Islamic Relief Canada erhöht seine Wirksamkeit mithilfe von Asana um 75 %

Am 24. September 2019 wurde Pakistan von einem Erdbeben der Stärke 5,8 erschüttert. Seit 2015 sind Hunderttausende Rohingya aus Myanmar geflohen, um den anhaltenden ethnischen Säuberungen im Land zu entkommen. In Syrien sind Millionen von Menschen entweder im Bürgerkrieg gestorben oder vor ihm geflohen, was zu einer der schlimmsten humanitären Krisen unserer Zeit führte.

Islamic Relief Canada (IRC) leistet Hilfe für diese Krisen und ruft die Kanadier auf, für die Opfer dieser Krisen zu spenden. Mit über zweihundert laufenden Projekten und mehr als drei Millionen direkten Begünstigten arbeitet das IRC mit den Gemeinden zusammen, um ihre Widerstandsfähigkeit gegen Katastrophen zu stärken und leistet im Katastrophenfall lebenswichtige Soforthilfe. Darüber hinaus bieten sie Zugang zu grundlegenden Dienstleistungen wie Bildung, Wasser und Hygiene sowie Gesundheitsversorgung.

Als Teil einer globalen Organisation mit über 3.500 Mitarbeitern in 35 Ländern ist IRC mit einem Team von fünfzig Mitarbeitern in Kanada tätig. Weil ihre Reichweite so groß und ihr Team so schlank ist, übernehmen alle mehrere Positionen und operieren wie ein Startup. Yusra Rizwan und Usama Khan sind zwei Mitglieder des in Ontario ansässigen Teams und beaufsichtigen die HR- und Freiwilligenprogramme sowie Finanzen, Technologie und Betriebsabläufe. Ihre Arbeit hilft der Organisation, kanadische Spender zu aktivieren und zu mobilisieren und trägt dazu bei, ihre Spendeneinnahmen seit 2007 von 1 Mio. USD auf 60 Mio. USD zu steigern.

Durch dieses Wachstum wurde zwar einerseits die Wirkung ihrer Nothilfe- und Entwicklungsprojekte erhöht, jedoch stellten sich ihnen mit der Vergrößerung des Teams und Ausweitung ihrer Programme auch mehrere Herausforderungen in den Weg. Diese Herausforderungen waren der Anlass, sich nach einem neuen Tool für die Verwaltung ihrer Arbeit umzusehen:

• Compliance und regulatorische Auflagen: Die Finanzaufgaben von Usama erfordern eine detaillierte Dokumentation aller Auslandstransaktionen, die das Team nicht mit den vorhandenen Tools bewältigen konnte.

• Isolierte Workflows und mangelnde Transparenz: Da sie sich auf Tools verlassen haben, die für kleinere Unternehmen besser geeignet sind, waren die eingesetzten Lösungen nicht miteinander kompatibel. Dies führte zu einer eingeschränkten Transparenz und isolierten Workflows und hinderte sie letztlich daran, ihre ehrgeizigen Ziele effektiv umzusetzen.

• Geringe Mitarbeiterzufriedenheit: Die jüngsten Umfragen des IRC zum Thema Mitarbeiterzufriedenheit zeigten immer wieder, dass die Mitarbeiter mit dem Informationsaustausch und der Kommunikation in der gesamten Organisation unzufrieden waren. Das Fehlen einer zentralen Informationsquelle führte zu Frustration bei den Mitarbeitern.

• Verlangsamung der Prozesse und Hilfsmaßnahmen: Durch die Verzögerungen der Arbeitsabläufe wurde auch die Verteilung von Hilfsgütern und -leistungen durch das IRC beeinträchtigt. Ohne die Möglichkeit, Hilfsprogramme in kürzester Zeit zu realisieren, erfüllten sie ihre Mission bei weitem nicht so effektiv, wie sie es gerne hätten.

Ein Thema, das in unseren Mitarbeiterumfragen immer wieder auftauchte, war der Wunsch, den Informationsaustausch und die Kommunikation innerhalb der Organisation zu verbessern. In diesem Sinne haben wir uns nach einer Möglichkeit umgesehen, wie wir dies erreichen können.”

Angefangen bei der Führungsebene bis zur teamweiten Einführung

Im Zuge der Bewertung möglicher Tools suchte das Team nach einer Lösung, die den Informationsaustausch und die Kommunikation verbessert, eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht, eine detaillierte Dokumentation für Finanztransaktionen bietet und sich an das wachsende Team anpasst. Der CEO von IRC, Zaid Al-Rawni, hatte über sein Netzwerk von Asana gehört und beschloss, es mit seinem Team auszuprobieren.

Nach und nach führten sie Asana in der Organisation ein, ermittelten die ersten Anwender wie Yusra und Usama und luden sie ein, teamweite Trainingseinheiten durchzuführen. In der Schulung besprachen sie die Grundlagen von Asana und ermutigten die Führungskräfte, ihre Projekte zu Asana zu übertragen, um ihre Teams mit an Bord zu holen. Sie begannen mit organisationsweiten Projekten, wie z. B. der Tagesordnung eines Meetings, und beschäftigten sich dann nach und nach mit teamorientierten Projekten. Dadurch gelang es ihnen, die Grundlagen schnell zu beherrschen und komplexere Arbeitsabläufe zu implementieren.

