œuvre du projet.

« En créant un plan centralisé au même endroit, nous sommes en mesure d’offrir à tous nos partenaires de la visibilité et la possibilité de s’exprimer dans le cadre du processus », explique Dani.

Mobiliser les ressources avec pertinence grâce à des données concrètes

Une fois que l’équipe de Dani a créé son projet de feuille de route numérique, l’étape suivante consiste à décider quels projets seront retenus au final.

Néanmoins, il ne s’agit pas uniquement de choisir le travail à effectuer. Avec autant de parties prenantes impliquées, les demandes peuvent rapidement entraîner un dépassement de la capacité de la feuille de route. Comme le souligne Dani, il existe un équilibre délicat entre la priorisation des initiatives essentielles à l’entreprise – comme les projets qui génèrent des prospects ou alimentent le pipeline commercial – et le travail technique stratégique nécessaire pour soutenir la croissance à long terme.

Pour prendre ces décisions, l’équipe de Dani s’appuie sur les champs personnalisés d’Asana. Chaque fois qu'un demandeur ajoute une proposition de projet à la feuille de route, il étiquette la tâche à l'aide de champs personnalisés conçus pour aider l'équipe à comprendre comment le projet s'intègre dans le contexte global et à décider si elle doit le prendre en charge ou non. Ces champs personnalisés sont les suivants :

• Trimestre de livraison : le trimestre de livraison prévu, au cours duquel le travail doit être terminé.

• Engagement : indique si le projet a fait l'objet d'un engagement et, le cas échéant, le niveau d'engagement.

• Priorité : le degré de priorité de la tâche ou du projet. 

• Équipe directement responsable : l'équipe chargée du numérique qui sera responsable du projet.

• Effort : Une estimation numérique, sur une échelle de 1 à 5, qui indique le niveau de complexité du projet.

Une fois les projets ajoutés et étiquetés, l'équipe numérique évalue sa charge de travail et décide comment répartir ses ressources entre les différents types de projets, tels que les initiatives stratégiques, la maintenance technique et l'assistance aux parties prenantes. En jetant un coup d’œil rapide aux champs personnalisés, les responsables du pilier numérique peuvent facilement se mettre d’accord sur la priorité de chaque projet, l’effort nécessaire et l’impact potentiel, ce qui facilite la finalisation de la feuille de route.

« Nos champs personnalisés nous permettent d'avoir des discussions concrètes sur la capacité », explique Dani. « Nous pouvons montrer aux parties prenantes ce qui a été demandé, ce sur quoi nous nous sommes engagés et le niveau d’effort requis, puis utiliser ces informations comme base pour des discussions sur les compromis à faire. »

Ces champs personnalisés aident également l’équipe de Dani à comprendre en quoi chaque projet correspond aux principaux objectifs d’Asana. En ajoutant aux tâches l'étiquette de l'objectif général de l'entreprise auquel elles contribuent, l'équipe peut avoir la certitude que le travail qu'elle effectue contribue à la réalisation des objectifs stratégiques.

« Avec Asana, tout est lié », explique Dani. « Nous pouvons voir clairement comment nos priorités s'articulent avec les objectifs marketing et, en fin de compte, avec les principaux objectifs Business de l'entreprise. »

Activités reliées entre les équipes

Bien que la feuille de route numérique soit la principale source de référence pour les projets de l’équipe chargée du numérique, ce n’est pas le seul projet en cours. Différentes équipes travaillent sur plusieurs feuilles de route qui se recoupent, par exemple les équipes marketing, de développement produit ou de l'expérience client. Ce chevauchement peut facilement entraîner des doublons et un gaspillage de ressources.

Pour éviter cela, l’équipe de Dani utilise la fonctionnalité d’hébergement multiple d’Asana, qui permet à une tâche d’appartenir à plusieurs projets. Par exemple, le projet de l’équipe SEO relatif à la page pilier du premier trimestre peut être ajouté à la fois à la feuille de route SEO, à la feuille de route du marketing de contenu et au tableau du sprint de développement Web, ce qui permet à tout le monde de rester sur la même longueur d’onde et d’éviter les tâches en double.

« La feuille de route numérique est tellement vaste et couvre tellement de services qu’il est facile que des tâches se perdent », explique Dani. « L'hébergement multiple permet à nos principaux partenaires de prendre un projet numérique et de l'intégrer à leur feuille de route. Ainsi, nous pouvons tout relier entre soi sans dupliquer le travail. »

Maintenir le travail en bonne voie grâce aux rapports en temps réel

Une fois la feuille de route finalisée et le travail commencé, l’équipe de Dani utilise le tableau de bord de reporting d’Asana pour suivre la progression. Le tableau de bord offre une vue d'ensemble du statut du projet, ce qui permet à l'équipe de résoudre rapidement les problèmes et d'éviter les freins.

 « Nous utilisons la fonctionnalité de tableau de bord pour suivre notre progression : où nous en sommes par rapport à la réalisation des objectifs de l'entreprise », explique Dani. « Tout le monde peut facilement identifier les priorités absolues, les freins et les dépassements de capacité. »

En fin de trimestre, l'équipe chargée du numérique revoit sa feuille de route et l'adapte en fonction des éventuelles nouvelles priorités de l'entreprise. Si des changements nécessitent un réajustement des priorités, ils sont abordés lors des négociations trimestrielles, au cours desquelles l’équipe décide des projets à poursuivre. La feuille de route mise à jour est ensuite partagée avec les parties prenantes afin que tout le monde soit au courant des changements.

Même après la fin d’un trimestre, le travail de l’équipe se poursuit. Elle utilise les indicateurs du tableau de bord pour identifier les réussites et les difficultés, et elle met ces enseignements à profit pour la planification à venir.

« En suivant les dates de début et de fin de notre feuille de route, nous pouvons voir combien de projets ont été planifiés et terminés dans les délais fixés », explique Dani. « Ensuite, nous pouvons utiliser ces données pour avoir une vision claire de notre progression d’une année sur l’autre. » 

Maintenez le cap sur votre feuille de route numérique

Pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ? Une feuille de route numérique bien gérée n’a rien d’insurmontable. Grâce à Asana, votre équipe peut harmoniser ses priorités, simplifier la collaboration interfonctionnelle et prendre des décisions basées sur des données qui soutiennent les objectifs stratégiques de votre entreprise, ce qui ouvre la voie à des résultats significatifs.