So lösen Sie mithilfe der Problemeingrenzung Ineffizienzen in Ihrem Team

In unserer komplexen Arbeitswelt kann es herausfordernd sein, als Team zusammenzukommen, um Probleme zu lösen. Und genau aus diesem Grund ist jetzt ein idealer Zeitpunkt, sich die Methode der Problemeingrenzung genauer anzusehen.  

Wir der Name bereits verrät, handelt es sich bei der Problemeingrenzung um einen Ansatz, der Teams beim Verstehen, Formulieren und Eingrenzen komplexer Geschäftsprobleme unterstützt. Mit dieser Methode wird Ihr Team lernen, Probleme gemeinsam zu verstehen und zu lösen. 

Sehen wir uns nun genauer an, was die Problemeingrenzung ist und wie Sie auch bei der Verwaltung mehrerer gleichzeitig laufender Projekte die vier Schritte der Problemeingrenzung anwenden können. 

Was versteht man unter Problemeingrenzung?

Mithilfe der Problemeingrenzung können Sie schwierige geschäftliche Hindernisse und Probleme verstehen, definieren und priorisieren. Die Methode bietet Ihnen also eine Möglichkeit, spezifische Probleme besser zu verstehen, damit Sie rasch eine Lösung dafür finden können. 

Bei Projekten und Prozessen sind Hindernisse und Probleme nahezu unvermeidbar. Es werden neue wichtige Beteiligte hinzugezogen oder es kommt zu Änderungen in letzter Minute – ungelöste Hindernisse können sich im Laufe der Zeit zu ernsthaften Problem entwickeln. Um dies zu verhindern, ist es wichtig, dass Sie die Problemlösungsfähigkeiten Ihres Team fördern. 

Wann kommt die Methode der Problemeingrenzung zum Einsatz?

Die Problemeingrenzung ist immer dann hilfreich, wenn bei einem Projekt oder Prozess Hindernisse auftauchen. Mit dieser Methode können Sie Probleme in Echtzeit lösen und Ihr Team schnell wieder auf Kurs bringen, ähnlich wie bei dem Cynefin-Framework.

Im Folgenden stellen wir Ihnen Situationen vor, die Sie mithilfe von Problem Framing lösen können. 

Szenario 1: Bei einem Sprint-Planungsmeeting äußert ein Teammitglied Bedenken. Es befürchtet, dass es nicht genügend Unterstützung hat, um eine Frist einzuhalten. Um Ihren Mitarbeiter zu beruhigen, formulieren Sie das Thema um und bieten ihm eine andere Sichtweise an. Anstatt sich über mangelnde Ressourcen den Kopf zu zerbrechen, organisieren Sie die Prioritäten Ihres Teams neu und stellen damit sicher, dass alle Fristen eingehalten werden können. 

Szenario 2: Nach der Einführung eines Projekts stellen Sie fest, dass die Besucherzahlen der Website niedriger sind als erwartet. Anstatt das Projekt als Misserfolg abzustempeln, versuchen Sie eine neue Sichtweise auf das Problem einzunehmen, indem Sie sich in Ihren Kunden hineinversetzen. Sie analysieren noch einmal die Website Ihres Kunden und stellen dabei fest, dass der CTA-Button leicht übersehen werden kann. Mit dieser Erkenntnis beginnen Sie, neue Lösungen auszuprobieren, indem Sie die CTA-Schaltfläche sichtbarer platzieren.

Obwohl diese beiden Szenarien unterschiedliche Situationen beschreiben, machen beide eines deutlich: Und zwar wie wichtig ein neuer Blickwinkel auf ein Problem ist, um eine Lösung finden zu können.

So formulieren Sie eine Problemdarstellung

Mithilfe einer Problemdarstellung beschreiben Sie Ihren Teammitgliedern ein Problem. Eine effektive Problemdarstellung sollte immer den Kontext und die Relevanz der Problems beinhalten. Nur so ist sie auch gut nachvollziehbar. Und damit sind wir bereits beim ersten Schritt der Problemeingrenzung. Ziel dabei ist es, Ihren Teammitgliedern das Problem vorzustellen, um dann gemeinsam an der Lösungsfindung arbeiten zu können.

Für komplexe Geschäftsprobleme gibt es aber nicht immer einfache Lösungen. In solchen schwierigen Fällen kann es hilfreich sein, das Problem aus einer neuen Perspektive zu betrachten, um trotz aller Schwierigkeiten eine innovative Lösung zu finden. Und genau an diesem Punkt kommt die Problemeingrenzung ins Spiel. Der erste Schritt der Methode besteht darin, das Problem effektiv zu kommunizieren. 

