Матричная организация: руководство по типам, преимуществам, недостаткам и примерам

В иерархической структуре организации генеральный директор находится на самом верху. Прямо под ним находятся операционный и финансовый директора. Далее под руководителями высшего звена находятся руководители отделов, а следом за ними — менеджеры проектов.

Матричная организация отличается от этой классической структуры тем, что участники команд подчиняются как менеджеру проекта, так и руководителю отдела. В этом руководстве мы обсудим, что такое матричная организация, рассмотрим различные типы матричных структур, взвесим их преимущества и недостатки, а также приведём реальные примеры, которые помогут вам решить, подходит ли эта структура вашей команде.

Что такое матричная организация?

Матричная организация — это структура компании, в рамках которой участники команд подчиняются двум руководителям: главе функционального отдела и менеджеру проекта. Такая схема двойного подчинения позволяет компаниям задействовать специалистов в разных проектах без необходимости перестраивать команды с началом каждой новой работы.

Как работают матричные организации?

Матричные организации имеют две или более структуры управленческой подчинённости. У участников команды обычно есть основной руководитель в их отделе, как и в традиционной иерархии. Отличие заключается в том, что они также подчиняются менеджеру проекта в рамках межфункциональной работы.

Вот как работает система двойного подчинения:

• Функциональное подчинение: участники команды подчиняются главе своего отдела (например, ИТ, маркетинга, финансов) в вопросах повседневной работы и карьерного развития.

• Подотчётность в рамках проекта: участники команды также подчиняются менеджеру проекта, когда их назначают на межфункциональные инициативы.

Эта структура имеет смысл, поскольку сложные проекты часто требуют привлечения специалистов из нескольких отделов. Вместо того чтобы реорганизовывать команды под каждую новую инициативу, матрица позволяет привлекать нужных людей, сохраняя при этом функциональные команды в неизменном виде.

Покончите с разобщённостью: оптимизируйте организационную структуру для более эффективного взаимодействия между подразделениями

Из этой электронной книги вы узнаете, как организовать свою компанию, чтобы избежать разобщённости, ускорить работу и поддерживать координацию в условиях изменений.

Получайте аналитическую информацию

Типы матричного управления

Существует три типа матричного управления, каждый из которых наделяет менеджера проекта различными полномочиями. Их можно представить в виде шкалы, на одном конце которой находится менеджер проекта, а на другом — руководитель отдела.

Слабая матрица

В слабой матрице менеджер проекта обладает наименьшими полномочиями, связанными с принятием решений. Бюджет и сроки проекта контролирует руководитель отдела. Создание плана обмена информацией может предотвратить потерю информации в этой структуре.

Сбалансированная матрица

В сбалансированной матрице руководитель отдела и менеджер проекта обладают равными полномочиями. Участники команды подчиняются обоим, что позволяет поддерживать открытый обмен информацией и обеспечивает беспрепятственное выполнение проекта.

Сильная матрица

В сильной матрице менеджер проекта обладает максимальным объёмом полномочий, связанных с принятием решений. Руководитель отдела может наблюдать за проектом, но не принимает ключевых решений, предоставляя менеджеру проекта полную ответственность.

Преимущества матричной организационной структуры

Матричная организационная структура сложнее традиционной иерархии, но у неё есть несколько ключевых преимуществ:

• Чёткие задачи проекта: двойное подчинение обеспечивает согласованность целей проекта на всех уровнях руководства.

• Эффективное использование ресурсов: специалисты могут быть задействованы в нескольких проектах без реорганизации команд.

• Свободный обмен информацией: наличие нескольких линий подчинения способствует более эффективному общению.

• Обучение менеджеров проектов: структура развивает межфункциональные лидерские навыки.

• Удержание команды: специалистам нравится сотрудничать с коллегами в разных проектах.

Чёткие задачи проекта

Матричная организационная структура может обеспечить более высокую ясность в отношении задач проекта. Когда ваша команда отчитывается о проделанной работе как перед менеджером проекта, так и перед руководителем отдела, закрепление целей проекта имеет решающее значение. Когда менеджер проекта ощущает поддержку со стороны руководителей высшего звена, организация проекта становится приоритетной.

Сценарий. Допустим, ваша команда работает над проектом по разработке приложения. Поскольку вы используете матричную структуру, ИТ-разработчики подчиняются вам (как менеджеру проекта) и руководителю отдела ИТ. Когда оба руководителя доносят до сотрудников чёткую задачу проекта, ход работы над приложением ускоряется.

