Hur Asana använder arbetshantering för att effektivt hantera mål

Mål ger struktur åt övergripande planer för ditt företag, men de är bara till någon nytta om du kan agera utifrån dem. 

Lotte Vester, chef för organisationsstrategi på Asana, driver en process för att vägleda team genom att uppnå mål. Hon hjälper till att omvandla övergripande initiativ till fokuserade mål och nyckelresultat (KR:er) för Asanas dynamiska team. Men hon är ett team bestående av en enda person, och Asana är en mångfacetterad, global organisation. Därför försöker hon inte göra allt på egen hand. I stället vänder hon sig till en produkt som hon vet kan hjälpa henne att organisera och utföra arbetet för att uppnå målen – Asana.

Utmaningarna med målhantering

Tack vare snabbhet och effektivitet kan större företag skapa produkter och få ut dem på marknaden på ett lönsamt sätt. Därför sätter de upp mål som hjälper dem att arbeta snabbare med färre resurser.

För Vester är hastighet ett viktigt fokusområde. ”Din målhantering måste hjälpa dig att fatta bra beslut, snabbt. Du måste ha inbyggd flexibilitet för att snabbt kunna anpassa dig när omständigheterna förändras eller när du stöter på hinder.”

Men hastighet är svårt att uppnå. Många stora företag har en robust teknikstack, men de här verktygen kan vara fristående från varandra. Du kan sätta upp ett mål i ett verktyg, utföra arbetet i ett annat och samarbeta med team i ett tredje verktyg. Allt detta behöver uppdateras separat och manuellt. När arbetet väl är slutfört är det svårt att koppla det till det mål som det ursprungligen härrörde från.

Många företag har problem med ”ställ in målet och glöm det”-mål, där någon kanske presenterar sina mål i ett bildspel. Men när medarbetarna blir upptagna av dagliga uppgifter glömmer de bort dem. Därför är det så viktigt att hålla arbetet direkt kopplat till våra mål. Det är så vi skapar klarhet, synlighet och fokus för att uppnå våra viktigaste företagsinitiativ.”

Själva målsättningen sker ofta i silor, där team arbetar var för sig för att sätta upp och uppnå sina egna prioriteringar. Men att kunna samarbeta mellan olika team är viktigt för genomförandet och för engagemanget.

Att hämta information och arbeta utifrån flera olika informationskällor kan i många företag – särskilt större företag – göra arbetet långsammare, leda till bristande klarhet för ledarskapet och göra det oerhört svårt att spåra, uppdatera och rapportera om mål. Och när du tappar dina mål ur sikte tappar du också företagets vision ur sikte. Genom att hålla målen i fokus och kopplade till arbetet kan du använda dem för att förbättra resultaten.

Fyra sätt som Asana hjälper dig att skapa sammanlänkade och effektiva mål

1. Standardiserade mål med mallar 

Många företag inser att mål är viktiga, men anställda får sällan lära sig hur de ska utforma och strukturera mål som ger resultat. Resultatet? Alla gör det på olika sätt. Denna inkonsekvens gör det svårt att mäta inverkan.

Men det betyder inte att det är Vesters uppgift att utforma och granska vartenda mål som skapas i Asana. I stället skapar hon målmallar med exakt det format och de detaljer som hon vill att teamen ska inkludera. Sedan, när ett team eller en enskild person är redo att påbörja ett nytt mål eller en ny nyckelresultat (KR), har de en struktur på plats – i stället för att behöva börja från noll. Det här hjälper Asana att standardisera strukturen och kommunikationen kring mål i hela företaget.

2. Ägna mindre tid åt AI 

Vester kan standardisera målskapandet med mallar, men vad händer om du börjar från grunden? Eller kanske ditt företag förlitar sig på att avdelningscheferna skapar och standardiserar alla mål. I så fall kan Asanas funktion för smarta mål hjälpa dig att komma igång. Du skriver en beskrivning av vad du vill uppnå, och AI skapar ett utkast till ett mål åt dig utifrån tidigare mål eller resultat.

När målen fortskrider kan det vara tråkigt och tidskrävande att skicka ut uppdateringar. Men tack vare AI gör Asana det snabbt och enkelt att sammanfatta förloppet. Vester använder funktionen smart status för att skapa ett utkast till statusuppdatering med AI. På bara några ögonblick har hon en sammanfattning av förloppet och eventuella hinder som hon kan dela med team och ledarskap.

3. Reducerat manuellt arbete med automatiska sammanslagningar av förlopp 

När arbete och mål finns på separata platser måste du uppdatera förloppet manuellt. Men i Asana är mål kopplade till de projekt och dagliga uppgifter som stöder dem. När någon slutför en uppgift visas den förloppsinformationen omedelbart i realtid inom målet. 

Funktionerna för att spåra förlopp i realtid i Asana ger en heltäckande översikt över hur det går för målen. Detta är sömlöst integrerat i paneler, så intressenterna behöver inte vänta på en statusuppdatering för att kunna granska statusen. 

4. Centraliserad arbetsyta

På många företag är mål utspridda på olika platser, t.ex. i presentationer, kalkylark och dokument. Men den här osammanhängande metoden gör det riktigt svårt att hålla kontakten med målen, förstå dem och hjälpa intressenterna att behålla synligheten. Det är därför Asanas sammanlänkade plattform är så viktig.

Även de största företagsmålen finns i Asana, där alla kan se dem. Det skapar klarhet. Medarbetare kan se företagsmål, teammål och individuella mål – och hur de alla hänger ihop. Detta hjälper till att motivera teamen eftersom alla vet att deras arbete påverkar insatser i stor skala. Det skapar en samarbetsmiljö som för samman olika team och deras arbete mot gemensamma mål.

Välorganiserade mål är mål som går att genomföra

Att använda rätt verktyg kan förändra hur företag uppnår sina mest ambitiösa mål. Genom att centralisera mål, standardisera målskapandet med mallar och använda AI för effektiv spårning och uppdateringar effektiviserar Asana inte bara målsättningsprocessen utan främjar också en kultur av öppenhet, samarbete och smidighet. 

Se hur du kan utforma och genomföra företagets viktigaste mål snabbare med Asana.