Machen Sie bei Ihrer Problemdarstellung unbedingt Angaben zu folgenden Punkten:

• Kontext: Der Geschäftskontext des Problems umfasst Hintergrundinformationen zum Problem: Wann ist es aufgetreten? Und in welchem System oder Prozess? Beispiel: Bei der Planungsphase eines Prozesses werden widersprüchliche Daten gefunden. 

• Problemstellung: Hier wird das Problem genau beschrieben und erklärt, warum es sich überhaupt um ein Problem handelt. Beispiel: Diese widersprüchlichen Daten werden im Zuge der Implementierungsphase zu Diskrepanzen führen.

• Relevanz: An dieser Stelle beschreiben Sie, wie das Problem mit einem bestimmten Vorhaben zusammenhängt und warum es wichtig ist, eine Lösung dafür zu finden. Beispiel: Aufgrund dieser Diskrepanzen muss das Team noch einmal zurückgehen, um den Ursprung dafür zu finden. Das wird zu Verzögerungen führen. 

• Ziel: An diesem Punkt geben Sie einen Zeitplan und die Priorität des Problems an. Sie legen dar, wann die Lösung für das Problem umgesetzt und somit das Ziel erreicht sein muss. Beispiel: Da dieses Problem von hoher Priorität ist, muss es bis zum Ende dieses Quartals gelöst werden.

Indem Sie diese vier Elemente bei Ihrer Problemdarstellung beachten, sorgen Sie dafür, dass wichtige Beteiligte nicht nur die grundlegenden Informationen zum Problem erhalten und verstehen, sondern auch gleich die weitere Vorgehensweise kennen. Wenn alle auf dem Laufenden sind, können Sie Ihre Arbeitsvorgänge schneller umsetzen und Ergebnisse effektiver erreichen. 

Die 4 Schritte der Problemeingrenzung

Der eigentliche Prozess der Problemeingrenzung beginnt nach der Problemdarstellung und umfasst vier wichtige Schritte. Diese helfen Ihnen dabei, das vorliegende Problem besser zu verstehen und es im Zusammenhang mit Ihren größeren Zielen zu sehen. 

Am besten stellen Sie Ihr Problem auch visuell dar. Auf diese Weise kann sich Ihr Team einen guten Überblick verschaffen. Durch die Kontexualisierung, Priorisierung und ein umfassendes Verständnis für die Details kann Ihr Team bei der Besprechung des Problems mit wichtigen Beteiligten eine neue Sichtweise einnehmen.

Von der Definition des Problems bis zur Genehmigung der Lösung: Nehmen wir die vier Schritte der Problemeingrenzung nun genauer unter die Lupe. 

1. Definieren Sie das Problem

Analysieren Sie das vorliegende Problem im Zusammenhang mit dem System oder Prozess, in dem es aufgetreten ist. Stellen Sie sich Fragen wie: „Wo genau liegt das Problem im System vor?“ und „Was ist der eigentliche Ursprung bzw. Grund des Problems?“ 

Durch kontextualisierende Fragen ist es einfacher, das Problem innerhalb der bestehenden Prozesse festzumachen und seinen Grund zu ermitteln.  

Nehmen wir an, Sie arbeiten an der Einführung eines neuen Marketingvorhabens und stoßen im Bereich der Entwicklung auf ein Problem. In diesem Fall könnten Sie zu dem Schluss kommen, dass Ihr Problem durch mangelnde Ressourcen im Entwicklerteam entstanden ist.

2. Priorisieren Sie das Problem

Sehen Sie sich im nächsten Schritt andere Problemstellungen sowie Ihre Projektziele an und priorisieren Sie die Schwierigkeiten. Fragen wie: „Könnte es passieren, dass wir aufgrund dieses Problems Ziele nicht erreichen?“ und “Wird dieses Problem Ressourcen, die wir eigentlich an andere Stelle benötigen, aufbrauchen?“ können ein guter Ausgangspunkt für die Priorisierung sein.

Mithilfe dieser Fragen können Sie Ihre Probleme nach Wichtigkeit anordnen. Anhand dieser Visualisierung überlegen Sie dann, was passieren könnte, wenn Sie (a) das Problem lösen oder (b) die Lösung auf einen späteren Zeitpunkt verschieben. 

3. Verstehen Sie das Problem

Um das Problem wirklich zu verstehen, holen Sie zunächst Informationen aller Beteiligten und Abteilungsleiter dazu ein. Damit stellen Sie sicher, dass Sie mit einer umfangreichen Datenbasis arbeiten.

