Formel för kostnadsvarians (CV): Beräkna + CPI i projekt

Formeln för kostnadsvarians är ett verktyg för projektkostnadshantering som hjälper dig att hålla projekten inom budgeten. "Kostnadsvarians" är skillnaden mellan den förväntade kostnaden för projektet (eller det budgeterade beloppet) och den faktiska kostnaden för projektet (eller det spenderade beloppet). När det här värdet är positivt indikerar det att ett projekt ligger under budget, medan en negativ avvikelse indikerar att ett projekt kostar mer än vad du budgeterade för.

När du leder ett projekt bör du regelbundet beräkna kostnadsvariansen för att avgöra om projektet ligger inom eller under budget. Du kan till och med beräkna enskilda avvikelser för olika budgetkategorier, såsom arbetskraft eller förbrukningsmaterial, för att identifiera de områden som är mest sannolika att få ett projekt att överskrida budgeten.

Vad är kostnadsvarians?

Kostnadsvariansen (CV) är skillnaden mellan vad du budgeterade för ett projekt och vad du faktiskt spenderade. Formeln är: KA = Förvärvat värde (FV) – Faktisk kostnad (FK). Ett positivt resultat innebär att du ligger under budget, medan ett negativt resultat innebär att du har spenderat för mycket.

Positiv vs negativ kostnadsvariation

I en idealisk värld skulle kostnadsvariansen vara noll, vilket innebär att budgeterade och faktiska kostnader stämmer exakt överens. I verkligheten händer det här sällan.

En negativ avvikelse betyder inte alltid att ditt projekt är problematiskt. Det kan tyda på att den ursprungliga budgeten var för optimistisk. Ditt team kan använda en mall för kostnadsjämförelse för att jämföra kostnader och se var det behövs justeringar.

Vad orsakar kostnadsvariationer?

Genom att förstå orsakerna till kostnadsvariansen kan du förebygga budgetproblem innan de uppstår. De vanligaste orsakerna är följande:

• Felaktiga kostnadsuppskattningar: Budgetar som inte återspeglar realistiska kostnader för arbete, material och omkostnader skapar avvikelser från första dagen.

• Omfattningskrypning: När projektkraven utökas utan budgetjusteringar ökar kostnaderna oundvikligen.

• Förseningar i tidsplanen: Projekt som tar längre tid kostar mer på grund av längre arbetstid och potentiella prisökningar.

• Fluktuationer i resurskostnader: Marknadsförhållandena kan ändra materialpriserna eller entreprenörernas priser mellan planering och genomförande.

• Ineffektiv resursanvändning: Tid som läggs på lågprioriterade uppgifter eller dubbelarbete ökar kostnaderna utan att leda till framsteg.

Genom att identifiera dessa orsaker tidigt kan du vidta korrigerande åtgärder och hålla projektets ekonomi i fas.

Vad är earned value management?

Metoden för uppföljning av intjänat värde (EVM) hjälper dig att spåra projektets utveckling genom att jämföra värdet av det slutförda arbetet med det du har spenderat. Den använder tre viktiga mätvärden:

• Förvärvat värde (EV): Den budgeterade kostnaden för det arbete som faktiskt har slutförts

• Planerat värde (PV): Den budgeterade kostnaden för arbete som planeras att vara slutfört

• Faktisk kostnad (AC): Det faktiska belopp som har spenderats på slutfört arbete

Låt oss säga att du kollade läget för det grafiska designprojektet när 25 % av arbetet var utfört. Din beräknade kostnad vid det här laget bör vara 15 000 USD, eller 25 % av din totala budget.

Men det tog din designer 400 timmar att få 25 % gjort. Den faktiska kostnaden vid 25 %-strecket var 20 000 USD (400 timmar à 50 USD/timme). Om du hade beräknat kostnadsvariansen vid det här laget genom att dra av den faktiska kostnaden (20 000 USD) från det intjänade värdet (15 000 USD) skulle du ha upptäckt en varians på -5 000 USD tillräckligt tidigt för att kunna göra justeringar.

Den här processen med att utföra en värdeanalys med jämna mellanrum kallas för earned value management. Att använda en budgetmall gör det enklare att följa upp dessa siffror och jämföra de förväntade kostnaderna med de faktiska utgifterna.

Enkelt exempel på kostnadsvarians

Kostnadsvariansen är lättare att förstå när man ser den i praktiken. Låt oss säga att du anställer en grafisk designer för 50 USD/timme för att skapa marknadsföringsmaterial och webbplatsdesign.

