Rotorsaksanalys: att gräva för att hitta effektiva lösningar (med exempel)

"Låt oss gå till roten av problemet" är ett uttryck som ofta används när man letar efter lösningar. Det här uttrycket kan visualiseras i formulär av trädrötter under ytan. Trädrötter är inte synliga, men deras tillväxt är uppenbar ovan mark. Ibland är tillväxten positiv och resulterar i ett vackert träd, och ibland är den negativ och skadar trottoarer och fundament. 

Du kanske inte förstår varför vissa problem uppstår, vilket är anledningen till att det är så viktigt att förstå grundorsaken. Att utföra en RCA med hjälp av verktyg såsom fiskbensdiagrammet och de fem varför-metoden kan klargöra komplexa frågor, vilket leder till effektiva och hållbara lösningar. I den här artikeln diskuterar vi hur man utför en grundorsaksanalys och tillhandahåller problemlösningsstrategier för processförbättring. 

Vad är en grundorsaksanalys?

En grundorsaksanalys innebär att hitta grundorsakerna till ett problem för att identifiera och implementera lösningar. Med en rotorsaksanalys behandlar man de underliggande orsakerna till ett problem i stället för de ytliga symptomen på själva problemet. 

Om ditt företag till exempel har en låg kvarhållningsgrad är en snabb lösning att anställa fler teammedlemmar. Men med RCA kan du istället ta reda på varför teammedlemmarna inte stannar kvar på företaget, så att du kan öka den långsiktiga kvarhållningen. Grundorsaker till låg kvarhållningsgrad kan vara:

• Brist på möjligheter till yrkesutveckling.

• Dåliga förmåner för teammedlemmar.

• Låg lön jämfört med marknaden.

• Låg teammoral

Efter att ha övervägt möjliga grundorsaker kan du använda forskning för att fastställa en eller flera grundorsaker. När du väl har förstått grundorsakerna är det enkelt att implementera en lösning. Med rotorsaksanalys hanteras problem systematiskt i stället för att bara lappa ihop dem och riskera att problemet uppstår igen. 

Grundläggande principer för rotorsaksanalys

Rotorsaksanalys kan lösa återkommande projektproblem eller större flaskhalsar i Business-processer. Om du vill dra nytta av de unika fördelarna med den här metoden bör du ha de här nyckelprinciperna för rotorsaksanalys i åtanke:

• I stället för att korrigera symptomen på ett problem bör du fokusera på dess grundorsaker.

• Fokusera mindre på vem som orsakade problemet och mer på hur och varför problemet uppstod.

• Hitta bevis på orsak och verkan för att stödja de grundorsaker du har identifierat.

• Utveckla en informativ handlingsplan för att stödja dina lösningar.

• Fundera på hur du kan förhindra att grundorsakerna uppstår igen i framtiden.

Kom ihåg att ett problem kan ha flera grundorsaker, och det är inte ovanligt att det är så. Avsluta med de grundorsaker som du anser är mest korrekta och var beredd på att ta itu med dem med starka lösningar. 

Så här gör du en grundorsaksanalys

Det finns olika strategier som du kan använda för att identifiera grundorsaker i en rotorsaksanalys. Använd stegen nedan för att vägleda ditt team genom RCA-processen. 

1. Definiera problemet

Du behöver ett tydligt definierat problem för att utföra en grundorsaksanalys. Om du har flera problem som du vill lösa är det bäst att börja med ett och utföra flera rotorsaksanalyser för att hitta lösningar för var och en. Genom att ta itu med ett problem i taget har du en bättre chans att hitta orsaken till varje problem och ta itu med det snabbt.

Att definiera problemet innebär också att få alla på samma sida. Du kanske till exempel vill utföra en rotorsaksanalys eftersom du tror att ditt team har låg produktivitet. Men om ditt team inte känner att deras produktivitet är låg, kan du inte gå vidare. Eftersom produktivitet är subjektivt kan du behöva definiera problemet på ett mer mätbart sätt och gå vidare till steg två, där du använder bevis för att lära dig mer om problemet. 

2. Samla in data

Nu måste du samla in bevis som stöder att problemet faktiskt finns. Du kan också använda företagsundersökningar för att bättre förstå problemets symptom. Frågor som du bör ställa under det här steget är:

• Hur länge har problemet funnits?

• Vem lider på grund av problemet?

• Vilka är de kortsiktiga och långsiktiga effekterna av problemet?

• Vilka är de viktigaste symptomen på problemet?

• Vilka bevis har vi för att stödja idén om att det finns ett problem?

När du vet mer om hur problemet påverkar företaget och teammedlemmarna kan du brainstorma om möjliga orsaker till problemet. 

