Hur du skapar en strategisk plan för din ideella organisation (med mall)

En strategisk plan är som en tandborste: alla borde ha en och använda den dagligen. Om du inte gör det riskerar du att förlora det där glänsande leendet. Som ideell organisation är en strategisk plan ett måste.

Om du inte är helt säker på var du ska börja och hur en strategisk plan kan hjälpa din ideella organisation att växa är den här artikeln något för dig. Lär dig vad en strategisk plan för ideella organisationer bör innebära, hur man skriver en och kolla in vår mall för ytterligare inspiration.

Vad är en strategisk plan för ideella organisationer?

En strategisk plan för ideella organisationer är ett verktyg som hjälper dig att definiera organisationens målsättningar och vilka åtgärder som måste vidtas för att uppnå målen.

I grund och botten skiljer sig processen för ideella organisationer inte så mycket från den strategiska planeringsprocessen som andra organisationer och branscher använder. Oavsett vilken typ av arbete du gör behöver du en strategisk plan för att definiera organisationens målsättningar och vilka åtgärder som måste vidtas för att uppnå dem.

Planen bör uppdateras vart tredje till femte år för att säkerställa att organisationen fortsätter att utmana sig själv och växa.

Innan du kan skapa en handlingsplan eller en översikt för din ideella organisation som ger resultat måste du gå igenom följande tre steg för strategisk planering:

• Steg 1: Utvärdera din nuvarande situation

• Steg 2: Utveckla strategin

• Steg 3: Utarbeta den strategiska planen

När du har skapat din strategiska plan kan du ange nyckeltal och schemalägga de milstolpar som din organisation behöver nå för att lyckas.

Oavsett om du skapar en strategisk plan för första gången eller uppdaterar din befintliga plan är det viktigt att du rådfrågar och involverar rätt personer i processen. Skapa ett strategiskt planeringsteam som består av ledande befattningshavare, tavlan och viktiga teammedlemmar som kan bidra till den ideella organisationens långsiktiga framgång.

Vi går igenom de steg som ditt strategiska planeringsteam kommer att ta på den här resan och tillhandahåller en mall som du kan använda för att hjälpa ditt team under processen. Nu sätter vi igång.

Steg 1: Utvärdera din situation

Innan du kan ta reda på vart du vill komma måste du bedöma var du befinner dig just nu. Samla all information du kan om din ideella organisation så att ditt strategiska planeringsteam har en tydlig förståelse för vem ni är och var ni befinner er.

Demografi: Även om några av de här frågorna kan verka triviala är det en bra idé att börja med frågor som är enkla att svara på och som är i linje med ditt strategiska planeringsteam.

• Hur stor är din organisation?

• Var befinner ni er?

• Vad är er årliga nettotillgång?

• Hur många personer anställer ni?

• Vilken är er målgrupp?

Framgång och mål: Innan du går in på detaljerna är det bästa praxis att ge dig själv beröm för de saker du har åstadkommit tidigare. Först och främst kommer det att ge dig bättre klarhet om dina styrkor och möjligheter (som du kommer att analysera mer ingående senare). Men det får också ditt strategiska planeringsteam på gott humör, vilket gör processen mycket enklare och roligare.

• Vilka är dina största prestationer hittills?

• Har du några mål för framtiden?

• Hur genomtänkta är de här målen och uppfyller de kriterierna för smarta mål?

Kapital: Som ideell organisation kanske pengar inte är din främsta drivkraft. Men för att göra skillnad behöver man kapital. Så fråga dig själv var intäkterna kommer ifrån.

• Finansierar regeringen er?

• Hur framgångsrik har insamlingen varit tidigare?

• Vilka är dina donatorer eller sponsorer?

• Vilka andra intäktsströmmar har ni?

• Finns det några intäktsflöden som du inte har övervägt ännu?

• Hur ser er bidragshanteringsprocess vanligtvis ut?

Intressenter: En analys av intressenter är nyckeln till strategisk planering. Dina interna och externa intressenter är de personer som kan påverka organisationens framgång, så du måste veta vilka de är och vilka roller de har. 

Interna intressenter är teammedlemmar som påverkas direkt av den strategiska planen och som troligen redan är en del av teamet för strategisk planering. Externa intressenter är vanligtvis byråer, kunder eller andra parter som är ekonomiskt involverade eller på annat sätt bidrar till organisationens resultat.

• Vilka är våra viktigaste intressenter (interna och externa)?

• Varför tror de på vår ideella organisation?

• Vad behöver vi från dem (t.ex. arbetskraft, kapital, marknadsföring osv.)?

• Varför tror vi på och litar på de här intressenterna?

Styrkor, svagheter, möjligheter och hot: Slutligen bör du göra en SWOT-analys för att ta reda på dina interna styrkor och svagheter och hur externa hot och möjligheter kan påverka din ideella organisations framgång. 

• Vad får oss att sticka ut från andra ideella organisationer i branschen?

• Vilka tidigare händelser har påverkat vår framgång och varför?

• Finns det några svagheter som har hindrat oss från att nå vår fulla potential tidigare?

När din SWOT-analys är slutförd är du redo för nästa steg: att utveckla din ideella organisations strategi.