Эффективное использование ресурсов

Матричная структура позволяет эффективно использовать ресурсы за счет объединения специалистов из разных отделов. Это позволяет снизить накладные расходы и сократить время, необходимое для завершения проекта. Без этой структуры компаниям пришлось бы реструктурировать команды или нанимать новых сотрудников с началом разработки каждого нового продукта.

Сценарий. В команду, создающую приложение для поиска ключевых слов, могут входить специалисты из отделов ИТ, финансов и маркетинга. Когда эти участники команды отчитываются как перед руководителями своих отделов, так и перед менеджером проекта, они повышают производительность команды и делают проект более эффективным.

Свободный обмен информацией

Работа в матричной структуре создаёт свободный поток информации между командами, поскольку команды подчиняются нескольким руководителям. В то время как в иерархической системе участники команды должны помнить о необходимости передавать информацию, в матричной структуре наличие информационного потока является обязательным условием. При наличии правильной системы управления проектами это не требует от сотрудников практически никакой дополнительной работы.

Сценарий. Если бы команда разработчиков приложения для поиска ключевых слов отчитывалась только перед менеджером проекта, то информация об исправлении отдельно взятой ошибки могла бы затеряться. Однако о передаче информации руководителю отдела ИТ легко помнить, когда это является частью матричного процесса.

Обучение менеджеров проектов

Матричная структура наделяет менеджеров проектов значительной ответственностью, поскольку они должны вести свои команды на протяжении всего жизненного цикла проекта. Эти задачи позволяют подготовить тех, кто хочет стать межфункциональными руководителями.

Сценарий. В ходе проекта по разработке приложения ваша команда сталкивается с необходимостью исправить некоторые ошибки и сдвинуть хронологию проекта. Как менеджер проекта вы работаете с руководителем отдела ИТ над решением проблем и по ходу дела обнаруживаете личный интерес к сфере ИТ.

Поддержание состава команды

Матричная организация может похвастаться отличными показателями поддержания состава команды. Так как специалисты размещаются компактно, команда продукта сохраняет силу. Эти сотрудники работают под руководством лидеров функциональных отделов, а затем назначаются менеджерам проектов. Одни и те же специалисты зачастую предпочитают работать вместе, а это может повысить результативность проектов.

Сценарий. Во время работы над проектом приложения для анализа ключевых слов проектная команда состоит из различных специалистов в области ИТ, маркетинга и финансов. Эта команда специалистов, скорее всего, будет выполнять совместную работу над многими проектами в будущем.

Недостатки матричной организационной структуры

Как и иерархическая структура подчинённости, матричная организация также обладает своими недостатками. Большинство из них связано с комплексностью этой структуры. У таких структур есть преимущества, когда они работают, но при этом есть и потенциал вызвать конфликт.

Комплексный стиль подчинённости

Сложность матричной организации может быть недостатком, поскольку команды могут не знать, перед кем и когда отчитываться. Несмотря на то, что матричная организация призвана приносить пользу командам, она также может усложнить проекты и запутать общий ход их выполнения.

Решение. Лучший способ предотвратить сбои в отчётности — проследить за тем, чтобы каждый участник матрицы понимал, перед кем и каким образом отчитываться. Использование интуитивно понятной платформы управления проектами, которая облегчает работу между командами, может сделать матричную структуру менее комплексной.

Медленное время отклика

Сложность матрицы может привести к медленному времени отклика, а это, в свою очередь, — к задержке выполнения проектов. Медленное время отклика происходит из-за необходимости сообщать информацию нескольким людям. Вовлечение большего количества людей — это хорошо, но передача информации большему количеству людей требует времени.

Решение. Использование системы управления проектами решит проблему медленного времени отклика при матричной структуре. Будучи центральным источником достоверной информации, Asana может предотвратить дублирование работы и повысить чёткость среди команд и руководства.

Противоречивые указания

Противоречивые указания возникают, если менеджер проекта и руководитель отдела не находятся на одной волне. Несмотря на то, что матричная структура призвана стимулировать командную работу, она может в зависимости от личностей участников привести к противоположному результату.

Решение. Чтобы избегать противоречивых указаний, создайте систему, позволяющую руководителям напрямую взаимодействовать друг с другом. Тогда участники команды смогут избежать ощущения, что они заблудились в гуще событий, если руководители будут согласовывать цели проекта.

Возможные трения

Основное различие между матричной и иерархической структурой заключается в том, что участники команды подчиняются двум руководителям. Это делает матричную организацию более комплексной и возлагает большую ответственность на участников команды. Наличие двух руководителей может дать сотрудникам больше обратной связи и инструкций, но может и привести к возникновению трений.

