Morningstar oszczędza 600 000 USD rocznie dzięki przepływom pracy obsługiwanym przez AI w Asana AI Studio

Kluczowe dane

Wyzwania

• Nieskuteczność operacyjna i złożony stos technologiczny utrudniały skalowanie pracy w tempie odpowiadającym ambitnym celom rozwoju.

• Pracownicy używali różnych narzędzi do zarządzania swoją pracą, co powodowało izolację informacji i brak jasności co do priorytetów.

• Przywództwu brakowało wglądu w kompleksowe mapy drogowe zespołów, co utrudniało zarządzanie ryzykiem i podejmowanie świadomych decyzji.

• Brak ustandaryzowanego sposobu zarządzania zasobami, śledzenia projektów i przyjmowania nowych zadań doprowadził do przeciążenia zasobów i niedotrzymania terminów.

• Zespoły badawcze miały przestarzały system do zarządzania treściami wewnętrznymi, co spowalniało dystrybucję i utrudniało rozpowszechnianie.

Rozwiązania

• Kluczowe działy biznesowe Morningstar wdrożyły Asanę do zarządzania pracą, łączenia danych i standaryzacji procesów biznesowych.

• Wybrane zespoły skorzystały z Asana Studio, aby zautomatyzować przyjmowanie zleceń, usprawnić ocenę zleceń i przyspieszyć tworzenie treści, dzięki czemu zyskano czas na skoncentrowanie się na bardziej wartościowej pracy.

• Dzięki skonsolidowaniu wielu narzędzi i przepływów pracy w Asanie zespoły zmniejszyły nakład pracy ręcznej i wyeliminowały zbędne systemy.

• Dzięki wyraźnemu wglądowi w zlecenia robocze i aktywne projekty liderzy mogą podejmować oparte na danych decyzje, które stanowią podstawę planowania i strategii.

• Ustandaryzowane procesy przyjmowania zleceń – w tym wybrane procesy oparte na sztucznej inteligencji – usprawniły tworzenie map drogowych, ustalanie priorytetów i terminy realizacji w różnych działach.

Wyniki

• Oparty na sztucznej inteligencji proces tworzenia treści zespołu ds. badań pozwala zaoszczędzić około 14 976 godzin rocznie, co przekłada się na dodatkowe oszczędności w wysokości 600 000 USD.

• Zespół ds. emerytur skrócił o dwa tygodnie czas rozpatrywania zleceń dzięki zautomatyzowanemu przyjmowaniu i klasyfikacji za pomocą Asana Studio.

• Zespół ds. technologii centralnej w Morningstar oszczędza 1972 dni pracy rocznie, usprawniając przepływy pracy i zwiększając wydajność dzięki Asanie – szacuje się, że oszczędność kosztów wynosi 758 600 USD.

• W całej organizacji zespoły podejmują szybsze decyzje oparte na danych, z lepszą hierarchizacją, bardziej przejrzystymi terminami realizacji i lepszym prognozowaniem zasobów, częściowo dzięki przepływom pracy obsługiwanym przez AI.

• Dzięki zmniejszeniu nakładu pracy ręcznej i ograniczeniu zadań o niskim priorytecie zespoły mogą skupić się na inicjatywach o największym znaczeniu i skuteczniej współpracować na dużą skalę.

Zdobywca nagrody Work Innovation Award, 2025

Firma Morningstar zdobyła nagrodę Asana AI Visionary Work Innovation Award za strategiczne wykorzystanie AI do usprawnienia realizacji zadań na dużą skalę. W obliczu rosnącej złożoności i zapotrzebowania organizacja strategicznie wykorzystała Asana Studio, aby usprawnić pracę międzyfunkcyjną, od procesów tworzenia treści badawczych po przyjmowanie i priorytetyzację zgłoszeń produktowych. Dzięki automatyzacji, przekierowywaniu i raportowaniu opartym na sztucznej inteligencji zespoły zmniejszyły nakład pracy ręcznej, skróciły terminy i osiągnęły znaczne oszczędności kosztów. Obecnie zespoły pracują w ramach jednolitego systemu, który ogranicza pracę o niskiej wartości dodanej i umożliwia im skupienie się na tym, co najważniejsze. Transformacja Morningstar nie polega tylko na korzystaniu z AI; chodzi o mądre wykorzystanie jej do uzyskania rzeczywistej wartości biznesowej.

Asana pomaga nam zwiększać wydajność, którą można skalować, i wspierać niezbędny rozwój. Usunęliśmy bariery utrudniające współpracę w całej organizacji.”

