Theresa Agonia, dyrektor ds. relacji zewnętrznych, nadzoruje komunikację, obsługę mieszkańców oraz relacje z lokalną społecznością w imieniu administracji, kierując dedykowanym zespołem 18 osób. Współpracuje również z innymi miastami w całym kraju w zakresie niektórych kluczowych strategii burmistrza Elorzy, dzieląc się wiedzą i doświadczeniami dotyczącymi takich kwestii, jak mieszkalnictwo, imigracja i reforma sprawiedliwości społecznej.

Jednak zarządzanie miastem liczącym 180 tysięcy mieszkańców nie jest łatwym zadaniem, a administracja od samego początku dostrzegała możliwości przełamania silosów organizacyjnych:

• Ponieważ 40 działów współpracowało przy różnych inicjatywach – od reformy sprawiedliwości społecznej po usługi dla młodzieży – trudno było zapewnić wszystkim dostęp do aktualnych informacji i śledzić terminy wielu osób i projektów.

• Budynki poszczególnych działów były fizycznie rozproszone po całym mieście, co tworzyło silosy utrudniające współpracę.

• Ważne wiadomości e-mail były ukryte u dołu skrzynki odbiorczej, a nie było dobrego sposobu na ustalanie priorytetów wśród wiadomości.

Gdy tylko burmistrz Elorza objął urząd w 2015 roku, on i jego kadra kierownicza zaczęli wprowadzać całą administrację Urzędu Miasta do Asany, a tym samym integrować ze sobą poszczególne działy.

Z pracą rządową wiąże się wiele wyzwań, ale jest też wiele czynników, nad którymi mamy kontrolę. Istnieją procesy, które możemy poprawić i udoskonalić. Narzędzia, takie jak Asana, nam to umożliwiają.

Burmistrz Jorge Elorza

Przeniesienie 40 działów Urzędu Miasta do Asany

Burmistrz Elorza korzystał z Asany w innych organizacjach, a jego zespół nawet zarządzał za pomocą tej platformy jego kampanią wyborczą. Dlatego po objęciu urzędu burmistrz i Theresa wdrożyli pozostałych pracowników Urzędu Miasta.

Przez lata wszyscy korzystali z rozmów telefonicznych i e-maili, aby realizować zadania. Theresa podkreślała, w jaki sposób Asana pomoże im pracować mądrzej i osiągać lepsze wyniki na ich stanowiskach – jak ułatwi im życie. Podczas opracowywania szkoleń z Asany uwzględniono również zróżnicowany poziom umiejętności technicznych pracowników i zadbano o udzielenie odpowiedzi na pytania poszczególnych osób, aby czuły się one komfortowo, dołączając do swoich współpracowników na platformie.

Obecnie nowi pracownicy są wdrażani do pracy z Asaną od samego początku, równolegle ze szkoleniami z zakresu HR i etyki.

Theresa dzieli się wskazówkami i poradami, które pomogą pracownikom w pełni wykorzystać możliwości Asany:

• Używaj Asany do całej komunikacji, zastępując nią wiadomości e-mail i rozmowy telefoniczne, aby istniała możliwa do przeszukania ewidencja współpracy, do której można będzie się odnieść w przyszłości. Zespół stosuje pewne konwencje i wewnętrzny żargon, na przykład dodaje „FYI:” na początku zadań informacyjnych oraz „Q:” w celu oznaczenia pytania.

• Korzystaj z Asany do zapisywania osobistych notatek, aby z łatwością przypominać sobie stare projekty nawet po wielu latach.

• Twórz zadania w Asanie zorientowane na działanie i ustawiaj w nich daty wykonania, aby zwiększyć poczucie odpowiedzialności.

• Pobierz aplikację mobilną (zwłaszcza w przypadku pracowników, którzy wykonują pracę w terenie), aby móc sprawdzać postępy w pracy nawet wtedy, gdy nie masz dostępu do komputera.

