Слияние объединило команды специалистов в области онлайн-обучения и обучения по индивидуальным программам и стало ответом на растущий спрос на постпрофессиональное образование. Слияние создаёт ряд проблем, поскольку команды работают над интеграцией и масштабированием. А если добавить к этому глобальную пандемию и удалённую работу, проблема становится ещё более очевидной. MSPACE требовался инструмент для улучшения координации в масштабах всей компании, чтобы каждая команда могла работать вместе более эффективно и стремиться к достижению одних и тех же целей. 

Мэт Тинкер — менеджер по разработке учебных программ в MSPACE. Задача Мэта — обеспечивать высокое качество обучения в MSPACE. Будь то онлайн-курс по руководству или гибридный курс по устойчивому развитию, Мэт и его команда стремятся к тому, чтобы профессиональные слушатели получали максимальную отдачу от обучения. Мэт сотрудничает со всеми — от преподавателей до команд, занимающихся производством и маркетингом. На этой должности Мэт понял, что у каждой команды свой уникальный стиль работы и что более эффективное взаимодействие возможно только при устранении разрозненности.

Наши команды очень компетентны и специализированы. Мы хотели стать более мобильными, чтобы успешно развиваться в мире после пандемии COVID, и нуждались в простом в использовании инструменте, который помог бы примерно 100 работникам координировать свои действия и быстрее реагировать на меняющиеся условия.

Мэт Тинкер, менеджер по разработке обучающих программ

Поиск инструмента для устранения обособленности 

У каждой команды в MSPACE было несколько иное понимание общей миссии школы. Совместная работа была связана с обработкой множества электронных таблиц, CRM-систем и баз данных. Информация была разрозненной, и команды тратили много времени на координацию работы. Например, подготовка коммерческого предложения для клиента требовала множества электронных писем, электронных таблиц и совещаний. Сотрудники не всегда понимали, как их работа способствует достижению более масштабных целей, связанных с продуктом и клиентами.

Мэт и команда искали решение, которое позволило бы централизовать работу в одном месте, улучшить совместную деятельность и учесть различные стили работы. Простой интерфейс Asana и функция «Цели» привлекли внимание, как и возможность добавлять одну и ту же задачу в несколько проектов. Функция «Цели» обещала привести всех к общему знаменателю, а возможность добавлять одну и ту же задачу в несколько проектов должна была обеспечить командам гибкость в работе. 

Возможность добавлять задачи в несколько проектов — это для нас настоящее преимущество. Это помогло нам убедить другие команды использовать Asana, поскольку каждая команда может работать по-своему, сохраняя при этом высокий уровень совместной работы и не дублируя задачи.

Мэт Тинкер, менеджер по разработке обучающих программ

Представление Asana компании MSPACE 

Менеджеры по сопровождению клиентов Asana совместно с командой MSPACE успешно запустили платформу. Отдел сопровождения клиентов помог MSPACE внедрить Asana следующим образом:

• Разработка плана внедрения и структур управления. 

• Проведения обучающих вебинаров, чтобы все участники команды могли уверенно пользоваться платформой. 

• Обучение руководства процессу OKR и тому, как внедрить его на уровне всей компании. 

• Обеспечение постоянной поддержки. 

Следуя рекомендациям экспертов, Asana была впервые представлена командам, которые могли извлечь наибольшую пользу из платформы. Как только было доказано, что Asana ускоряет совместную работу, другие команды с радостью начали использовать платформу. 

Мы чрезвычайно благодарны за партнёрство с командой сопровождения клиентов Asana. Нам было невероятно полезно знать, что у нас есть партнёр, который понимает, по какому пути мы идём, хотя мы сами этого не осознаём. Команда всегда готова дать нам дельный совет и поддержать.

Мэт Тинкер, менеджер по разработке обучающих программ

Более эффективная работа и привлечение новых клиентов 

Asana полностью изменила то, как работает MSPACE. Вся проектная работа в школе централизована на одной платформе, что делает совместную работу быстрее и проще. Например, теперь командам, отвечающим за подготовку предложений, тендеры и разработку, стало намного проще составлять предложения и формировать ценовые предложения для клиентов. Обе команды работают над одним и тем же проектом в Asana, что устраняет необходимость во внутренней переписке по электронной почте и снижает риск недопонимания. 

На вкладке «Обзор» в проекте команда по продукту описывает потребности клиента, а затем назначает проект нужным экспертам для получения аналитики. Благодаря этому методу вся информация находится в одном месте, а дедлайны чётко определены. Благодаря скорости, с которой все заинтересованные стороны могут утверждать коммерческие предложения и создавать проекты, компания MSPACE повысила свою конкурентоспособность и привлекла крупных клиентов, которых в противном случае было бы сложнее заполучить.  

Ещё одним важным достижением MSPACE стало значительное улучшение координации благодаря целям. Знакомство с OKR помогло команде руководства разработать стратегию на 2022 год, основанную на четырёх ключевых принципах, каждый из которых задокументирован в Asana с помощью OKR, зафиксированных в разделе «Цели». Такой подход к постановке целей помог всей компании более эффективно обмениваться информацией и реализовывать планы. Все сотрудники хорошо понимают, как их работа связана с общими целями, и прилагают больше усилий, чтобы отслеживать и оценивать свою работу в контексте более масштабных целей компании. 

Наряду с компонентом «Цели» команда использует портфели для управления работой и её отслеживания. С помощью портфелей отслеживается весь жизненный цикл проектов — от первоначальной идеи до реализации и оценки. Для команды стало огромным преимуществом возможность просматривать показатели эффективности проектов с помощью функций отчётности в портфелях.   

Четкие цели помогли командам лучше планировать на перспективу, и теперь все думают на год-три вперед. 

Функция «Цели» помогла нам совместно улучшить то, как мы концентрируемся на нашей стратегии и реализуем её, чтобы привлекать крупных клиентов и приносить пользу нашим партнёрам из академических кругов. Очень приятно осознавать, что мы оперативно реагируем на изменения рынка и сохраняем гибкость.

Мэт Тинкер, менеджер по разработке обучающих программ

Движение вперёд 

В целом команда MSPACE работает намного продуктивнее. Теперь в планах — продолжить использовать Asana более продвинутым способом. Это включает в себя стремление улучшить сбор данных и отчётность, чтобы команды могли лучше оценивать свой вклад, а также дальнейшую интеграцию Asana в более широкий технологический стек компании для автоматизации задач. Команда Asana с нетерпением ждёт возможности помочь MSPACE стать ещё продуктивнее сейчас и в будущем.