Streamline your intake process

Для обработки срочных запросов создайте чёткий процесс их эскалации в рамках процедуры приёма работы. Определите, что считается срочным, кто может утверждать изменения в приоритетах и как, возможно, потребуется скорректировать нынешнюю работу. Это позволяет отслеживать срочные проекты и избегать нарушения хода запланированной работы без надлежащей проверки.

Отслеживайте такие показатели, как количество запросов, количество одобренных запросов, время, затрачиваемое на проверку, и время, затрачиваемое на завершение проектов. Кроме того, отслеживайте объем работы и размер бэклога, чтобы выявлять узкие места. Эти показатели помогут вам улучшить процесс и обеспечить бесперебойную работу.

Эффективная процедура получения проектов подразумевает не только отслеживание запросов, но и принятие по ним последующих мер. Asana объединяет весь ваш рабочий процесс в одной платформе, позволяя отслеживать запросы в одном центре, а затем расставлять приоритеты и назначать задачи в том же месте. Это означает, что ни одна важная деталь не остаётся без внимания, а команды имеют полную прозрачность процесса обработки заявок от начала до конца.

Подберите себе программное обеспечение, которое позволяет собирать запросы на работу, расставлять приоритеты и выполнять их в одном месте. Хороший инструмент для приема заявок на проекты включает в себя функции автоматизации, позволяющие исключить ручной труд. Он также должен обеспечивать руководителям и командам полную прозрачность в отношении статуса и хода выполнения работы, чтобы они могли при необходимости корректировать распределение ресурсов.  Лучший способ понять, подходит ли вам инструмент для приёма заявок на проекты, — попробовать его. Именно поэтому каждый может попробовать Asana бесплатно. Попробуйте Asana сегодня.

Запросы на создание проектов можно стандартизировать с помощью форм (в том числе с использованием меток, сгенерировал ИИ), чтобы собирать структурированную информацию, сопоставлять ответы с нестандартными полями и запускать автоматизацию.

Да, процесс приема заявок можно стандартизировать для всех команд, создав пакеты/шаблоны приема заявок, чтобы применять формы, настраиваемые поля и правила в масштабах всей организации.

Да, запросы можно направлять в разные команды с помощью правил, которые активируются значениями настраиваемых полей и назначают или перемещают задачи/проекты на основе данных, введенных в форму.

Бэклогом по заявкам можно управлять с помощью вида «Доска» с нестандартными полями, разделами для статусов и правилами для автоматического назначения, добавления тегов и перемещения заявок.

Да, приоритетность отправленных форм можно определять автоматически, используя нестандартные выпадающие поля, а также правила или поля формул для оценки и ранжирования входящих запросов на основе ответов, полученных с помощью форм.

Да, подзадачи или задачи можно создавать при поступлении заявок, используя правила для добавления подзадач к задачам, отправленным через форму, которые преобразуются в отдельные задачи при размещении в нескольких проектах.

Да, ответы из форм могут заполнять нестандартные поля, поскольку вопросы из форм можно сопоставить с нестандартными полями, а затем использовать эти значения в правилах автоматизации.

Да, показатели, связанные с приемом форм, можно экспортировать, поскольку панели задач автоматически создают графики на основе ответов, полученных через формы, объемов подачи форм и тенденций в бэклоге.

Да, макеты заявок можно многократно использовать в качестве шаблонов, создавая потоки (формы + поля + правила) и группируя их в пакеты/шаблоны для повторного использования.