Modelo de objetivos e principais resultados (OKR)

Metas bem definidas são como uma bússola: elas guiam e ajudam a equipe a decidir como priorizar e realizar o trabalho. Porém, apenas 26% dos profissionais do conhecimento entendem claramente como o seu trabalho contribui para as metas da empresa, e isso é um problema. Muitas equipes definem os objetivos em uma ferramenta que não é consultada com frequência, onde eles acabam “acumulando poeira”. Você precisa de um sistema de definição de metas que fique no mesmo lugar em que o trabalho acontece. Dessa forma, em vez de definir e esquecer as metas, você pode trabalhar ativamente rumo a elas todos os dias. 

É aí que entra o modelo de objetivos e principais resultados (OKR). 

O que é um modelo de OKR? 

O modelo de OKR (sigla em inglês para Objective and Key Results) é um guia reutilizável que nos ajuda a definir os objetivos e principais resultados para a equipe. Esse método de definição de metas permite que a equipe defina e monitore metas mensuráveis usando uma fórmula simples:  

• Eu vou [objetivo], o que poderá ser mensurado por [principal resultado].

Em vez de começar do zero a cada trimestre fiscal, basta copiar o modelo e preencher os campos predefinidos para cada objetivo e principal resultado. 

Usar um modelo de OKR nos ajuda a padronizar o processo de definição de metas. Ele serve como um roteiro a cada vez que definimos metas, nos conduzindo a seguir os mesmos passos e registrar o mesmo tipo de informação. E, quando todos da equipe usam um modelo idêntico, asseguramos que cada membro siga os passos certos para criar metas de qualidade.

Os benefícios de um modelo digital de OKR

Em se tratando de metas, a execução é fundamental. De nada adianta definir as metas para depois esquecê-las. Precisamos acompanhar o progresso regularmente e deixá-las visíveis para toda a equipe. Diferente dos documentos e planilhas estáticas, um modelo digital de OKR facilita o compartilhamento e acompanhamento das metas. 

Quando você cria o seu modelo de OKR em uma ferramenta de gestão de projetos, as suas metas ficam no mesmo lugar onde o trabalho acontece. Então, em vez de ficarem esquecidas em uma ferramenta que não é usada com frequência, a sua equipe toda poderá ver e consultá-las diariamente. As metas estarão diretamente conectadas ao trabalho e todos poderão acompanhar em tempo real o progresso rumo aos principais resultados. Além disso, depois de criar um modelo digital de OKR, você pode reutilizá-lo todas as vezes que a equipe precisar definir novas metas para o trimestre, semestre ou ano.

Ao criar um modelo digital de OKR, é possível: 

• Padronizar o processo de definição de metas para toda a equipe ou empresa.

• Não deixar que as metas da equipe sejam esquecidas ao criá-las onde o trabalho acontece.

• Estabelecer as informações essenciais que todos os membros devem incluir (por exemplo, proprietário, cronograma e status). 

• Compartilhar as metas com as principais partes interessadas. 

• Mostrar em tempo real como está o progresso das suas iniciativas. 

• Atualizar facilmente as metas, caso haja alterações no cronograma ou prioridades. 

• Anexar documentos relevantes, como planilhas ou documentos Google, imagens ou vídeos.

• Criar metas rapidamente a cada trimestre, semestre ou ano. 

Como criar um modelo digital de OKR

Como o nome já diz, os OKRs têm duas partes importantes: os objetivos (Objectives) e os principais resultados (Key Results). O seu modelo precisa ter espaço para os dois: os objetivos mais amplos que pretende alcançar e os principais resultados mensuráveis que servirão para monitorar o progresso. Como cada objetivo pode ter mais de um resultado principal, é melhor agrupar e organizar os resultados no modelo, logo abaixo do objetivo correspondente. Para fazer isso, crie seções em cada objetivo geral e insira os marcos dos principais resultados em cada seção.

Agora, é preciso ter um jeito fácil de visualizar o status de cada principal resultado e do seu progresso. A melhor forma de fazer isso é adicionando duas tags personalizadas: uma para monitorar o status (por exemplo, em dia, em risco ou alcançada) e outra para monitorar a porcentagem de conclusão. Por fim, adicione outra tag personalizada para indicar o tempo em que pretende alcançar cada resultado.

Para dar mais orientações à sua equipe, você pode incluir instruções na descrição da tarefa em cada modelo de tarefa de resultado principal. Desse modo, todos os membros seguirão a mesma estrutura ao escolher e descrever os principais resultados. 

Recursos integrados

• Marcos. Os marcos representam momentos importantes do projeto. Com marcos definidos ao longo do projeto, você possibilita que os membros da equipe e as partes interessadas vejam o ritmo do seu progresso em direção a uma meta. Pense nos marcos como uma oportunidade de celebrar pequenas vitórias no percurso que levará à meta mais significativa do projeto.

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Inclusão de tarefas em vários projetos. O processo de trabalho é multissetorial por natureza. Logo, as equipes precisam de soluções eficazes para coordená-lo entre diferentes departamentos. Contudo, se cada setor tiver um sistema de arquivos independente, o trabalho pode acabar estagnado e compartimentalizado. Com a Asana, é mais fácil monitorar e fazer a gestão de tarefas em múltiplos projetos. Além de reduzir trabalhos repetidos e melhorar a visibilidade entre equipes, a Asana ajuda a sua equipe a visualizar o contexto das tarefas, entender quem está fazendo o quê, e manter a conexão entre a sua equipe e as suas respectivas tarefas.

• Datas de início. Às vezes, além da data de conclusão de uma tarefa, é preciso monitorar também quando começar a trabalhar nela. Datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma noção de quanto tempo uma tarefa deve levar até ser concluída. Use estes elementos para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho. 

Aplicativos recomendados

• Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• OneDrive. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Microsoft OneDrive, já integrado ao painel de tarefas da Asana. De modo simples, você poderá anexar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

• Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana sem sair do aplicativo da Microsoft. Você também pode criar, atribuir e visualizar tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar mudar para o navegador.

Perguntas frequentes