Jak pokonać prokrastynację w pracy
Jeśli trafiłeś na tę stronę, prawdopodobnie szukasz sposobu na powstrzymanie prokrastynacji. Ale szybkie sztuczki wymuszające motywację nie zadziałają. Dzieje się tak dlatego, że Twój problem z prokrastynacją nie jest w rzeczywistości problemem z motywacją – jest to problem z przejrzystością.
W Asanie przywiązujemy dużą wagę do przejrzystości, ponieważ jej osiągnięcie jest kluczem do osiągania dobrych wyników. Problem polega na tym, że przejrzystość nie zawsze jest gwarantowana. Potrzebujesz dedykowanego narzędzia i dobrych ram zapewniających widoczność, aby zapobiec silosom i odblokować ważną, znaczącą pracę. W tym artykule pokażemy, w jaki sposób brak przejrzystości co do tego, dlaczego Twoja praca jest ważna, prowadzi do prokrastynacji, i co zrobić, aby temu zapobiec.
Dlaczego prokrastynujemy w pracy
Prokrastynacja jest formą niespójności czasowej – nieświadomego preferowania natychmiastowej gratyfikacji nad możliwymi nagrodami w przyszłości. Nawet jeśli wiesz, że prokrastynacja nie jest czymś właściwym, ponieważ masz coś do zrobienia, bardziej pociągające wydaje się zrobienie czegoś teraz – i doświadczenie natychmiastowej gratyfikacji – niż praca nad osiągnięciem długoterminowego celu.
Częścią rozwiązania tego problemu jest wprowadzenie natychmiastowej gratyfikacji do długoterminowych projektów. Jako lider zespołu możesz to zrobić, wprowadzając uznanie i informacje zwrotne do swojej codziennej pracy. Dzięki Asanie poszliśmy o krok dalej i dodaliśmy celebracje bezpośrednio do samego produktu. W końcu każdemu przydałby się jednorożec przelatujący przez ekran co jakiś czas.
Prokrastynacja nie oznacza lenistwa
W zależności od tego, z kim rozmawiasz, ludzie podają wiele różnych powodów, dla których prokrastynują w pracy. Przyczyny zazwyczaj obejmują:
lenistwo,
brak samokontroli,
strach przed porażką,
złe nawyki,
perfekcjonizm,
brak poczucia pilności pracy,
niezrozumienie wymagań,
negatywna samoocena,
strach przed skomplikowanymi lub przytłaczającymi projektami,
wielozadaniowość.
Prawie wszystkie te powody wynikają z jednej centralnej blokady, która prowadzi do prokrastynacji w pracy: braku przejrzystości. Jeśli masz nawyk prokrastynacji, prawdopodobnie nie rozumiesz jasno, dlaczego Twoja praca ma znaczenie. To nie jest lenistwo – to problem, który można rozwiązać.
Problem z prokrastynacją
Niespójność czasowa odgrywa ogromną rolę w odkładaniu zadań na później. Często wykonywana praca przyczynia się do realizacji większego projektu lub celu organizacyjnego. Jednak w zależności od pełnionej roli, cel ten może wydawać się mało związany z codzienną pracą. Bez dogłębnego zrozumienia, dlaczego Twoja praca ma znaczenie, trudno będzie Ci zmotywować się do jej wykonania.
To, czego brakuje, to przejrzystość. Gdy dobrze rozumiesz – i potrafisz jasno powiązać – wykonywaną przez siebie pracę z tym, jak wpływa ona na Twój zespół lub organizację, zwiększa się Twoja motywacja. Jest to jednak trudne do osiągnięcia. Jak wynika z naszych badań, tylko 26% pracowników dobrze rozumie, w jaki sposób ich praca przekłada się na osiąganie celów firmy.
Zrozumienie, w jaki sposób Twoja praca przyczynia się do realizacji celów firmy, pozwala uzyskać większą przejrzystość odnośnie tego, jaki wpływ wywierasz na swój zespół i firmę. A to z kolei ułatwia podejmowanie decyzji – możesz świadomie ustalać priorytety ważnych zadań w oparciu o inicjatywy, które mają największy wpływ na cele firmy. Upewnij się jednak, że cele te nie są zbyt odległe ani ogólne. Aby zwalczyć prokrastynację, musisz mieć jasność co do związku między swoją pracą i celami firmy.