3. Identifiera möjliga grundorsaker

Att identifiera möjliga grundorsaker är den viktigaste delen av processen för grundorsaksanalys. Orsakerna du hittar i det här steget kommer så småningom att leda dig mot en lösning och en handlingsplan. Vanliga problemlösningsstrategier är:

• Orsak-och-verkan-flöde: Den kostnadsfria mallen för grundorsaksanalys som finns nedan innehåller ett orsak-och-verkan-flöde. Det här flödesschemat delar upp problemet i symptom, möjliga orsaker och faktiska orsaker för att hitta en logisk lösning. 

• 5 x varför-metoden: Du kan också använda 5 x varför-metoden för att komma till grundorsaken till ett problem. Istället för att ta problemet för givet frågar du ”varför” tills du upptäcker en process eller ett system som inte fungerar som det ska. Att använda en mall för de fem varför-frågorna hjälper till att strukturera processen så att du inte nöjer dig med det första svaret du får och kan upptäcka problem som inte var märkbara direkt.

4. Fastställ grundorsaken

För att fastställa grundorsaken till problemet går du igenom så många möjliga grundorsaker som möjligt. När du har gått igenom alla möjligheter kan du ställa följande frågor:

• Finns det några likheter mellan de grundorsaker jag har identifierat?

• Finns det skäl att eliminera någon av de här möjliga grundorsakerna?

• Vilken grundorsak verkar mest problematisk?

På samma sätt som du använde strategier för att hitta möjliga grundorsaker, finns det strategier som du kan använda för att hitta den faktiska grundorsaken. Dessa strategier inkluderar:

• Felmods- och effektanalys (FMEA): FMEA är ett verktyg som liknar riskanalys där du tittar på de möjliga grundorsaker du har identifierat och eliminerar de som är mest sannolika att leda till fel senare. 

• Konsekvensanalys: Använd en konsekvensanalys för att bedöma de positiva och negativa konsekvenserna av varje möjlig grundorsak som du har identifierat. När du gör en lista över för- och nackdelar för varje orsak kan du känna dig mer säker på att begränsa listan.

Du kanske har svårt att identifiera en enda grundorsak till problemet, och det är okej. Om du tror att ditt problem har flera bidragande faktorer behöver du inte känna dig pressad att välja bara en att lösa. Det är bra att effektivisera din handlingsplan, men ibland behöver du skapa flera planer för att ta itu med ett problem.

5. Implementera lösningar

När du är säker på de grundorsaker du har identifierat är det dags att hitta lösningar på dem och vidta åtgärder. De lösningar du kommer fram till bör ta itu med grundorsaken, och som ett resultat kommer de att arbeta sig tillbaka upp i kedjan för att ta itu med ditt ursprungliga problem. 

Om du vill ha ett strukturerat sätt att spåra varje steg i processen kan en mall för korrigerande åtgärdsplaner hjälpa dig att dokumentera lösningar, tilldela ansvar och övervaka förloppet tills problemet är helt löst.

Ställ dig själv följande frågor när du utvecklar lösningar:

• Hur kommer vi att implementera den här lösningen om vi väljer den?

• Vilka hinder kommer vi att stöta på när vi implementerar den här lösningen?

• Hur lång tid tar det att implementera den här lösningen?

• Vem ska implementera lösningen?

• Kan implementeringen av den här lösningen leda till andra problem?

När du är redo att skapa din implementeringsplan bör du se till att den delas i ett verktyg som alla intressenter kan se. Projekthanteringsprogramvara gör det enkelt för ditt team att samarbeta och samordna leveranser efter behov. Det kan ta flera veckor att implementera planen, vilket innebär att vissa mål kan bli beroende av andra milstolpar. Använd Gantt-diagram för att se projektberoenden och samarbeta i realtid.

Mall och exempel på grundorsaksanalys

En mall för grundorsaksanalys gör det enklare att utföra en grundorsaksanalys eftersom du kan visualisera problemet och dess underliggande orsaker i ett flödesschema. Precis som ett träds rötter expanderar detta flöde av orsak och verkan i olika riktningar från det ursprungliga problemet. 

Om du följer exemplet på grundorsaksanalysen nedan ser du hur mallen börjar med ett problem och sedan bryts ner i de symptom som problemet visar. Utifrån symptomen hjälper mallen för grundorsaksanalys dig att fastställa möjliga grundorsaker innan du bestämmer dig för de faktiska grundorsakerna och hittar lösningar. 