Asana do śledzenia próśb i zleceń

Przekształcanie rozproszonych zleceń w strategiczne mapy drogowe dzięki przyjmowaniu zleceń wspomaganemu przez sztuczną inteligencję

Zespoły produktowe Morningstar zajmujące się emeryturami początkowo śledziły zlecenia produktowe za pomocą ręcznego procesu ad hoc. Bez ustandaryzowanego procesu przyjmowania zleceń, zgłoszenia napływały z różnych źródeł – poczty e-mail, czatu i rozmów na korytarzu – i często brakowało w nich kontekstu potrzebnego do oceny wartości. Przyjmowanie wszystkich zleceń prowadziło do nadmiernego zaangażowania, rozproszonej mapy drogowej i niemożności oceny prawdziwej wartości biznesowej. 

Aby sprostać temu wyzwaniu, zespół ds. emerytur wdrożył ustrukturyzowaną strukturę w Asana Studio, aby zarządzać pełnym cyklem życia produktu, od jego przyjęcia po pomiar wpływu. Obecnie zlecenia są oceniane według spójnych kryteriów, wydajność jest dokładnie prognozowana, a mapy drogowe są scentralizowane i bieżące. W rezultacie zespół wyeliminował dwa tygodnie z harmonogramu przeglądu i przeszedł od realizacji reaktywnej do planowania strategicznego, opartego na wartości.

Nasz proces tworzenia mapy drogowej był reaktywny i manualny. Naszym ostatecznym celem w odniesieniu do Asana AI jest nadanie procesowi bardziej strategicznego charakteru, abyśmy mogli szybko ustalać priorytety pracy, która będzie generować przychody i przyspieszać wprowadzanie produktów na rynek.”

Przyjmowanie zgłoszeń i przepływy pracy wspomagane przez sztuczną inteligencję usprawniają priorytetyzację i planowanie

• Wszystkie zlecenia są przesyłane za pośrednictwem scentralizowanego systemu przyjmowania zgłoszeń w Asanie, a Asana Studio automatycznie nadaje im nazwy, identyfikuje luki w informacjach i generuje ustandaryzowane podsumowania, aby ułatwić ocenę.

• Złożone zlecenia są obsługiwane w ramach specjalistycznego przepływu pracy i są systematycznie oceniane pod kątem wartości biznesowej, złożoności i kosztów, co umożliwia zespołowi produktowemu zatwierdzanie, odkładanie lub odrzucanie zleceń na podstawie danych. 

• Po zatwierdzeniu zleceń reguły sprawdzają kompletność danych i automatycznie kierują elementy do odpowiednich map drogowych.

Zautomatyzowana dokumentacja i monitorowanie wyników zwiększają wydajność i odpowiedzialność

• Po ukończeniu elementów mapy drogowej Asana Studio generuje informacje z historii wersji na podstawie informacji o zadaniu. Jeśli potrzebne są dodatkowe szczegóły, menedżerowie produktu są automatycznie powiadamiani o konieczności ich dodania.

• Zautomatyzowane reguły automatycznie tworzą zadania uzupełniające i podzadania, aby zmierzyć sukces każdego elementu mapy drogowej w porównaniu z oczekiwanymi wynikami.

Wcześniej przegląd zlecenia i zebranie informacji potrzebnych do kontynuowania zajmowało dwa tygodnie. Teraz możemy wyeliminować czas spędzany na ręcznym przesyłaniu wiadomości w tę i z powrotem, ponieważ Asana AI identyfikuje i przechwytuje potrzebne nam informacje od razu.”

Asana do planowania treści

Usprawnienie przepływów pracy związanych z treściami badawczymi dzięki automatyzacji obsługiwanej przez AI

Zarządzanie wewnętrznymi treściami badawczymi Morningstar w różnych działach było wcześniej powolne, rozproszone i kosztowne. Zespół ds. badań korzystał z przestarzałego systemu do śledzenia treści wewnętrznych, co wymagało ręcznej koordynacji między niepowiązanymi przepływami pracy i narzędziami. Częste aktualizacje były udostępniane za pośrednictwem poczty e-mail lub czatu, co powodowało opóźnienia i utratę możliwości wzmocnienia przekazu w kanałach płatnych, zarobionych i własnych.

Aby zmodernizować swoje podejście, organizacja zastąpiła swój dotychczasowy system scentralizowanym procesem tworzenia treści badawczych w Asanie, obsługiwanym przez Asana Studio. Obecnie prawie 300 interesariuszy z działów badawczego, redakcyjnego, redakcji językowej, mediów i marketingu współpracuje na jednej platformie, korzystając ze wspólnej widoczności i automatyzacji, która napędza każdy krok. Rezultat: usprawniony, skalowalny system, który pozwala zaoszczędzić prawie 15 000 godzin i 600 tys. USD rocznie, dzięki czemu zespoły mogą skupić się na pracy strategicznej.

