En stor del av arbetet i en ideell organisation är insamling. På Stand.earth fokuserar nästan 80 % av deras insatser för insamling på stiftelser. Stand.earths utvecklingschef, Stephen Danner, leder deras bidragsteam, som ansvarar för att utarbeta förslag och pitchar för att säkra bidrag och finansiering till organisationen. Det här är en tidskänslig och detaljorienterad process som kräver att teamet hanterar applikationsdeadliner, efterlevnadsbehov och långa listor över obligatoriska dokument. Och som en medelstor ideell organisation som konkurrerar om finansiering med stora organisationer som är 10 gånger större, är det viktigt att de skickar in ansökningar före deadlinen med de mest övertygande berättelserna, de mest övertygande finansiella uppgifterna och de mest övertygande visuella berättelserna som finns tillgängliga. Men när fler personer gick med i teamet och fler projekt och finansieringsmöjligheter dök upp hade de svårt att:

• Hålla alla i teamet väl samordnade eftersom informationen var splittrad

• Leverera förslag i tid för att hålla strikta deadliner för bidrag

• Svara på brådskande möjligheter och informella förfrågningar, vilket ökade en redan full arbetsbörda på över 15 formella inlämningar per månad eftersom detaljer glömdes bort

Därför behövde de implementera ett centraliserat arbetshanteringssystem som skulle göra hela organisationen redo för skalbar tillväxt.

Hitta ett verktyg för att samarbeta mer effektivt

Stand.earths ledarskapsteam ansåg att organisationen använde för många projekthanteringsverktyg och behövde ett sammanhängande sätt att arbeta tillsammans. Utöver den frustrationen saknade teamen ansvarstagande och ägarskap utan en referenskälla. Detta påverkade den interna kulturen eftersom teamkollegor inte följde upp som teamledarna förväntade sig och teamen började uppleva de första tecknen på att förtroendet urholkades.

Vi behövde centralisera vårt arbete till en plattformsverktyg eftersom varje team använde olika verktyg, vilket ledde till missförstånd och ineffektivitet.

Att centralisera hela organisationen i ett enda verktyg skulle vara en stor utmaning, men också ha en stor, positiv inverkan på planering, samarbete och moral. Stephen började med att samla in varje teams behov och krav så att de hade en tydlig uppsättning utvärderingskriterier. Listan med 35 punkter omfattade allt: projektledningsfunktionalitet, kostnad, integreringar och automatiseringar, olika projektvyer och gäståtkomst.

De samlade sedan in rekommendationer från teamet och granskade femton olika alternativ. Efter att ha utvärderat varje verktyg framstod Asana som ledaren. Det uppfyllde alla kriterier som teamen behövde, och dess enkelhet och gränssnitt övertygade alla. Utöver Asanas funktionalitet lyckades de få Asanas rabatt för ideella organisationer.

När de förberedde sig för att implementera Asana sammanställde Stephen utbildningsmaterial för att de anställda skulle lära sig att använda Asana, inklusive en inspelad utbildning som nu är obligatorisk för alla att titta på. Stephen delade också ytterligare resurser, såsom Asana-artiklar och videor. Slutligen, för att hjälpa nya anställda att komma igång och komma till rätta, införlivar de Asana-utbildning i introduktionsprocessen för ny personal.

Förbättra processer för att få mer finansiering

Med Asana har Stand.earth effektiviserat arbetsflöden i hela organisationen. Arbete som innebär många möten och leveranser, komplicerad tidslinjehantering och extremt stora arbetsvolymer är nu lättare för hela teamet att hantera.

Stephen och hans team hanterar nu hela sin bidragshanteringsprocess i Asana. Med hjälp av en Salesforce-integrering kan de upprätthålla en hög nivå av givarnöjdhet och uppnå större finansieringstillväxt genom att se till att de alltid följer upp med givarna. Och genom att använda projektmallar kan Stephen vara säker på att de följer kraven för alla leveranser. Slutligen går deras teammöten snabbare eftersom de kan se allas ansvarsområden och deadliner med teamkalendervyn.

En utmaning som Stephen upplevde före Asana var behovet av centraliserade kommunikationskanaler för att hjälpa teamet att veta var de skulle fokusera och vad de skulle prioritera. Nu gör han tremånadersarbetsplaner i Asana med sina närmaste medarbetare och har skapat en modell som personalavdelningen och andra chefer kan använda. Resultatet blir att alla är mer resultatinriktade, har klarhet om de önskade resultaten och vet vad de är ansvariga för. Genom att fokusera mindre på små administrativa detaljer kan de anställda på Stand.earth ha mer strategiska konversationer. Förutom att ha utrymme att tänka strategiskt, uppmuntras alla också att ta arbetet i egna händer och bli projektledare.

Vi har nu bättre ansvarstagande i teamet, så att vi kan ha fler strategiska konversationer i hela organisationen i stället för att fokusera på att se till att små detaljer inte glöms bort.

Stephen och hans team kan nu också samarbeta sömlöst med sina externa partner, såsom entreprenörer eller designer, med hjälp av Asana. I stället för att förlita sig på e-post och delade dokument kan Stephen ta in externa medarbetare med hjälp av Asanas sekretess- och gästfunktioner utan ytterligare pappersarbete. Asana sparar tid för honom genom att eliminera de administrativa uppgifterna som är förknippade med att introducera externa partner och oron över att någon kan se något de inte borde.

Eftersom vi har förbättrat vår operativa effektivitet med Asana har det minskat stressen i hela organisationen och skapat förtroende mellan teammedlemmarna. Och vi har roligare på jobbet.

När ansvarstagande leder till tillväxt – och en friskare planet

Asana har inte bara hjälpt Stand.earth och Stephens team att bli mer ansvarsfulla, resultatorienterade och deadlinedrivna, utan har också gjort det möjligt för dem att identifiera 10 % fler nya potentiella kunder eftersom deras process är strömlinjeformad och informationen är centraliserad. Med dessa potentiella bidragsgivare har de upplevt en ökning av finansieringen med 17 % på bara ett år eftersom deras team för investerarengagemang och värvning av potentiella bidragsgivare är mer samordnade. De kan följa upp och vårda relationer i stället för att bara försöka hålla huvudet över ytan.

Om vi ser bortom Stephens och hans teams dagliga verksamhet säkrar de finansiering för att göra en enorm skillnad för miljön. Genom att skapa klarhet på grundnivå – genom små saker som uppgifter och kalendrar – kan de göra stora förändringar. Precis som de små detaljerna i våra liv har en enorm inverkan på miljön, från kaffekoppar till jeans, har det dagliga arbetet som Stephen och hans team utför en enorm inverkan på hur Stand.earth uppnår sitt uppdrag.

Tack vare Asana kan vi identifiera 10 % fler nya bidragsmottagare och öka finansieringen med 17 % eftersom vårt arbete är mer centraliserat, samordnat och effektivt.