Решение. Для предотвращения возможных трений необходимо, чтобы руководитель отдела и менеджер проекта обменивались информацией. Руководители могут предотвратить трения, с самого начала установив чёткие задачи проекта и работая вместе над созданием успешного продукта.

Жонглирование приоритетами

Сотрудникам может быть трудно распределять приоритеты в матричной структуре, когда руководители не сотрудничают друг с другом. Если и руководитель подразделения, и руководитель проекта считают свои задачи самыми важными, команде будет трудно понять, кому из них отдать предпочтение.

Решение. Когда у сотрудников возникают проблемы с определением приоритетности задач из-за недопонимания между руководителями, именно руководители должны обсудить задачи и определить, что должно быть сделано в первую очередь. Большинство проблем, возникающих в рамках матричной структуры, можно решить с помощью тесного сотрудничества и обмена информацией.

Примеры матричной организации работы

Многие международные компании используют матричную структуру, чтобы справляться со сложностью и развивать взаимодействие. Вот как это работает на практике.

Nike

Nike — классический пример матричной организации. В компании сочетаются три типа подразделений:

• Функциональные отделы: отделы кадров, финансов и маркетинга обслуживают всю организацию.

• Продуктовые подразделения: отдельные команды занимаются обувью, одеждой и снаряжением.

• Географические подразделения: региональные команды управляют продажами и операционной деятельностью в зависимости от рынка.

Такая структура позволяет Nike поддерживать глобальную целостность бренда, адаптируясь при этом к местным рынкам.

Starbucks

Starbucks использует матричную структуру, чтобы сбалансировать свои функциональные корпоративные отделы с продуктовыми и географическими подразделениями. Это позволяет компании поддерживать глобальные стандарты, адаптируя при этом продукты и маркетинг к местным предпочтениям. Участники команд могут подчиняться как региональному руководителю, так и руководителю функционального подразделения.

НАСА

На протяжении десятилетий космическое агентство США использует матричную структуру для управления сложными проектами. Инженеры и учёные входят в функциональные отделы, но назначаются в конкретные проектные команды, работающие над определёнными миссиями. Такая схема особенно ценна для масштабных инициатив, требующих компетенций в нескольких областях.

Матричная структура в сравнении с другими организационными структурами

Матричная структура сочетает в себе элементы других организационных моделей. Вот как она выглядит в сравнении:

Матричная структура лучше всего подходит, когда вам нужны преимущества как функциональной экспертизы, так и проектного взаимодействия.

Когда использовать матричную организацию

Матричная структура — это мощный инструмент, но он подходит не каждой организации. Она лучше всего работает в динамичных средах, где совместная работа и обмен информацией имеют решающее значение. Подумайте об использовании матричной структуры, если:

• Ваша компания управляет большими, сложными проектами, требующими участия нескольких функциональных подразделений.

• Вам необходимо распределять специализированные ресурсы и специалистов между различными проектами и отделами.

• Бизнес-среда требует быстрого потока информации и гибкого реагирования на требования рынка.

• Вам необходимо сбалансировать потребности как в функциональном совершенстве, так и в реализации конкретных проектов.

Матричная структура может быть не лучшим выбором для небольших организаций с простыми рабочими процессами или для команд, которые успешно работают при наличии четкой, единой схемы подчинения. Оцените потребности вашей команды и подумайте, перевешивают ли преимущества более тесного взаимодействия дополнительную сложность.

Улучшайте матричную структуру с помощью инструментов для управления проектами

Использование инструментов для управления проектами — лучший способ заставить матричную структуру работать хорошо. Благодаря управлению проектами менеджер проекта и руководитель отдела могут согласовать цели проекта, совместно планировать работу и создать чёткую линию обмена информацией. Когда все эти элементы на месте, сотрудники получают ясность, необходимую для эффективной работы.

Платформа для управления работой, такая как Asana, помогает матричным организациям координировать действия, предоставляя единое пространство для отслеживания проектов, назначения задач и общения между командами. Когда все видят, кто над чем работает и как это соотносится с масштабными целями, сложность матричной структуры становится её преимуществом. Начните использовать Asana, чтобы внести ясность в работу вашей матричной организации.

Покончите с разобщённостью: оптимизируйте организационную структуру для более эффективного взаимодействия между подразделениями

Из этой электронной книги вы узнаете, как организовать свою компанию, чтобы избежать разобщённости, ускорить работу и поддерживать координацию в условиях изменений.

Получайте аналитическую информацию

Часто задаваемые вопросы о матричных организациях