Befragen Sie so viele Teammitglieder wie möglich zum Thema und erfassen Sie alle Details, um viele verschiedene Sichtweisen auf das Problem miteinzubeziehen. Gleichzeitig ermöglicht diese Herangehensweise auch innovativere Lösungsansätze, wovon der Großteil Ihrer Teammitglieder profitieren wird.

Bleiben wir bei unserem oben angeführten Beispiel: Um wirklich zu verstehen, warum Ressourcen im Entwicklerbereich fehlen, suchen Sie das Gespräch mit dem Leiter der Entwicklungsabteilung. Gemeinsam können Sie die benötigten Ressourcen nach Bedarf dann auch neu verteilen. 

4. Genehmigen Sie die Lösung

Am Ende dieses Prozesses steht die Genehmigung der Lösung. Am besten prüfen Sie Ihre Lösung zunächst intern unter Verwendung unterschiedlicher Szenarien. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung auch wirklich funktioniert, bevor Sie sie Ihren externen Kunden vorschlagen. 

Unter Umständen müssen Sie Ihre Lösung vor der Umsetzung auch von einem Ihrer Vorgesetzten genehmigen lassen. Das hängt aber von Ihrer jeweiligen Situation ab. Abschließend empfehlen wir Ihnen noch, den Erfolg Ihrer Lösung auch zu analysieren und solange neue Ideen auszutesten, bis Sie das gewünschte Ergebnis erzielen.

Techniken und Tipps für die Problemeingrenzung

Die Problemeingrenzung kann ein Schlüssel zum Erfolg am Arbeitsplatz sein, da sie immer innovative Lösungen zum Ziel hat. Motivieren Sie Ihr Team, diese Technik anzuwenden und fördern Sie dadurch gleichzeitig die allgemeinen Problemlösungskompetenzen Ihrer Mitarbeiter. 

So können Sie die Methode der Problemeingrenzung am Arbeitsplatz einsetzen, um innovative Lösungen zu fördern:

• Grenzen Sie Ihr Problem mit strukturierten Problemdarstellungen ein: Die Problemeingrenzung kann praktisch in jeder Situation, in der ein Problem auftaucht, verwendet werden. Bei der Darstellung des Problems gibt es aber einige Punkte zu beachten. Abhängig vom jeweiligen Problem kann eine Problemdarstellung immer etwas anders aussehen, aber sie sollte in jedem Fall die oben beschriebenen Punkte beinhalten, also den Kontext, die Problemstellung, die Relevanz und das Ziel. Dadurch können Beteiligte den Zusammenhang zwischen einem vorliegenden Problem und einem bestimmten Projekt auch wirklich nachvollziehen. 

• Halten Sie effektive Brainstorming-Meetings: Setzen Sie das Problem Framing bei Brainstorming-Sitzungen ein, um noch mehr verschiedene Perspektiven und neue Erkenntnisse zu gewinnen. Sie können diese Brainstorming-Technik anwenden, indem Sie Beteiligte bitten, Ihre Ideen mithilfe von Whiteboards oder Haftnotizen darzustellen. So stellen Sie zudem sicher, dass alle Ideen auch datenbasiert sind.

• Stellen Sie sich bei der Eingrenzung Ihres Problems bereits das gewünschte Ergebnis vor: Bestimmt kennen das Konzept, mit einer klaren Vision vom Endzustand zu beginnen. Das bedeutet gewissermaßen auch, sich rückwärts – also vom Ziel ausgehend – vorzuarbeiten. Mithilfe dieser Technik können Sie die Einstellung Ihres Teams positiv beeinflussen und eine zielorientierte Herangehensweise fördern. Zudem lernen Ihre Teammitglieder, die persönliche Entwicklung und strategisches Denken zu priorisieren. 

Durch die Methode der Problemeingrenzung können Sie am Arbeitsplatz sicherstellen, dass Probleme effektiv kommuniziert werden und Lösungen auf einem informierten, gut durchdachten Prozess basieren, was wiederum zur effektiven Lösung von Problemen führt. 

Problemlösung durch Zusammenarbeit

Die Lösung von Problemen sollte nie Aufgabe einzelner Mitarbeiter sein. Je mehr Teammitglieder in diesen Prozess involviert sind, desto kreativer werden die Lösungen sein. Unser Arbeitsalltag ist geprägt von komplexen Entscheidungen und ständigen Veränderungen bei Projekten. Mithilfe der Technik des Problem Framing können Sie im Problemlösungsprozess dennoch stets alle auf dem Laufenden halten. 

Verwenden Sie eine Software für Teamzusammenarbeit, um Ihr Team dauerhaft zu vernetzen: Asana unterstützt Sie dabei beginnend bei der Ausrichtung auf gemeinsame Ziele bis hin zur Steigerung Ihrer Produktivität.