Der Einsatz von Asana dient vor allem dem Wissensaustausch. Mit jeder neuen Funktion, die wir in unseren Teams implementierten, wuchs auch die Wertschätzung für das Tool, und die Bereitschaft, es zu nutzen.”

Bei der Einführung bestand ein wesentlicher Aspekt des Erfolges darin, die Führungskräfte zu überzeugen. Zuerst wurde Asana beim Führungsteam eingeführt und dann bei den leitenden Angestellten der gesamten Organisation vorgestellt. Durch die Mobilisierung von Teams und die Vorbildfunktion für alle Mitarbeiter beschleunigte das Führungsteam die Einführung für das gesamte Team von IRC. Als schließlich alle erkannten, wie sie ihre Arbeit mit Asana effizienter gestalten konnten, war bald die gesamte Organisation an Bord.

Effektivere Arbeitsweise zur Erfüllung ihrer Mission

Mittlerweile wird Asana vom gesamten IRC-Team verwendet, um das gesamte Arbeitsvolumen zu verwalten – von der Durchführung von Meetings bis hin zur Nachverfolgung der Ziele und Vorgaben. Mit Asana können sie:

• Vorgaben einhalten und eine lückenlose Dokumentation führen: Durch die Verwendung von Asana zur Verwaltung von Finanzdaten und -prozessen führen Usama und sein Team nun eine lückenlose Dokumentation für die Rechnungsprüfung und vermeiden unnötige Kosten, indem sie keine Papierbelege verwenden. Jeder weiß, in welchem Stadium sich eine Zahlung befindet und die Sichtbarkeitseinstellungen von Asana sorgen dafür, dass sensible Informationen geschützt und nur für diejenigen zugänglich sind, die sie benötigen.

• Freiwillige Helfer mobilisieren: Durch die Verwaltung ihrer Freiwilligenprogramme mit Asana erhält das gesamte Team von Yusra einen Überblick über ihre zahlreichen Initiativen. Darüber hinaus haben sie solche Programmbestandteile wie Freiwilligenkommunikation, Veranstaltungen und Akquise durch den Einsatz von Aufgaben- und Projektvorlagen standardisiert.

• Die gesamte Organisation miteinander vernetzen: Der Newsletter des IRC ist ein Projekt, zu dem jeder Mitarbeiter Zugang hat. Er dient dem Austausch nützlicher Informationen und der Diskussion von Fragen, die sich unternehmensweit ergeben, wie zum Beispiel Lernerfolge, Technologie-Hacks oder den laufenden Freigabeprozessen des Unternehmens.

• Meetings reduzieren: Die Verwendung von Asana zur Verwaltung von Meeting-Tagesordnungen spart Zeit, liefert eine praktische Orientierungshilfe und reduziert den Bedarf an Folge-Meetings und Nachkontrollen.

• Die Mission auf die tägliche Arbeit ausrichten: Das IRC erfasst seine Ziele und Leistungsindikatoren in Asana, damit alle Beteiligten immer am gleichen Strang ziehen, während die Organisation wächst und sie an mehr Initiativen arbeiten. Ihre Ziele werden vom Top-Management bis hin zu Teams und einzelnen Mitarbeitern erfasst, sodass jeder sehen kann, wie sich ihre Arbeit in der Mission und ihren Zielen widerspiegelt.

Abgesehen von Effizienzsteigerung, Einhaltung von Richtlinien und organisatorischer Transparenz, erhält das IRC durch Asana außerdem ein präzises und hilfreiches institutionelles Gedächtnis. Egal ob es sich dabei um den Wechsel von Teamkollegen oder wiederkehrende Arbeiten wie Fundraising-Veranstaltungen handelt – mit Asana stehen den Mitarbeitern immer die notwendigen Zusammenhänge und Informationen zur Verfügung, um effizienter und selbstbewusster zu arbeiten.

Wir haben die Ergebnisse unseres optimierten Kollaborationsprozesses für Katastrophen unmittelbar nach dem Erdbeben in Pakistan gesehen. Mithilfe von Asana konnten wir mit Teams vor Ort um 75 % schneller kommunizieren und zusammenarbeiten und damit so vielen Menschen wie möglich helfen.”

Mit diesem starken institutionellen Gedächtnis kann sich das IRC darauf konzentrieren, seinen Auftrag zur Bereitstellung lebenswichtiger Nothilfe zu erfüllen. Die Teams für Marketing, Fundraising, Spenderbetreuung und Programme können nun bei Notfällen in ihren gemeinsamen Asana-Projekten Hand in Hand arbeiten, um schneller reagieren zu können. Nach dem jüngsten Erdbeben in Pakistan testeten sie ihren neuen Prozess in Asana und konnten Hilfs- und Aufklärungskampagnen um 75 % schneller einleiten. Yusras Freiwillige können sich schneller engagieren, und Usama kann alle Spenden nachverfolgen, die nach Übersee gehen, um bei Hilfsaktionen zu helfen.

Spender zu mehr Engagement motivieren

In den kommenden Monaten wird sich das IRC auch weiterhin bemühen, schneller auf Notfälle zu reagieren und ihre Gesamtwirkung zu steigern. Yusra, Usama und ihr Team haben begonnen, ihre Spendenprozesse mit Asana zu managen und automatisieren Schritte wie die Spendernachbetreuung. Auf diese Weise können noch mehr Kanadier erreicht und mobilisiert werden, um Hilfsaktionen zu fördern und mehr von Krisen betroffene Menschen zu unterstützen.