7 najczęstszych przyczyn pełzania zakresu i jak ich uniknąć

Wyobraź sobie, że ciężko pracujesz nad projektem i jego produktami końcowymi. Nagle otrzymujesz prośbę o dodanie kolejnego rezultatu. Nie było tego w pierwotnym planie, ale nie jest to trudne, więc zgadzasz się. Po kilku dniach pojawia się kolejny e-mail. I nagle, zamiast być na dobrej drodze, Twój projekt jest opóźniony i nieudany.

To, czego doświadczasz, to pełzanie zakresu – i może się to przytrafić każdemu z nas. W tym artykule dowiesz się wszystkiego, co musisz wiedzieć o tym, co powoduje pełzanie zakresu i jak możesz tego uniknąć.

Czym jest pełzanie zakresu w zarządzaniu projektami?

W zarządzaniu projektami zakres projektu to zarys wymagań i produktów końcowych projektu. Zakres jest zwykle określany na początku procesu planowania projektu i powinien być uwzględniony w planie projektu, mapie drogowej lub briefie. Pełzanie zakresu ma miejsce wtedy, gdy produkty końcowe projektu wykraczają poza jego zakres.

Na czym polega problem z pełzaniem zakresu?

Czasami pełzanie zakresu jest nieszkodliwe – może objawiać się jako jeden lub dwa dodatkowe produkty końcowe, które, choć są uciążliwe, nie zmieniają projektu w żaden znaczący sposób. Jednak znaczące pełzanie zakresu może zagrozić powodzeniu projektu, odwracając uwagę od jego celów. Czas poświęcony na dodatkowe zadania i produkty końcowe to czas, którego brakuje na realizację rzeczywistych celów projektu.

Przykłady pełzania zakresu projektu

Pełzanie zakresu może wpłynąć na każdy projekt w dowolnym momencie. Oto, jak może to wyglądać w praktyce:

• W swoim pierwotnym zakresie ustaliłeś jasne kamienie milowe projektu, ale lider zespołu ciągle przesuwa termin, prosząc o więcej funkcji produktu – nie mówiąc Ci dokładnie, jak to zrobić. Chociaż pewna elastyczność może pomóc Tobie i Twojej pracy w dostosowaniu się, terminy te są zbyt elastyczne (więc praca może nigdy nie wydawać się „wykonana”). Również funkcjonalność może być niejasna i trudna do śledzenia, gdy nie jest jasno określona, co może prowadzić do pełzania zakresu.

• Masz jasny plan projektu na kwartał, ale pojawia się coś, na co nie masz wpływu (zmiana warunków makroekonomicznych lub klęska żywiołowa). W rezultacie masz więcej pracy i musisz w pośpiechu wprowadzić zmiany w projekcie, co jest bardzo stresujące. Taki rodzaj niepewności może powodować pełzanie zakresu, ponieważ „czekasz i obserwujesz”, jak sprawy się potoczą, zanim podejmiesz działanie. 

• Jesteś liderem zespołu, który nagle musi wykonać tę samą ilość zadań, mając do dyspozycji mniej zasobów. W miarę postępu projektu starasz się nadążyć. Ogólny status projektu pogarsza się, ponieważ nie możesz nadążyć za celami projektu, co prowadzi do pełzania zakresu.

W tworzeniu oprogramowania często stosuje się metody Agile do zarządzania projektami. Projekty Agile są bardziej elastyczne i łatwo je dostosować, co jest idealne w przypadku tworzenia oprogramowania. Jednak znacznie łatwiej jest również o pełzanie zakresu. Korzystając z dowolnej elastycznej struktury zarządzania projektami, warto wdrożyć procesy, które pomogą utrzymać pracę na właściwych torach i skoncentrować się na celu, zapobiegając pełzaniu zakresu.

Dlaczego ważne jest, aby ustalić zakres projektu?

Tworząc plan zarządzania zakresem, kierownik projektu i interesariusze uzgadniają wspólne założenia. Bez zdefiniowanego zakresu projektu nie będziesz mieć jasno określonej, wstępnie zatwierdzonej kontroli nad tym, co jest, a co nie jest zawarte w produktach końcowych projektu. Może to prowadzić do rozbieżności i nieporozumień. 

Jak zidentyfikować zakres projektu

Aby zapobiec pełzaniu zakresu, musisz najpierw jasno określić zakres projektu. Na całe szczęście określenie zakresu projektu nie jest tak trudne, jak mogłoby się wydawać. Zakres projektu to przede wszystkim sposób na spisanie parametrów, które zostały już ustalone w innych dokumentach, takich jak brief projektu.

