Depuis sa création en 2019, Techqueria compte désormais deux collaborateurs et a augmenté son financement à 250 000 $ par an, le tout à temps partiel : chaque collaborateur de Techqueria occupe également un poste à temps plein dans le secteur de la technologie. C'est d'autant plus impressionnant que la communauté Techqueria compte plus de 15 000 membres et alliés répartis dans sept sections. Les membres rejoignent Techqueria pour trouver un sentiment de communauté (ils sont probablement les seules personnes latinx sur leur lieu de travail) et pour dénicher des opportunités d’emploi.

Frances Coronel fait partie du conseil consultatif de Techqueria et agit en tant que directrice de la technologie de l’organisation, en plus d’être ingénieure logicielle à temps plein chez Slack. Elle a contribué au développement de l’organisation en supervisant les opérations quotidiennes et la croissance. Au début de leur collaboration, Frances et sa petite équipe se servaient de Slack pour communiquer et de Google Docs pour gérer les événements. Au fur et à mesure de leur développement, Frances a réalisé qu'un outil de gestion du travail serait essentiel. Avec l'arrivée de nouveaux événements, partenaires, sponsors et bénévoles (l'organisation en compte plus de 40), ainsi qu'une équipe en pleine croissance, elle savait que Techqueria avait besoin d'une meilleure façon de travailler ensemble pour exploiter tout son potentiel.

Nous avons reconnu le besoin d’un outil pour unir l’équipe, sachant que cela nous nuirait à l’avenir si nous ne mettions pas en place une solution avant de connaître une croissance rapide.

Frances Coronel, directrice de la technologie

Se concentrer sur l'évolutivité et la simplicité

Lorsque Frances s'est mise à la recherche d'une solution pour son organisation en pleine croissance, elle savait que Techqueria avait besoin des éléments suivants :

• Une plateforme capable d'évoluer au rythme de la croissance de l'organisation à but non lucratif.

• La possibilité d'inviter des partenaires, des sponsors et des bénévoles à collaborer directement sur la plateforme.

• Une plateforme qui ne pèse pas sur le budget de Techqueria à mesure que l’organisation se développe.

Après avoir essayé plusieurs options, Frances a choisi Asana en raison de son évolutivité et de sa facilité d'utilisation au sein d'une organisation en pleine croissance, de sa tarification pour les organisations à but non lucratif et de son interface intuitive. En tant qu'ingénieure travaillant sur le développement frontend, c'était un argument de poids pour Frances, qui lui permettrait d'intégrer en toute simplicité son équipe existante et ses nouveaux collaborateurs.

Techqueria ayant adopté Asana alors que l'équipe était encore réduite, Frances a pu simplifier le déploiement. Elle a invité chaque membre de l'équipe à la rejoindre sur Asana et a partagé des ressources avec eux, telles que l'Asana Academy et plusieurs articles du Guide. Elle a aidé son équipe à démarrer sur les chapeaux de roue en créant des modèles pour les projets récurrents, comme les événements. L'utilisation de modèles a aidé son équipe à comprendre dès le départ comment utiliser Asana pour un processus courant et à appliquer cette méthode à d'autres projets.

Les modèles ont été une excellente ressource pour notre équipe lorsque nous avons déployé Asana, car les membres de l'équipe ont immédiatement compris le cas d'utilisation et ont pu se mettre au travail sans attendre.

Frances Coronel, directrice de la technologie

Au fil du temps, Frances a commencé à intégrer les nouvelles recrues et les membres du conseil d’administration sur Asana afin qu’ils soient familiarisés avec la plateforme dès le premier jour. Désormais, lorsque les employés ont des questions sur la façon de faire quelque chose sur Asana, ils envoient un message sur le canal Slack interne d'assistance technique et reçoivent des conseils ou des articles du Guide de la part de leurs collègues.

Simplifier les processus pour optimiser les résultats

Les événements sont au cœur de Techqueria et sont organisés dans les 7 sections. En 2019, l'organisation a organisé 60 événements et a fait grimper ce chiffre à plus de 100 en 2020. Pour des événements tels que les panels, les séances de questions-réponses et leur conférence annuelle, Frances et les responsables de section, qui sont des bénévoles, utilisent Asana pour planifier et coordonner la logistique et le marketing événementiel. Avec le début de la pandémie de COVID-19 en 2020, l'équipe a immédiatement mis à jour son modèle d'événement pour l'optimiser pour les événements virtuels, ce qui a facilité la gestion de la transition pour tous.

En utilisant Asana pour gérer les événements, l’équipe dispose d’une source unique de référence tout au long du processus de planification et d’exécution. Dès qu'un événement est programmé, un projet est créé et l'équipe a une idée de la charge de travail impliquée. Cela permet aux responsables d'événements de redistribuer le travail ou de déplacer un événement sur le calendrier afin qu'aucun membre de l'équipe ne soit surchargé. Si l'événement implique des sponsors ou des partenaires, des collaborateurs externes sont ajoutés au projet en tant qu'invités afin de simplifier la planification et la communication. Il est essentiel pour Techqueria d'avoir une visibilité sur la charge de travail liée à l'événement et une communication claire avec les partenaires et les sponsors, car l'équipe est restreinte et il faut éviter le surmenage.

Nous sommes en mesure de gérer la charge de travail liée aux événements, car nous disposons d'une source unique de référence pour l'ensemble de notre calendrier : Asana.

