Fujitra befasst sich mit wichtigen Problemen – von der Managementebene bis hin zum operativen Geschäft – wie der Schaffung neuer Business-Bereiche, der Steigerung von Business-Wachstum und Rentabilität, der Standardisierung und Optimierung von Prozessen sowie der Verbesserung des HR-Systems und des Arbeitsumfelds. ​Fujitsu hat Asana als zentrales Tool für dieses Projekt ausgewählt. ​Wir haben mit Herrn Joju Fukuda, EVP CDXO und CIO, der Fujitra leitet, und anderen Mitarbeitenden, die Asana täglich nutzen, über den Hintergrund der Implementierung und deren Auswirkungen gesprochen.

Fujitsu arbeitet unternehmensweit an DX, um seine Wettbewerbsfähigkeit im digitalen Zeitalter zu stärken

Fujitsu bietet eine breite Palette von Dienstleistungen im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) an, darunter Systemintegration, IT-Dienstleistungen, Netzwerkdienstleistungen und elektronische Geräte. ​In den letzten Jahren hat sich das Unternehmen auch auf die Entwicklung von Cloud-Diensten und KI-Technologie konzentriert und die IKT-Branche durch seine Erfahrung und innovative Technologie vorangetrieben.

Das unternehmensweite DX-Projekt von Fujitsu, „Fujitra“, zielt darauf ab, die betriebliche Effizienz zu verbessern und durch die Förderung der Digitalisierung innerhalb des Unternehmens neue Werte zu schaffen. ​Dieses Projekt basiert auf dem Unternehmenszweck, „der Gesellschaft Vertrauen zu schenken und die Welt durch Innovation nachhaltiger zu machen“, um ein Unternehmen zu werden, das für eine sich schnell verändernde Zeit geeignet ist. ​Die Bemühungen und Erfolge von Fujitra haben wesentlich zur Entwicklung eigener Lösungen und Dienstleistungen beigetragen. Die Mission des Unternehmens ist es, als zuverlässiger DX-Partner für Kunden soziale Probleme zu lösen, indem digitale Technologie auf der Grundlage realer Erfahrungen eingesetzt wird.

Fujitra wird vom CDXO (Chief Digital Transformation Officer) und CIO, Herrn Fukuda, geleitet, der auch Projektleiter ist. Er fördert die „vollständige Beteiligung“ und übernimmt gemeinsam mit allen Mitgliedern der Geschäftsleitung die Führung. ​DXOs (DX Officers) wurden in wichtigen Abteilungen, Konzerngesellschaften sowie in Ländern und Regionen im Ausland eingesetzt. ​Wir haben eine Community von etwa 60 DXOs geschaffen, und All Fujitsu hat ein System etabliert, das insgesamt das beste für die Arbeit im Team ist.

Herr Fukuda, der Fujitsu leitet, sagte: „Die Aufgabe von Fujitsu besteht darin, sich auf verschiedene Möglichkeiten wie Technologie, IT, Daten, Smartphone-Apps, interne soziale Netzwerke und Kostenoptimierung durch Standardisierung von Geschäftsprozessen zu konzentrieren und diese in Projekte umzuwandeln, damit die globale Gruppe abteilungsübergreifend zusammenarbeiten kann, um sie voranzubringen.“

Überwindung der Einschränkungen, wo und wann Arbeit erledigt wird, um die Produktivität um 40 % zu steigern

Fujitsu hat sich im Rahmen seines mittelfristigen Managementplans, der im April 2023 begann, das Ziel gesetzt, die Produktivität pro Angestellten in drei Jahren um 40 % zu steigern. ​Das oberste Ziel ist es, den Gewinn und die Geschäftsergebnisse durch eine Steigerung der Produktivität zu verbessern. ​Um dies zu erreichen, ist es unerlässlich, dass die Angestellten mehr Zeit und Energie für die strategische Arbeit aufwenden können, die sie eigentlich erledigen sollen.

Als Wegbereiter für die Transformation setzen wir Asana weltweit abteilungs- und regionenübergreifend ein, um die Stärke unserer Teams zu stärken und gleichzeitig Zeitunterschiede zu überwinden. ​Auch wenn wir räumlich voneinander getrennt sind, können wir mehr denn je ein Vertrauensverhältnis aufbauen. ​Wir glauben, dass es in allen Bereichen zu verschiedenen Veränderungen und Entwicklungen kommen wird, wie zum Beispiel die Klärung, wer was bis wann erledigt, und die Möglichkeit, sich bei Bedarf miteinander abzustimmen, was letztendlich zu einer Produktivitätssteigerung von 40 % führen wird.