Aby zidentyfikować i ustalić zakres projektu, wykonaj następujące pięć kroków:

1. Zacznij od pytania „dlaczego”. Dlaczego Ty i Twój zespół pracujecie nad tym projektem? Co chcesz osiągnąć? Znajomość rozmiaru i zakresu tego, co zamierzasz osiągnąć, pomoże Ci określić zakres projektu.

2. Wyznacz cele projektu. Cele projektu i zakres projektu są ze sobą ściśle powiązane. Cele projektu określają, co chcesz osiągnąć, a to z kolei musi mieścić się w zakresie projektu.

3. Zapisz zakres projektu. Pamiętaj, że nie musi to być długi tekst. Zakres projektu to po prostu miejsce, w którym możesz jasno nakreślić produkty końcowe projektu i ich związek z celami projektu. Możesz również użyć punktora.

4. Przejrzyj zakres projektu. Upewnij się, że interesariusze wyrażają zgodę i że wszyscy mają jasność co do produktów końcowych, celów i zakresu projektu.

5. W razie potrzeby wprowadź zmiany. Jeśli w kroku czwartym nie udało Ci się osiągnąć porozumienia, poświęć trochę czasu na ponowne napisanie zakresu projektu. Zanim go sfinalizujesz, ponownie przedstaw dokument interesariuszom, aby uzyskać ich akceptację.

Co powoduje pełzanie zakresu?

Nikt nie chce, aby jego projekt zakończył się niepowodzeniem lub stracił z oczu swoje pierwotne cele. Poniżej przedstawiamy najczęstsze przyczyny pełzania zakresu oraz sposoby, aby mu zapobiec.

1. Brak zakresu projektu

To może wydawać się oczywiste, ale warto o tym wspomnieć. Bez znajomości zakresu projektu nie masz jasnego sposobu na koordynację i komunikację swojej pracy ze wszystkimi zaangażowanymi osobami. Ponadto jeśli współpracujesz z zewnętrznym zespołem lub agencją, nie będziesz mieć dokumentacji (takiej jak określenie zakresu pracy lub struktura podziału pracy), do której możesz się odwołać, gdy interesariusze będą próbowali dodać nowe elementy do Twojego projektu.

Pamiętaj, aby utworzyć i zdefiniować zakres projektu na samym początku. Rozważ dodanie go do planu projektu lub innej wczesnej dokumentacji. W ten sposób uzyskasz punkt odniesienia dla zakresu projektu, który będzie zawarty we wszystkich wczesnych dokumentach projektowych.

2. Słaba komunikacja

Po określeniu zakresu projektu należy go udostępnić. Jeśli nie udostępnisz dokumentu na początku projektu, interesariusze nie będą mogli przekazać swoich uwag na wczesnym etapie. Ta wczesna komunikacja zapobiega późniejszym problemom, gdy prośby o zmianę produktu końcowego lub osi czasu mogą zniweczyć Twój projekt. Ponadto, jeśli wcześniej uzyskasz poparcie interesariuszy, zyskasz sojuszników w walce z pełzaniem zakresu.

Upewnij się, że zakres projektu jest uwzględniony we wszystkich dokumentach przygotowawczych, takich jak plan projektu lub brief projektu. Dzięki temu wszyscy będą mieli dostęp do zakresu projektu, a wszelkie rozbieżności można będzie rozwiązać przed rozpoczęciem projektu.

3. Niejasne cele projektu

Pracujesz nad tym projektem, ponieważ chcesz dostarczyć konkretny produkt. To właśnie te osiągnięcia i zasoby stanowią cele projektu.

Kiedy cele projektu są jasno określone, zespół projektowy ma łatwy dostęp do statystyk dotyczących tego, które zadania przyczyniają się do ostatecznego sukcesu projektu, a które nie. W ten sposób możesz skupić swój nakład pracy i energię na produktywnej pracy o wysokim priorytecie. Z drugiej strony, jeśli nie masz jasno określonych celów projektu, członkowie zespołu mogą nie wiedzieć, które zadania traktować priorytetowo, i mogą w efekcie pracować nad zadaniami, które nie przyczyniają się do realizacji celów projektu.

Przykład niejasnego celu projektu: ulepszenie bloga firmowego, aby zawierał historie, które lubią nasi czytelnicy.

