Представьте себе предстоящую неделю. Сколько совещаний вы запланировали посетить? Сколько из них вы ждёте с нетерпением? И самое главное, сколько из них, по вашему мнению, будут действительно продуктивными или актуальными для вашей повседневной работы? 

Если вы чувствуете себя перегруженным ненужными и непродуктивными встречами, вы не одиноки. Согласно каталогу «Anatomy of Work» за 2022 год, сотрудники теряют в среднем почти три часа на ненужных встречах каждую неделю. 

Как же превратить неэффективные и отнимающие много времени встречи в продуктивные и действенные? Одним из способов является использование шаблонов протоколов совещаний. 

Что такое протокол совещания установленной формы?

Протокол — это формализованный метод протоколирования, используемый для документирования повестки, тем обсуждения и результатов совещания. Несмотря на название, протоколы не связаны с продолжительностью совещания. Их цель — отслеживать важные решения и связанные с ними задачи. 

Несмотря на схожесть названия и функций, протоколы совещаний отличаются от заметок о совещаниях, которые носят неформальный характер и не имеют установленной структуры. И вам не нужно использовать оба формата одновременно. Как правило, подробные протоколы используются для более формальных совещаний (например, для общих собраний компании или команды), а заметки — для более неформальных встреч, например регулярных совещаний один на один. Однако технически это зависит от вас и других участников совещания. Если вам нравится структура протокола, вы можете настроить его формат так, чтобы он подходил для большинства типов совещаний. 

Стандартные шаблоны протоколов совещаний должны включать следующее:

• Дата и время проведения совещания

• Список участников, включая присутствующих и отсутствующих

• Важные вопросы для обсуждения 

• Решения, принятые в ходе совещания

• Полученные задачи и дальнейшие действия

• Дата и время предстоящих совещаний 

Что такое шаблон протокола совещания?

Шаблон протокола совещания — это многоразовый ресурс, используемый для организации, отслеживания и обмена протоколами совещаний в вашей организации. Шаблоны протоколов в установленной форме упрощают ведение заметок, обеспечивая структуру совещаний и прозрачность для всей команды. С помощью шаблонов протоколов вы можете быть уверены, что ваши совещания будут способствовать продвижению проектов, а не попадут в категорию «это можно было бы сделать по электронной почте». 

Преимущества шаблона протокола совещания

Если вам кажется, что вы тратите время на совещания, скорее всего, так оно и есть. Согласно каталогу «Anatomy of Work», работники тратят 129 часов в год на ненужные совещания. И это только время, проведённое на совещаниях. В статистике не учитывается работа по организации работы, которая включает планирование совещаний, составление повесток и согласование информации со всеми участниками. 

Создание шаблона протокола совещания поможет сократить объём предварительной работы по планированию и подготовке к совещаниям. Существует множество способов вести протоколы совещаний: от бумажных заметок и шаблонов до документов и электронных таблиц. Однако наибольшее преимущество даст вам инструмент для управления проектами, поскольку он позволяет создать шаблон протокола, который затем можно дублировать для разных команд и совещаний. 

Кроме того, цифровые шаблоны протоколов всегда актуальны — устаревших версий не бывает. Кроме того, они более доступны для всей команды и не требуют ручного контроля, что ещё больше сокращает рутинную работу, связанную с организацией совещаний и ведением протоколов. 

Другие преимущества цифровых шаблонов протоколов совещаний:

• Отслеживание всех повесток и протоколов совещаний в одном месте

• Хранение протоколов совещаний в месте, доступном для всех участников команды

• Предоставление информации заинтересованным лицам, которые не могут присутствовать на каждом совещании

• Преобразование поручений в задачи и назначение ответственных за их выполнение 

• Документирование важных решений и быстрый доступ к протоколам прошлых совещаний для использования в будущем 

• Отслеживать ход выполнения работы по итогам совещаний, чтобы ничего не упустить

Как использовать шаблон протокола совещания

Цифровые шаблоны протоколов совещаний легко создавать и использовать. Для начала создайте базовый шаблон со следующими разделами: 

• Основная информация о совещании: название проекта или команды, цель совещания, дата, участники и любая соответствующая информация о логистике 

• Элементы повестки: темы для обсуждения, кто ведёт обсуждение и сколько времени отводится на каждую тему

• Поручения: любые выводы и задачи, вытекающие из совещания, включая задание, исполнителя и дату сдачи 

• Информация о предстоящем совещании: актуальная информация о следующем совещании, включая его время и дату

Отсюда можно настроить шаблон в зависимости от типа совещания, для которого вы его используете. По мере проведения совещания отмечайте обсуждаемые темы и добавляйте решения, требующие действий, в раздел «Поручения». Затем, по окончании совещания, назначьте эти задачи исполнителям и наблюдайте, как все разговоры превращаются в действия.