Morningstar w pełni angażuje się w AI – naszym celem firmowym jest dalsze wykorzystywanie postępów w dziedzinie AI do wspierania innowacji zarówno dla naszych klientów na zewnątrz, jak i dla naszych pracowników wewnątrz firmy. Przepływy pracy w Asanie, które tworzą nasze zespoły, realizują ten cel, jednocześnie pomagając nam zwiększać wydajność i usuwać bariery we współpracy w całej organizacji. ”

Scentralizowany proces z wbudowaną sztuczną inteligencją zapewnia szybkość i spójność

• Autorzy przesyłają treść za pomocą ustandaryzowanego formularza, który automatycznie tworzy zadanie w projekcie dotyczącym procesu tworzenia treści.

• Asana Studio analizuje dane wprowadzone w formularzu, aby przypisać interesariuszy, ustawić daty wykonania dla redakcji językowej i oznaczyć brakujące informacje.

• Jeśli potrzebne są dodatkowe informacje, Asana Studio generuje komentarze uzupełniające i podzadania dla autora, minimalizując opóźnienia i ręczne działania następcze.

• Gdy treść zostanie oznaczona jako gotowa, Asana Studio uruchamia kolejne kroki dla edytorów i zarządza wielokrotnymi zmianami, powiadamiając interesariuszy, gdy zmiany są gotowe, zwrócone lub ukończone.

• Interesariusze są powiadamiani o kluczowych kamieniach milowych, w tym o datach publikacji, bez konieczności wykonywania dalszych działań ręcznie. 

• Wszystkie przesłane treści trafiają do scentralizowanego projektu w Asanie, tworząc jedno źródło wiedzy dla zespołów badawczych, redakcyjnych, marketingowych i operacyjnych.

Automatyzacja zwiększa wyniki i wpływ

• Gdy treść jest bliska ukończenia, Asana Studio kieruje zadania do odpowiednich tablic projektów marketingowych i medialnych w celu wzmocnienia.

• Interesariusze są automatycznie powiadamiani o statusie treści, dzięki czemu mają wgląd w nadchodzące premiery.

Asana pomaga koordynować globalne treści dotyczące przywództwa myślowego mojego zespołu w ramach międzyfunkcyjnego zespołu edytorów, marketerów i liderów produktów. Jest to nasze jedno źródło wiedzy, które pomaga wyeliminować koszty wynikające z braku koordynacji.”

Asana do przyjmowania pracy

Skalowanie wydajności dzięki usprawnionym procesom

Przed wprowadzeniem Asany zespół Central Technology w Morningstar nie miał ustandaryzowanego sposobu na przyjmowanie zleceń ani rozpoczynanie pracy. Do śledzenia setek zleceń, które otrzymywali co roku z całej organizacji, używali dokumentu Word. Ten ręczny proces nie zapewniał struktury potrzebnej do prawidłowego określenia zakresu, przydzielenia zasobów, ustalenia budżetu i zatwierdzenia zleceń projektowych, co prowadziło do przepełnionego backlogu i projektów o niejasnych zakresach i celach.

Tworząc ustandaryzowany proces w Asanie, zespół automatyzuje przyjmowanie zleceń i upraszcza ustalanie priorytetów. Takie podejście pozwala im efektywnie zarządzać rosnącym obciążeniem pracą w miarę rozwoju biznesu.

Zespoły działają szybciej dzięki ustandaryzowanemu przyjmowaniu zleceń

• Procesy przyjmowania zleceń są ustandaryzowane i zautomatyzowane w Asanie, co ułatwia szybką ocenę, ustalanie priorytetów i zatwierdzanie zleceń z zachowaniem większej spójności.

• Nowe zlecenia robocze są przesyłane za pomocą formularza Asana i automatycznie wprowadzane do wspólnego projektu, co zapewnia rejestrowanie wszystkich niezbędnych informacji, natychmiastową widoczność i możliwość podjęcia działań.

• Pola niestandardowe umożliwiają śledzenie ustandaryzowanych kryteriów oceny, pomagając interesariuszom podejmować szybsze i bardziej spójne decyzje dotyczące zatwierdzeń i priorytetów.

Nasz proces przyjmowania zgłoszeń w Asanie pomaga nam w bardziej produktywny i zorganizowany sposób wykorzystywać naszą kulturę opartą na działaniu, dzięki czemu poświęcamy czas właściwym rzeczom.”

Przejrzystość, która wspiera priorytetyzację i planowanie

• Liderzy uzyskują pełny wgląd w każdy etap przepływu pracy, ponieważ cała praca jest zorganizowana w ramach połączonych projektów i portfolio.