Herr Fukuda

Herr Fukuda ging auch auf die jüngste Verbreitung digitaler Tools ein und sagte: „In meinem Privatleben kann ich problemlos chatten und soziale Medien nutzen, um mit Bekannten in Kontakt zu bleiben, die ich seit Jahren nicht mehr gesehen habe. ​In einer solchen Zeit werden sich viele Menschen wahrscheinlich fragen, ob die Verwendung von E-Mails für die Kommunikation mit anderen Personen im Business-Bereich zu einer verbesserten Produktivität führen wird.“

Herr Fukuda sagt, dass er sich für Asana interessierte, weil Unternehmen mit Sitz im Silicon Valley an der Westküste der Vereinigten Staaten Asana eines nach dem anderen einführten.

Fujitsu ist, wie Unternehmen im Silicon Valley, einem intensiven Wettbewerb und einer hohen Fluktuation ausgesetzt, weshalb wir persönliche Vorurteile beseitigen müssen. ​Ich habe gehört, dass solche Unternehmen Asana zu ihrem Standard-Tool machten, und ich dachte, dieses Tool sei das richtige.

Herr Fukuda

Strukturierung der Arbeit und Weitergabe von Wissen. ​Asana unterstützt datengesteuerte Entscheidungsfindung

Herr Fukuda nannte mehrere Vorteile der Nutzung von Asana. ​Einer davon ist die „gründliche Strukturierung“. ​Anstatt die Arbeit auf vage Weise zu beginnen, ist es wichtig, zuerst das Gesamtbild zu erfassen und die Aufgaben zu identifizieren, die priorisiert werden sollten. ​Zum Beispiel ist es notwendig, alle für das Projekt erforderlichen Informationen strukturell zu verstehen, wie etwa die Aufgaben, die während der Arbeitszeit des Tages priorisiert werden sollen, die Beziehung zwischen Aufgaben, wie die Tatsache, dass der nächste Prozess nicht verschoben werden kann, solange der vorherige Prozess nicht erledigt ist, und die Phasen, die das Handeln anderer erfordern.

Herr Fukuda sagt, dass Asana den Arbeitsprozess auf natürliche Weise strukturiert und visualisiert, was ihm ermöglicht, das Vertrauen und die Produktivität zu steigern und gleichzeitig Verschwendung zu vermeiden.

Die Kommunikation mit meiner Sekretärin, die ich früher per E-Mail und Chat führte, wurde mithilfe von Asana deutlich verbessert. ​Aufgabenprioritäten sind organisiert, und der Fortschritt ist auf einen Blick sichtbar. ​Indem unnötige Diskussionen reduziert werden und es einfacher ist, meine Gedanken mit meiner Sekretärin abzustimmen, kann ich Aufgaben ohne Stress erledigen. ​Gleichzeitig wird die Kommunikation im direkten Kontakt mit Kollegen verbessert und Verantwortungsbewusstsein geschaffen.

Darüber hinaus hat die Tatsache, dass jeder den Aufgabenfortschritt sehen kann, auch zu einer verbesserten Effizienz für das gesamte Team geführt. ​Osamu Yuzuki, CIO Office Manager in der Zentrale der Digital System Platform, sagte: „Teams, die Asana verwenden, stellen oft fest, dass die aufgewendete Zeit für Arbeit rund um die Arbeit, wie die Erstellung von Dokumenten, die Berichterstattung an Vorgesetzte und die Teilnahme an Meetings, um etwa 30 % reduziert wird. ​Ich denke, das liegt daran, dass die Aufgaben der Angestellten visualisiert werden und sie diese ordnungsgemäß ausführen können.“

Der zweite Vorteil ist die „Weitergabe von Wissen und Erfahrung“. ​Effiziente Arbeitsweisen in Abteilungen und Teams, insbesondere die Arbeitsweisen von leistungsstarken Mitgliedern, werden in Sammlungen zusammengefasst und an andere Mitglieder weitergegeben. ​Mit Asana können Sie effiziente Vorgehensweisen für eine bestimmte Aufgabe teilen, kopieren und nutzen sowie Vorlagen verwenden, die beim Start einer Aufgabe hilfreich sind. ​Es ist möglich, Wissen und Erfahrung auf Unternehmensebene zu formalisieren und unternehmensweit zu nutzen.