I det här exemplet upplever företaget en minskning av antalet webbplatsvisningar. Grundorsaksanalysen flödar enligt följande:

Problem:

• Webbplatsvisningar har minskat

Symtom:

• Minskad varumärkessynlighet

• Brist på onlineköp

• Låg domänauktoritet

Möjliga grundorsaker:

• Tekniska problem med vår webbplats

• Konkurrenter rankas högre i SERP

• Svaga CTA:er

• Kunderna gillar inte vår produkt

• Kunderna kan inte hitta vår webbplats för att göra inköp

• Innehåll av dålig kvalitet

• Irrelevanta bakåtlänkar

Faktiska grundorsaker:

• Brist på SEO-innehåll

• Webbplatsen rankas inte i sökmotorns resultatsidor

• Brist på relevanta nyckelord

Lösning:

• Uppdatera innehåll

Du kan ladda ner en kostnadsfri mall för grundorsaksanalys nedan och använda den för att identifiera möjliga orsaker och lösningar på problem du upplever på jobbet. En mall för rotorsaksanalys kan hjälpa dig att ta itu med underliggande problem som kanske inte var uppenbara från början.

Verktyg och metoder för grundorsaksanalys

Rotorsaksanalys är en hörnsten i kontinuerliga förbättrings- och riskhanteringsinsatser. Den erbjuder en systematisk process för att hitta de verkliga grundorsakerna till problem eller incidenter. 

Genom att gå bortom symptomen gör verktyg för grundorsaksanalys det möjligt för team att fördjupa sig i de djupare, underliggande orsakerna till problemen. Den här djupdykningen leder inte bara till tillfälliga lösningar, utan också till effektivare, långsiktiga lösningar som förvandlar utmaningar till möjligheter för varaktiga förbättringar.

Paretodiagram

Paretoanalys, baserad på Paretoprincipen (även känd som 80-20-regeln), är en beslutsfattande teknik som hjälper till att identifiera de uppgifter eller problemområden som ger störst utbyte. Paretoanalys är särskilt effektiv när det finns flera orsaker som leder till en enda effekt. Metoden används ofta i olika Business- och organisationssektorer och hjälper till att prioritera åtgärder som har störst inverkan.

5 Whys

5 Whys-metoden är en iterativ frågemetod som används för att analysera orsakssambanden som ligger till grund för ett specifikt problem. Den innebär att man upprepade gånger ställer frågan "Varför?" för att skala bort lager av symptom och komma fram till den verkliga grundorsaken till ett problem. De fem varför-tekniken används ofta i lean-metoder för att lösa problem, minska kostnader och förbättra kvaliteten.

Ishikawa-fiskbensdiagram

Fiskbensdiagrammet, även känt som Ishikawa-diagrammet, är ett visuellt sätt att se på orsak och verkan. Det hjälper till vid brainstorming för att upptäcka potentiella grundorsaker till ett problem och används för produktdesign och kvalitetshantering. Ishikawa-diagrammet visar effekten eller problemet vid fiskens mun, med potentiella orsaker som läggs till de mindre "benen".

Felträdsanalys

Felträdsanalys är ett grafiskt verktyg som använder boolesk logik – där svaren på varje fråga är "ja" eller "nej" – för att fastställa orsaken till fel på systemnivå. Det är lämpligt för riskbedömning i branscher som läkemedel, flyg och mjukvaruteknik. Verktyget ordnar händelser i sekvenser och använder logiska symboler för att visa beroenden mellan händelser.

Felmod och effektiv analys (FMEA)

FMEA innebär att granska komponenter, delsystem och sammansättningar för att hitta svaga länkar i ett system och deras orsaker och effekter. Metoden utvecklades i slutet av 1950-talet och är både en kvantitativ och kvalitativ analysmetod som används för att utforma produkter, processer eller tjänster och för att skapa kontrollplaner för nya eller modifierade processer.

Punktdiagram

Punktdiagrammet är ett grafiskt verktyg som visar par av numeriska data, med en variabel på varje axel, för att undersöka förhållandet mellan dem. När variabler är korrelerade kommer punkterna att följa en linje eller kurva. Hur nära punkterna kluster runt linjen indikerar styrkan i korrelationen. Det här verktyget för grundorsaksanalys anses vara ett av de sju grundläggande kvalitetsverktygen och är viktigt för att fastställa relationerna mellan olika variabler i grundorsaksanalysen.

DMAIC-mall

DMAIC står för Define, Measure, Analyze, Improve och Control (definiera, mäta, analysera, förbättra och kontrollera) och är ett strukturerat tillvägagångssätt som används i Six Sigma för att optimera processer. Den ger kvantifierbara bevis på förbättringar och är en upprepningsbar och lättförståelig metod för att upptäcka problem och utveckla lösningar. Den här mallen är perfekt för projektledare och RCA-team.

Mall för 8D-rapportchecklista

8D-rapportmallen används för detaljerad rotorsaksanalys baserad på de åtta disciplinerna för problemlösning. Den används ofta i branscher som påverkas av kundfeedback, såsom bil- och hälsovårdssektorn. Mallen hjälper till att identifiera och utrota problemet, med fokus på "flyktpunkten", som representerar den punkt där problemet först gick oupptäckt.