Интегрированные функции

• Подзадачи. Иногда задача слишком большая, чтобы её можно было выполнить за один раз. Если в задаче несколько исполнителей, неопределённая дата сдачи или есть заинтересованные лица, которые должны рассмотреть и согласовать задачу, прежде чем она будет выполнена, на помощь приходят подзадачи. Подзадачи — это мощный способ распределять работу и разбивать задачи на отдельные компоненты, сохраняя при этом связь между небольшими задачами и общим контекстом родительского задания. Разбивайте задачи на более мелкие элементы или фиксируйте отдельные компоненты многоэтапного процесса с помощью подзадач.

• Вехи. Вехи представляют собой важные контрольные пункты проекта. Устанавливая их на протяжении всего проекта, вы можете информировать участников команды и заинтересованные стороны о том, как вы движетесь к своей цели. Используйте вехи, чтобы отмечать небольшие победы на пути к большой цели проекта.

• Зависимости. С помощью зависимостей можно указать, что над задачей можно будет начать работать только после выполнения другой задачи. Вы будете знать, когда ваша работа блокирует работу другого человека, и сможете расставить приоритеты соответствующим образом. Команды, выполняющие совместную работу, видят, выполнения каких задач они ожидают от других, и когда можно приступить к выполнению своей части работы. Когда первая задача будет завершена, исполнитель получит уведомление о том, что ему можно приступить к выполнению своей задачи. Если же срок выполнения задачи, от которой зависит ваша работа, изменится, Asana уведомит вас об этом, чтобы вы могли скорректировать дату сдачи своей задачи.

• Добавление задачи в несколько проектов. Работа по своей природе межфункциональна. Команды должны иметь возможность эффективно работать в разных отделах. Но если �� каждого отдела своя система регистрации, работа останавливается и становится разрозненной. Asana упрощает отслеживание задач и управление ими в нескольких проектах. Это не только сокращает дублирование и повышает прозрачность работы между командами. но и помогает команде видеть задачи в контексте, понимать, кто над чем работает, и поддерживать связь между командой и задачами.

Рекомендуемые приложения

• Zoom. Asana и Zoom объединяются, чтобы помогать командам проводить более осмысленные и целенаправленные совещания. Интеграция Zoom + Asana облегчает подготовку к совещаниям, позволяет проводить действенные обсуждения и получать доступ к информации после конференции. Совещания начинаются в Asana, где их участники узнают, что планируется обсудить, из повесток, к которым им предоставлен доступ. Во время совещания команда может быстро создавать задачи в Zoom, чтобы не терять важную информацию и поручения. По окончании совещания интеграция Zoom + Asana переносит расшифровки и записи совещания в Asana, чтобы все его участники и ответственные лица могли при необходимости возвращаться к нему.

• Clockwise. С помощью интеграции Clockwise + Asana вы можете добавлять задачи Asana в виде интервалов времени в Google Календарь. Интеграция Clockwise + Asana позволяет вам указать длительность заданий, время их выполнения, а также может ли Clockwise переносить их автоматически. Добавляйте задачи в Календарь и выделяйте время на выполнение работы.

• Gmail. С помощью интеграции Asana для Gmail можно создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail. Все задачи, создаваемые в Gmail, будут автоматически включать контекст из электронного сообщения, чтобы вы не упустили ничего важного. Вам нужно свериться с задачей Asana при составлении текста электронного сообщения? Вместо обращения к Asana просто найдите эту задачу прямо из почтового ящика Gmail с помощью дополнения Asana для Gmail.

• Microsoft Teams. С помощью интеграции Microsoft Teams + Asana можно искать и делиться нужной информацией, не выходя из Teams. Свяжите обсуждения в Teams с поручениями в Asana. Кроме того, создавайте, назначайте и просматривайте задачи во время совещания в Teams без необходимости переключаться на браузер.

Вопросы и ответы