Gdy wszyscy byli już na bieżąco, Asana stała się dobrze utrzymywanym rejestrem wcześniejszej pracy oraz uporządkowanym planem działań na przyszłość.

Gdy objęliśmy urząd, od razu stało się jasne, jak wiele dzieje się w administracji miejskiej. Odbywało się wiele spotkań na korytarzach i realizowano projekty w różnych działach. Asana pozwala nam na bieżąco informować się nawzajem i utrzymywać wysoką wydajność.

Theresa Agonia, dyrektor ds. relacji zewnętrznych

Dostępne informacje sprawiają, że miasto jest przyjazne dla mieszkańców

Urząd Miasta Providence korzysta z Asany do komunikacji i monitorowania wszystkich projektów od 2015 roku. Teraz, gdy zespoły są tak dobrze zorganizowane, nic nie ginie pod cyfrowymi stosami e-maili – cała komunikacja odbywa się za pośrednictwem Asany, co pozwala zaoszczędzić około 295 dni roboczych rocznie. Te 295 dni roboczych było wcześniej wypełnionych „czynnościami okołozadaniowymi”, które według raportu Indeks anatomii pracy zajmują 61% dnia pracy amerykańskiego pracownika wiedzy.

Dzięki Asanie właściwe osoby otrzymują teraz odpowiednie wiadomości, istnieje skuteczna ścieżka realizacji projektów, a wszystko jest archiwizowane do wykorzystania w przyszłości, tworząc zasób informacji z możliwością wyszukiwania.

Asana odegrała również kluczową rolę podczas pandemii COVID-19, pomagając radzić sobie z trudnościami związanymi z pracą zdalną i współpracą między działami. Oto kilka przykładów projektów, którymi Urząd Miasta Providence zarządza w Asanie:

Plany pracy. Plany pracy to używana przez miasto nazwa dla przedsięwzięć międzywydziałowych, które obejmują wiele programów i polityk, takich jak reforma sprawiedliwości społecznej. Plan pracy znajduje się w projekcie w Asanie z sekcjami umożliwiającymi organizację pracy według obszarów zainteresowania. Wszyscy pracują w oparciu o te same informacje, dzięki czemu obowiązki i terminy są jasne. Na przykład plan prac dotyczący reformy sprawiedliwości społecznej obejmuje inicjatywy związane z reformą policji oraz nowy proces pojednania i reparacji, w który zaangażowanych jest ponad 35 osób z różnych działów. Asana ułatwia rozliczanie pracowników z ich części osi czasu, co jest ważne w przypadku wprowadzania nowych zasad, gdy różne działy zarządzają ich rozpowszechnianiem, egzekwowaniem i komunikacją. Gdy wszyscy mogą zobaczyć w Asanie cały plan prac – a nie tylko swój konkretny obszar – łatwo jest być na bieżąco z raportami dotyczącymi postępów, ryzykami, kolejnymi krokami i innymi elementami.

Fundusz prawny w wysokości 1 mln USD na rzecz mieszkalnictwa w związku z COVID-19. Podczas pandemii COVID-19 miasto otrzymało dodatkowe dotacje federalne na wsparcie organizacji zajmujących się pomocą w związku z COVID-19 i odbudową po pandemii. Aby wesprzeć mieszkańców, którzy borykali się z brakiem stabilności mieszkaniowej, administracja niedawno uruchomiła inwestycję o wartości 1 miliona dolarów, aby sfinansować szerszy dostęp do pomocy prawnej w sprawach eksmisji oraz do pomocy w zakresie zakwaterowania kryzysowego dla mieszkańców Providence dotkniętych kryzysem związanym z COVID-19. Zarządzanie tym złożonym projektem międzywydziałowym oraz wszystkimi organizacjami, które otrzymały środki, w Asanie przyniosło ogromne korzyści. Pomoc prawna może zaważyć na tym, czy mieszkaniec zostanie eksmitowany, czy też zachowa dach nad głową przez kolejny miesiąc.