Händelser och kausal faktoranalys

Händelse- och orsakssambandsanalys identifierar händelseförloppet och de orsakssamband som ledde till ett problem. Den här analysen fokuserar på att förstå den kronologiska ordningen av händelser och de specifika förhållanden eller åtgärder som bidrog till problemet. Ett orsak-och-verkan-diagram är särskilt användbart i komplexa situationer där flera faktorer samverkar för att orsaka ett problem. 

Förändringsanalys

Förändringsanalys är en viktig del av effektiv grundorsaksanalys, särskilt inom kvalitetsledning och kontinuerliga förbättringsinsatser. Den här metoden innebär att undersöka och jämföra situationen eller systemet före och efter att ett problem har uppstått. 

Genom att identifiera vad som har förändrats kan du isolera orsakssamband mer exakt. Förändringsanalys är värdefull i scenarier där problemet uppstod efter förändringar i processer, material, personal eller utrustning, vilket hjälper till att snabbt hitta den verkliga grundorsaken till problemet.

Barriäranalys

Barriäranalys är en problemlösningsprocess som undersöker de kontroller och barriärer som fanns på plats för att förhindra en incident och varför dessa säkerhetskontroller misslyckades. Genom att analysera hur dessa barriärer brustit eller saknats kan team som arbetar med grundorsaksanalys identifiera mänskliga fel, systemfel och andra potentiella grundorsaker. Barriäranalys bidrar till utvecklingen av mer robusta system och processer, vilket förhindrar framtida förekomster av liknande problem.

Tips för att utföra en effektiv grundorsaksanalys

Har du någonsin undrat hur man inte bara löser problem utan också förhindrar att de upprepas? Metoder för rotorsaksanalys är lösningen. Dessa metoder går till kärnan av problemen, tar itu med de bakomliggande orsakerna och banar väg för varaktiga förbättringar. 

Den här metoden erbjuder inte bara en tillfällig lösning, utan ser också till att samma problem inte dyker upp igen, vilket främjar kontinuerliga förbättringar av processer och resultat.

Uppmuntra teamsamarbete

Att främja teamsamarbete kan avsevärt förbättra effektiviteten i grundorsaksanalysen. Olika perspektiv och expertis bidrar till en mer omfattande förståelse av problemet och utvecklingen av effektiva lösningar.

Exempel: Tänk på ett tillverkningsföretag som ofta har problem med utrustningen. Genom att bilda ett tvärfunktionellt RCA-team med medlemmar från teknik, underhåll och drift kan de samla sina insikter för att identifiera grundorsaken. 

En tekniker kan hitta ett konstruktionsfel, medan en underhållsarbetare kan identifiera slitageproblem och en operatör kan lyfta fram driftsfel. Detta samarbetsinriktade tillvägagångssätt ger en omfattande problembeskrivning, vilket leder till en mångsidig och effektiv lösning.

Ställ öppna frågor

Öppna frågor är viktiga i rotorsaksanalysen. Att ställa frågor uppmuntrar till en detaljerad utforskning av problemet, vilket gör det möjligt för teammedlemmar att överväga olika möjligheter och fördjupa sig i de bakomliggande orsakerna.

Exempel: Om det finns en ökning av återinläggningar av patienter i en vårdmiljö kan öppna frågor som "Vilka är de vanligaste faktorerna för dessa återinläggningar?" eller "Hur varierar våra utskrivningsprocesser för patienter som tas in igen?" kan avslöja djupare problem. 

Dessa frågor kan avslöja att vissa utskrivningsprocedurer inte följs konsekvent, vilket kan vara grundorsaken till otillräcklig patientutbildning vid utskrivning.

Undvik att skylla på någon

En viktig aspekt av en framgångsrik grundorsaksanalys är att fokusera på processen snarare än att tilldela individuell skuld. Att koncentrera sig på "varför" och "hur" problemet uppstod snarare än "vem" som var ansvarig skapar en miljö som främjar verklig problemlösning och förbättring.

Exempel: I ett programvaruutvecklingsteam som upplever frekventa projektförseningar kan det vara mer produktivt att fokusera på processen snarare än att skylla på individer. Genom att analysera "varför" och "hur", till exempel genom att fråga: "Varför inträffar dessa förseningar?" eller "Hur kan vi optimera våra strategier för projekthantering?" kan de upptäcka att grundorsaken inte är individuell inkompetens utan en orealistisk tidslinje eller otydliga kommunikationskanaler. 

Den här övergången från skuld till processinriktat tänkande hjälper till att skapa en mer effektiv och harmonisk problemlösningsmiljö.

Omvandla lösningar till handling med arbetsflöden

Rotorsaksanalys ger inte omedelbara resultat, men om man hittar grundorsaken till ett problem kan man lösa det för alltid. När du har kommit fram till en effektiv lösning måste du genomföra planen. Asana-arbetsflöden är en central referenskälla för att sätta upp mål, spåra förlopp och se problemen försvinna i realtid.