Du räknar med att projektet kommer att ta två månader, eller 1 200 arbetstimmar. Det innebär att du bör budgetera 60 000 USD för projektet.

Projektet tar 10 veckor längre tid än väntat, och designern registrerar totalt 1 600 timmar. Den slutliga kostnaden är 80 000 USD.

Så här beräknar du kostnadsvariansen:

• Budgeterad kostnad: 60 000 USD

• Faktisk kostnad: 80 000 USD

• Kostnadsvarians: 60 000 USD – 80 000 USD = -20 000 USD

En negativ avvikelse innebär att projektet överskred budgeten med det beloppet.

I vårt exempel beräknade du endast kostnadsvariansen i slutet av projektet. Kostnadsvariansen är mer användbar när den identifierar trender som leder till att budgeten överskrids så fort de uppstår, vilket ger dig tid att korrigera kursen.

För att upptäcka problem i ett tidigt skede måste du ta hänsyn till det intjänade värdet.

Tre sätt att beräkna kostnadsvariansen

Det finns tre olika metoder för att beräkna avvikelser i din kostnadsredovisning:

• Metoden för kumulativ kostnadsvariation

• Metoden för kostnadsvarians period för period

• Metoden för avvikelse vid slutförande

Alla tre metoderna använder samma formel, men de tillämpar den på olika sätt för att fastställa olika saker.

Metod för kumulativ kostnadsvarians

Den kumulativa kostnadsvariansen beräknas som skillnaden mellan projektets faktiska och förväntade kumulativa kostnader. Den här metoden kan användas för att få en överblick över hur mycket ett projekt har avvikit från sin ursprungliga budget.

I vårt exempel ovan använde vi metoden för kumulativ kostnadsvarians för att fastställa hur mycket projektets totala kostnad hade avvikit från budgeten fram till den tidpunkten.

Metoden för kostnadsvarians per period

Kostnadsvariansen period för period mäter skillnaden mellan faktiska och förväntade kostnader vid en viss tidpunkt eller under en specifik projektfas.

Du kan till exempel beräkna avvikelsen för projektets första och andra kvartal separat. Detta visar inte bara att något gick fel, utan även när det gick fel.

Fördelen: Med en snävare tidsram kan du lättare hitta och åtgärda problem i ditt projektschema.

Metoden för avvikelse vid slutförande

Avvikelsen vid slutförande (VAC) förutsäger hur mycket projektet kommer att ligga över eller under budgeten när det är slutfört. Du kan beräkna den när som helst med hjälp av nuvarande framstegsdata.

Formeln: VAC = Budget vid slutförande – Uppskattning vid slutförande

När du utvärderar ditt grafiska designprojekt vid 25 % slutförande och upptäcker att du redan har spenderat 20 000 USD, skulle den prognostiserade kostnaden för projektet vid den här tidpunkten vara 80 000 USD. Genom att subtrahera den prognostiserade kostnaden från den ursprungliga förväntade kostnaden på 60 000 USD kan du fastställa att avvikelsen vid slutförande, om projektet fortsätter i den här takten, kommer att vara -20 000 USD.

Metoden för kostnadsvarians vid slutförande använder nuvarande information om projektets tempo för att förutsäga hur mycket projektet kommer att ha avvikit från budgeten vid slutförandet.

5 typer av kostnadsvariationer

De tre kategorierna ovan beskriver tre olika sätt att beräkna kostnadsvariansen. Här går vi igenom de fem typer av kostnadsvariationer som du kan beräkna.

Var och en av dessa formler beräknar kostnadsvariansen för en annan budgetkategori, vilket gör det möjligt för projektledare att granska detaljerna och identifiera var kostnaderna ligger under eller över budgeten och göra justeringar i enlighet med detta.

Materialkostnadsvarians

Kostnadsvariansen för material mäter skillnaden mellan vad du budgeterade för material och vad du faktiskt spenderade. De faktiska kostnaderna kan skilja sig från budgeten om antingen mängden eller priset på material ändras.

Om materialkostnaderna tenderar att vara högre än väntat kan du behöva justera projektomfattningen eller hitta medel från en annan budgetkategori.

Arbetskraftsavvikelse

Avvikelsen i arbetskostnader är skillnaden mellan de budgeterade och de faktiska direkta arbetskostnaderna. Kostnaderna kan avvika om projektet kräver fler timmar än planerat eller om lönerna ökar.