Rozwiązanie problemu z przejrzystością
Aby rozwiązać problem z przejrzystością, możesz wykonać jedną z następujących czynności:
Wyznacz cele zespołu lub działu. Jeśli Ty lub członkowie Twojego zespołu macie trudności z dostrzeżeniem, w jaki sposób indywidualna praca łączy się z ogólnymi celami firmy, rozważcie wyznaczenie celów działu lub zespołu. W ten sposób łatwiej będzie Ci rozgraniczyć swoją pracę od celów zespołu i zrozumieć wpływ, jaki wywierasz.
Wyraźnie powiąż swoją pracę z celami firmy. Nawet jeśli nie możesz wyznaczyć celów zespołowych lub firmowych, poszukaj sposobu, aby zwizualizować, w jaki sposób Twoja praca jest bezpośrednio powiązana z ogólnymi celami firmy. Na przykład zrozumienie, w jaki sposób Twoja praca wpływa na projekt, który zmierza do osiągnięcia większego celu firmy, może pomóc w lepszym zrozumieniu wpływu Twojej pracy. Możesz to zrobić za pomocą platformy do zarządzania celami, takiej jak Asana.
7 wskazówek, jak pokonać prokrastynację
Aby zwalczyć prokrastynację w pracy, wyznacz krótkoterminowe cele zespołu i działu lub powiąż swoją pracę z ogólnymi celami firmy. Wypróbuj te siedem wskazówek, które pomogą Ci rozpocząć:
1. Połącz pracę z celami
Najlepszym sposobem na to, by przestać odkładać zadania na później jest zrozumienie, w jaki sposób Twoja praca przyczynia się do realizacji celów zespołu i firmy. Dzięki tej przejrzystości Twoja praca nabierze większego znaczenia. Zamiast wykonywać pracę dla samej pracy, przyczyniasz się do realizacji szerszej wizji.
W idealnym przypadku pochodzisz do niej entuzjastycznie. Ale nawet jeśli tak nie jest, samo zrozumienie, w jaki sposób Twoja praca łączy się z czymś ważniejszym, pomaga jej nabrać większego znaczenia. Zamiast zmagać się z niespójnością czasową, praca, z którą zwykle zwlekasz, ma teraz wyraźną wartość.
2. Określ priorytety
Terminy się zmieniają. Powodem może być pełzanie zakresu, nadanie wyższego priorytetu innemu projektowi lub zmiana przydziału zasobów w związku z potrzebą na ostatnią chwilę. Jednak gdy wiesz, które zadania są najważniejsze, możesz lepiej zarządzać swoimi priorytetami. Dzięki temu, gdy terminy i osie czasu ulegną zmianie, będziesz mieć przejrzystość pozwalającą realizować zadania, które przynoszą wymierne rezultaty.
Ustalenie priorytetów jest dobrą metodą zwalczania prokrastynacji, ponieważ pomaga uzyskać jasność odnośnie tego, które zadania są najważniejsze. Dzięki jasno określonym priorytetom masz pewność, że nie zajmujesz się nieistotnymi zadaniami. Zamiast czuć, że marnujesz czas w pracy, widzisz, dlaczego Twoja praca ma znaczenie.
3. Wykorzystaj cele, aby walczyć z perfekcjonizmem
Zdarza się, że osoby notorycznie odkładające pracę na później są w rzeczywistości perfekcjonistami. W takim przypadku presja związana z perfekcyjnym wykonywaniem zadań jest przytłaczająca, co prowadzi do prokrastynacji. Jednak perfekcjonizm, podobnie jak większość innych rodzajów prokrastynacji w pracy, można rozwiązać dzięki przejrzystości.
