YMCA Victoria — это некоммерческая организация, миссия которой заключается в расширении возможностей молодёжи путём развития навыков и уверенности, необходимых для полноценной и независимой жизни. Организация управляет крупными центрами отдыха и водными комплексами по всей Австралии, организует лагеря, спортивные мероприятия, детские центры, программы развития лидерских качеств и многое другое. 

Отдел маркетинга YMCA Victoria начал использовать Asana незадолго до начала пандемии COVID-19, чтобы обеспечить согласованность действий и достичь своих целей. Это также совпало с реорганизацией отдела, в результате которой маркетологи и специалисты по цифровым технологиям из разных подразделений были объединены в единую команду маркетинга, состоящую примерно из 40 человек. 

Джош Руссо, менеджер по цифровой оптимизации в YMCA Victoria, руководил внедрением Asana в начале 2019 года. Программа, изначально внедрённая для поддержки его команды в сфере цифровых услуг, сразу же принесла успех. Asana была проста в использовании, позволяла добавлять задачи в несколько проектов и предлагала готовые шаблоны, которые помогли команде начать работу. Использование Asana привело к следующим результатам:

• Значительному сокращению числа внутренних писем и случаев двойного ввода данных за счёт улучшения рабочих процессов, связанных с обменом информацией.

• Укрепление доверия в команде благодаря большей прозрачности выполняемой работы.

• Больше времени на стратегически важную работу, например создание сайтов, что привело к улучшению показателей KPI.

Благодаря успеху Asana в команде Джоша платформа была внедрена во всём отделе маркетинга.

Asana появилась у нас на переломном этапе. Она помогла нам работать эффективнее, что было крайне важно при переходе на удалённый режим работы.

Джош Руссо, менеджер по цифровой оптимизации

Переход на удалённый режим работы 

Когда началась пандемия, команда маркетинга, как и большинство других команд по всему миру, перешла на удалённую работу. К этому моменту команда уже умела пользоваться Asana и придерживалась модели ежемесячных спринтов. Благодаря центральной роли Asana в повседневной работе маркетинговой команды переход на удалённый режим не вызвал серьёзных сбоев. Фактически, Asana была основной платформой, которую команда использовала для начала работы и восстановления после нескольких периодов локдауна, включая один из самых длительных в мире. 

Очень сложно заставить 40 человек работать одинаково, особенно удалённо. Asana упростила эту задачу благодаря возможности создавать рабочие процессы и шаблоны, назначать задачи и хранить их в нескольких проектах.

Джош Руссо, менеджер по цифровой оптимизации

YMCA Victoria работает в нескольких отраслях, и все они столкнулись со значительными изменениями и ограничениями в периоды локдаунов. В обязанности маркетинговой команды входило информирование более 60 000 клиентов о закрытиях и возобновлениях работы, а также тысяч сотрудников и волонтёров, и Asana сыграла ключевую роль в этом процессе. 

Управление деятельностью во время локдаунов с помощью Asana 

Вот как маркетинговая команда YMCA Victoria использовала Asana для решения проблем, вызванных локдаунами в связи с COVID-19: 

• Существует шаблон задачи по возобновлению работы с 600 подзадачами, который помогает команде маркетинга быстро закрывать и снова открывать все объекты YMCA. В шаблон включена каждая мелочь — от изменения часов работы в Google до обновления информации на сайте. Сначала команде требовалась неделя, чтобы сообщить о закрытии или возобновлении работы объектов. Теперь, благодаря шаблону, на это уходит меньше суток — сокращение затрат времени на 85%. 

• Формы запросов использовались и до пандемии COVID-19, но стали ещё важнее во время локдаунов. С помощью форм Asana сотрудники компании могут отправлять запросы на выполнение маркетинговых работ из любого места, не беспокоясь о том, что они могут потеряться или остаться незамеченными. Только за один месяц команда маркетинга выполнила 316 запросов, что в общей сложности составило 4258 задач. 

• Теперь составлять отчёты стало проще, поскольку Asana собирает необходимую информацию, включая количество выполненных заявок. Это позволяет Джошу и другим руководителям команд поддерживать привычный рабочий процесс, несмотря на локдауны и другие трудности, вызванные COVID-19.

В целом Asana значительно облегчает общение и совместную работу в команде. Возможность создавать проекты и делиться ими, назначать задачи и комментировать их снизила потребность во внутренней переписке по электронной почте. Переход на удалённый режим работы ещё больше увеличил использование Asana, и теперь большинство участников команды открывают Asana раньше любой другой платформы, когда начинают свой рабочий день.  

После нашего последнего перезапуска трафик на сайте увеличился на 84%, а количество потенциальных клиентов — на 80%. Управлять этим было бы невозможно без процессов, которые команда создала с помощью Asana.

Джош Руссо, менеджер по цифровой оптимизации

Переход на гибридный режим работы 

YMCA Victoria перешла на гибридную модель работы. Маркетинговая команда продолжает управлять работой в Asana. Все новые участники команды маркетинга проходят учебный курс «Основы Asana», а затем переходят к специальному проекту адаптации YMCA Victoria, в котором описаны внутренние процессы, например, как использовать шаблоны для командных проектов.

Джош планирует создать мегапроект, в котором будут описаны все маркетинговые мероприятия, запланированные на предстоящий год, чтобы можно было отслеживать их и составлять отчёты с ещё большей точностью. Также планируется создать внутренний клуб амбассадоров Asana, чтобы команда могла и дальше использовать эту платформу наилучшим образом.