• Dzięki elastyczności w tworzeniu niestandardowych raportów na podstawie danych dotyczących pracy zespoły mogą lepiej oceniać ryzyko i wartość pracy, co umożliwia podejmowanie bardziej świadomych decyzji dotyczących priorytetów.

• Dzięki zatwierdzonym projektom w portfolio zespoły mogą w łatwy sposób raportować postępy i pokazywać, w jaki sposób łączą się one z ogólnymi celami, umożliwiając liderom skuteczniejszą ocenę pojemności, planowanie i koordynację między działami.

Zanim przeszliśmy na Asanę, uruchamialiśmy projekty na lewo i prawo bez zarządzania. Teraz jesteśmy w stanie efektywnie kierować pracę w miarę jej napływu, co pozwala nam wykonywać więcej zadań w miarę rozwoju.”

Asana do zarządzania zasobami

Maksymalizacja efektywności zespołu dzięki mądrzejszym decyzjom dotyczącym zasobów

Przed przejściem na Asanę zespoły Morningstar nie miały jasnego sposobu na ustalanie priorytetów w pracy i zgadzały się na każde zlecenie. Doprowadziło to do przeciążenia, przepracowania i niskiej wydajności zespołu.

Dzięki Asanie zespoły mają pełny wgląd w cykle życia projektów i pracę w toku, co ułatwia zrozumienie pojemności i strategiczne przydzielanie zasobów do priorytetowych projektów. Co więcej, mają dane, które pomagają im podejmować te decyzje.

Strategiczny system do zarządzania zasobami usprawnia pracę

• Portfolio zapewniają liderom ogólny przegląd wszystkich projektów w toku, ich statusu i przydzielonych zasobów.

• Dzięki lepszemu zrozumieniu tego, co musi zostać zrobione, przez kogo i dlaczego, zespoły mogą skupić się na realizacji inicjatyw o dużym znaczeniu.

• Ta lepsza widoczność pomaga również zespołowi identyfikować ryzyko związane z pojemnością, przywracać pracę na właściwe tory i z wyprzedzeniem powiadamiać interesariuszy o opóźnieniach w projektach.

Zanim przenieśliśmy nasze projekty do Asany, cały czas braliśmy na siebie zbyt wiele zadań. Teraz mamy więcej informacji i więcej danych. Wiemy, co możemy, a czego nie możemy się podjąć – i możemy prowadzić właściwe konwersacje na temat priorytetów i tego, jak projekty są zgodne z naszym planem strategicznym.”

Dane w czasie rzeczywistym do celowego planowania

• Liderzy wykorzystują planowanie pojemności, aby uzyskać ogólny wgląd w to, jak rozłożone są zasoby ludzkie pomiędzy strumieniami pracy, i zoptymalizować decyzje dotyczące zasobów.

• Dostęp do dokładnych danych dotyczących pracy i raportowania pomaga zespołowi sprawdzić, które projekty są lub nie są powiązane z celami biznesowymi.

• Dzięki przejrzystości co do tego, jak nadchodząca i bieżąca praca wpływa na pojemność, liderzy mogą prowadzić jasne, oparte na danych dyskusje z interesariuszami na temat kompromisów.

Nie masz strategii, dopóki nie określisz również tego, czego nie robisz. Teraz mamy proces, który pozwala nam mówić „nie”. I mamy statystyki dotyczące tego, dlaczego mówimy „nie”, co pomaga nam jasno przekazać, że mamy rzeczy, które są priorytetowe, i takie, które nie są.”

Podsumowanie

Inteligentniejszy rozwój dzięki strukturze, przejrzystości i sztucznej inteligencji

Firma Morningstar wciąż ewoluuje w szybko zmieniającym się otoczeniu, budując gotowe na przyszłość fundamenty dla innowacji. Dzięki Asanie zespoły mogą pracować bardziej wydajnie i konsekwentnie, korzystając z wybranych przepływów pracy opartych na sztucznej inteligencji, które pomagają usprawnić złożone procesy, poprawić priorytetyzację i przyspieszyć realizację. Morningstar wyobraża sobie przyszłość, w której organizacja strategicznie wykorzystuje sztuczną inteligencję do zwiększania produktywności, jakości i zaangażowania – przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń. Wraz ze skalowaniem Asana i Asana Studio odegrają kluczową rolę w przekształcaniu sposobu, w jaki realizowane są zadania: umożliwiając podejmowanie lepszych decyzji, szybszą realizację i wywieranie większego wpływu w całej firmie.

Wykorzystanie Asany i jej możliwości całkowicie zmieniło sposób pracy naszego zespołu oraz sposób, w jaki współpracujemy z naszymi interesariuszami. Każdy wie, kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak – i to jest kluczowy element, który zapewnia nam sukces dzisiaj i tworzy podstawy naszego sukcesu jutro i w przyszłości.”