Skup się na wpływie
Jeśli zmagasz się z perfekcjonizmem, pomocne będzie zrozumienie wpływu swojej pracy. Zamiast dążyć do perfekcji, skup się na wykonywaniu zadań tak, aby jak najlepiej wspierały cele firmy. Oto, jak to zrobić:
Wyobraź sobie, że pracujesz nad animacją edukacyjną na stronę główną swojej witryny. Wiele osób będzie oglądało Twoją pracę, co wywołuje panikę u Twojego wewnętrznego perfekcjonisty. Dzieje się tak, ponieważ skupiasz się na wyniku i samym fakcie oglądania filmu przez innych. Zamiast tego skup się na jego celach i wpływie. Celem animacji jest przekazanie korzyści płynących z produktu Twojej firmy osobom, które nie są z nim zaznajomione, a jej efektem – edukowanie. Stawiając wpływ za priorytet, zdejmujesz z siebie presję perfekcjonizmu i możesz od razu zabrać się do pracy.
Zdefiniuj „gotowe”
Kolejną dobrą metodą walki z perfekcjonizmem jest zdefiniowanie, co oznacza „gotowe”. Jest to technika wykorzystywana przez zespoły Scrum do szybkiego działania. Określenie, co oznacza „gotowe” i trzymanie się ustalonej definicji pozwoli Ci zakończyć pracę nad zadaniem, nawet jeśli jej efekt nie satysfakcjonuje Cię w pełni. W razie wątpliwości pamiętaj, że „gotowe” jest lepsze niż „perfekcyjne”.
4. Podziel duże inicjatywy na mniejsze zadania
Czasami trudno jest jasno określić, w jaki sposób i kiedy ukończysz duży projekt. W rezultacie kuszące jest odłożenie go na później. Zakres inicjatywy utrudnia uchwycenie wszystkich zmiennych elementów i powiązanie ich z większymi celami. Zamiast przytłaczać się ogromem zadania (lub projektu), podziel pracę na mniejsze zadania, a następnie użyj narzędzia do zarządzania projektami, aby śledzić i organizować swoją pracę.
Podzielenie pracy na mniejsze zadania jest również pomocne, gdy nie odpowiadasz za każdy aspekt dużej inicjatywy. Na przykład, jeśli piszesz e-booka, odpowiadasz za stworzenie konspektu i wersji roboczej oraz redakcję tekstu. Prawdopodobnie pracuje też nad nim projektant, a także redaktor, który go zatwierdza. Podzielenie inicjatywy „Stworzenie e-booka” na wiele zadań nie tylko ułatwia rozpoczęcie pracy, ale także zapewnia przejrzystość odnośnie tego, kto, co i na kiedy musi wykonać.
5. Zapisuj wszystkie zadania
Nawet jeśli nie pracujesz nad złożonymi inicjatywami, dobrze jest sporządzić listę zadań do wykonania. Bez jasnego sposobu wizualizacji tego, co masz do zrobienia, łatwo jest poczuć przytłoczenie i stracić kontrolę. I nie dotyczy to tylko Ciebie – według naszych badań, co tydzień nie dotrzymuje się 26% terminów.
Zapisywanie wszystkich zadań do wykonania jest techniką metody Getting Things Done (GTD). Gdy dokładnie wiesz, co masz do zrobienia, możesz łatwiej ustalać priorytety, organizować i wykonywać swoją pracę. Upewnij się, że śledzisz swoją pracę w aplikacji do tworzenia list zadań, a nie na pisemnej liście kontrolnej. Chociaż skreślanie zadań z listy przynosi satysfakcję, śledzenie pracy w aplikacji pomaga sortować i ustalać priorytety zadań, dodawać dodatkowy kontekst do ważnych zadań i udostępniać je członkom zespołu.
Aby utworzyć świetną wirtualną listę zadań, przeczytaj nasz artykuł z 15 wskazówkami dotyczącymi tworzenia skutecznej listy rzeczy do zrobienia.
6. Ustal terminy
Bez jasnego terminu, odłożenie pracy na później może być kuszące. Jasne terminy sprawiają, że łatwiej jest zrozumieć, na kiedy dokładnie należy wykonać zadanie. Dzięki temu możesz odpowiednio zaplanować swoją pracę, aby upewnić się, że zostanie ono wykonane na czas. Tylko w ten sposób będziesz w stanie dobrze wykonać powierzone zadania.