Przykład jasnego celu projektu: opracować co najmniej pięć różnych rodzajów blogów w pierwszym kwartale, w tym między innymi historie klientów, wskazówki, nowe funkcje produktów, wyróżnienia zespołu i przywództwo myślowe. Ściśle monitoruj zaangażowanie przy każdym nowym wpisie na blogu, aby określić trzy najważniejsze kategorie, które będą dalej dopracowywane w przyszłych kwartałach.

4. Nierealistyczne cele projektu

Być może cele Twojego projektu są jasne, ale jeśli Twój zespół nie jest w stanie ich realistycznie osiągnąć w określonym czasie (i w ramach zakresu projektu), wówczas projekt nieuchronnie zakończy się niepowodzeniem lub dojdzie do pełzania zakresu.

Upewnij się, że wyznaczane cele można osiągnąć w czasie przeznaczonym na realizację projektu oraz z wykorzystaniem zasobów, które posiada zespół. Sprawdź cele projektu pod kątem zakresu i harmonogramu projektu, aby upewnić się, że ostatecznie uda Ci się zrealizować projekt. Jeśli cele projektu i zakres projektu nie są ze sobą zgodne na początku projektu, zarządzanie pełzaniem zakresu staje się prawie niemożliwe.

5. Zbyt wielu interesariuszy

Naprawdę trudno jest prowadzić projekt, jeśli każdy próbuje chwycić kierownicę. Bez wyraźnego właściciela projektu, czyli kierownika projektu, praca może stać się chaotyczna, a zakres projektu może stać się niejasny.

Chociaż w projekcie będą uczestniczyć różni interesariusze i współpracownicy, upewnij się, że każdy zespół ma swojego lidera, który jest bezpośrednio odpowiedzialny za realizację prac. Aby utworzyć dodatkowe role w projekcie, rozważ stworzenie macierzy RACI. RACI to skrót od czterech głównych ról w zarządzaniu projektami:

• Responsible (Osoba odpowiedzialna). To osoba, która kieruje projektem. To ona podejmuje większość decyzji w terenie.

• Osoba zatwierdzająca. Czasami może być potrzebne zatwierdzenie od interesariusza lub grupy interesariuszy. Osoby zatwierdzające mogą na przykład ustalać budżet, cele lub ton komunikacji.

• Konsultowany. Interesariusze, z którymi się konsultujesz, to osoby, z którymi możesz się skontaktować, aby uzyskać ich opinię, statystyki lub wskazówki. Chociaż to osoby odpowiedzialne i zatwierdzające mają ostatnie słowo, osoby, z którymi się konsultujesz, są zazwyczaj ekspertami w danej dziedzinie.

• Informed (Osoba informowana). To każdy, kto musi wiedzieć o Twoim projekcie. Rolą „Informed” może objąć zespół projektowy, interesariuszy międzyfunkcyjnych lub liderów wykonawczych.

6. Nieskuteczny proces kontroli zmian

Nawet przy jasno określonych rolach nadal potrzebny jest skuteczny proces kontroli zmian. Kontrola zmian to proces wprowadzania zmian w ważnym lub podstawowym elemencie projektu, w tym w jego zakresie. Zamiast pozwalać interesariuszom na wprowadzanie zmian, proces kontroli zmian wdraża zestaw zasad i ograniczeń, które mają kierować wszelkimi zmianami w projekcie. Zwykle obejmuje to proces, w którym członkowie zespołu lub interesariusze przesyłają wnioski o zmianę, etap, w którym wnioski te są weryfikowane przez kierownika projektu i innych ważnych interesariuszy projektu, a następnie system, który decyduje, czy zmiany te zostaną zaakceptowane, odrzucone czy odroczone.

Proces kontroli zmian jest kluczowy, ponieważ pozwala odzyskać kontrolę nad projektem, a jednocześnie zapewnia elastyczność w zakresie dodawania nowych wniosków, jeśli jest to absolutnie konieczne. Dzięki procesowi kontroli zmian szczegóły projektu mogą się zmieniać. Ale jeśli tak się stanie, będziesz mieć pewność, że zmiany są wprowadzane z właściwych powodów.

7. Opinie klientów otrzymane w ostatniej chwili

Opinie klientów są kluczowe w przypadku prac skierowanych do klientów, takich jak nowe produkty, wprowadzanie dodatkowych funkcji lub kampanie marketingowe. Jeśli jednak nie zbierasz informacji zwrotnych w sposób proaktywny, możesz otrzymać je na późnym etapie, co całkowicie zmieni intencję, zakres, harmonogram lub cele projektu. Może to oznaczać zmianę tego, co już robisz, lub całkowite rozpoczęcie od nowa z nowymi funkcjami i nowymi wymaganiami.

