Если выходит из строя сервер, в новостях появляется сообщение об утечке данных или проблема с безопасностью прерывает работу, командам нужно действовать быстро. Шаблон плана антикризисного управления помогает быстро принимать решения, надлежащим образом реагировать и быть готовыми к любым ситуациям. В этой статье вы узнаете, что такое шаблон плана антикризисного управления, что в него включать, как его создавать шаг за шагом и как Asana может помочь вашей команде поддерживать организованность в нужный момент.

Определение шаблона плана антикризисного управления

Шаблон плана антикризисного управления — это документ, которым ваша команда может пользоваться снова и снова. В нём объясняется, как реагировать на непредвиденные обстоятельства, такие как стихийные бедствия или утечки данных, которые нарушают нормальный рабочий процесс. Планируя заранее, команды могут чётко определить роли, действия и этапы общения, чтобы все знали, что делать во время кризиса.

Хорошо структурированный шаблон для антикризисного управления также отличается гибкостью. Команды могут адаптировать один шаблон для широкого использования или создавать целевые планы действий на случай непредвиденных обстоятельств для конкретных сценариев в зависимости от уровня риска и сложности.

Каковы преимущества использования шаблона плана антикризисного управления?

С помощью шаблона плана антикризисного управления в Asana команды могут подготовиться к сбоям, не начиная всё с нуля каждый раз. Хранение планов в общем рабочем пространстве помогает всем быстрее координировать действия, назначать задачи и следовать чёткому плану восстановления. Шаблон также обеспечивает согласованность действий разных команд в различных ситуациях, но при этом обладает достаточной гибкостью для корректировки по мере изменения рисков или приоритетов.

Основные преимущества бесплатного шаблона плана действий в кризисной ситуации:

• Более быстрое реагирование благодаря чётко определённым ролям и назначенным ответственным лицам.

• Более эффективная координация между командами с помощью единого рабочего пространства.

• Воспроизводимый процесс антикризисного управления, который команды могут адаптировать с течением времени.

• Постоянная прозрачность задач, хода работ и сфер ответственности во время сбоев.

Типы кризисов, к которым следует подготовиться

Операционные кризисы нарушают повседневную деятельность компании, например, из-за сбоев в цепочках поставок, поломок оборудования или отказов систем. Технологические кризисы связаны с компрометацией цифровых систем или конфиденциальных данных, включая утечки данных, кибератаки и длительные сбои программного обеспечения. Репутационные кризисы ставят под угрозу авторитет и доверие общественности из-за негативных публикаций в прессе, негативной реакции в социальных сетях или публичных просчётов.

Финансовые кризисы ставят под угрозу непрерывность бизнеса из-за таких проблем, как дефицит денежных потоков, изменения на рынке или потеря крупных клиентов. Природные и экологические кризисы влияют на физические рабочие пространства и безопасность, включая землетрясения, наводнения и суровые погодные условия. Кадровые кризисы влияют на работоспособность и благополучие команды, включая уход руководства, трудовые споры или чрезвычайные ситуации, связанные со здоровьем.

Зная, какие типы кризисов могут повлиять на вашу организацию, вы можете спланировать всё заранее и разумно использовать свои ресурсы до наступления чрезвычайной ситуации.

Что должно быть в шаблоне плана антикризисного управления

План антикризисного управления не должен охватывать каждую деталь. Вместо этого он выступает в роли руководства, которое можно обновлять по мере необходимости. Независимо от того, с каким кризисом вы сталкиваетесь, ваш шаблон плана должен включать следующие ключевые элементы:

• Протокол активации: набор факторов, которые должны иметь место, прежде чем команда решит привести в действие план реагирования на кризис. Рассматривайте протоколы активации как набор зависимостей, которые должны возникнуть до начала реализации плана реагирования.

• Анализ рисков: это исследование, в котором описываются все потенциальные риски, с которыми может столкнуться ваша компания. В зависимости от потенциального кризиса, к которому вы готовитесь, анализ рисков может помочь вам определить вероятность наступления этого события. Хорошим примером такого исследования является план управления рисками или реестр рисков.

• Список контактов на случай чрезвычайных ситуаций: в нём должны быть указаны контактные данные и номера телефонов вашей команды по управлению кризисными ситуациями и местных служб экстренного реагирования, таких как пожарная служба, токсикологический центр или другие важные органы.

• Процедуры реагирования: действия, которые ваша команда предпринимает во время кризиса после выполнения условий протокола активации.

• Стратегия коммуникации: это план антикризисных коммуникаций, который ваша команда разрабатывает, чтобы закрепить порядок обмена информацией во время чрезвычайной ситуации. Этот план включает как внутреннее общение, так и внешнее общение с внешними заинтересованными сторонами.

Как создать план антикризисного управления

Выполните следующие действия, чтобы создать план антикризисного управления, на который ваша команда сможет ориентироваться во время кризисных ситуаций.

1. Соберите свою команду антикризисного управления. Определите людей, которые будут руководить действиями вашей организации, включая руководителя по урегулированию инцидентов, который будет координировать принятие решений между командами. Включите представителей операционного отдела, отдела коммуникаций, юридического отдела, отдела кадров и любых других подразделений, имеющих отношение к наиболее вероятным сценариям кризиса.