Po zapisaniu wszystkich zadań w narzędziu do tworzenia list zadań, upewnij się, że każde z nich ma przypisany termin. Jest to również okazja, aby zidentyfikować zadania o niskim priorytecie. Jeśli natrafisz na takie zadanie, odłóż je na później, aż będziesz mieć więcej czasu, lub deleguj je do wykonania komuś innemu.
Powtarzaj tę czynność wielokrotnie. Szybko sortuj zadania pod koniec dnia i wyznaczaj daty wykonania dla wszystkich nowych zadań. W ten sposób następnego dnia łatwiej Ci będzie skupić się na tym, co ważne.
7. Wypróbuj poniższe strategie zarządzania czasem
Uzyskanie jasności zwiększa prawdopodobieństwo, że poczujesz przypływ motywacji. Nadal jednak zdarzają się dni, w których potrzebujesz dodatkowego wsparcia, aby skutecznie realizować zadania. W takim przypadku wypróbuj strategię zarządzania czasem, aby ograniczyć działanie w trybie wielozadaniowości i wejść w stan flow.
Metoda Getting Things Done (GTD). Metoda GTD opiera się na założeniu, że im więcej informacji śledzisz w swojej głowie, tym mniejsza twoja wydajność i skupienie. Zamiast polegać na pamięci, metodologia GTD zachęca do przechowywania wszystkich informacji o pracy w zewnętrznym, zorganizowanym źródle informacji.
Technika pomodoro. Technika pomodoro polega na naprzemiennym przełączaniu się między sesjami pracy i przerw. Sesja Pomodoro to 25-minutowa sesja pracy, po której następuje pięciominutowa przerwa. Po wykonaniu czterech sesji Pomodoro robisz sobie długą przerwę. Pracy w krótkich sprintach towarzyszy większa produktywność przy jednoczesnym zachowaniu motywacji.
Blokowanie czasu. Blokowanie czasu to strategia zarządzania czasem polegająca na rozplanowaniu każdej części dnia. Za pomocą blokowania czasu możesz podzielić tydzień roboczy na mniejsze przedziały czasu, w których sprawdzasz pocztę e-mail, pracujesz nad projektami, robisz sobie przerwę lub nawet idziesz na siłownię.
Technika Time Boxing. Time Boxing to zorientowana na cel metoda zarządzania czasem, która pomaga zwiększyć produktywność i ograniczyć prokrastynację. Pole czasu reprezentuje cel, jakim jest wykonanie określonego zadania w określonym czasie.
Zasada 2 minut. Zasada 2 minut to prosta strategia zarządzania czasem: jeśli wykonanie zadania zajmuje mniej niż dwie minuty, wykonaj je od razu. Ta metoda koncentruje się na małych zadaniach. Towarzyszy jej przekonanie, że jeśli szybko je wykonasz, będziesz mieć więcej czasu – i większy potencjał umysłowy – na wykonanie bardziej złożonej pracy.
Przejrzystość zapobiega prokrastynacji
Chociaż możesz wymusić na sobie przerwanie prokrastynacji i przyjąć postawę „po prostu muszę”, strategie te są skuteczne w najlepszym razie tylko na krótką metę. Na dłuższą metę najskuteczniejszym sposobem na powstrzymanie się od prokrastynacji jest połączenie pracy z większymi celami.
Podobnie jak inne umiejętności związane z rozwojem osobistym, poradzenie sobie z prokrastynacją wymaga czasu. Jeśli masz taki nawyk, nie oczekuj, że zniknie z dnia na dzień. Przez pewien okres skup się na przejrzystości – wobec siebie i zespołu. Z czasem przekonasz się, że Twoja motywacja do pracy jest większa, gdy wyraźnie widzisz, że ma ona znaczenie.
Potrzebujesz czegoś więcej? Poznaj 12 wskazówek na temat zwiększenia produktywności