Śledzenie zgłoszeń mieszkańców i telefonów do Urzędu Miasta. Gdy mieszkaniec dzwoni, aby umówić się na spotkanie lub zgłosić dziurę w jezdni, zespół ds. obsługi mieszkańców śledzi tę interakcję w Asanie. Ponieważ wszystko jest rejestrowane, żadne problemy nie umykają uwadze. A gdy mieszkaniec zadzwoni następnym razem, pracownik Urzędu Miasta skorzysta z funkcji wyszukiwania w Asanie, aby wyświetlić historię i kontekst. Rezultat? Staranne monitorowanie działań następczych oraz większe zaufanie między Urzędem Miasta a mieszkańcami, co jest dużym sukcesem dla każdej administracji. Kolejną korzyścią jest możliwość dostrzegania trendów wśród zgłoszeń. Jeśli pięć osób ze społeczności zadzwoniło w sprawie tego samego problemu, zespół Theresy może zacząć tworzyć narrację wokół nowej potrzeby.

Powoływanie członków rad społecznych. Asana okazała się nieoceniona przy powoływaniu ponad 300 członków do ponad 40 rad, co zwykle jest procesem trwającym 45 dni. Czas ten został skrócony z 45 do 30 dni – co oznacza oszczędność 30% czasu – dzięki zarządzaniu terminami, statusami i dalszymi działaniami w projekcie w Asanie dotyczącym tablic i komisji.

Asana jest obecnie tak szeroko stosowana, że dotyczy wszystkich aspektów działalności administracji. Szablony Asany pomagają usprawnić typowe projekty, takie jak oferty pracy, planowanie wydarzeń i konferencje prasowe, dzięki wyczerpującej liście kroków, która zapewnia, że nikt nie zapomni o podium.

Theresa uwielbia możliwość dodawania zadań do wielu projektów w Asanie. Współpracuje z wieloma działami, dlatego możliwość przypisywania zadań do osób, które następnie pojawiają się w projektach Asany różnych działów, pozwala jej znacznie zaoszczędzić czas. Dzięki temu udało jej się ograniczyć zduplikowaną pracę, która co tydzień pochłania 6,5 godziny czasu amerykańskich pracowników wiedzy (Indeks anatomii pracy).

Korzystamy z Asany, aby zobaczyć pełny obraz projektu lub zasad, nad którymi pracujemy. Używamy jej również do komunikacji i tworzenia agend spotkań.

Theresa Agonia, dyrektor ds. relacji zewnętrznych

Providence: miasto przywództwa

Pracownicy Urzędu Miasta są zdeterminowani, aby nadal zapewniać dobre zarządzanie i usługi mieszkańcom Providence. Działania na rzecz sprawiedliwości społecznej były głównym priorytetem podczas kadencji burmistrza Elorzy, a dzięki Asanie w swoim zestawie narzędzi pracownicy mogą teraz nadawać priorytet większym i odważniejszym pomysłom, a także radzić sobie z pandemią, rozwiązując problem niestabilności sytuacji mieszkaniowej, który pozostawiła po sobie pandemia COVID-19.

Spoglądając w przyszłość, Theresa i zespoły, które dbają o sprawne funkcjonowanie miasta Providence, będą nadal torować drogę, dzieląc się swoją wiedzą i jasną wizją z innymi urzędami miast w całym kraju.

Każda organizacja powinna korzystać z platformy takiej jak Asana. Zwiększa ona produktywność, odpowiedzialność i poziom organizacji w ramach dynamicznego zespołu pracowników, takiego jak w Urzędzie Miasta Providence. Dzięki niej możemy zapobiegać wymykaniu się spraw spod kontroli i zwiększać naszą wydajność.

Burmistrz Jorge Elorza

Autor zdjęcia: David Santilli