Jesteś człowiekiem, podobnie jak Twoi klienci. Zmiany w ostatniej chwili się zdarzają i niewiele możesz z tym zrobić. Czasami trzeba będzie zmienić duże elementy projektu i może nie być nic, co można by zrobić, aby temu zapobiec.

Najlepszym sposobem na zmniejszenie prawdopodobieństwa wystąpienia takiej sytuacji jest uzyskanie dużej ilości informacji zwrotnych od klientów i to na wczesnym etapie. Regularnie zbieraj opinie użytkowników lub skorzystaj z metodologii projektowej Agile, która proaktywnie zbiera i wykorzystuje opinie klientów w czasie rzeczywistym. Aby uzyskać więcej wskazówek, wypróbuj nasz darmowy szablon badań użytkowników.

Korzyści z zapobiegania pełzaniu zakresu

pełzanie zakresu to coś więcej niż tylko wydłużenie czasu spędzanego na projekcie. Zamieszanie i frustracja spowodowane przez pełzanie zakresu mogą również sprawić, że poczujesz się wyobcowany z pracy. Z drugiej strony, zapobieganie temu zjawisku przynosi wiele korzyści, takich jak:

• Realizacja tego, co zostało zaplanowane, w ustalonym terminie. Zapobiegając pełzaniu zakresu, zwiększasz prawdopodobieństwo dotrzymania terminów.

• Więcej czasu na pracę w stanie przepływu. W najlepszym przypadku pełzanie zakresu rozprasza uwagę, a w najgorszym wręcz zakłóca pracę. Bez niego możesz skupić się na pracy, co sprawi, że będziesz bardziej produktywny i szczęśliwy.

• Im więcej wysokiej jakości, skoncentrowanej pracy wykonasz, tym bardziej zadowoleni będą Twoi klienci. Zapobieganie pełzaniu zakresu ostatecznie prowadzi do lepszych wyników, co oznacza lepsze produkty i usługi dla klientów.

Jak zapobiegać pełzaniu zakresu

Rozpocząłeś już projekt i martwisz się o pełzanie zakresu: co teraz?

Jeśli czujesz, że nadchodzi pełzanie zakresu, możesz zrobić kilka rzeczy:

1. Przypomnij o zakresie projektu. Jeśli interesariusze projektu naciskają na nowe produkty końcowe, przypomnij im o zakresie projektu oraz o tym, co zostało w nim uwzględnione, a co nie. Miejmy nadzieję, że pomoże to całemu zespołowi projektowemu ponownie dostosować się do wymagań projektu.

2. Jeśli to nie zadziała, spróbuj zastosować proces kontroli zmian. Poproś osobę, która wysyła wniosek, aby przesłała go za pośrednictwem utworzonego przez Ciebie procesu kontroli zmian. Następnie przeanalizuj te wnioski z interesariuszami projektu i zdecyduj, czy warto zmieniać zakres projektu.

3. Jeśli zmiany w zakresie zostaną zaakceptowane, rozważ obniżenie priorytetu innego produktu końcowego. Czy jest coś, co możesz opóźnić lub całkowicie wyeliminować, aby zrobić miejsce na nowe zadanie?

4. Jeśli nie możesz obniżyć priorytetu żadnej z obecnie zaplanowanych prac, przyjrzyj się zasobom projektu. Skorzystaj z planu zarządzania zasobami, aby sprawdzić, czy są jakieś zasoby, których możesz użyć, aby osiągnąć cele projektu.

Aby to wszystko zrobić – uzyskać i utrzymać przejrzystość zakresu projektu, celów i planu – użyj narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana. Dzięki Asanie możesz zarządzać całym przepływem pracy i udostępniać go całemu zespołowi projektowemu, aby wszyscy byli na bieżąco.

Pożegnaj pełzanie zakresu

Niektórzy mogą powiedzieć: „Hej, pełzanie zakresu się zdarza”. I w wielu przypadkach tak jest. Ale możesz temu zapobiec. Dzięki jasnemu określeniu zakresu projektu, przejrzystemu planowi projektu i łatwemu w użyciu rozwiązaniu do zarządzania pracą możesz osiągnąć cele projektu bez wykraczania poza jego zakres.