Auch die Benutzerfreundlichkeit von Asana wurde hoch bewertet. ​Ta Ishibashi, CIO Office of the Digital System Platform Headquarters, sagte: „Fujitsu hat viele Abteilungen, und es gab Situationen, in denen die Transparenz der Zeitpläne aufgrund komplexer Abläufe eingeschränkt war. Jetzt nutzen wir Asana, um das Aufgabenmanagement für jede Abteilung zu verbessern. ​Einer der attraktiven Aspekte von Asana ist die UI/UX. ​Es verfügt über einen integrierten Mechanismus, der es Ihnen ermöglicht, sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren, und die Benutzeroberfläche ist leicht und spielerisch, sodass sie für Menschen aller Erfahrungsstufen einfach zu bedienen ist.“

Auch die datengesteuerte Entscheidungsfindung wird gefördert. ​Herr Fukuda sagte: „Die heutige Welt ist datengesteuert. ​Das Wichtigste ist, die Dinge objektiv aus der Perspektive der Daten zu visualisieren. ​Sie können zum Beispiel logisch und objektiv bestätigen, dass Team B produktiver ist als Team A, oder erkennen, für welche Aufgaben Sie in letzter Zeit zu viel Zeit aufgewendet haben. ​Die Daten, die immer in Asana angezeigt werden, machen es einfacher, den idealen Arbeitsstil für Sie und Ihr Unternehmen zu finden“, erklärte Herr Fukuda.

Positive Effekte in Umlauf bringen, indem Angestellte auf ihre eigene Art und Weise arbeiten können

Fujitsu hat durch die Nutzung von Asana verschiedene Vorteile erfahren, aber der Schlüssel zur Maximierung dieser Vorteile in der Zukunft ist die weit verbreitete Einführung von Asana. ​Herr Fukuda sagte: „Derzeit nutzen es Tausende von Menschen, aber ich denke, die Wirkung wird im gesamten Unternehmen erst dann maximiert, wenn es Zehntausende von Menschen erreicht. ​Es ist nur dann sinnvoll, wenn es jeder benutzt.“

Darüber hinaus glauben wir, dass ein Synergieeffekt erzielt werden kann, indem parallel dazu die „Qualität“ der Nutzung verbessert wird. ​Um besseres „Wissen“ und mehr „Erfahrung“ weiterzugeben, ist es notwendig, hervorragende Vorlagen und Sammlungen zu teilen. Daher wird die Verfeinerung ihrer Nutzung innerhalb von Abteilungen und Teams durch den täglichen Gebrauch zu einer maximalen Nutzung von „Wissen“ und „Erfahrung“ führen.

Wir planen auch, unsere Zusammenarbeit mit Daten und digitalen Technologien zu intensivieren, um die Effizienz weiter zu verbessern. ​Wir werden zum Beispiel auch Ansätze untersuchen, die Daten und die neueste Technologie kombinieren, wie etwa KI, die Probleme mit dem Arbeitsfortschritt erkennt und darauf hinweist, und RPA, die automatisch eine Verbindung zum nächsten Prozess herstellt, wenn eine Aufgabe in Asana erledigt ist.

Herr Fukuda schloss mit den Worten: „Viele Menschen denken, dass sie nicht ‚arbeiten wollen'. ​Arbeit ist ein Mittel zum Leben, und das Ideal ist, sie in kurzer Zeit mit möglichst wenig Stress effizient erledigen zu können. ​Und das ultimative Ziel ist es, Energie für den eigentlichen Zweck, die Freude und die Belohnung aufwenden zu können. ​Ich glaube außerdem, dass gegenseitige Unterstützung zu den Vorteilen und Freuden der Zugehörigkeit zu einem Unternehmen führt. ​Wenn wir diese Idee vermitteln und unseren Kunden vorschlagen, führt dies zu mehr Business – ein positiver Kreislauf. ​Wir möchten solche positiven Effekte schaffen.“

Die Möglichkeit zu haben, die Arbeit zu erledigen, die man gerne macht, ist der erste Schritt zum Wohlbefinden. ​Wir bei Fujitsu wollen dies durch die Förderung von Fujitra erreichen. Indem wir Teams vernetzen, die Asana im Mittelpunkt haben, wollen wir nicht nur für uns selbst, sondern auch für die Gesellschaft eine positive Zukunft gestalten.