Der CEO und berühmte Bad-Religion-Gitarrist Brett Gurewitz bestimmt die globale Strategie und arbeitet mit seinem Team zusammen, um Talente zu entdecken und Plattenverträge auszuhandeln. Epitaph hat es sich zur Aufgabe gemacht, den Musikern in seinem vielfältigen und kreativen Künstlerstamm zu dienen – ein Modell, bei dem die Künstler an erster Stelle stehen, das vor zwanzig Jahren noch als radikal galt und heute vielfach kopiert wird.

Brett fungiert auch als COO von Epitaph Records und ist damit für Geschäftsprozesse und den Workflow verantwortlich. Das bedeutet, dass er sich täglich mit der Verhandlung von Künstlerverträgen beschäftigt. Als es zu lange dauerte, herauszufinden, an welchem Punkt im Verhandlungsprozess sich ein Vertrag befand, wusste Brett, dass sich etwas ändern musste.

Wenn E-Mails und Tabellen für mehr Arbeit sorgen

In der Musikbranche ist das „Street Date“ der Tag, an dem eine Single oder ein Album veröffentlicht wird. Bei Epitaph Records arbeitet das Team vom Veröffentlichungsdatum aus rückwärts, um seinen Produktions- und Marketingplan zu erstellen. Jedes Projekt umfasst Hunderte von Aufgaben sowie Abhängigkeiten zwischen den Teams. Da mehrere Projekte gleichzeitig liefen, wurde es immer schwieriger, jederzeit den Überblick über alles zu behalten.

Epitaph Records benötigte auch eine bessere Koordination zwischen den Teams. Da es keinen festgelegten Workflow gab, der innerhalb einer Abteilung (wie z. B. Business Affairs) oder zwischen den Abteilungen (Business Affairs und Produktion) befolgt werden konnte, dauerte es manchmal 10 Minuten, um nach der aktuellsten Kommunikation über die Vertragsverhandlungen mit einem Künstler zu suchen. Einfach ausgedrückt: Die Verwaltung sämtlicher Informationen in E-Mails und Tabellen funktionierte nicht mehr.

Ich will nicht, dass meine Mitarbeiter an Burnout leiden. Ich möchte, dass sie gut miteinander umgehen und gerne zur Arbeit kommen. Dabei hilft uns Asana.

Stattdessen suchte Brett nach einem Tool, mit dem alle Projekte, Ziele und Prozesse im gesamten Unternehmen verwaltet werden konnten – von einer einzelnen Marketingaufgabe bis hin zu übergeordneten Unternehmenszielen. Seine Priorität war es, die Arbeit effizienter und kreativer zu gestalten.

Brett strebt auch in seinem Privatleben nach Effizienz und Kreativität, was ihn bereits 2012 dazu brachte, Asana zu entdecken. Nachdem er das Tool genutzt hatte, um sein Leben besser zu organisieren, erkannte er schnell, dass auch Epitaph Records von Asana profitieren würde. Brett begann, Asana mit seiner Assistentin Sue zu nutzen, und die beiden arbeiteten fortan sehr gut zusammen.

Ein fester Bestandteil des Unternehmens werden

Nachdem Brett die positiven Auswirkungen von Asana aus erster Hand erlebt hatte, beschloss er, die Plattform auch in anderen Teams des Unternehmens einzuführen. Sein erster Schritt, um Asana in größerem Umfang zu testen, war die Einführung im Business Affairs-Team. Das Team begann, Vertragsverhandlungen mit Künstlern im Tool zu verfolgen, indem es eine Vorlage erstellte, die speziell auf die mehr als 20 Schritte des Prozesses zugeschnitten war. Von den Anweisungen für das Angebot über die Zusendung eines ersten Entwurfs an die gegnerische Rechtsberatung bis hin zum vollständig unterzeichneten Vertrag ist die Nachverfolgung jedes einzelnen Schritts von entscheidender Bedeutung, insbesondere für ein Unternehmen, das zu jedem Zeitpunkt 50–100 verschiedene Verhandlungen führt. Durch die Verwendung von Asana konnte Epitaph Records die Verantwortlichkeiten klar zuordnen und so viel Zeit sparen, da es endlich einen strukturierten Prozess gab, den alle befolgen konnten.

Wenn man ein Album veröffentlichen möchte, gibt es viel zu beachten. Asana hilft uns dabei, alle Einzelheiten, Verantwortlichkeiten und Fälligkeitsdaten nachzuverfolgen.

Natürlich entschied sich Brett dafür, Asana zu einer unternehmensweiten Lösung zu machen. Um die Einführung zu erleichtern, zeigte er dem Team, wie man das Tool effektiv verwendet. Er sprach auch über die Vorteile, wie z. B. die Möglichkeit für das Team, während eines Meetings eine Projektzeitleiste zu erstellen und am Ende des Meetings zu wissen, wer was bis wann erledigt. Die meisten Teammitglieder haben Asana schnell angenommen, da sie sich dadurch stets gut mit ihren Kolleg*innen abgestimmt fühlen. Heute wird Asana bei der Einführung neuer Mitarbeiter verwendet, damit neue Teammitglieder garantiert die Schulungen erhalten, die sie benötigen, um in ihrer Position erfolgreich zu sein.

Mit weniger Stress mehr erledigen

Heute verwendet das gesamte Team von Epitaph Records Asana, um seine Arbeit zu koordinieren, sodass alle Informationen zu Aufgaben und Projekten an einem Ort verfügbar sind. Von der Veröffentlichung einer neuen Single bis hin zur vierteljährlichen Berichterstattung über Tantiemen – das Tool passt sich an die Geschäftsanforderungen an und ermöglicht es dem Unternehmen, schlank zu bleiben und die Anzahl der Mitarbeitenden gering zu halten.

Wir erledigen fünfmal mehr Arbeit pro Person als zehnmal so große Unternehmen – und das relativ stressfrei. Ein System wie Asana bedeutet, dass man nicht alles im Kopf behalten muss und mehr Raum für Kreativität schafft.

Die Nutzung von Asana hat auch die Verantwortlichkeit und Abstimmung zwischen den Angestellten und teamübergreifend gefördert. So war beispielsweise die Abstimmung zwischen der Art-Abteilung, der Marketingabteilung und der Musikproduktionsabteilung entscheidend dafür, dass Epitaph Musik pünktlich veröffentlichen und effektiv bewerben konnte.

Asana hat nicht nur die Effizienz des Unternehmens verbessert, sondern auch das Wohlbefinden der Angestellten bei der Arbeit gesteigert. Das Wissen, dass alles dokumentiert, reibungslos und leicht zugänglich ist, sorgt für ein entspannteres Arbeitsumfeld. Die Arbeit kann am Arbeitsplatz bleiben.

Die Künstler der Zukunft entdecken

Asana hat Epitaph Records ein Framework für kontinuierliche Verbesserungen zur Verfügung gestellt. Das Unternehmen evaluiert seine Geschäftsprozesse regelmäßig – und die Verbesserungen verstärken sich gegenseitig. In Zukunft werden Brett und sein Team weiterhin großartige neue Talente entdecken und ihnen mit Asana dabei helfen, ihre Musik der Welt zugänglich zu machen.