2. Выявите и оцените потенциальные риски. Перечислите кризисные ситуации, которые с наибольшей вероятностью могут затронуть вашу организацию, и оцените их потенциальную серьезность с помощью матрицы рисков. Используйте реестр рисков или проведите оценку рисков, чтобы определить, какие сценарии требуют наиболее тщательного планирования.

3. Установите триггеры активации. Определите чёткие правила, регламентирующие начало реализации вашего антикризисного плана. Эти триггеры позволяют вашей команде точно знать, когда переходить от обычной работы к антикризисным мерам.

4. Создайте процедуры реагирования. Для каждого кризиса перечислите действия, которые ваша команда предпримет после начала реализации плана. Назначьте ответственных за задачи, установите сроки и укажите, к кому обращаться в случае возникновения проблем, чтобы ничего не упустить.

5. Установите протоколы общения. Определите, как ваша команда будет обмениваться информацией внутри организации и за её пределами во время кризиса, особенно с группами, указанными в вашем плане вовлечённости заинтересованных сторон. Продуманный план обмена информацией помогает всем оставаться в курсе дела и снижает вероятность недопонимания.

6. Запишите и храните свой план в одном месте. Храните свой план антикризисного управления в общем рабочем пространстве, чтобы все могли легко его найти. Такие инструменты, как Asana, помогают организовать план, назначать задачи и показывать обновления всей команде.

7. Протестируйте и усовершенствуйте свой план. Проводите практические учения или командно-штабные тренировки, чтобы выявить любые пробелы. Используйте полученные знания, чтобы внести изменения до того, как разразится реальный кризис.

Ключевые роли в вашей команде антикризисного управления

План антикризисного управления работает лучше всего, когда каждый знает свою роль. Чётко распределите обязанности до наступления кризиса, чтобы ваша команда не тратила время на выяснение того, кто что должен делать.

• Кризисный менеджер: руководит общими действиями по реагированию, координирует работу разных команд и принимает окончательные решения

• Руководитель по коммуникациям: составляет и распространяет внутренние и внешние сообщения в качестве основного представителя компании

• Представитель операционного отдела: поддерживает или восстанавливает повседневные функции и координирует усилия по восстановлению.

• Юрисконсульт: консультирует по вопросам нормативных требований, ответственности и обязательств по соблюдению нормативных требований

• Представитель отдела кадров: отвечает за взаимодействие с работниками, их благополучие и корректировку штатного расписания

В зависимости от размера вашей организации вам также могут понадобиться должности, связанные с ИТ-безопасностью, управлением объектами или внешними связями.

Как тестировать и поддерживать свой антикризисный план

План антикризисного управления не принесёт пользы, если он будет просто храниться на общем диске и никто не будет им пользоваться. Вот как поддерживать актуальность плана и готовность команды:

• Проводите симуляции кризисных ситуаций. Проводите командно-штабные учения или полномасштабные тренировки один или два раза в год. Они помогают вашей команде потренироваться, выявить пробелы в плане и укрепить уверенность в том, как реагировать.

• Регулярно пересматривайте свой план. Составьте график (например, раз в квартал или два раза в год) для проверки и обновления антикризисного плана. Проверяйте наличие устаревшей контактной информации, изменений в составе персонала, новых рисков или изменений в порядке работы вашей организации.

• Извлекайте уроки из реальных событий. После любого инцидента или потенциально опасной ситуации проводите анализ выполненных действий со своей командой по антикризисному управлению. Используйте эту аналитику для постоянного совершенствования, чтобы ваш план со временем становился всё более эффективным.

• Отслеживайте обновления в общем рабочем пространстве. Используйте Asana, чтобы назначать задачи по проверке, устанавливать дедлайны для обновлений и отслеживать изменения, чтобы ничего не упустить. Когда ваш план легко найти, у вашей команды всегда будет его актуальная версия.

Подготовьте свои команды с помощью Asana

План антикризисного управления наиболее полезен, когда его легко найти, обновить и использовать. Asana предоставляет вашей команде общее рабочее пространство для координации действий, назначения задач и обеспечения чёткости каждого этапа плана.

Интегрированные функции

• Зависимости. Указывайте, когда одна задача зависит от другой, чтобы группы понимали, над чем работать дальше. Asana уведомляет исполнителей о завершении блокирующей задачи или об изменении сроков.

• Проверка качества. Добавляйте комментарии прямо на изображения и страницы файлов PDF, чтобы обратная связь была конкретной и по ней было легко действовать. Отслеживайте поручения в виде подзадач, чтобы процесс рассмотрения не останавливался.

• Сообщения. Делитесь в Asana обновлениями, не требующими действий, не создавая при этом лишних задач. Сообщения доходят до отдельных пользователей, команд или проектов и содержат ссылки на связанную работу для обеспечения контекста.

• Мобильное приложение. Получайте доступ к задачам, обновлениям «Входящих», уведомлениям и сообщениям с устройств iOS или Android, чтобы видеть работу, где бы вы ни находились.

Рекомендуемые приложения

• Microsoft Teams. Связывайте обсуждения с задачами и управляйте работой во время совещаний, не переключаясь между инструментами.

• Slack. Превращайте сообщения и запросы в отслеживаемые задачи с исполнителями и сроками выполнения.

• Google Workspace. Прикрепляйте файлы с Диска прямо к задачам с помощью встроенного средства выбора файлов.

Часто задаваемые вопросы о планировании антикризисного управления