Steg 2: Utveckla strategin

I den här fasen av den strategiska planeringsprocessen använder du informationen du har samlat in i steg ett och tillsammans med andra definierar du vem ni vill vara som organisation – mer exakt definierar du era värderingar, uppdrag och visionsbeskrivningar.

Uppdrags- och visionsbeskrivning

Börja med att definiera ert uppdrag och er vision. Om ni redan har dessa uttalanden kan ni granska och överväga att uppdatera dem för att matcha er nya strategi. En mall för en visionstavla kan ge struktur för att brainstorma och visualisera din ideella organisations långsiktiga ambitioner, vilket hjälper dig att omvandla breda idéer till en motiverande strategi.

Det är inte alltid lätt att komma på visions- och uppdragsbeskrivningar för en ideell organisation. Därför kan det vara bra att kolla på hur andra har beskrivit sina drömmar. Ta en titt på tre exempel på hur ideella organisationer definierar sin vision och sitt uppdrag:

Bill & Melinda Gates Foundation

Bill & Melinda Gates Foundations uppdrags- och visionsbeskrivningar är mycket nära sammanflätade. Organisationens uppdrag är att ”skapa en värld där varje person har möjlighet att leva ett hälsosamt och produktivt liv”. Deras vision är att hjälpa alla människor att leva ett hälsosamt och produktivt liv.

Amerikanska Röda korset

Det amerikanska Röda korsets uppdrag är att förhindra och lindra "mänskligt lidande i nödsituationer genom att mobilisera volontärer och generösa donatorer.​”

Deras visionsbeskrivning lyder som följer: ”Amerikanska Röda korset, genom sitt starka nätverk av volontärer, donatorer och partner, finns alltid där i nödens stund. Vi strävar efter att omvandla medkänsla till handling.”

Forskningsstiftelsen för State University of New York

SUNY:s forskningsstiftelse har som mål att tillhandahålla "talang, tjänster och teknik som ger SUNY möjlighet att forska, innovera och överföra upptäckter som förändrar världens kunskapsekonomi".

Deras vision är att "göra det till den bästa platsen för lärare, studenter och personal att forska, innovera och lösa världens mest akuta problem".

Företagets värderingar

Därefter bör du definiera din ideella organisations kärnvärden. Försök att definiera mellan fem och tio värderingar som beskriver din organisation och är i linje med ditt uppdrag och din vision.

Här är några exempel på värderingar som kan beskriva din ideella organisation:

• Pålitlighet

• Innovation

• Integritet

• Teamarbete

• Service

• Mångfald

• Trovärdighet

• Lojalitet

• Ärlighet

• kommunikation

• Rättvisa

• Säkerhet

• Respekt

• Inkludering

• Agilitet

• Transparens

Att bedöma var ni befinner er och definiera vem ni är är två viktiga steg i den strategiska planeringsprocessen. De utgör grunden för din strategiska plan som du är redo att skapa nu när du har lagt grunden.

Steg 3: Utarbeta den strategiska planen

Kärnan i din strategiska plan består av dina strategiska prioriteringar och mål för framtiden. De kommer att inspirera din implementeringsplan och i slutändan definiera hur effektiv och framgångsrik din nya strategi kommer att bli. 

Du bör välja minst tre huvudsakliga strategiska prioriteringar baserat på vad du har lärt dig av din SWOT-analys. Om din SWOT-analys till exempel visar att du bara har ett par intäktsområden kan du göra "diversifiering av intäktsområden" till en strategisk prioritering. 

De strategiska prioriteringarna behöver inte vara superutbyggda – det är det som händer i nästa och sista steg i den strategiska planen.

Steg 4: Skapa SMART-mål

Att skapa SMART-mål är avgörande för att kunna genomföra den nya strategin.

Dina SMART-mål ska vara specifika, mätbara, uppnåeliga, realistiska och tidsbegränsade. För att diversifiera intäktskällor kan ditt smarta mål till exempel vara:

”Under de kommande tre åren planerar vi att lägga till minst sju nya intäktsströmmar till vår repertoar genom att ansöka om en ny statlig fond per kvartal, hålla månatliga insamlingar på sociala medier (Instagram, Facebook och Twitter) och hålla välgörenhetsevenemang två gånger per år.”

Mall och exempel för strategisk planering för ideella verksamheter

Använd vår mall för att skapa en strategisk plan för din ideella organisation som ger resultat. Glöm inte att inkludera intressenter, din tavla och viktiga anställda i din strategiska planeringsprocess – deras insikter och idéer kommer att forma ditt företags framtid.

Så här kan den strategiska planen för din ideella organisation se ut när du börjar arbeta med den:

Du kan ladda ner mallen med hjälp av knappen nedan och ändra den efter din organisations behov.

Genomför planen

När du har skapat din strategiska plan är det bara ett steg kvar: att sätta den i verket. Att implementera en strategisk plan är både givande och skrämmande. Allt det hårda arbete som du lägger ner på att bygga en strategi för din ideella organisation är på väg att bära frukt.

Med hjälp av Asanas programvara för målsättning kan du omvandla din strategiska plan till genomförbara steg så att du enkelt kan spåra, hantera och dela dina strategiska initiativ med intressenter och teamkollegor.