Så här hanterar du avvikelser i arbetskostnaderna:

• Stor positiv avvikelse: Omdirigera extra medel till budgetkategorier med negativa avvikelser.

• Negativ avvikelse: Undersök om teamet inte presterar tillräckligt eller om omfattningen är större än väntat. Ytterligare utbildning eller kvalitetskontrollåtgärder kan bidra till att minska kostnaderna.

Försäljningsavvikelse

Försäljningsavvikelsen mäter intäkter snarare än utgifter. Den gäller endast för projekt med en försäljningskomponent.

Formeln: Budgeterad försäljning – Faktisk försäljning = Försäljningsavvikelse

Till skillnad från andra avvikelser är en negativ försäljningsavvikelse bra. Om du budgeterade för en försäljning på 1 000 USD men omsatte 2 000 USD är din avvikelse -1 000 USD, vilket innebär att du överträffade förväntningarna.

Avvikelse för rörliga omkostnader

Variabla omkostnader ökar eller minskar beroende på er produktivitet. Exempel på sådana kostnader är:

• Leveranskostnader

• Energikostnader för lager

• Maskinunderhåll

För att beräkna avvikelsen för rörliga omkostnader ska du först ta reda på din "standardkostnad för rörliga omkostnader per timme". Om du till exempel betalar 2 $ per levererad enhet och tillverkar 10 enheter per timme är din standardkostnad 20 $/timme.

Avvikelsen för rörliga omkostnader är skillnaden mellan dina standardomkostnader och dina faktiska omkostnader efter att ha tagit hänsyn till prisändringar eller arbetade timmar.

Avvikelse för fasta omkostnader

Fasta omkostnader förblir konstanta oavsett hur mycket arbete ni utför. Exempel på detta är:

• Hyra

• Fastighetsskatter

• Programvaruabonnemang

Formeln: Standardomkostnader – Faktiska omkostnader = Avvikelse för fasta omkostnader

Låt oss till exempel säga att dina fasta kostnader är hyra (10 000 USD/månad) och försäkring (500 USD/månad). För ett sexmånadersprojekt skulle du budgetera 63 000 USD.

Om hyran ökar till 15 000 $/månad halvvägs igenom blir din faktiska kostnad 78 000 $. Avvikelsen för de fasta omkostnaderna skulle vara -15 000 $.

Kostnadseffektivitetsindex (CPI) och relaterade formler

Medan kostnadsvariansen visar skillnaden i kronor mellan planerade och faktiska kostnader visar kostnadseffektivitetsindexet (CPI) hur effektivt ert projekt använder sin budget.

Formel för kostnadseffektivitetsindex

Formeln för CPI är:

• CPI = Förvärvat värde (EV) ÷ Faktisk kostnad (AC)

Om ditt uppnådda värde till exempel är 15 000 $ och den faktiska kostnaden är 20 000 $ är ditt CPI 0,75. Det innebär att ni för varje spenderad krona bara får 0,75 kr värt av planerat arbete.

Så här är CPI kopplat till kostnadsvariansen

Kostnadsvariansen och CPI mäter samma ekonomiska resultat men uttrycker det på olika sätt. Kostnadsvariansen ger dig ett belopp i kronor, vilket är användbart för att förstå den absoluta storleken på budgetavvikelserna. CPI ger dig ett förhållande, vilket hjälper dig att jämföra effektiviteten mellan projekt av olika storlekar.

Många projektledare använder båda mätvärdena tillsammans. Om din kostnadsvarians är -5 000 USD och ditt CPI är 0,75 vet du både vilken inverkan det har på budgeten och hur effektivt du använder dina medel.

Använd kostnadsvariansen för att hålla projektbudgetarna i fas

Nyckeln till att hålla projektkostnaderna under kontroll är korrekta initiala uppskattningar och regelbunden uppföljning. Följ den här bästa praxisen:

• Samarbeta i ett tidigt skede: Arbeta tillsammans med projektteamet och intressenter från ekonomiavdelningen för att uppskatta realistiska kostnader.

• Beräkna avvikelsen regelbundet: Kontrollera kostnadsvariansen i varje projektfas, inte bara vid slutförandet.

• Spåra efter kategori: Håll koll på avvikelser för material, arbete och omkostnader separat för att identifiera problem.

• Agera snabbt: Justera kursen så snart du upptäcker en ogynnsam avvikelse.

Är du redo att ta kontroll över dina projektbudgetar? Kom igång med Asana för att följa upp dina projektkostnader i realtid.

Vanliga frågor om kostnadsvariation