Frances Coronel, directrice de la technologie

Frances et son équipe utilisent également Asana pour gérer les partenariats avec les organisateurs d'événements, les sponsors et les donateurs, y compris leur partenariat avec Asana. Ils invitent leurs partenaires dans un projet Asana afin de disposer d'un espace de travail partagé pour collaborer et suivre les actions à entreprendre. L’utilisation d’Asana simplifie la communication entre Techqueria et ses partenaires, afin que les livrables ne passent pas entre les mailles du filet et que les deux parties puissent maximiser leur impact.

La collaboration avec les partenaires est toujours plus efficace lorsqu'ils ont accès aux mêmes outils que votre équipe. Asana facilite les choses en nous permettant d'inviter des partenaires en tant qu'invités dans les projets.

Frances Coronel, directrice de la technologie

Pour une organisation en pleine croissance, le suivi des OKR et de la croissance est essentiel pour comprendre son impact au sein de la communauté LatinX. Grâce aux Objectifs, Frances et son équipe savent ce qui est accompli et quels sont les domaines qui nécessitent plus d’attention. Ils peuvent également voir comment le travail est lié à la vision globale et à la mission de l'organisation. Enfin, l'utilisation d'Asana pour suivre les OKR aide Frances et son équipe à rationaliser le rythme des projets et à comprendre comment ils peuvent améliorer l'exécution.

Techqueria suit plusieurs indicateurs pour déterminer sa réussite, tels que la participation aux événements, les subventions accordées et le nombre de membres. L’utilisation d’Asana a eu un impact direct sur deux des indicateurs clés de l’organisation : la participation aux événements et les subventions accordées. En gérant tout le marketing événementiel sur Asana, l’équipe augmente la participation aux événements. Après tout, personne n’y participerait sans cette promotion. En utilisant Asana pour suivre les tâches liées aux demandes de subventions, l'organisation s'assure que les demandes de subventions sont soumises à temps et accompagnées de tous les documents nécessaires.

Dans l'ensemble, Techqueria bénéficie désormais de visibilité et de transparence au sein de l'organisation. En aidant les membres de l'équipe à comprendre sur quoi travaillent les autres, chacun conserve un sentiment commun d'implication et d'élan pour mener à bien sa mission. Qui plus est, l’équipe a fait de la transparence une valeur de l’organisation à but non lucratif, et Asana aide l’ensemble de l’équipe à la préserver et à l’incarner dans son travail.

La valeur des partenariats

Étant donné que la majorité des emplois dans le secteur technologique sont obtenus grâce à des recommandations, les partenariats constituent une étape essentielle pour renforcer le capital social de la communauté latino-américaine. Pour des organisations comme Techqueria, l'acquisition et la gestion fluide de partenariats contribuent à ouvrir des canaux entre les talents LatinX et les entreprises technologiques. En tant que partenaire d'entreprise de Techqueria, Asana est fière de soutenir l'organisation en organisant des événements, comme un événement de mentorat en ingénierie. Le partenariat pour l'organisation d'événements aide les membres de Techqueria à développer leur capital social et leur réseau, à trouver des mentors et des mentorés, ainsi qu'à découvrir de nouvelles opportunités d'emploi.

Cela profite également à l'équipe d'Asana en favorisant les liens au sein de la communauté et en stimulant le processus de recrutement. Selon Dan Ubilla, responsable de l'ingénierie chez Asana, « participer à la création d'un forum permettant aux personnes de la communauté LatinX d'exprimer leur intérêt à travailler chez Asana et de faire connaissance avec nos équipes est vraiment gratifiant, et cela aide à la fois la communauté et notre équipe à évoluer ».

Selon Frances, les partenaires permettent de créer des réseaux, d'offrir du mentorat et d'établir des liens au sein de la communauté. Tous ces éléments font partie de la démarche de Techqueria pour combler le déficit de capital social auquel est confrontée la communauté LatinX. C’est pourquoi les événements et les partenariats avec des entreprises comme Asana sont si cruciaux pour leur succès. En fin de compte, l'objectif est de permettre aux personnes de progresser dans leur carrière, d'obtenir des promotions et de décrocher de nouveaux emplois. La meilleure façon d'y parvenir est de les mettre en contact avec des entreprises du secteur technologique.

Comme nous en sommes encore aux premiers pas en tant qu’organisation à but non lucratif, avoir accès à la version Business d’Asana via le programme d’impact social est une véritable aubaine. Nous avons les moyens d’offrir plus d’avantages à notre communauté, car nous avons accès à un outil ultra-performant.

Frances Coronel, directrice de la technologie

La prochaine étape pour Techqueria

Au fur et à mesure que Techqueria obtient davantage de partenaires d’entreprise et élargit sa base de membres, son équipe s’agrandit également. Au cours de l'année à venir, l'organisation espère constituer un nouveau conseil d'administration élargi et recruter son premier directeur exécutif à temps plein. Techqueria a également lancé de nouvelles fonctionnalités pour la communauté, notamment un tableau d’offres d’emploi, une banque de CV et un site Web amélioré. Tous ces projets sont suivis sur Asana de leur création à leur achèvement afin d'améliorer la visibilité, l'efficacité et les résultats pour l'organisation.

Nous n’avions pas prévu que tous nos plus grands projets de 2021 se déroulent en même temps, mais ils aboutissent à ce qui semble être un nouveau chapitre pour Techqueria. Nous ne pourrions pas tout faire sans Asana.

Frances Coronel, directrice de la technologie